文／孫依依 山東東茂金豐建設(shè)工程有限公司 山東青島 266100

引言：

在建筑工程施工資料管理中，涉及的影響因素多，管理漏洞或管理缺陷的出現(xiàn)，都會(huì)降低實(shí)際管理效果，出現(xiàn)材料部分丟失、失真等問題。因此，需將施工資料的規(guī)范管理納入到重點(diǎn)工作范疇，根據(jù)實(shí)際情況采取切實(shí)可行的管理措施，保證資料管理的有效性，在工程質(zhì)量控制、成本管理等方面發(fā)揮出積極作用。但是現(xiàn)階段建筑工程施工資料管理中仍存在相應(yīng)問題，如果不能及時(shí)解決，必定會(huì)降低施工資料管理效果[1]。因此，需通過加強(qiáng)對(duì)施工資料管理的研究及分析，明確管理中的問題，從多個(gè)方向及角度提出管理措施，以保證施工資料管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資料的規(guī)范化管理目標(biāo)。

1.建筑工程施工資料管理的重要性

在建筑工程施工資料管理中，其關(guān)鍵在于將施工階段所涉及的各類文件及重要內(nèi)容進(jìn)行整合，為施工作業(yè)的順利進(jìn)行提供基礎(chǔ)保障，為工程竣工結(jié)算提供參考依據(jù)，以保證各項(xiàng)工作的合規(guī)性。由于現(xiàn)代建筑工程的建設(shè)流程復(fù)雜，所形成的資料類型豐富、涵蓋范圍廣，再加之資料管理的專業(yè)性強(qiáng)，致使整個(gè)管理工作都十分繁瑣，極大的增加了實(shí)際管理難度，需從思想上認(rèn)定施工資料管理的重要性，將之置于管理的核心位置，基于可靠措施提高管理效率，確保施工資料得到高效應(yīng)用。由于施工資料是在施工過程中形成的，其管理也必定與建筑工程的推進(jìn)效率密切相關(guān)，管理內(nèi)容逐漸成為保證工程順利完工驗(yàn)收的基礎(chǔ)條件。因此，建筑工程施工資料管理的重要性主要體現(xiàn)在：首先，建筑工程施工資料管理應(yīng)全過程貫穿，從設(shè)計(jì)階段開始到竣工結(jié)算，資料所代表的是工程的建設(shè)內(nèi)容，涵蓋設(shè)計(jì)圖紙、文字及數(shù)據(jù)表格等各項(xiàng)內(nèi)容，可由數(shù)據(jù)體現(xiàn)出工程的進(jìn)度及質(zhì)量情況[2]。在施工資料中，各類工程、隱蔽工程的驗(yàn)收、質(zhì)量情況都能進(jìn)行記錄，只有保證施工資料收集的全面性、真實(shí)性，才能基于資料實(shí)現(xiàn)對(duì)工程進(jìn)度及質(zhì)量的科學(xué)調(diào)控，推動(dòng)施工作業(yè)的高效進(jìn)行。

其次，施工資料在建筑工程的后期維護(hù)中也發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在建筑工程施工階段極易受到各類因素的影響，施工環(huán)節(jié)可能會(huì)出現(xiàn)變動(dòng)或質(zhì)量問題，為了提高工程的審核及維護(hù)效率，就需根據(jù)實(shí)際情況做好資料的記載及管理工作，由此反映工程的實(shí)際狀態(tài)，通過加強(qiáng)資料管理，為工程建設(shè)提供參考依據(jù)，提高現(xiàn)場(chǎng)與資料內(nèi)容的一致性，提高建筑工程維護(hù)效率及質(zhì)量；最后，建筑工程施工資料中包括與工程項(xiàng)目相關(guān)的各類文件、資料，如設(shè)計(jì)文件、技術(shù)文件、合同文件等，整個(gè)施工流程的內(nèi)容都能詳細(xì)記錄，可以說資料內(nèi)容所體現(xiàn)的是建筑工程施工中的技術(shù)能力及管理水平，加強(qiáng)資料管理至關(guān)重要，資料的完整性、真實(shí)性，能夠影響施工進(jìn)度、質(zhì)量安全控制等多個(gè)方面，要想實(shí)現(xiàn)建筑工程的建設(shè)目標(biāo)，做好施工資料管理工作是基礎(chǔ)保障。

2.建筑工程施工資料管理的特點(diǎn)

2.1 階段性

在建筑工程施工資料的全過程管理階段，各環(huán)節(jié)都涉及大量的資料記錄及整合管理工作，由于每個(gè)階段所應(yīng)用的材料設(shè)備及工藝技術(shù)不同，這就需由專人開展對(duì)資料的細(xì)化及管理工作，將各環(huán)節(jié)所應(yīng)用的材料設(shè)備等情況統(tǒng)一記錄及整理。在建筑工程的施工作業(yè)完成后，各階段的施工資料都會(huì)先進(jìn)行整理，再根據(jù)所處階段加以整合[3]。通常情況下，施工資料管理中涉及的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)階段有設(shè)計(jì)階段、施工階段、驗(yàn)收階段等，由于各階段資料的差異性，實(shí)際管理時(shí)需先明確各階段的資料內(nèi)容及管理要求，按規(guī)定收集及整合后，才能完成整體的資料管理工作，基于此，施工資料管理普遍具有階段性特點(diǎn)。

2.2 完整性與專業(yè)性

施工資料的完整性，直接決定建筑工程施工作業(yè)的推進(jìn)效率及質(zhì)量控制水平，作為指引施工作業(yè)的參考性內(nèi)容，工程資料中的圖片及文字等內(nèi)容，便于明確施工現(xiàn)狀，解決施工中出現(xiàn)的各類問題，推動(dòng)管理工作的規(guī)范進(jìn)行?，F(xiàn)階段的施工資料中普遍涵蓋文字、圖片及視頻等內(nèi)容，還涵蓋設(shè)計(jì)、施工及驗(yàn)收等多個(gè)階段，實(shí)際涉及的資料管理工作復(fù)雜，需及時(shí)收集及整合各環(huán)節(jié)的施工資料，提高資料的完整性，為建筑工程施工作業(yè)的順利進(jìn)行夯實(shí)基礎(chǔ)。在建筑工程建設(shè)中，涉及應(yīng)用的材料設(shè)備及技術(shù)類型豐富，需保證各部門的團(tuán)結(jié)協(xié)作，保證各環(huán)節(jié)的高效銜接，各階段所形成的施工資料也普遍較多，且存在差異，需由管理人員做好對(duì)資料的專業(yè)歸納及整合工作，增強(qiáng)資料內(nèi)容的真實(shí)性，形成對(duì)施工作業(yè)及質(zhì)量控制的參考作用。

2.3 一致性

施工資料管理作為建筑工程項(xiàng)目管理中較為重要的一部分，需制定出完善的管理制度及方案，引導(dǎo)各部門的工作人員認(rèn)真開展資料收集工作，施工資料管理人員也要深入到工程質(zhì)量安全控制等各項(xiàng)工作中，以保證資料內(nèi)容的完整性及一致性。施工資料管理的相關(guān)工作人員應(yīng)深入到施工現(xiàn)場(chǎng)，明確實(shí)際情況及管理所需的各類信息內(nèi)容，將收集的資料一一核對(duì)，保證資料內(nèi)容的真實(shí)性與及時(shí)性，并與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況保持一致[4]。在建筑工程施工資料管理階段，需嚴(yán)格遵循一致性原則，提高資料收集與施工工序的同步性，消除資料收集不及時(shí)、不真實(shí)等風(fēng)險(xiǎn)，將資料與現(xiàn)場(chǎng)施工的差距降至最小。

3.建筑工程施工資料管理的要點(diǎn)

3.1 質(zhì)量控制資料

在建筑工程的前期準(zhǔn)備及竣工驗(yàn)收階段，基本不涉及施工作業(yè)，施工資料管理的主要內(nèi)容為文件資料的管理及保存。在建筑工程的前期準(zhǔn)備中，需按規(guī)定做好對(duì)資料的收集及整理工作，主要的資料內(nèi)容包括工程的承發(fā)包文件、開工文件等，需加大對(duì)文件的監(jiān)督力度，以保證文件的真實(shí)性及完整性。而竣工驗(yàn)收階段則要對(duì)住宅質(zhì)量使用說明書、施工階段的視頻及錄音文件、驗(yàn)收許可文件等各類資料進(jìn)行收集及管理，推動(dòng)竣工結(jié)算、驗(yàn)收等各項(xiàng)工作的高效進(jìn)行。在開展施工資料管理工作時(shí)，需嚴(yán)格依照現(xiàn)行的規(guī)定及各項(xiàng)要求，按流程推進(jìn)審批、申報(bào)及驗(yàn)收等各項(xiàng)工作，提高竣工文件的完整性，將各項(xiàng)手續(xù)準(zhǔn)備齊全。通常情況下，施工資料中涵蓋各類型的合同，在管理期間要準(zhǔn)確掌握合同的數(shù)量、編制要求及期限等基本信息。在建筑工程建設(shè)的全過程中，都要由專人對(duì)資料進(jìn)行收集及整理，以高標(biāo)準(zhǔn)的專業(yè)能力及負(fù)責(zé)態(tài)度，提高資料內(nèi)容的準(zhǔn)確性，以免因管理不到位而出現(xiàn)資料遺漏及數(shù)字錯(cuò)誤等問題[5]。針對(duì)資料內(nèi)容缺失的部分，需及時(shí)與對(duì)應(yīng)部門的負(fù)責(zé)人溝通情況，協(xié)助共同完成資料的完整收集工作。當(dāng)施工資料全部收集及整合到位后，由相關(guān)工作人員及時(shí)簽字、蓋章。

3.2 技術(shù)資料

在建筑工程技術(shù)資料管理階段，需嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制，明確相關(guān)人員的具體工作職責(zé)，安排專人完成對(duì)技術(shù)資料的管理工作，根據(jù)技術(shù)資料的不同類別及階段，對(duì)資料進(jìn)行收集、整理及歸檔，逐步完善資料內(nèi)容。在開展實(shí)際管理階段時(shí)，應(yīng)先明確技術(shù)管理資料的具體內(nèi)容，按規(guī)定開展資料建立、資料合同、資料進(jìn)度及資質(zhì)等各項(xiàng)工作。收集和整理好的技術(shù)資料應(yīng)進(jìn)行歸檔，歸檔是指將資料按照一定的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，以便于查找和使用。在技術(shù)資料管理中，需依照現(xiàn)行的法律法規(guī)及編制要求，以建筑工程的實(shí)際情況為主導(dǎo)，重點(diǎn)強(qiáng)化對(duì)技術(shù)資料的全過程管理，一般包括資料造價(jià)控制及分包等內(nèi)容。在建筑工程建設(shè)中，務(wù)必要依照簽訂的合同進(jìn)行作業(yè)，凡是施工環(huán)節(jié)形成的資料，都要進(jìn)行收集及歸納，提高施工資料的真實(shí)性及完整性。尤其是資料報(bào)送階段，還應(yīng)結(jié)合規(guī)定做好審查工作，確定其具體內(nèi)容無誤后再簽字、蓋章。另外，還需參照建筑工程各階段的施工計(jì)劃，規(guī)范編制及整理施工資料，應(yīng)由專業(yè)人員負(fù)責(zé)及完成此項(xiàng)工作，以保證資料收集及整合的專業(yè)性，嚴(yán)格控制資料細(xì)節(jié)，確保資料內(nèi)容與建筑工程實(shí)際施工情況高度一致，保證資料的完整性。

3.3 質(zhì)量驗(yàn)收資料

在建筑工程施工資料管理中，需基于其專業(yè)性要求，提高工作人員的準(zhǔn)入門檻，快速且專業(yè)的完成資料分類及整理。在質(zhì)量驗(yàn)收資料管理中，應(yīng)由各個(gè)部門協(xié)調(diào)配合資料的整理及編制工作，加強(qiáng)資料質(zhì)量控制，確保各單位、分部、分項(xiàng)歸檔工作都能高效完成?？赏ㄟ^制定相關(guān)的管理制度及規(guī)范，明確質(zhì)量驗(yàn)收資料的收集、整理、歸檔和管理流程，保證資料內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量驗(yàn)收記錄的審核和審查，確保記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。尤其是施工技術(shù)資料中，應(yīng)全面涵蓋安全技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄等各項(xiàng)內(nèi)容；施工管理資料中，也要包含企業(yè)資質(zhì)證書、管理制度等內(nèi)容。

4.建筑工程施工資料管理中的問題

4.1 資料分類及組織管理混亂

現(xiàn)階段建筑工程施工資料管理的復(fù)雜性強(qiáng)，涉及內(nèi)容多，如果仍以傳統(tǒng)管理思想及模式為主導(dǎo)，將難以保證實(shí)際管理效率。最為常見的資料分類及組織管理模式為，紙質(zhì)檔案與電子文檔結(jié)合，其中包括建筑工程全過程中形成的各類文件、合同及圖紙等內(nèi)容，由于建筑工程項(xiàng)目的分項(xiàng)項(xiàng)目多，資料類型豐富，實(shí)際組織管理的難度大，資料管理中缺少統(tǒng)一的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，都可能在實(shí)際管理階段出現(xiàn)重復(fù)及混亂問題，降低施工資料的管理水平[6]。與此同時(shí)，在建筑工程施工過程中，未建立統(tǒng)一的資料管理制度，會(huì)導(dǎo)致部門或個(gè)人按照自己的習(xí)慣對(duì)資料進(jìn)行分類及管理，易引起混亂及重復(fù)問題。

4.2 資料收集不及時(shí)

在建筑工程建設(shè)階段，設(shè)計(jì)、施工及驗(yàn)收等各個(gè)階段都會(huì)不斷形成資料，尤其是設(shè)計(jì)變更及工程量調(diào)整等情況下，資料的更新速度往往更快，這就需及時(shí)更新及傳遞施工資料，消除施工操作中的誤差情況。在施工過程中，各個(gè)部門之間缺乏及時(shí)的溝通和協(xié)調(diào)，施工資料的收集工作將無法及時(shí)安排并推進(jìn)，人員分工不明確，將缺少專人負(fù)責(zé)對(duì)施工資料進(jìn)行收集，也會(huì)降低資料更新及收集的時(shí)效性。因此，要想提高建筑工程施工管理效率，就需做好交底及人員培訓(xùn)等各項(xiàng)工作，提高資料收集及整理的及時(shí)性、規(guī)范性，以免因工作滯后而出現(xiàn)資料造假、資料缺失等問題，資料無法保持閉環(huán)狀態(tài)，更以出現(xiàn)管理及使用等方面的不良情況。而施工資料收集工作本身就應(yīng)全面貫穿，如果缺少資料管理計(jì)劃或方案，則無法保證資料收集的及時(shí)性。

4.3 資料丟失與重復(fù)

在建筑工程施工資料管理中，資料丟失及重復(fù)屬于常見問題，因管理流程不規(guī)范、缺少信息化管理手段而引起。當(dāng)資料管理過于隨意時(shí)，將導(dǎo)致部分流程化環(huán)節(jié)被忽視，不僅無法保證資料收集的及時(shí)性，更可能因資料管理混亂或人為疏忽，遺失重要資料，不僅資料恢復(fù)難度大，資料的完整性更將大打折扣，難以保證資料內(nèi)容的真實(shí)性。而重復(fù)資料的出現(xiàn)，與信息不同步及缺少及時(shí)溝通密切相關(guān)，這可能引起資源浪費(fèi)問題，降低管理的有效性[6]。因此，在施工資料管理中，缺少對(duì)現(xiàn)代信息化管理軟件的應(yīng)用，資料管理信息化水平的提升將嚴(yán)重受限，致使資料信息無法在內(nèi)部快速傳遞，資料更易出現(xiàn)丟失及重復(fù)問題。

5.建筑工程施工資料管理的優(yōu)化措施

5.1 建立健全施工資料管理制度

首先，應(yīng)根據(jù)建筑工程的建設(shè)特點(diǎn)及流程，建立完善的施工資料管理制度，對(duì)資料收集及整理等各項(xiàng)工作做出明確要求，以保證實(shí)際工作的規(guī)范性。通過對(duì)施工資料管理流程加以優(yōu)化，便于管理人員根據(jù)要求推進(jìn)各項(xiàng)工作，形成對(duì)資料管理各環(huán)節(jié)工作的約束力，消除不良因素對(duì)資料收集及管理的消極影響；其次，建立專門的資料管理部門、設(shè)立資料管理崗位，制定詳細(xì)的資料管理制度和流程，明確資料的收集、整理、歸檔和管理的具體步驟和要求，確保資料管理工作有章可循；第三，在施工資料管理階段，資料收集及傳輸是基礎(chǔ)性工作，需嚴(yán)格依照現(xiàn)場(chǎng)的信息指標(biāo)技術(shù)加強(qiáng)優(yōu)化管理，基于獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)起各部門協(xié)調(diào)配合的積極性，基于管理制度改善施工資料管理現(xiàn)狀，提高資料收集及整理的準(zhǔn)確性、有效性；最后，建立資料保密和安全管理制度，明確限制資料的查閱及復(fù)制權(quán)限，增設(shè)網(wǎng)絡(luò)及物理安全措施，防止資料泄露或損壞。

5.2 加強(qiáng)對(duì)施工資料的收集及審核

為了提高施工資料的真實(shí)性及完整性，就需加強(qiáng)資料的收集與審核，可定期組織開展各類培訓(xùn)活動(dòng)，轉(zhuǎn)變工作人員對(duì)資料管理的認(rèn)識(shí)，明確信息資料收集的重點(diǎn)及要點(diǎn)，持續(xù)掌握最新的理念及技術(shù)，提高資料管理能力，并在實(shí)際工作中積累起豐富的經(jīng)驗(yàn)，有序推進(jìn)施工資料管理的各項(xiàng)工作。應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)化的資料收集、審核標(biāo)準(zhǔn)，明確資料的內(nèi)容、格式和要求，確保資料的準(zhǔn)確、完整。應(yīng)定期對(duì)收集的資料進(jìn)行審核和復(fù)核，與相關(guān)部門建立良好的溝通和協(xié)調(diào)機(jī)制，及時(shí)共享信息和交流進(jìn)展，保證資料收集的及時(shí)性。為了消除傳統(tǒng)施工資料收集中的問題，還需明確資料收集中的主要影響因素，制定出更符合實(shí)況的資料收集方案，基于技術(shù)支持提高施工資料管理的有效性。除此之外，還應(yīng)建立資料審核的記錄、檔案，記錄審核的結(jié)果與意見，便于跟蹤、溯源。

5.3 加強(qiáng)對(duì)資料的保密及權(quán)限管理

應(yīng)制定建筑工程施工資料保密管理制度，明確資料的保密級(jí)別和保密責(zé)任人，建立保密檔案室或保密電子檔案庫，對(duì)于涉及商業(yè)機(jī)密或敏感信息的資料，要進(jìn)行特殊保護(hù)，采取物理隔離、密碼加密等措施，確保資料的安全性。對(duì)不同的崗位和人員劃定不同的權(quán)限范圍，明確誰可以查閱、修改、復(fù)制或傳遞資料，建立權(quán)限管理制度，通過賬號(hào)、密碼、指紋識(shí)別等方式進(jìn)行身份驗(yàn)證和權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和使用相關(guān)資料，防止資料被非法獲取或?yàn)E用。對(duì)于重要的施工資料，可以采用加密技術(shù)進(jìn)行保護(hù)，確保資料在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。另外，應(yīng)建立資料流動(dòng)的審查和監(jiān)控機(jī)制，對(duì)資料的流入、流出和傳遞進(jìn)行監(jiān)控和審查，通過日志記錄、審計(jì)系統(tǒng)等手段，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和防止資料泄露的風(fēng)險(xiǎn)，確保資料的安全性。

5.4 重視自檢及督導(dǎo)

通過加強(qiáng)對(duì)施工資料管理的自檢工作，可明確施工資料及技術(shù)資料等資料內(nèi)容的同步性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料更新落后等問題。建筑工程施工過程中，資料管理人員應(yīng)深入到現(xiàn)場(chǎng)，明確材料及進(jìn)度情況，根據(jù)掌握的資料進(jìn)行檢查，明確現(xiàn)場(chǎng)情況與資料信息的相符度，以免出現(xiàn)資料滯后等問題，保證資料內(nèi)容的真實(shí)性。在建筑工程項(xiàng)目全部完成后，同樣要對(duì)資料進(jìn)行檢查及督導(dǎo)，確定無問題后再對(duì)材料進(jìn)行移交。在建筑工程通過驗(yàn)收后，需及時(shí)開展資料移交工作，根據(jù)工程合同整理、分類及裝訂施工資料，提高資料移交效率。需要注意的是，在移交資料的過程中，需將督導(dǎo)工作重視起來，在雙方或多方見證下，對(duì)資料移交情況進(jìn)行記錄，確保資料名稱及移交方等信息更為清晰、準(zhǔn)確，無誤后雙方簽字，將之作為資料移交憑證。

5.5 完善資料管理流程

為了提高建筑工程施工資料管理效率，還需對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化完善，結(jié)合實(shí)際情況簡(jiǎn)化不必要程序，確保各環(huán)節(jié)的資料管理工作都能高效銜接。例如：在建筑工程施工技術(shù)資料管理中，需做好對(duì)資料的整理、編制及歸納工作，其中涵蓋的資料主要有技術(shù)文件、設(shè)計(jì)交底及技術(shù)交底等多項(xiàng)內(nèi)容，為了保證資料管理的全面性，就需基于預(yù)設(shè)的審批流程推進(jìn)工作，逐步完成技術(shù)資料匯總工作，提高資料內(nèi)容的真實(shí)性。工作人員還需根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙及工程合同等內(nèi)容，對(duì)資料進(jìn)行準(zhǔn)確編制，提高資料的規(guī)范性[7]。在施工資料管理中，還需保證施工單位的審批手續(xù)齊全，高質(zhì)量的推進(jìn)技術(shù)報(bào)審等各項(xiàng)工作，針對(duì)未獲得相關(guān)單位的審批工作的情況，應(yīng)于第一時(shí)間明確原因并遞交資料，再次進(jìn)行審批，通過審批后形成報(bào)審表，確保施工單位依照審批意見及技術(shù)文件推進(jìn)具體工作，在落實(shí)技術(shù)交底工作的基礎(chǔ)上，形成真實(shí)、完整的資料。

結(jié)語：

綜上所述，建筑工程施工資料管理是項(xiàng)目管理中的重點(diǎn)工作，隨著施工資料類型的不斷增多，其內(nèi)容也更為豐富化，對(duì)管理的要求也明顯提高，這就需加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，根據(jù)資料情況制定出完善的管理措施，加快推進(jìn)資料管理工作的優(yōu)化及創(chuàng)新，進(jìn)一步提高施工資料管理的合理性及有效性，保證資料內(nèi)容的真實(shí)性及完整性，推動(dòng)建筑工程施工資料管理工作的高質(zhì)量進(jìn)行。