文/常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 劉志紅 蔣曉威

干部人事檔案管理是高校人事管理工作的重要組成部分，為高校干部隊(duì)伍建設(shè)提供重要依據(jù)。隨著黨和國(guó)家對(duì)干部選拔任用的高度重視，干部人事檔案逐漸成為不可或缺的重要工具。為深入貫徹落實(shí)黨中央全面從嚴(yán)管理干部精神，嚴(yán)格執(zhí)行《黨政領(lǐng)導(dǎo)選拔任用工作條例》《關(guān)于加強(qiáng)干部選拔任用工作監(jiān)督的意見(jiàn)》等相關(guān)規(guī)定，進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部人事檔案，中組部先后下發(fā)了在全國(guó)范圍內(nèi)集中開(kāi)展干部人事檔案專項(xiàng)審核和“全覆蓋”工作的通知。因此，堅(jiān)定不移地落實(shí)加強(qiáng)干部人事檔案規(guī)范化管理工作，確保真正發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，是新時(shí)代干部隊(duì)伍建設(shè)視域下高校組織人事工作的重中之重。

一、干部人事檔案的基本概念

（一）干部人事檔案內(nèi)容。干部人事檔案是各單位組織人事及其他有關(guān)部門，依據(jù)黨管干部政策、路線、方針，在各級(jí)干部管理、培養(yǎng)、晉升、任用過(guò)程中形成的有關(guān)干部學(xué)歷職稱、工作履歷、政治素養(yǎng)、廉政紀(jì)律、道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及工作業(yè)績(jī)等方面詳盡的原始記載信息，干部人事檔案是各單位人事檔案中不可或缺的重要組成部分。

（二）干部人事檔案作用。干部人事檔案內(nèi)容為組織進(jìn)行人事決策和人才服務(wù)提供有力參考和重要保障。干部人事檔案的規(guī)范化管理，不僅能夠?yàn)楦刹拷逃囵B(yǎng)、管理監(jiān)督、人才評(píng)價(jià)、選拔任用提供重要依據(jù)，而且為有效維護(hù)干部人才合法權(quán)益奠定良好的基礎(chǔ)。

二、高校干部人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理方式滯后、過(guò)程煩瑣復(fù)雜。根據(jù)干部人事檔案工作的管理規(guī)定，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集干部個(gè)人資料并于一個(gè)月內(nèi)裝入干部檔案。此外，為確保檔案信息的完整性和安全性，建議每?jī)赡陮?duì)干部檔案進(jìn)行裝訂和歸檔。這一過(guò)程的落實(shí)對(duì)于維護(hù)組織機(jī)構(gòu)的管理規(guī)范和公正性具有重要意義[1]。然而，受傳統(tǒng)觀念和體制的影響，大多數(shù)檔案管理人員不能正確認(rèn)識(shí)到干部人事檔案工作的重要性，加上每年都有大量的新材料補(bǔ)充進(jìn)檔，高校干部人事檔案管理人員持續(xù)忙于材料的鑒定、分類、排序、裝訂、整理等大量煩瑣、重復(fù)性工作，沒(méi)有時(shí)間和精力去思考、深入挖掘檔案中更有價(jià)值的信息，導(dǎo)致檔案工作流于表面。傳統(tǒng)過(guò)時(shí)的檔案管理方式和煩瑣復(fù)雜的程序與信息時(shí)代對(duì)檔案現(xiàn)代化管理要求發(fā)生了嚴(yán)重的沖突。

（二）管理模式缺乏制度保障。干部人事檔案管理涉及實(shí)際工作內(nèi)容多，操作煩瑣。因此，檔案管理部門需要一套完整、規(guī)范化的檔案管理體系作為支撐，從而確保檔案管理的有序進(jìn)行。但在實(shí)際工作中，許多高校對(duì)干部人事檔案管理重視程度不夠，尚未形成完善的干部人事檔案管理制度，不能為實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化提供有效的制度保障。盡管一些單位制定了檔案管理制度，但因種種原因，在實(shí)際工作過(guò)程中不能及時(shí)更新完善、嚴(yán)格執(zhí)行，造成日常管理不嚴(yán)，人員職責(zé)不清，甚至在檔案收集、傳遞及利用環(huán)節(jié)，因缺乏有效的監(jiān)管制度，使得干部人事檔案信息發(fā)生缺失、造假等的風(fēng)險(xiǎn)概率較大，不利于確保干部人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（三）檔案材料填寫不規(guī)范、內(nèi)容不齊全、手續(xù)不完備。近年來(lái)，我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)制度改革不斷深化，干部人事檔案在就業(yè)和崗位晉升等方面越來(lái)越受到重視。為確保檔案材料的準(zhǔn)確性和可靠性，各類資料來(lái)源和內(nèi)容必須真實(shí)無(wú)誤，并經(jīng)過(guò)組織嚴(yán)格鑒定和驗(yàn)證。但干部人事檔案管理在真正落實(shí)及相關(guān)研究中，很多檔案材料本身存在諸多問(wèn)題：（1）出生年月、參工時(shí)間的多次涂改現(xiàn)象；（2）信息記載不一致，如出生年月、參工時(shí)間、工作簡(jiǎn)歷、入黨時(shí)間等信息在整本檔案中存在前后記載不一致現(xiàn)象；（3）檔案材料缺失，集中體現(xiàn)在年度考核表、干部提拔過(guò)程中的考察材料、干部任免審批表、首次參加工作的合同社保、崗位職級(jí)變更的合同、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、工資審批材料、中學(xué)學(xué)籍材料、團(tuán)籍材料、政審材料等；（4）手續(xù)不完備，例如年度考核表等材料中存在缺失“復(fù)核意見(jiàn)”“日期”等，入黨志愿書轉(zhuǎn)正環(huán)節(jié)無(wú)黨委批復(fù)意見(jiàn)等；（5）填寫不規(guī)范，例如將文化程度填寫成“碩士”、將攻讀“碩士學(xué)位”填寫成“研究生”學(xué)歷。這導(dǎo)致檔案管理人員在“專項(xiàng)審核”及“全覆蓋”工作中無(wú)法認(rèn)定干部的“三齡兩歷一身份”，工作難度大、效率低、審核質(zhì)量不高。

（四）檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。為了提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，近年來(lái)各大高校紛紛開(kāi)展改革干部人事制度，要求檔案管理工作人員在上崗前必須參加專業(yè)技能培訓(xùn)，以提升整體業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)。然而，實(shí)際情況是，仍有許多高校聘用沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)技能培訓(xùn)的工作人員從事檔案管理工作，這種做法嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。更為危險(xiǎn)的是，有些工作人員對(duì)檔案管理工作抱有偏見(jiàn)，認(rèn)為此項(xiàng)工作不重要，可有可無(wú)，缺乏工作熱情和嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，更有甚者，僅僅投入了少量精力去完成檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下、文件管理混亂、信息缺失等問(wèn)題。因此，必須采取有效措施，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)，以便推動(dòng)檔案規(guī)范化建設(shè)。

三、實(shí)現(xiàn)高校干部人事檔案規(guī)范化管理的重要舉措

鑒于上述現(xiàn)狀分析，高校干部人事檔案管理創(chuàng)新舉措研究迫在眉睫。新頒布實(shí)施的《干部人事檔案工作條例》明確要求，要加強(qiáng)干部人事檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開(kāi)發(fā)和管理[2]。尤其是在大數(shù)據(jù)背景下，高校要積極尋找高效管理干部人事檔案的策略和方法，不斷探索干部人事檔案管理新理念、新手段，多措并舉，推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)進(jìn)程，為高校教學(xué)、科研、管理以及干部隊(duì)伍建設(shè)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（一）加強(qiáng)培訓(xùn)效果、提升檔案意識(shí)?！皺n案意識(shí)”所涵蓋的概念是對(duì)檔案及相關(guān)工作的認(rèn)識(shí)、了解和重視的程度。高校干部人事檔案管理質(zhì)量不高歸根結(jié)底是由于檔案意識(shí)不夠[3]。因此，高校應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)檔案工作人員，特別是中層領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)管理部門的檔案意識(shí)，擺正檔案工作位置，按照上級(jí)文件規(guī)定和要求，配齊配強(qiáng)專職檔案工作人員，明確崗位職責(zé)。此外，在校園內(nèi)增強(qiáng)檔案價(jià)值教育、加大宣傳力度，引導(dǎo)全校教職工深刻認(rèn)識(shí)干部人事檔案的重要性，積極主動(dòng)地配合有關(guān)部門做好干部人事檔案管理工作。檔案管理人員在實(shí)際工作中要主動(dòng)學(xué)習(xí)組織人事部門制定的相關(guān)制度法規(guī)，深刻領(lǐng)會(huì)干部人事檔案在高校管理中的地位和作用，切實(shí)理順干部人事檔案管理與人事管理的組織關(guān)系。要不斷加強(qiáng)自我教育和自我提升，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，了解掌握關(guān)于干部人事檔案工作的最新政策要求，提升和強(qiáng)化檔案管理的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)。

（二）建立健全規(guī)范化頂層管理制度。高校想要規(guī)范性管理干部人事檔案，必須建立健全檔案頂層管理制度體系，包括日常管理、精準(zhǔn)收集、鑒定審核、導(dǎo)向整改等機(jī)制，明確崗位職責(zé)、工作內(nèi)容方法。制度體系形成后，通過(guò)公文發(fā)布形式，在高校內(nèi)部公布制度內(nèi)容，同時(shí)成立專門的監(jiān)督問(wèn)責(zé)組織，確保規(guī)范化管理制度能夠真正地落地實(shí)施，避免流于形式和表面。

在具體實(shí)施過(guò)程中，因干部人員流動(dòng)頻繁，產(chǎn)生的人事檔案材料種類復(fù)雜，內(nèi)容多樣，為確保干部人事檔案的完整性，必須嚴(yán)格遵循《干部人事檔案工作條例》規(guī)定的歸檔范圍、收集制度，不得有所偏差或疏漏，立足源頭采集，將普遍采集與精準(zhǔn)采集高效結(jié)合，規(guī)范采集程序，制定嚴(yán)格審核標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的全面性、完整性、準(zhǔn)確性和可用性。同時(shí)要制定以問(wèn)題為導(dǎo)向的長(zhǎng)效整改機(jī)制，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題與整改問(wèn)題要同步進(jìn)行、同頻共振。對(duì)于缺少重要證明材料的要嚴(yán)格按照干部人事檔案缺少材料補(bǔ)充辦法，經(jīng)個(gè)人舉證和組織調(diào)查全面取證收集補(bǔ)充，從嚴(yán)執(zhí)行調(diào)查程序，確保整改有效[4]。

（三）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)對(duì)于提高檔案管理水平和效率、保障檔案安全、增強(qiáng)檔案利用價(jià)值、推動(dòng)高校檔案事業(yè)發(fā)展等方面都具有重要意義，是高校檔案管理工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)。加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)需要從多個(gè)方面入手。在實(shí)際工作中，可以結(jié)合具體業(yè)務(wù)通過(guò)制定檔案管理人員職務(wù)序列和職業(yè)資格標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)行崗位輪崗和技能培訓(xùn)等措施，建立健全檔案管理人才梯隊(duì)體系，為檔案管理人員的發(fā)展提供合理的晉升途徑和廣闊的發(fā)展空間。針對(duì)不同層次和不同領(lǐng)域的檔案管理工作人員，開(kāi)設(shè)不同形式和內(nèi)容的培訓(xùn)課程和教育活動(dòng)，如專題研討、培訓(xùn)班、短期進(jìn)修等，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，建立國(guó)內(nèi)外檔案管理人才交流合作機(jī)制，推進(jìn)人才引進(jìn)和交流，創(chuàng)新人才發(fā)展模式，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的活力和競(jìng)爭(zhēng)力。建立科學(xué)合理的績(jī)效考核和激勵(lì)機(jī)制，根據(jù)檔案管理人員工作業(yè)績(jī)和表現(xiàn)，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和晉升，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

（四）探索創(chuàng)新管理模式，建立檔案材料收集新渠道。首先，建立專兼結(jié)合的檔案員制度，嚴(yán)格把關(guān)材料收集環(huán)節(jié)。在高校各職能部門、各二級(jí)院系選配兼職檔案員，在檔案材料形成的初期階段，兼職檔案員負(fù)責(zé)完成收集、初審和遞交工作，然后再經(jīng)專職檔案管理員進(jìn)行復(fù)審、歸檔。通過(guò)改革創(chuàng)新管理模式，建立專兼結(jié)合檔案員管理的干部人事檔案材料收集新渠道，從材料收集的源頭和過(guò)程中提高檔案材料的質(zhì)量。其次，落實(shí)責(zé)任制度，對(duì)干部人事檔案材料歸檔工作質(zhì)量進(jìn)行量化考核。明確各職能部門報(bào)送檔案材料的范圍、時(shí)間，對(duì)報(bào)送材料質(zhì)量進(jìn)行量化考核，建立合理完善的績(jī)效考核機(jī)制，將考核結(jié)果納入各職能部門、部門領(lǐng)導(dǎo)以及兼職檔案員的年度考核中，設(shè)立檔案工作專項(xiàng)榮譽(yù)和獎(jiǎng)金，對(duì)業(yè)績(jī)突出的檔案工作者給予精神和物質(zhì)上的雙重表彰獎(jiǎng)勵(lì)，提升職業(yè)榮譽(yù)度與幸福感。

（五）加強(qiáng)信息化管理，提高檔案信息利用率。《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對(duì)各級(jí)干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)提出明確要求，要把檔案數(shù)字化建設(shè)視為一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，不遺余力地加快這一進(jìn)程，采用現(xiàn)代化的管理方法，融入科學(xué)技術(shù)手段加以實(shí)施?；诖吮尘跋拢咝?yīng)從以下幾方面展開(kāi)工作：（1）高校有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)注干部人事檔案管理模式和狀態(tài)，嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)部署和要求，加大信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入，采購(gòu)先進(jìn)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備，在局域網(wǎng)內(nèi)建立并完善干部人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，扎實(shí)有序地推進(jìn)智庫(kù)建設(shè)。（2）檔案管理隊(duì)伍要持續(xù)加強(qiáng)信息化培訓(xùn)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，使用涉密計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、激光掃描儀、攝像機(jī)和人事檔案管理各類軟件，依據(jù)國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字圖像和文本，建立干部人事電子檔案。（3）積極推進(jìn)檔案學(xué)科研究，建立系統(tǒng)、全面的干部人事檔案電子信息庫(kù)，充分實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率和質(zhì)量，為人才隊(duì)伍建設(shè)、人員交流、人才使用提供準(zhǔn)確資料，促進(jìn)人才流動(dòng)。（4）建立信息安全保護(hù)系統(tǒng)，通過(guò)確認(rèn)身份、加密手段、防火墻等方法解決管理權(quán)和使用權(quán)的問(wèn)題。此外，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和硬件設(shè)備進(jìn)行定期監(jiān)測(cè)和保養(yǎng)，定期升級(jí)、維護(hù)系統(tǒng)軟件，并通過(guò)建立防火墻加強(qiáng)防護(hù)，對(duì)干部人事檔案電子數(shù)據(jù)定期備份，防止因系統(tǒng)崩潰等原因丟失數(shù)據(jù)。

四、結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案在高校干部選拔任用，干部隊(duì)伍建設(shè)過(guò)程中起著舉足輕重的作用，檔案材料能客觀地反映個(gè)人的基本情況，是干部升遷、任用的佐證材料。在新時(shí)代干部隊(duì)伍建設(shè)視域下，高校干部人事檔案管理工作必須隨著時(shí)代的發(fā)展做出相應(yīng)的改革[5]，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提升其檔案意識(shí)，建立健全規(guī)范化頂層管理制度，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，探索創(chuàng)新管理模式、建立檔案材料收集新渠道，加強(qiáng)信息化管理，提高檔案信息利用率，為高校教學(xué)、科研、管理以及干部隊(duì)伍建設(shè)工作做出貢獻(xiàn)。