吳菲非

(蘇州大學(xué) 紡織與服裝工程學(xué)院，江蘇 蘇州 215006)

建設(shè)世界一流大學(xué)是我國(guó)高等教育領(lǐng)域的重大國(guó)家戰(zhàn)略，高等教育國(guó)際化是提高國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的必然要求。世界一流大學(xué)要有一流的教育管理水平，要能夠培養(yǎng)一批高質(zhì)量的具有較強(qiáng)國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)能力的人才[1]。國(guó)際交流是培養(yǎng)學(xué)生國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的重要途徑，在校學(xué)生出國(guó)交流逐步成為中國(guó)高校國(guó)際化的新增長(zhǎng)點(diǎn)[2]。近年來(lái)，在校生出國(guó)交流日益普遍，出國(guó)交流項(xiàng)目及參與國(guó)際交流的學(xué)生不斷增加，使得國(guó)際交流學(xué)生管理服務(wù)成為高校教學(xué)管理工作的重要組成部分。教務(wù)秘書作為高校教學(xué)管理工作的主要執(zhí)行者之一，在國(guó)際交流學(xué)生管理服務(wù)工作中發(fā)揮著重要作用。我校(蘇州大學(xué))紡織與服裝工程學(xué)院十分重視國(guó)際交流，近些年已有300多人次本科生參與各類國(guó)際交流項(xiàng)目。本文結(jié)合工作實(shí)踐，詳細(xì)闡述教務(wù)秘書在國(guó)際交流學(xué)生管理服務(wù)中的工作內(nèi)容，對(duì)教務(wù)秘書如何在國(guó)際交流學(xué)生管理服務(wù)中更好地發(fā)揮作用提出建議，為高校國(guó)際交流學(xué)生管理服務(wù)工作提供參考。

一、國(guó)際交流學(xué)生管理服務(wù)中教務(wù)秘書的工作內(nèi)容

國(guó)際交流學(xué)生管理服務(wù)工作主要包括宣傳及動(dòng)員、選拔及派出、過(guò)程跟蹤管理、課程認(rèn)定及學(xué)分轉(zhuǎn)換、交流成果評(píng)定、學(xué)籍管理、學(xué)歷學(xué)位管理等。這些工作涉及學(xué)校眾多部門，需要學(xué)校、學(xué)院相關(guān)部門密切配合、精誠(chéng)合作。作為二級(jí)學(xué)院的教務(wù)秘書，處于管理服務(wù)第一線，直接面向參與國(guó)際交流的學(xué)生，因此需要重點(diǎn)做好以下幾項(xiàng)工作。

1. 學(xué)生派出前的學(xué)業(yè)規(guī)劃指導(dǎo)

本科生參與的國(guó)際交流項(xiàng)目主要分為短期假期項(xiàng)目、中長(zhǎng)期學(xué)期/學(xué)年項(xiàng)目，以及長(zhǎng)期聯(lián)合培養(yǎng)項(xiàng)目三類。(1)短期假期項(xiàng)目大多為假期學(xué)術(shù)課程項(xiàng)目及文化體驗(yàn)項(xiàng)目，這類項(xiàng)目的交流時(shí)間較短，一般為1～2周或1個(gè)月。學(xué)生參與交流主要是為了體驗(yàn)多元文化，提高外語(yǔ)水平，拓寬國(guó)際視野，提升跨文化交流能力，豐富創(chuàng)新思維等，項(xiàng)目大多與學(xué)生所學(xué)專業(yè)課程的相關(guān)性不大。參與這類項(xiàng)目的學(xué)生回國(guó)后一般不涉及課程對(duì)接及學(xué)分轉(zhuǎn)換，即使涉及也僅與個(gè)別課程有關(guān)，并不影響學(xué)生在學(xué)校的課程學(xué)習(xí)。(2)中長(zhǎng)期學(xué)期/學(xué)年項(xiàng)目交流時(shí)間較長(zhǎng)，一般為3個(gè)月至1年，學(xué)生參與這類交流項(xiàng)目主要是為了學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)的教育理念及專業(yè)知識(shí)。(3)長(zhǎng)期聯(lián)合培養(yǎng)項(xiàng)目交流時(shí)間長(zhǎng)，一般為1～2年，部分聯(lián)合培養(yǎng)項(xiàng)目在學(xué)生參與這類交流項(xiàng)目并達(dá)到要求后可以獲得中外學(xué)校的學(xué)位證書。中長(zhǎng)期學(xué)期/學(xué)年項(xiàng)目及長(zhǎng)期聯(lián)合培養(yǎng)項(xiàng)目大多與學(xué)生所學(xué)專業(yè)相關(guān)，尤其是雙學(xué)位聯(lián)合培養(yǎng)項(xiàng)目，合作雙方一般具有很好的合作基礎(chǔ)并能實(shí)現(xiàn)學(xué)分互認(rèn)，參與這兩類項(xiàng)目的學(xué)生回國(guó)后需要進(jìn)行課程對(duì)接及學(xué)分轉(zhuǎn)換。由于同一專業(yè)或相似專業(yè)中外方院校在課程體系、課程設(shè)置等方面有所不同，不同國(guó)家/地區(qū)的外方院校間也存在差異，為了使學(xué)生回國(guó)后能更好地進(jìn)行課程對(duì)接及學(xué)分轉(zhuǎn)換，盡可能不影響其國(guó)內(nèi)課程的學(xué)習(xí)，保障他們?cè)诓谎娱L(zhǎng)學(xué)年的情況下順利畢業(yè)，所以學(xué)生派出前的學(xué)業(yè)規(guī)劃指導(dǎo)非常重要。

為了做好學(xué)生學(xué)業(yè)規(guī)劃指導(dǎo)，教務(wù)秘書一定要熟悉中方相關(guān)專業(yè)的課程體系及課程設(shè)置，指導(dǎo)學(xué)生根據(jù)自己擬參加的交流項(xiàng)目提前了解、掌握外方院校的課程信息，擬定好交流學(xué)習(xí)計(jì)劃及課程對(duì)接預(yù)案，并請(qǐng)相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人協(xié)助審定交流學(xué)習(xí)計(jì)劃的可行性，基本掌握哪些中方課程可以與外方課程對(duì)接，哪些課程不能對(duì)接而需要提前修讀或回國(guó)后補(bǔ)修。對(duì)于那些需要提前修讀或補(bǔ)修的課程，教務(wù)秘書要指導(dǎo)學(xué)生做好選課規(guī)劃。參加雙學(xué)位聯(lián)合培養(yǎng)項(xiàng)目的學(xué)生回國(guó)后即面臨畢業(yè)，沒有時(shí)間補(bǔ)修課程，因此其學(xué)業(yè)規(guī)劃尤為重要。教務(wù)秘書應(yīng)指導(dǎo)學(xué)生盡量在派出前一年就擬定好上述計(jì)劃，讓學(xué)生提前選修無(wú)法對(duì)接的課程，以便回國(guó)后順利獲得中方畢業(yè)證和學(xué)位證。

2. 學(xué)生派出后的學(xué)業(yè)跟蹤管理

在教學(xué)管理理念和模式上，國(guó)外大學(xué)與國(guó)內(nèi)大學(xué)存在較大差異。國(guó)外大學(xué)主要是學(xué)生自我管理，而國(guó)內(nèi)大學(xué)目前大多還是“保姆式”管理，學(xué)生的自主管理能力相對(duì)不足。學(xué)生一旦出國(guó)，由于距離、時(shí)差等因素，國(guó)內(nèi)的教師及管理人員不能時(shí)刻關(guān)注他們并給予督促、幫助和指導(dǎo)，學(xué)生初到國(guó)外也很容易受新環(huán)境的影響而忘記交流的初衷，或是無(wú)法適應(yīng)純外語(yǔ)教學(xué)，很容易造成學(xué)生“脫韁”，不能很好地投入學(xué)習(xí)，使得原定的交流學(xué)習(xí)計(jì)劃被打亂或者沒有通過(guò)應(yīng)修的課程，導(dǎo)致回國(guó)后不能按計(jì)劃進(jìn)行課程對(duì)接，需要補(bǔ)修較多課程，最終影響正常畢業(yè)。因此，對(duì)參與中長(zhǎng)期學(xué)期/學(xué)年項(xiàng)目及長(zhǎng)期聯(lián)合培養(yǎng)項(xiàng)目的學(xué)生，學(xué)業(yè)跟蹤管理十分必要且非常重要。教務(wù)秘書應(yīng)定期與交流學(xué)生聯(lián)系，及時(shí)了解其在國(guó)外的學(xué)習(xí)情況。對(duì)于交流時(shí)長(zhǎng)在1學(xué)期以上的學(xué)生，應(yīng)要求其及時(shí)反饋在國(guó)外每學(xué)期的課程學(xué)習(xí)成績(jī)。對(duì)于不能適應(yīng)國(guó)外學(xué)習(xí)或?qū)W習(xí)成績(jī)不理想的學(xué)生，應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、輔導(dǎo)員及班主任，并協(xié)同輔導(dǎo)員等做好督促和幫扶；對(duì)情況嚴(yán)重的學(xué)生,應(yīng)及時(shí)予以警示，提醒學(xué)生回國(guó)后可能存在不能順利畢業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，促使其慎重考慮是否有必要提前結(jié)束交流活動(dòng)。

3. 學(xué)生返校后的課程認(rèn)定及學(xué)分轉(zhuǎn)換

課程認(rèn)定及學(xué)分轉(zhuǎn)換是對(duì)學(xué)生交流成果的認(rèn)可與認(rèn)定，一般應(yīng)遵循課程內(nèi)容相似相近及學(xué)習(xí)量對(duì)等原則。這對(duì)參與中長(zhǎng)期學(xué)期/學(xué)年項(xiàng)目及長(zhǎng)期聯(lián)合培養(yǎng)項(xiàng)目的學(xué)生非常重要。課程認(rèn)定及學(xué)分轉(zhuǎn)換是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，需要多個(gè)部門協(xié)同配合完成。一般由學(xué)生本人在完成交流學(xué)習(xí)返校后憑外方院校出具的官方成績(jī)單等向所屬學(xué)院提出申請(qǐng)，學(xué)院審核通過(guò)后報(bào)送學(xué)校教務(wù)處審批，學(xué)校教務(wù)處復(fù)核通過(guò)后完成認(rèn)定和轉(zhuǎn)換。學(xué)院應(yīng)組織相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、各專業(yè)負(fù)責(zé)人及教務(wù)秘書等成立學(xué)分認(rèn)定小組，統(tǒng)籌負(fù)責(zé)交流學(xué)生的課程認(rèn)定及學(xué)分轉(zhuǎn)換工作。在做好前期學(xué)業(yè)規(guī)劃指導(dǎo)的基礎(chǔ)上，教務(wù)秘書應(yīng)提前告知學(xué)生課程認(rèn)定與學(xué)分轉(zhuǎn)換原則和流程，在學(xué)生返校后第一時(shí)間通知并指導(dǎo)其提交申請(qǐng)，并結(jié)合學(xué)生所在專業(yè)的培養(yǎng)計(jì)劃及出國(guó)前的對(duì)接預(yù)案進(jìn)行初步審核，然后由專業(yè)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，最后將審核通過(guò)的學(xué)生課程認(rèn)定及學(xué)分轉(zhuǎn)換申請(qǐng)報(bào)送學(xué)校教務(wù)處進(jìn)行審批。完成課程認(rèn)定及學(xué)分轉(zhuǎn)換后，學(xué)生一般需要進(jìn)行新學(xué)期課程選修，而參與雙學(xué)位聯(lián)合培養(yǎng)項(xiàng)目的學(xué)生則需要參加畢業(yè)學(xué)位審核，通常時(shí)間比較緊迫。因此，為保證課程認(rèn)定及學(xué)分轉(zhuǎn)換工作能夠盡快完成，教務(wù)秘書在此過(guò)程中的督促及溝通協(xié)調(diào)十分重要。課程認(rèn)定及學(xué)分轉(zhuǎn)換完成后，對(duì)需要補(bǔ)修課程的學(xué)生，教務(wù)秘書還應(yīng)做好選課指導(dǎo)。

4. 交流學(xué)生的學(xué)籍及學(xué)歷學(xué)位管理

參與國(guó)際交流的學(xué)生均涉及學(xué)籍異動(dòng)管理，完成項(xiàng)目申請(qǐng)且審批通過(guò)后在派出交流前需辦理離校手續(xù)，在交流結(jié)束后需辦理返校手續(xù)。交流學(xué)生的離、返校手續(xù)涉及部門多，通常需要學(xué)校國(guó)際處、教務(wù)處、學(xué)生處、財(cái)務(wù)處、后勤處以及學(xué)生所在學(xué)院等多個(gè)部門進(jìn)行審批。學(xué)生在派出前往往把更多精力放在語(yǔ)言培訓(xùn)、簽證申請(qǐng)、出國(guó)準(zhǔn)備等相關(guān)事務(wù)上，交流結(jié)束后又通常對(duì)課程認(rèn)定及學(xué)分轉(zhuǎn)換和后續(xù)的課程選修或畢業(yè)學(xué)位審核等十分關(guān)心，對(duì)離、返校手續(xù)辦理常常不夠重視，導(dǎo)致不能及時(shí)完成。而離、返校手續(xù)的辦理是學(xué)生是否參與交流的認(rèn)定依據(jù)，也將影響交流學(xué)生的學(xué)籍管理及交流數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，教務(wù)秘書應(yīng)提前告知學(xué)生離、返校手續(xù)的辦理流程和方法，及時(shí)通知并督促學(xué)生按時(shí)按要求辦理，同時(shí)做好各部門間的溝通協(xié)調(diào)工作。

學(xué)歷學(xué)位管理主要是針對(duì)參與雙學(xué)位聯(lián)合培養(yǎng)項(xiàng)目的學(xué)生。進(jìn)行畢業(yè)學(xué)位申請(qǐng)時(shí)學(xué)生還在外交流，教務(wù)秘書應(yīng)及時(shí)通知并指導(dǎo)其進(jìn)行申請(qǐng)，以免錯(cuò)過(guò)時(shí)間。由于國(guó)內(nèi)外不同學(xué)校學(xué)期等設(shè)置的不同，學(xué)生結(jié)束交流返校后即面臨中方學(xué)校的畢業(yè)學(xué)位審核，時(shí)間往往非常緊迫，稍不抓緊就會(huì)錯(cuò)過(guò)中方學(xué)校的畢業(yè)學(xué)位審核時(shí)間，從而影響學(xué)生順利畢業(yè)。因此教務(wù)秘書應(yīng)督促學(xué)生及時(shí)辦理返校手續(xù)并做好課程認(rèn)定及學(xué)分轉(zhuǎn)換工作。

二、國(guó)際交流學(xué)生管理服務(wù)中做好教務(wù)秘書工作的建議

高等教育國(guó)際化是當(dāng)今世界高等教育發(fā)展的潮流和主要趨勢(shì)，國(guó)際交流是高等教育的重要內(nèi)容，在校生參與國(guó)際交流的比例已經(jīng)成為衡量高等院校國(guó)際化成果的重要指標(biāo)之一。國(guó)際交流學(xué)生的管理服務(wù)較通常的教學(xué)管理有一定的特殊性，涉及的部門多、人員廣、流程長(zhǎng)、距離跨度大，難度也更大。結(jié)合近幾年的工作實(shí)踐及思考，筆者對(duì)教務(wù)秘書如何更好地在國(guó)際交流學(xué)生管理服務(wù)中發(fā)揮作用提出以下幾點(diǎn)建議。

1. 以生為本，以服務(wù)促管理

國(guó)際交流學(xué)生的管理服務(wù)必須堅(jiān)持“以生為本”的理念。現(xiàn)階段的大學(xué)生多為獨(dú)生子女，在一定程度上較以自我為中心，自我管理能力相對(duì)較弱，缺乏主觀能動(dòng)性。作為直接面向?qū)W生的一線工作者，教務(wù)秘書應(yīng)明確國(guó)際交流學(xué)生管理服務(wù)的核心是服務(wù)，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，以學(xué)生的需求為導(dǎo)向，實(shí)施個(gè)性化、人性化管理服務(wù)，寓管理于服務(wù)，以服務(wù)促管理，做有責(zé)任心的管理者、有溫度的服務(wù)員，想學(xué)生所想、急學(xué)生所急、做學(xué)生所需，切實(shí)關(guān)心、指導(dǎo)學(xué)生，努力幫助學(xué)生解決國(guó)際交流過(guò)程中的各類問(wèn)題，充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性和主動(dòng)性，培養(yǎng)學(xué)生自我管理、獨(dú)立思考和解決問(wèn)題的能力，促進(jìn)學(xué)生全面成長(zhǎng)成才。

2. 區(qū)分項(xiàng)目，做好區(qū)別管理服務(wù)

本科生參與的國(guó)際交流項(xiàng)目主要有短期假期項(xiàng)目、中長(zhǎng)期學(xué)期/學(xué)年項(xiàng)目及長(zhǎng)期聯(lián)合培養(yǎng)項(xiàng)目，不同類型的國(guó)際交流項(xiàng)目有不同的特點(diǎn)，針對(duì)不同的項(xiàng)目在工作中應(yīng)有不同的側(cè)重點(diǎn)，對(duì)學(xué)生實(shí)施分類指導(dǎo)、區(qū)別管理、精準(zhǔn)服務(wù)。就教務(wù)秘書工作崗位而言，對(duì)參與短期假期項(xiàng)目的學(xué)生，主要是做好學(xué)籍管理；對(duì)參與中長(zhǎng)期學(xué)期/學(xué)年項(xiàng)目及長(zhǎng)期聯(lián)合培養(yǎng)項(xiàng)目的學(xué)生，主要是做好學(xué)籍管理、學(xué)業(yè)規(guī)劃指導(dǎo)、學(xué)業(yè)跟蹤管理和課程認(rèn)定及學(xué)分轉(zhuǎn)換工作；對(duì)參與雙學(xué)位聯(lián)合培養(yǎng)項(xiàng)目的學(xué)生來(lái)說(shuō)，學(xué)位學(xué)歷管理也非常重要。

3. 精誠(chéng)合作，促進(jìn)協(xié)同管理服務(wù)

國(guó)際交流學(xué)生管理服務(wù)是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性工作，必須協(xié)調(diào)學(xué)校國(guó)際處、教務(wù)處、學(xué)生處、財(cái)務(wù)處、后勤處以及學(xué)生所在學(xué)院等多個(gè)部門共同參與，合作完成。學(xué)院作為學(xué)校開展學(xué)生國(guó)際交流項(xiàng)目的主體，應(yīng)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極宣傳、動(dòng)員、組織、選拔、推薦學(xué)生參與國(guó)際交流，在做好指導(dǎo)、服務(wù)工作的同時(shí)，更多地承擔(dān)這些學(xué)生的管理工作。學(xué)院的一線管理者是學(xué)生和學(xué)校各部門的聯(lián)系人，在工作中要注重發(fā)揮好橋梁作用，以學(xué)生需求為導(dǎo)向，以服務(wù)為核心，以順利開展國(guó)際交流為目標(biāo)，做好與學(xué)校各部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，精誠(chéng)合作，促進(jìn)協(xié)同管理服務(wù)。同時(shí)，學(xué)院內(nèi)部的協(xié)同也非常重要，教務(wù)秘書應(yīng)與學(xué)工部門加強(qiáng)溝通和配合，信息共享、互通有無(wú)、互助互補(bǔ)，全面了解學(xué)生情況，共同做好管理服務(wù)。

4. 持續(xù)學(xué)習(xí)，注重自我提升

高等教育國(guó)際化對(duì)教務(wù)秘書的工作提出了新的要求。教務(wù)秘書應(yīng)具備良好的政治素養(yǎng)，熟悉學(xué)院專業(yè)特色及課程設(shè)置，了解學(xué)校的相關(guān)政策及各階段事務(wù)流程，提高服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)責(zé)任心，培養(yǎng)耐心，提升業(yè)務(wù)能力及溝通協(xié)調(diào)能力，培養(yǎng)自主學(xué)習(xí)能力，臻于至善，樂于傾聽，善于交流，勤于思考，定期總結(jié)。此外，還應(yīng)加強(qiáng)英語(yǔ)學(xué)習(xí)，努力提升語(yǔ)言能力。如有機(jī)會(huì)還應(yīng)赴國(guó)外高校交流考察，學(xué)習(xí)借鑒其教學(xué)管理理念及模式，汲取優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)與做法。只有持續(xù)學(xué)習(xí)，不斷提升自我，教務(wù)秘書才能適應(yīng)新形勢(shì)下國(guó)際化辦學(xué)和國(guó)際合作交流的新要求，更好地發(fā)揮管理服務(wù)作用。

三、結(jié)語(yǔ)

高校國(guó)際交流的快速發(fā)展給學(xué)生管理服務(wù)工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。高校應(yīng)建立一套系統(tǒng)、完善、規(guī)范的國(guó)際交流管理制度，培養(yǎng)一支有能力、高素質(zhì)、專業(yè)化的國(guó)際交流學(xué)生管理服務(wù)隊(duì)伍，形式一種各部門各司其職、各盡其能、各負(fù)其責(zé)、密切配合、協(xié)同聯(lián)動(dòng)的良好氛圍，共同開展、不斷深化國(guó)際交流，促進(jìn)高校國(guó)際化的發(fā)展。