何 英
(作者單位:桂林技師學(xué)院)
財(cái)務(wù)共享是一種先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理方式,在我國(guó)許多集團(tuán)企業(yè)中取得了很好的應(yīng)用效果,中職學(xué)??梢詫W(xué)習(xí)借鑒這種模式提高自身財(cái)務(wù)管理水平。
通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中各種業(yè)務(wù)模塊內(nèi)容的梳理,制定標(biāo)準(zhǔn)的操作流程,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的高效化、信息化、智能化,能夠有效實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的融合,形成良好的信息共享局面[1]。
從預(yù)算管理入手,嚴(yán)格事前、事中、事后對(duì)預(yù)算管理的監(jiān)管,能夠助力單位降低運(yùn)營(yíng)成本,提升社會(huì)價(jià)值與內(nèi)部控制制度管控效果,提高財(cái)務(wù)的服務(wù)和管理水平。
最早提出構(gòu)建會(huì)計(jì)信息化目標(biāo)是在20 世紀(jì)90 年代末,經(jīng)過(guò)二十多年的建設(shè),中國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展對(duì)會(huì)計(jì)職能要求更高,不僅僅是簡(jiǎn)單的核算而是要提升為有效的管理。會(huì)計(jì)應(yīng)該從普遍傳統(tǒng)的基礎(chǔ)核算記賬型演變?yōu)槟苓M(jìn)行分析的高端管理型,而財(cái)務(wù)共享能通過(guò)合理的信息化系統(tǒng)構(gòu)建,有效地完成業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的有機(jī)融合,使管理會(huì)計(jì)在學(xué)校業(yè)務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮重要作用。
一體化系統(tǒng)已經(jīng)運(yùn)行幾年,陸續(xù)開(kāi)通了預(yù)算管理、會(huì)計(jì)核算等模塊,其中會(huì)計(jì)核算功能在支付資金后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成支付單據(jù)和相應(yīng)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證,但由于中職學(xué)校有很多需要向上級(jí)申請(qǐng)的專(zhuān)項(xiàng)資金,而在系統(tǒng)中設(shè)置專(zhuān)項(xiàng)資金項(xiàng)目存在缺陷,需要會(huì)計(jì)人員根據(jù)單位實(shí)際下達(dá)資金類(lèi)別,重新修改后才能生成正確的會(huì)計(jì)憑證,類(lèi)似這種問(wèn)題會(huì)隨著不斷地改進(jìn)優(yōu)化而與實(shí)際工作磨合得更好。
江蘇省無(wú)錫市行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享平臺(tái)試運(yùn)行開(kāi)通人員經(jīng)費(fèi)支出等3 個(gè)模塊,試點(diǎn)單位包括學(xué)校,平臺(tái)運(yùn)行2 年多存在與實(shí)際工作聯(lián)系不合理的各種問(wèn)題,如系統(tǒng)流程不科學(xué)、查詢支付信息流程煩瑣等,各單位試運(yùn)行過(guò)程中反饋的問(wèn)題會(huì)通過(guò)后臺(tái)進(jìn)行改良,他們的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)?zāi)転榻窈笮姓聵I(yè)單位交流學(xué)習(xí)提供借鑒。
經(jīng)過(guò)國(guó)家對(duì)職業(yè)教育普及的資金支持,中職學(xué)校在國(guó)家的改革發(fā)展中逐漸規(guī)范自身的管理,根據(jù)要求已使用線上平臺(tái)系統(tǒng),涉及預(yù)算管理、政府采購(gòu)、資產(chǎn)管理、收費(fèi)管理、學(xué)籍管理、納稅申報(bào),各個(gè)模塊數(shù)據(jù)比較獨(dú)立,且都在不斷地進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化[2]。現(xiàn)階段預(yù)算管理一體化平臺(tái)系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)和政采云平臺(tái)、非稅收入收繳管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接,但是某些學(xué)校部門(mén)預(yù)算中在財(cái)政局非稅相應(yīng)科室的政府采購(gòu)項(xiàng)目資金不能在國(guó)庫(kù)集中支付模塊中支付,需要提供紙質(zhì)付款材料到相應(yīng)科室現(xiàn)場(chǎng)請(qǐng)專(zhuān)管員審核,付款效率低;有的業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中操作流程設(shè)計(jì)和實(shí)際工作脫節(jié),如預(yù)算管理一體化系統(tǒng)中的工資模塊,當(dāng)月人員調(diào)整全年保險(xiǎn)基數(shù)需要補(bǔ)扣差額,補(bǔ)扣金額超過(guò)應(yīng)發(fā)工資數(shù)產(chǎn)生負(fù)數(shù)不允許在系統(tǒng)里操作,要幾個(gè)月才能補(bǔ)扣完,時(shí)間長(zhǎng)容易出錯(cuò)而且增加了工作量。
中職學(xué)校財(cái)務(wù)管理從制度制定到完善,經(jīng)過(guò)多年的梳理,業(yè)務(wù)流程有一定程度的規(guī)范,但形式上還處于效率低下的狀態(tài)。以日常報(bào)賬為例,很多中職學(xué)校還是采用審核紙質(zhì)業(yè)務(wù)單據(jù)的方式,報(bào)賬經(jīng)辦人對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)賬制度不熟悉,報(bào)賬過(guò)程中經(jīng)常詢問(wèn)出差補(bǔ)助如何計(jì)算、報(bào)賬單據(jù)是否符合制度規(guī)定等問(wèn)題,若單據(jù)填寫(xiě)錯(cuò)誤還要重新走一遍簽字流程;報(bào)賬過(guò)程中經(jīng)辦人來(lái)回浪費(fèi)時(shí)間后容易形成惡性循環(huán),在部門(mén)間造成不好的影響,也不利于其他財(cái)務(wù)工作的進(jìn)行。
有些學(xué)校內(nèi)部平臺(tái)信息系統(tǒng)沒(méi)有配套的收費(fèi)模塊,不能與學(xué)籍系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接,財(cái)政系統(tǒng)也不能和學(xué)校內(nèi)部信息平臺(tái)端口數(shù)據(jù)對(duì)接,收費(fèi)的狀態(tài)仍需要財(cái)務(wù)收費(fèi)管理人員通過(guò)審核班主任做的交費(fèi)表格,數(shù)據(jù)正確導(dǎo)入財(cái)政非稅票據(jù)電子化管理系統(tǒng)生成繳款碼后,統(tǒng)一發(fā)給班主任讓學(xué)生通過(guò)掃碼繳清費(fèi)用。
學(xué)校業(yè)務(wù)科室的經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)系統(tǒng)線上操作時(shí)沒(méi)有積極處理業(yè)務(wù)流程的態(tài)度,某些采購(gòu)項(xiàng)目的推進(jìn)都是在財(cái)務(wù)人員的一再催促下才陸續(xù)開(kāi)展的。比如,在政采云平臺(tái)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目從計(jì)劃申報(bào)、采購(gòu)實(shí)施、成交、簽訂合同、履約驗(yàn)收,有一整套完整流程需要在系統(tǒng)進(jìn)行操作,經(jīng)辦人不認(rèn)真填寫(xiě)重新操作的情況會(huì)認(rèn)為這個(gè)系統(tǒng)太復(fù)雜,不理解每個(gè)操作步驟反映出每個(gè)業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵點(diǎn)的必要性,如發(fā)票和驗(yàn)收單是證明可以實(shí)施付款流程的必要憑證,在線上完成發(fā)布公告后才能履行報(bào)賬手續(xù)。
信息化操作對(duì)服務(wù)器的穩(wěn)定性依賴(lài)很大,操作過(guò)程中不停地?cái)嗑€、信號(hào)不穩(wěn)定會(huì)造成數(shù)據(jù)傳遞不成功或業(yè)務(wù)操作失敗,浪費(fèi)很多時(shí)間[3]。比如,行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)在上線操作人數(shù)多時(shí),會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)卡頓甚至登錄不了的情況,要么錄入卡片生成時(shí)等待時(shí)間過(guò)長(zhǎng),要么生成不了。財(cái)政非稅票據(jù)電子化管理系統(tǒng)學(xué)生掃碼繳費(fèi)高峰期不能正常進(jìn)入繳款界面,需要聯(lián)系財(cái)政系統(tǒng)管理員進(jìn)行服務(wù)器重新啟動(dòng)后才能繳款成功。
財(cái)務(wù)共享實(shí)施的目標(biāo)是讓財(cái)務(wù)人員從重復(fù)煩瑣的憑證錄入和頻繁的審核工作中解脫出來(lái),從財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的分析數(shù)據(jù)中獲取更多單位業(yè)務(wù)處理過(guò)程中的重要信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。中職學(xué)校很多財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)職能仍處于基礎(chǔ)的核算功能,由于信息化程度不高,財(cái)務(wù)人員日常疲于處理會(huì)計(jì)憑證錄入、報(bào)賬審核、各種款項(xiàng)支付等基礎(chǔ)性業(yè)務(wù),有時(shí)還要配合上級(jí)的檢查[4]。而預(yù)算管理一體化平臺(tái)正式運(yùn)行模塊較多,每個(gè)模塊都有不同的操作界面,需要財(cái)務(wù)人員有足夠的時(shí)間和耐心認(rèn)真反復(fù)地試用,并逐步熟悉操作技巧。
中職學(xué)校在內(nèi)部控制方面經(jīng)過(guò)幾年的實(shí)施有所改進(jìn),但預(yù)算、資產(chǎn)管理等工作還是存在各種問(wèn)題。中職學(xué)校在資產(chǎn)管理方面存在賬實(shí)不符的各種情況,資產(chǎn)管理流程不規(guī)范,沒(méi)有形成動(dòng)態(tài)的管理。比如,中職學(xué)校各類(lèi)固定資產(chǎn)和工具沒(méi)有落實(shí)具體使用責(zé)任人,容易造成資產(chǎn)流失;資產(chǎn)條碼沒(méi)有粘貼盤(pán)點(diǎn),不清楚是固定資產(chǎn)還是流動(dòng)資產(chǎn);資產(chǎn)調(diào)撥、報(bào)廢程序隨意性大,不注重日常維護(hù);庫(kù)存物品在倉(cāng)庫(kù)里擺放混亂,雖然有入出庫(kù)手續(xù),但倉(cāng)庫(kù)仍存放著幾年前購(gòu)買(mǎi)的存貨,而財(cái)務(wù)賬上已經(jīng)沒(méi)有任何數(shù)據(jù),實(shí)物和賬務(wù)嚴(yán)重不符。
另外,預(yù)算沒(méi)有做到有效的控制,預(yù)算編制前沒(méi)有結(jié)合學(xué)校發(fā)展目標(biāo)和實(shí)際情況,編制一般都參照往年數(shù)據(jù),調(diào)整方法不科學(xué),全員參與度不高,由于資產(chǎn)缺乏清查盤(pán)點(diǎn),所以不清楚存量,不能以準(zhǔn)確的存量來(lái)確定增加的預(yù)算,在不了解實(shí)際資產(chǎn)的情況下可能盲目地增加預(yù)算購(gòu)置。預(yù)算執(zhí)行和監(jiān)督不到位,比如,有的項(xiàng)目資金做了預(yù)算但實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中沒(méi)有按合同實(shí)施,造成預(yù)算資金在規(guī)定時(shí)間沒(méi)有編制用款計(jì)劃,這筆預(yù)算就不能在當(dāng)年使用。各部門(mén)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中速度緩慢,執(zhí)行后沒(méi)有分析執(zhí)行過(guò)程的問(wèn)題并提出改進(jìn)方法,沒(méi)有設(shè)定細(xì)化量化的績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)。
學(xué)校要立足現(xiàn)有業(yè)務(wù)線上操作平臺(tái),在不斷使用中熟悉和規(guī)范操作,并降低錯(cuò)誤率,為下一步數(shù)據(jù)對(duì)接做好各種準(zhǔn)備。比如,在政采云平臺(tái)上進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)時(shí),準(zhǔn)確勾選使用相應(yīng)部門(mén)預(yù)算資金,根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目類(lèi)別、金額選擇合適的采購(gòu)方式,計(jì)劃備案后及時(shí)完成采購(gòu)流程并驗(yàn)收,避免因人為因素選錯(cuò)預(yù)算部門(mén)或者金額、采購(gòu)方式填寫(xiě)錯(cuò)誤帶來(lái)計(jì)劃申報(bào)批復(fù)操作的反復(fù)性。通過(guò)不同單位試用,財(cái)政部門(mén)會(huì)和模塊建設(shè)單位推進(jìn)完成一體化平臺(tái)數(shù)據(jù)與各中職學(xué)校平臺(tái)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)接。
業(yè)務(wù)流程的順利進(jìn)行是財(cái)務(wù)共享的前提,在信息化發(fā)展迅速的當(dāng)代社會(huì),財(cái)務(wù)共享是大勢(shì)所趨。由學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)牽頭針對(duì)財(cái)務(wù)共享的理念、優(yōu)點(diǎn)等在校內(nèi)廣泛宣傳,讓全員認(rèn)識(shí)到開(kāi)展這項(xiàng)工作有利于學(xué)校的建設(shè),定期組織開(kāi)展各項(xiàng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí),讓大家了解新的政策文件、業(yè)務(wù)操作流程,并將更新的培訓(xùn)內(nèi)容在學(xué)校信息平臺(tái)上傳,便于大家查閱。同時(shí),財(cái)務(wù)人員要熟悉財(cái)政陸續(xù)開(kāi)通使用的各個(gè)模塊流程,模塊上線時(shí),開(kāi)展培訓(xùn),指導(dǎo)大家都學(xué)會(huì)基本的操作。
內(nèi)部控制中預(yù)算管理是財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)里很重要的模塊,預(yù)算編制必須以學(xué)校的實(shí)際情況和長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)作為基礎(chǔ),編制預(yù)算前要落實(shí)學(xué)校每個(gè)部門(mén)的責(zé)任,如教務(wù)科根據(jù)每年學(xué)生人數(shù)預(yù)計(jì)上繳住宿費(fèi)、實(shí)習(xí)材料費(fèi)等,學(xué)校培訓(xùn)科預(yù)測(cè)培訓(xùn)業(yè)務(wù)等上繳收入;還要根據(jù)各自負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)準(zhǔn)確預(yù)測(cè)開(kāi)支,如人員經(jīng)費(fèi)支出由辦公室根據(jù)預(yù)計(jì)編制人數(shù)測(cè)算、學(xué)生定額支出由學(xué)生科根據(jù)預(yù)計(jì)學(xué)生人數(shù)計(jì)算、各種項(xiàng)目資金采購(gòu)根據(jù)學(xué)校各系在原有資產(chǎn)存量基礎(chǔ)上對(duì)專(zhuān)業(yè)提升需要補(bǔ)充、工程建設(shè)支出由總務(wù)科根據(jù)學(xué)院實(shí)際發(fā)展情況填報(bào)。財(cái)務(wù)部門(mén)在每個(gè)部門(mén)提交預(yù)算后審核每筆開(kāi)支的可行性,防止有的部門(mén)預(yù)算開(kāi)支過(guò)多擠占其他部門(mén)的業(yè)務(wù)支出,匯總后的預(yù)算方案要經(jīng)過(guò)學(xué)校決策通過(guò);選擇科學(xué)的編制方法,在預(yù)算執(zhí)行上督促各部門(mén)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)編制好每月用款計(jì)劃并按填報(bào)的用途使用資金;在預(yù)算績(jī)效考核上注重各項(xiàng)指標(biāo)的量化,確保每個(gè)部門(mén)、每個(gè)項(xiàng)目在方案中都能得到準(zhǔn)確的評(píng)價(jià),進(jìn)而分析執(zhí)行結(jié)果的缺陷,提出改進(jìn)措施。
資產(chǎn)管理也是內(nèi)部控制的重要部分,逐步規(guī)范資產(chǎn)管理流程,對(duì)資產(chǎn)臺(tái)賬形成動(dòng)態(tài)的管理,重視資產(chǎn)的實(shí)物管理和盤(pán)點(diǎn),利用資產(chǎn)管理信息模塊明確落實(shí)使用人,做好資產(chǎn)卡片登記,以便進(jìn)行資產(chǎn)領(lǐng)用和盤(pán)點(diǎn),資產(chǎn)使用、處置按有關(guān)規(guī)定辦理;大力宣傳資產(chǎn)管理的重要性,讓每個(gè)人都使用好學(xué)校的每一項(xiàng)資產(chǎn),使資產(chǎn)管理水平持續(xù)提升。
財(cái)務(wù)人員應(yīng)緊跟時(shí)代變化,學(xué)習(xí)管理會(huì)計(jì)、稅收法律法規(guī)相關(guān)知識(shí)。財(cái)務(wù)共享實(shí)現(xiàn)后,學(xué)校的日常財(cái)務(wù)工作效率會(huì)大大提高,會(huì)有更多的時(shí)間熟悉其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)并進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的研究。有的學(xué)校一些業(yè)務(wù)需要進(jìn)行納稅申報(bào),學(xué)校一般都是小規(guī)模納稅人,財(cái)務(wù)人員要充分熟悉并利用好稅收減免優(yōu)惠政策,根據(jù)業(yè)務(wù)開(kāi)展情況把握好稅收減免額,為學(xué)校節(jié)約預(yù)算開(kāi)支。
很多中職學(xué)校使用的智慧校園平臺(tái)功能還只是以教學(xué)為主,學(xué)校應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和未來(lái)的發(fā)展,加快開(kāi)發(fā)建設(shè)收費(fèi)系統(tǒng)管理,創(chuàng)建宿舍住宿系統(tǒng)改進(jìn)學(xué)生宿舍管理。每學(xué)期開(kāi)學(xué)時(shí),要把學(xué)籍系統(tǒng)和收費(fèi)系統(tǒng)、住宿系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)學(xué)生學(xué)號(hào)等進(jìn)行數(shù)據(jù)的有效對(duì)接,生成每學(xué)期各專(zhuān)業(yè)學(xué)生對(duì)應(yīng)的實(shí)習(xí)材料費(fèi)、住宿費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),然后學(xué)校的數(shù)據(jù)端再和財(cái)政非稅收入收繳管理系統(tǒng)對(duì)接生成每個(gè)學(xué)生繳費(fèi)的繳款碼,學(xué)生登錄學(xué)校智慧校園系統(tǒng)進(jìn)入繳費(fèi)頁(yè)面繳費(fèi)成功后,電子票據(jù)自動(dòng)推送到學(xué)生的手機(jī)或郵箱。
財(cái)務(wù)共享各種模塊的上線需要一個(gè)試運(yùn)行過(guò)程,中途出現(xiàn)問(wèn)題時(shí),要能保證有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員解決,平臺(tái)需要優(yōu)化和改進(jìn)的地方很多[5]。有的模塊功能還不全面,政采云平臺(tái)里的小額定點(diǎn)工程下單成交后,必須提供訂單項(xiàng)目編號(hào),通過(guò)后臺(tái)運(yùn)維人員手動(dòng)生成。財(cái)政部門(mén)應(yīng)研究在預(yù)算一體化系統(tǒng)中如何有步驟、有效地引進(jìn)電子影像系統(tǒng),統(tǒng)一財(cái)政各部門(mén)審核預(yù)算資金使用關(guān)鍵指標(biāo)控制點(diǎn)、流程和標(biāo)準(zhǔn),盡量使用無(wú)紙化方式提高預(yù)算執(zhí)行資金支付效率。財(cái)政部門(mén)可以和稅務(wù)部門(mén)溝通涉及納稅申報(bào)的業(yè)務(wù),通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)兩個(gè)不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接,在納稅系統(tǒng)正常申報(bào)后直接在國(guó)庫(kù)支付系統(tǒng)里自動(dòng)體現(xiàn)該筆預(yù)算的支出并自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證。
學(xué)校要經(jīng)常和財(cái)政部門(mén)溝通,提出系統(tǒng)改進(jìn)的建議,財(cái)政部門(mén)應(yīng)有計(jì)劃、有步驟地加快財(cái)務(wù)共享的智能化設(shè)計(jì),真正做到科學(xué)地簡(jiǎn)化流程,應(yīng)盡快創(chuàng)建既安全又穩(wěn)定的服務(wù)器作為財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的支撐,即使登錄人數(shù)多依然不會(huì)影響系統(tǒng)各項(xiàng)功能的正常使用,具體表現(xiàn)為財(cái)政票據(jù)電子系統(tǒng)在學(xué)生繳費(fèi)高峰時(shí)通暢、資產(chǎn)管理系統(tǒng)錄入卡片時(shí)保存速度快、支付系統(tǒng)付款后生成憑證的效率高。
國(guó)家正大力開(kāi)展會(huì)計(jì)改革,財(cái)務(wù)共享一定會(huì)隨著系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和完善,從會(huì)計(jì)核算為主的初級(jí)階段,最終實(shí)現(xiàn)更高的管理型目標(biāo)。中職學(xué)校作為社會(huì)構(gòu)成中的一個(gè)單元,有必要針對(duì)實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)的各種困難,做好基礎(chǔ)工作并積極地尋找方法逐步提升自我管理水平,讓自己融入改革的大潮,為國(guó)家會(huì)計(jì)事業(yè)的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
中國(guó)農(nóng)業(yè)會(huì)計(jì)2024年3期