何虹霞

（重慶永健生物技術(shù)有限責(zé)任公司，重慶 402460）

財(cái)務(wù)記賬是企業(yè)內(nèi)部管理中非常重要的財(cái)務(wù)管理活動(dòng)，因此，是企業(yè)管理、決策、繳稅及審計(jì)的基礎(chǔ)。而原始憑證又是財(cái)務(wù)記賬的依據(jù)，原始憑證是否合規(guī)，直接關(guān)系財(cái)務(wù)管理的效率與水平。

一、原始憑證及合規(guī)性的含義

原始憑證，指企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中從外部取得的，或者企業(yè)內(nèi)部人員編制的各種表單、單據(jù)、憑證。前者涉及飛機(jī)票、火車票、發(fā)票、貨物運(yùn)單、增值稅普通發(fā)票、增值稅專用發(fā)票等；后者涉及入庫單、領(lǐng)料單、工資表、生日禮金發(fā)放表、折舊計(jì)提表等。合規(guī)性，指企業(yè)及所有員工的經(jīng)營及管理活動(dòng)必須遵守監(jiān)管機(jī)構(gòu)規(guī)定的法律法規(guī)、行業(yè)自律規(guī)則、企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)章制度及誠實(shí)守信等準(zhǔn)則。

原始憑證的合規(guī)性問題，歷來受到各主體的重視。縱觀我國歷史，早在周朝就有了專門管理這些的“司金”一職，后來的歷朝歷代都有所改進(jìn)。新中國成立以來，所制定的《會(huì)計(jì)法》及其他諸多相關(guān)規(guī)定，包括后來各種相關(guān)法規(guī)的多次修訂，都包含著對(duì)這一相關(guān)問題進(jìn)行的適應(yīng)時(shí)代變化的改進(jìn)。隨著新時(shí)代電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，原始憑證的載體及形式也發(fā)生了很大變化，從過去手寫到后來的打印，再到現(xiàn)在的電子普通發(fā)票、電子專用發(fā)票形式，原始憑證的合規(guī)性也必須隨之改變。在過去的手寫方式下，稅務(wù)機(jī)構(gòu)僅知道某單位領(lǐng)了多少本發(fā)票，發(fā)票號(hào)是多少號(hào)至多少號(hào)，但自電子化發(fā)展以來，開具的發(fā)票全國聯(lián)網(wǎng)，開票的時(shí)間具體到某日某時(shí)某分某秒，項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、金額、數(shù)量、購貨單位等要素資料的網(wǎng)上信息一應(yīng)俱全，通過電子稅務(wù)局就能查到企業(yè)開具或收到的發(fā)票具體信息。

二、財(cái)務(wù)記賬中原始憑證的合規(guī)性問題

如前文所述，原始憑證根據(jù)憑證來源分為第一大類和第二大類，那么其問題也主要表現(xiàn)在兩個(gè)層面。

（一）第一大類原始憑證的合規(guī)性問題

長期以來，第一大類的原始憑證一般都是由經(jīng)辦人簽字，部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理簽字后就到財(cái)務(wù)報(bào)銷后做賬，在這一系列流程中隱藏了較多的合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)，主要包括以下幾種：

1.報(bào)銷單據(jù)上負(fù)責(zé)簽字內(nèi)容不完整。工作實(shí)踐中經(jīng)常出現(xiàn)簽字人簽字僅簽名字，但這個(gè)名字代表什么，久而久之，經(jīng)常難以說清楚。所以，簽字人在簽字時(shí)，一定要簡要地表述清楚。例如，沒有入庫單的物資采購，部門負(fù)責(zé)人一定要在簽名字時(shí)表明“已收”“屬實(shí)”，“已驗(yàn)收合格”等字樣來表明這張發(fā)票的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)已經(jīng)完成，實(shí)物已經(jīng)交付。

2.發(fā)票的取得是否合規(guī)，應(yīng)當(dāng)在費(fèi)用轉(zhuǎn)出前及時(shí)查驗(yàn)。當(dāng)前，各行業(yè)企業(yè)都逐步開始應(yīng)用電子發(fā)票，電子發(fā)票便捷、速度快，能滿足日益增長的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，但同時(shí)也給了假票分子可乘之機(jī)。對(duì)方發(fā)票開了，但對(duì)方公司不去報(bào)稅，從而多年以后稅務(wù)通知收該發(fā)票的企業(yè)，此發(fā)票是虛假發(fā)票，懷疑不是真實(shí)業(yè)務(wù)取得的，該發(fā)票作廢，但該發(fā)票在報(bào)銷當(dāng)月，企業(yè)已經(jīng)作為相關(guān)的費(fèi)用，作為成本費(fèi)用已經(jīng)抵減了收入。而現(xiàn)在因銷方（開票方）的原因形成了虛假發(fā)票，需要在當(dāng)期轉(zhuǎn)出成本費(fèi)用，不能作為報(bào)銷做賬的原始依據(jù)，給企業(yè)和經(jīng)辦個(gè)人都造成了損失。

3.開具的發(fā)票內(nèi)容是否齊全、發(fā)票是否真實(shí)，在財(cái)務(wù)記賬時(shí)就必須填寫齊全。市場上假發(fā)票層出不窮，這些票據(jù)看似真發(fā)票，但在電子稅務(wù)局里面輸入發(fā)票號(hào)碼卻查不出來，有時(shí)即使是真發(fā)票，但開具發(fā)票的內(nèi)容卻不完整，如購買方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)，貨物的準(zhǔn)確名稱、應(yīng)稅勞務(wù)的名稱、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額等經(jīng)常出現(xiàn)不完整或不準(zhǔn)確問題。

（二）第二大類原始憑證的合規(guī)性問題

1.企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全、未落實(shí)，財(cái)務(wù)管理松弛，缺乏嚴(yán)格規(guī)劃的驗(yàn)收審批制度。一些財(cái)務(wù)人員在編制各種表單、單據(jù)、憑證時(shí)，責(zé)任心、原則性不強(qiáng)，規(guī)范性不夠。對(duì)表單、單據(jù)、憑證制作沒有按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，審核把關(guān)原則性不強(qiáng)，有的單據(jù)以領(lǐng)導(dǎo)審批代替財(cái)務(wù)審核，只要是領(lǐng)導(dǎo)批的，不管什么支出都進(jìn)入財(cái)務(wù)記賬。

2.研發(fā)費(fèi)用是企業(yè)自行開發(fā)無形資產(chǎn)時(shí)發(fā)生的成本支出，包括耗費(fèi)的材料、勞務(wù)成本、注冊(cè)費(fèi)、使用的其他專利權(quán)和特許權(quán)的攤銷等。研發(fā)費(fèi)用的原始憑證，就是投入研發(fā)的材料發(fā)票、領(lǐng)料單，以及研發(fā)人員的工資、社保、福利費(fèi)、差旅費(fèi)發(fā)票等，這類原始憑證與其他費(fèi)用一樣取得對(duì)應(yīng)的發(fā)票、合同等相關(guān)單據(jù)，并按實(shí)際發(fā)生情況進(jìn)行歸集。但部分企業(yè)的研發(fā)費(fèi)用的記賬沒有寫明事實(shí)依據(jù)，編制的記賬憑證分類存在不清晰等問題，進(jìn)而容易引發(fā)原始憑證的合規(guī)性問題。

上述票據(jù)合規(guī)性、合法性、合理性問題非常突出，稍有疏忽，就會(huì)給企業(yè)的正常運(yùn)營和發(fā)展帶來法律風(fēng)險(xiǎn)。

三、解決原始憑證合規(guī)性問題的對(duì)策建議

（一）解決第一大類原始憑證合規(guī)性問題的主要對(duì)策

1.記賬憑證以及附在記賬憑證后面的發(fā)票及原始單據(jù)、會(huì)計(jì)賬簿等在記賬時(shí)就需要把摘要寫清楚，把屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的時(shí)間和主要內(nèi)容總概寫明，如某單位、主要事項(xiàng)等，從最初記賬時(shí)就要做好，按會(huì)計(jì)法規(guī)和稅法的規(guī)定進(jìn)行記賬憑證的編制、審核。這樣在需要編制各職能部門要求的報(bào)表的時(shí)候，直接從賬套中引出來，以引出的報(bào)表資料為基礎(chǔ)，進(jìn)行相應(yīng)表格的編制。

2.取得的發(fā)票在電子稅務(wù)局進(jìn)行入賬登記，入賬登記時(shí)會(huì)輸入發(fā)票號(hào)碼以及取得時(shí)間，這樣就能核對(duì)出該發(fā)票的真實(shí)性，以及是否沖紅、作廢處理，入賬登記后銷方（開票方）如果需要對(duì)該發(fā)票進(jìn)行沖紅、作廢處理，那么必須經(jīng)發(fā)票取得方（購買方）在電子稅務(wù)局里同意后才能對(duì)該發(fā)票進(jìn)行沖紅、作廢處理。這樣可以完全杜絕假發(fā)票、作廢發(fā)票。

3.與信用較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)體公司進(jìn)行業(yè)務(wù)往來，堅(jiān)決拒絕與皮包公司進(jìn)行任何的業(yè)務(wù)往來。避免因?qū)Ψ焦鹃L期不進(jìn)行納稅申報(bào)，即使發(fā)票是真實(shí)的，在電子稅務(wù)局里面也能查實(shí)，但因銷貨方不進(jìn)行納稅申報(bào)，無法證實(shí)其經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，造成該發(fā)票被稅務(wù)警告不予做賬處理所帶來的麻煩。

4.條件許可條件下，企業(yè)可以與攜程商旅、阿里商旅等平臺(tái)建立起合作關(guān)系，員工因公出差發(fā)生的住宿費(fèi)、機(jī)票、打車票通過平臺(tái)進(jìn)行訂票，首先員工出差提出出差申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)部門同意后在平臺(tái)選擇適合自己的選擇訂票，按照員工級(jí)別、出差天數(shù)、出差地點(diǎn)等進(jìn)行預(yù)訂。提供的發(fā)票由合約平臺(tái)提供，這樣取得的發(fā)票合法、合規(guī)、合理，可以為企業(yè)后續(xù)的做賬原始憑據(jù)資料提供堅(jiān)實(shí)有力的保障，同時(shí)，由企業(yè)與平臺(tái)直接結(jié)算各費(fèi)用，這也減輕了員工因出差產(chǎn)生的備用金負(fù)擔(dān)。

（二）解決第二大類原始憑證合規(guī)性問題的主要對(duì)策

1.企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理人員在制作原始憑據(jù)時(shí)，必須強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)，規(guī)范意識(shí)。財(cái)務(wù)人員要認(rèn)真執(zhí)行《會(huì)計(jì)法》和《發(fā)票管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格把好原始憑證審核關(guān)，操作中注意以下事項(xiàng)：

（1）領(lǐng)料單、入庫單等自制單據(jù)盡量使用財(cái)務(wù)系統(tǒng)里面的模塊進(jìn)行打印。

（2）所有需手寫的單據(jù)填寫必須使用碳素筆或黑色墨水的鋼筆，不能使用油筆，鉛筆以及紅筆。

（3）單據(jù)要全部粘貼在報(bào)銷單據(jù)粘貼單上，粘貼單據(jù)中不能夾有訂書針、大頭針等金屬物品。

（4）所有單據(jù)從右到左，呈梯形，先小后大進(jìn)行粘貼，多出的部分可向內(nèi)折疊起來。

（5）粘貼處各個(gè)地方都要對(duì)齊，不可超過粘貼單的邊界，每張票據(jù)錯(cuò)開約1cm的距離。

2.研發(fā)輔助賬應(yīng)該直接從賬套中引出來，根據(jù)相應(yīng)的欄目進(jìn)行分類填報(bào)。同時(shí)注意，研發(fā)費(fèi)用的分類輔助賬的記賬一定要找到相應(yīng)的事實(shí)依據(jù)，如原材料、工資薪金、折舊、實(shí)驗(yàn)費(fèi)、辦公費(fèi)、研發(fā)人員考勤、研發(fā)項(xiàng)目的工時(shí)打卡等報(bào)銷時(shí)都要依據(jù)項(xiàng)目指定的欄目找到項(xiàng)目中的開支依據(jù)，然后在編制記賬憑證時(shí)，根據(jù)票據(jù)進(jìn)行研發(fā)項(xiàng)目和研發(fā)費(fèi)用的對(duì)應(yīng)分類處理。

同時(shí)，在日常工作中，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門及財(cái)務(wù)人員的財(cái)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，定期召開財(cái)務(wù)人員工作例會(huì)總結(jié)工作中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)總結(jié)出改進(jìn)的方式方法。使企業(yè)合理、真實(shí)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行更快、更好地合規(guī)、合法報(bào)銷。