楊建華

（福建省泉州市教育局辦公室，泉州 362000）

引 言

印章作為組織的重要標(biāo)識之一，在日常工作中扮演著重要的角色。然而，目前許多組織在印章管理方面存在著不規(guī)范的現(xiàn)象，如印章使用不當(dāng)、管理不嚴(yán)格等。這些問題不僅影響了信息安全，還可能導(dǎo)致工作效率低下和組織形象受損。因此，加強(qiáng)印章管理的規(guī)范化成了亟待解決的問題。

一、印章管理規(guī)范化的重要性和必要性

首先，行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位作為公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，其印章代表著組織的形象和權(quán)威。規(guī)范化的印章管理能夠確保印章的合法、正常使用，避免印章被濫用或盜用，通過建立嚴(yán)格的印章使用制度和權(quán)限管理，可以避免印章落入不法分子手中，從而防止各種非法活動的發(fā)生。同時，規(guī)范化管理還能提高單位的行政效率，通過明確印章使用的流程和規(guī)定，可以減少不必要的審批環(huán)節(jié)和行政程序，提高工作效率。同時，規(guī)范化管理還能減少由于印章使用不當(dāng)而引發(fā)的行政糾紛和糾紛成本，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

其次，規(guī)范化的印章管理有助于防止信息泄露和內(nèi)部失職。單位通常需要使用印章進(jìn)行文件、合同、證明等重要文件的簽署和認(rèn)證。如果印章管理不規(guī)范，可能會導(dǎo)致印章被冒用或盜用，進(jìn)而造成重要信息的泄露或誤用。明確規(guī)定印章的使用范圍和權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能使用印章。所有使用印章的文件都應(yīng)該經(jīng)過相應(yīng)部門的審批，并記錄下來，以便后續(xù)查證。通過規(guī)范化的管理，可以建立健全的印章使用制度和審批流程，加強(qiáng)對印章的保管和監(jiān)控，保障事業(yè)單位的信息安全和內(nèi)部秩序。

此外，規(guī)范化的印章管理還有利于提升單位的信譽(yù)和形象。一個組織的印章使用規(guī)范與否，直接反映了其管理水平和職業(yè)道德。規(guī)范化的印章管理能夠樹立事業(yè)單位的良好形象，增加公眾對其的信任度。同時，對印章的規(guī)范管理也有助于減少印章造假等不法行為的發(fā)生，有效防范各種風(fēng)險和不法行為，確保組織的正常運(yùn)行，維護(hù)公共利益和社會秩序。

二、印章管理過程中存在的主要問題

（一）缺乏專業(yè)的管章人員

許多單位在印章管理方面缺乏專人負(fù)責(zé)，導(dǎo)致印章的管理和使用不夠規(guī)范和安全。由于缺乏專業(yè)的管章人員，印章可能被隨意使用或者丟失，從而帶來潛在的風(fēng)險和安全隱患。另外，印章使用的審批過程可能存在問題。在一些單位中，印章的使用審批流程不夠嚴(yán)格，缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制。這樣容易導(dǎo)致印章被濫用或者冒用，給單位帶來不必要的損失和法律風(fēng)險。此外，印章管理的信息化水平較低也是一個問題[1]。一些單位在印章管理方面尚未充分利用信息化手段，依然采用傳統(tǒng)的手工記錄和管理方式。這種方式容易導(dǎo)致信息的不準(zhǔn)確和遺漏，增加了印章管理的風(fēng)險和工作量。最后，印章的存儲和保管也是一個重要問題。一些單位對印章的存儲和保管缺乏規(guī)范和安全措施，容易造成印章的遺失或者被盜用。這樣不僅給單位造成損失，還可能被他人利用印章進(jìn)行違法活動。

（二）審批程序尚不完善

首先，單位在印章管理方面需要加強(qiáng)審批程序的規(guī)范性和嚴(yán)密性。目前，一些單位的印章審批程序缺乏明確的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，容易造成印章的濫用。為了防止濫用行為的發(fā)生，有必要建立明確的審批程序，包括印章使用的申請、審批、備案等環(huán)節(jié)，確保每一次印章的使用都經(jīng)過合理的審批程序。

其次，單位應(yīng)加強(qiáng)對印章使用的監(jiān)督和管理。在印章管理中，一些單位存在著越權(quán)使用印章的問題，即未經(jīng)授權(quán)的人員擅自使用印章。為了避免這種情況的發(fā)生，應(yīng)加強(qiáng)對印章的存放和使用的監(jiān)督，明確規(guī)定只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能使用印章，同時建立完善的印章使用記錄制度，定期對印章使用情況進(jìn)行審查和核對。此外，加強(qiáng)對印章的保管和使用權(quán)限的控制也是必要的。應(yīng)制定嚴(yán)格的印章使用權(quán)限管理制度，確保只有具備相應(yīng)權(quán)限的人員才能接觸和使用印章。同時，要加強(qiáng)對印章的保管，確保印章不會被盜用或丟失。

（三）登記要素和管理責(zé)任不清晰

首先，印章管理缺乏健全的登記要素。登記要素是指對印章進(jìn)行詳細(xì)的登記和記錄，包括印章的種類、編號、名稱、規(guī)格、形狀、材質(zhì)等信息[2]。然而，一些單位在印章管理中缺乏對這些要素的完善登記，導(dǎo)致印章使用過程中出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確、混亂的情況。為了解決這個問題，單位應(yīng)制定相應(yīng)的印章管理制度，明確要求對每個印章進(jìn)行登記，并確保登記信息的準(zhǔn)確性和及時更新。

其次，印章管理責(zé)任不清。在一些單位中，對于印章管理的責(zé)任劃分不明確，缺乏明確的管理流程和監(jiān)督機(jī)制。這導(dǎo)致了印章的使用和保管沒有明確的責(zé)任人，容易出現(xiàn)濫用、丟失等問題。為了解決這個問題，單位應(yīng)明確印章管理的責(zé)任部門和責(zé)任人，建立健全的管理制度，明確印章的使用權(quán)限和審批流程，并加強(qiáng)對印章使用情況的監(jiān)督和檢查。

（四）用印過程缺乏規(guī)范

首先，應(yīng)建立健全的用印管理制度。該制度應(yīng)明確規(guī)定印章的使用范圍、使用條件、使用權(quán)限等，確保印章的使用具有明確的依據(jù)和限制[3]。此外，還應(yīng)制定相關(guān)的用印申請、審批和歸檔程序，確保用印流程的透明化和規(guī)范化。

其次，應(yīng)加強(qiáng)對印章的保管和管理。印章應(yīng)由專人保管，確保印章的安全性和完整性。在用印時，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的登記和核對，確保印章的使用符合規(guī)定，并留下相關(guān)的使用記錄和審批文件。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對用印人員的培訓(xùn)和管理。用印人員應(yīng)具備一定的法律法規(guī)和規(guī)章制度的知識，并且應(yīng)明確了解印章的使用規(guī)定和限制。同時，應(yīng)建立健全的用印人員管理制度，對用印人員進(jìn)行監(jiān)督和考核，確保用印工作的規(guī)范性和合規(guī)性。

最后，應(yīng)加強(qiáng)對印章使用情況的監(jiān)督和審查。通過定期的內(nèi)部審計和檢查，發(fā)現(xiàn)和糾正用印過程中存在的問題和不規(guī)范行為。同時，對于違反規(guī)定使用印章的人員，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行相應(yīng)的處罰和追責(zé)。

三、印章管理的規(guī)范化措施

（一）樹立印章管理意識

在單位日常工作中，印章管理是一項(xiàng)非常重要的工作。良好的印章管理意識能夠確保印章的安全、準(zhǔn)確和合法使用，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。領(lǐng)導(dǎo)在印章管理方面起到了重要的示范和推動作用。他們應(yīng)該樹立正確的印章管理意識，將印章管理納入單位的重要工作內(nèi)容之中。領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的法律法規(guī)和單位的管理制度，確保印章的使用符合規(guī)定，不出現(xiàn)濫用、亂用等問題。同時，領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高他們的印章管理意識，確保印章的安全和有效使用。員工是事業(yè)單位印章管理的實(shí)施者，他們在日常工作中要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和程序使用印章。首先，員工應(yīng)該了解印章的種類和用途，知道何時需要使用印章，何時不需要使用。其次，員工要妥善保管好印章，嚴(yán)格按照相關(guān)程序辦理印章使用手續(xù)，確保使用印章的合法性和準(zhǔn)確性。

除了領(lǐng)導(dǎo)和員工的努力外，還應(yīng)建立健全的印章管理制度和監(jiān)督機(jī)制。明確規(guī)定印章的種類、使用范圍、管理責(zé)任等內(nèi)容，確保印章的使用符合規(guī)定。監(jiān)督機(jī)制應(yīng)該加強(qiáng)對印章管理的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題，保障印章管理的規(guī)范性和有效性。

（二）健全印章管理制度

印章管理在政府相關(guān)部門中的重要性不容忽視。為了確保行政管理的規(guī)范性和公正性，政府應(yīng)該從立法方面加強(qiáng)對印章管理的監(jiān)管。制定相關(guān)法律法規(guī)，明確印章的使用范圍、權(quán)限和管理責(zé)任。這些法規(guī)可以規(guī)定印章的申領(lǐng)、使用和歸還程序，確保印章的使用符合規(guī)定，并且能夠追溯到具體的責(zé)任人。建立健全的印章管理制度，包括建立印章管理的責(zé)任制，明確各級部門和人員的管理職責(zé)，確保印章的安全和正確使用。此外，政府還可以采用技術(shù)手段，如電子印章、數(shù)字簽名等，提高印章管理的效率和安全性。加強(qiáng)對印章管理的監(jiān)督和檢查。通過定期的檢查和抽查，發(fā)現(xiàn)和糾正印章管理中存在的問題，及時解決印章管理中的漏洞和隱患[4]。同時，政府可以建立投訴舉報機(jī)制，鼓勵公眾監(jiān)督印章管理的執(zhí)行情況。

單位內(nèi)部根據(jù)自身需求健全管理制度。首先，需要明確印章使用的流程，包括申請、審批和領(lǐng)用等環(huán)節(jié)。每個環(huán)節(jié)都應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并設(shè)立相應(yīng)的審核機(jī)制，確保印章的使用符合規(guī)定和需要。同時，單位應(yīng)明確印章的責(zé)任歸屬。每個部門或崗位應(yīng)明確自己在印章使用中的責(zé)任范圍，確保責(zé)任的明確性和分工的合理性。對于違規(guī)使用印章的情況，單位應(yīng)依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，以保障印章的合法使用和安全性。此外，單位還可以加強(qiáng)對印章的監(jiān)督和管理?？梢酝ㄟ^建立印章臺賬，記錄印章的使用情況和歸還情況，以便隨時進(jìn)行查閱和核對。同時，定期進(jìn)行印章的盤點(diǎn)和檢查，確保印章的數(shù)量和完好性符合規(guī)定。對于有特殊安全需求的印章，可以采取密鑰管理制度，加強(qiáng)對密鑰的保管和使用限制[5]。

（三）強(qiáng)化印章規(guī)范管理

近年來，我國印章管理工作得到了進(jìn)一步強(qiáng)化。為了規(guī)范印章使用，各單位紛紛加強(qiáng)了印章管理的各項(xiàng)措施。對印章的制作、保管、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定。印章是企業(yè)和機(jī)關(guān)常用的辦公工具，對于保障文書的合法性和真實(shí)性起到了重要的作用。為了確保印章使用的規(guī)范化管理，以下是一些步驟和措施可以參考：選擇信譽(yù)良好的印章制作公司，確保印章的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。在刻制過程中，要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保印章的文字、圖案等信息準(zhǔn)確無誤。在印章刻制完成后，應(yīng)進(jìn)行啟用程序。將印章的相關(guān)信息登記在冊，包括印章的種類、編號、刻制單位、啟用日期等。同時，制定相關(guān)的印章使用制度，明確印章的使用權(quán)限和范圍，防止印章被盜用或?yàn)E用。如需變更印章的規(guī)格、材質(zhì)、字體等信息，需填寫《印章變更申請表》并提交給法定代表人審核；如印章?lián)p壞或不再使用，需填寫《印章銷毀申請表》并提交給法定代表人審核。

印章的保管必須由專人負(fù)責(zé)，建立健全的印章管理制度，確保印章不被盜用或?yàn)E用。印章的使用必須經(jīng)過合法授權(quán)，并且有明確的用途和范圍。通過加強(qiáng)對印章使用情況的日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行整改。定期進(jìn)行印章使用情況的抽查，確保印章使用符合規(guī)定，防止出現(xiàn)違規(guī)行為。建立電子印章管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對印章的電子化登記和管理。這樣可以有效地提高印章管理的效率和準(zhǔn)確性，避免了人為因素對印章管理帶來的隱患。

（四）確保印章使用登記

行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位是指由政府或其他機(jī)構(gòu)設(shè)立的具有獨(dú)立法人資格的組織，其主要目的是為公眾提供社會公益服務(wù)。為了確保單位的正常運(yùn)行和規(guī)范管理，印章使用登記是一項(xiàng)重要的措施。

首先，應(yīng)建立健全印章管理制度。該制度應(yīng)明確規(guī)定印章的種類、用途、保管責(zé)任人等相關(guān)事項(xiàng)，并明確印章的使用范圍和權(quán)限。同時，應(yīng)指定專門負(fù)責(zé)印章管理的人員，確保印章的安全和合法使用。

其次，應(yīng)對印章進(jìn)行登記管理。登記時應(yīng)記錄印章的基本信息，如印章名稱、規(guī)格、樣式等，并進(jìn)行編號。同時，要記錄印章的使用人、使用日期、使用事由等信息，確保印章的使用情況有據(jù)可查?？瞻孜臅侵笡]有填寫具體內(nèi)容的文件，蓋章后可以很容易地進(jìn)行篡改。因此，應(yīng)該設(shè)立專門的空白文書管理機(jī)制。例如，將空白文書和已蓋章的文書分開存放，加強(qiáng)存儲和監(jiān)管。電子蓋章是指使用電子方式來進(jìn)行蓋章，可以提高效率和方便性。然而，電子蓋章也存在著一些安全隱患，如盜用、篡改等。因此，應(yīng)該建立起相應(yīng)的電子蓋章規(guī)范，包括身份驗(yàn)證、防偽措施、審批流程等，以確保電子蓋章的安全可靠[6]。另外，應(yīng)加強(qiáng)對印章的保管工作。印章應(yīng)存放在專門的柜子或保險箱中，并由專人負(fù)責(zé)保管。在印章使用時，必須經(jīng)過授權(quán)并在登記簿上進(jìn)行記錄，以確保印章的使用符合規(guī)定。

最后，應(yīng)定期進(jìn)行印章使用情況的檢查和核查。通過抽查、核對登記簿等方式，確保印章的使用符合規(guī)定，避免濫用印章權(quán)力。

結(jié) 語

本文通過對印章管理規(guī)范化的重要性進(jìn)行分析，并提出了加強(qiáng)印章管理的對策。加強(qiáng)印章管理的規(guī)范化對于保障信息安全、提升工作效率和維護(hù)組織形象具有重要意義。希望本文的研究能夠?yàn)榻M織提供參考，促進(jìn)印章管理規(guī)范化的實(shí)施。