王艷 楊潤柏 張高

收稿日期：2023-08-11

基金項目：陜西能源職業(yè)技術(shù)學院校級自然科技項目（2022KY13KJP）

DOI：10.19850/j.cnki.2096-4706.2024.05.006

摘? 要：高校在信息化過程中使用傳統(tǒng)的Office辦公軟件來處理科研管理相關(guān)工作，已不能滿足目前學校的需求及發(fā)展，各高校需改變科研管理工作方式及模式。文章以陜西能源職業(yè)技術(shù)學院為例，對科研管理工作現(xiàn)狀進行了調(diào)查研究后，成功搭建了高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)，為全?？蒲腥藛T提供便利的同時，也更好地便利了高?？蒲泄芾砉ぷ鳌Ｔ谝汛罱ǖ南到y(tǒng)上進一步深入完善系統(tǒng)建設(shè)、貼合科研管理工作流程，在此基礎(chǔ)上，對科研管理系統(tǒng)常規(guī)固定模塊進行修改，使科研管理系統(tǒng)更為貼合高校實際，助推高校科研發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高?？蒲校还ぷ髁?；科研管理系統(tǒng)；系統(tǒng)應(yīng)用

中圖分類號：TP311? ? 文獻標識碼：A? 文章編號：2096-4706（2024）05-0027-05

Research on Design and Implementation of University Scientific Research Management System Based on Workflow

WANG Yan， YANG Runbai， ZHANG Gao

（Scientific Research Information Office of Shaanxi Energy Institute， Xianyang? 712000， China）

Abstract： In the process of informatization， the traditional Office software is used by colleges and universities to deal with the work related to scientific research management， which can no longer meet the needs and development of the current colleges and universities. All colleges and universities need to change the working methods and modes of scientific research management. This paper takes Shaanxi Energy Institute as an example to investigate the current situation of scientific research management and successfully build a university scientific research management system. While providing convenience for the whole university's scientific research personnel， it also facilitates the university's scientific research management work. It further improves the system construction and fits the work flow of scientific research management on the built system. On this basis， it modifies the regular fixed modules of the scientific research management system to make the scientific research management system more fit the reality of colleges and universities， so as to promote the development of scientific research in colleges and universities.

Keywords： university scientific research; workflow; scientific research management system; system application

0? 引? 言

伴隨著科技的不斷發(fā)展和進步，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)。高?？蒲泄芾硪膊焕猓瑐鹘y(tǒng)的管理工作模式已不能滿足日常需要。隨著高?？蒲泄ぷ鞯牟粩喟l(fā)展，科研項目、科研成果日積月累，如果還使用傳統(tǒng)的辦公軟件來完成工作，耗時耗力，已不能滿足信息時代對科研管理工作的要求。傳統(tǒng)模式急需向互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等方向轉(zhuǎn)變，與此同時，也對科研管理人員的管理方式和管理能力提出了更高的要求。

于秀娟[1]在新工科背景下高校科研管理存在的問題及改進建議中闡述了應(yīng)建設(shè)以信任為前提的科研管理機制，且需要給科研人員更多的自主權(quán)，推廣突出代表性成果和項目實施效果的科研評價方式。建設(shè)高校、實用的科研管理信息系統(tǒng)，加強科研團隊建設(shè)、適當重視項目過程管理，提升科研管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)意識等，具體的提升科研管理水平的建議。田丹在[2]大數(shù)據(jù)背景下高校科研管理的現(xiàn)狀及提升對策中闡述了大數(shù)據(jù)技術(shù)與科研管理工作融合對科研現(xiàn)狀的改變及提升，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠為高?？蒲泄芾砣藛T制定科研計劃、實施決策方面提供科學依據(jù)，進一步有效應(yīng)對高?？蒲泄芾砉ぷ髅媾R的挑戰(zhàn)，更有利于構(gòu)建和諧健康的科研生態(tài)環(huán)境。

綜合以上情況，陜西能源職業(yè)技術(shù)學院通過搭建信息化平臺，能夠全面、實時、準確地提供我校有關(guān)科研信息，為廣大教師開展科研活動提供方便快捷的服務(wù)，為科研管理人員開展工作提供便利，也為領(lǐng)導相關(guān)科研決策提供輔助支持，達到了提升我?？蒲泄芾硇屎腿诵曰芾淼哪康腫3]。

但是在日常系統(tǒng)使用過程中發(fā)現(xiàn)仍有模塊設(shè)置與實際工作不相符的情況，遂根據(jù)科研管理日常工作流對已有的科研管理系統(tǒng)模塊進行設(shè)計并實現(xiàn)使用，使科研管理系統(tǒng)更貼合我校的實際，助推我?？蒲邪l(fā)展。

1? 科研管理現(xiàn)狀

隨著高?？蒲心芰?、水平的不斷增強和科研成果的不斷積累，使用傳統(tǒng)的辦公軟件登記備案項目、成果已不能滿足實際工作需求。在此情況下，高校往往通過信息化手段搭建平臺提升科研管理效率和提高服務(wù)質(zhì)量。但是目前市場上已有的非定制的科研管理系統(tǒng)不能完全符合各個學校的實際情況且不滿足需求，以至于搭建的系統(tǒng)在使用的過程中沒有達到提升科研管理工作的效率反而給教師增添麻煩造成了困擾。如果高校自己研發(fā)軟件則需要耗費大量的時間、人力、物力，科研工作人員還需在此系統(tǒng)上花費更多的精力，這無疑是給已經(jīng)繁重的工作又增加了工作量。針對以上情況，本文以陜西能源職業(yè)技術(shù)學院為例，提出符合實際自身學校需求的科研管理系統(tǒng)，以期為高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)建設(shè)提供參考。

2? 系統(tǒng)模塊設(shè)計思路及目標

現(xiàn)階段，國家對科研的重視程度不斷增強，科研管理工作日漸繁重。目前高校往往采取的是購買市場上現(xiàn)有的系統(tǒng)[4]，再根據(jù)學校實際工作流對系統(tǒng)進行修改、完善，系統(tǒng)架構(gòu)圖如圖1所示。我校目前已完成系統(tǒng)的建設(shè)，但在實際使用過程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)固有模塊與實際工作不符，這就需要根據(jù)學?？蒲泄芾韺嶋H工作流進行設(shè)計及運行，使科研管理工作規(guī)范化、流程化，滿足要求并完成科研日常管理工作，大幅度降低了科研人員及科研管理工作者的勞動強度，便于成為高?？蒲泄芾砉ぷ鲝娪辛Φ闹?。科研管理系統(tǒng)能夠全面、實時、準確地提供高校的有關(guān)信息及數(shù)據(jù)，為科研管理人員開展工作提供極大的便利，進一步提升高校的科研管理效率，提供人性化服務(wù)，最大限度發(fā)揮科研數(shù)據(jù)的作用，服務(wù)全校師生[5]。

圖1? 系統(tǒng)架構(gòu)圖

3? 系統(tǒng)工作流實現(xiàn)

3.1? 科研項目

以校級科研項目申報為例，未使用科研管理系統(tǒng)之前科研項目申報流程主要為科研主管部門發(fā)布申報通知文件后，二級學院教師進行申報，在截止日期之前二級學院匯總材料遞交給主管部門進行形審。對通過形審的項目，主管部門會根據(jù)項目學科不同邀請專家進行評審，主管部門根據(jù)評審結(jié)果發(fā)布立項文件。李偉[6]在新形勢下科學事業(yè)單位科研經(jīng)費管理問題研究中介紹了科學事業(yè)單位科研經(jīng)費在管理方面的主要問題，給科研管理系統(tǒng)的搭建及經(jīng)費流程的設(shè)置提供了思路。

綜合考慮實際情況后將系統(tǒng)線上流程設(shè)計為：科研主管部門發(fā)布申報通知文件后，主管部門在科研系統(tǒng)列申報計劃及申報時間，項目申報人登錄科研管理系統(tǒng)點擊申報計劃后的申報，即可進入申報界面填寫申報項目信息、人員信息、經(jīng)費信息及上傳項目所要求的支撐材料，所有資料填寫完畢后進行保存和提交送審等操作，二級學院進行審核后主管部門統(tǒng)一進行形審，形審通過后主管部門按照專業(yè)推薦專家進行評審打分，系統(tǒng)綜合打分對項目進行排序后，主管部門發(fā)布立項文件，項目組可查看打分和專家評審意見[7]，具體線上科研項目申報流程圖如圖2所示。

圖2? 線上科研項目申報流程圖

科研管理系統(tǒng)在實現(xiàn)線上設(shè)計流程中，因為原有固定模塊中的項目申報列表中只包含申報類別、來源、開始時間及結(jié)束時間、申報狀態(tài)及具體的申報詳情，對于了解本次申報的情況、立項情況、未立項情況，數(shù)據(jù)沒有明確顯示也不能做統(tǒng)計，需要點擊申報詳情查看具體情況才能了解，對于這種情況，如果想要了解本年度或者是近幾年科研項目申報、立項、未立項情況，均需要多次點擊申報詳情查看具體情況，無疑增加了科研管理人員的工作量且效率不高，不符合信息時代科研管理工作需求。

針對此情況，分析實際工作需求后更改項目申報計劃列表，列表顯示本次申報計劃參與申報項目多少項、立項項目多少項、未立項項目多少項，清楚地將本次申報情況顯示出來。經(jīng)過多次測試及使用后反響極好，但是老師在學校評職稱需要支撐材料查找立項文件時，經(jīng)常私信聯(lián)系說找不到項目的立項文件，需要告知如何查找項目立項文件，綜合考慮并設(shè)計在申報計劃后添加了立項文件上傳功能，科研管理人員將立項文件直接傳至此處后，參與本次申報項目的負責人及成員均可以看到立項文件，修改后的科研項目申報計劃及列表如圖3所示。

項目負責人在專家評審完后可以登錄科研管理系統(tǒng)進入項目詳情直接查看項目專家打分及綜合評審意見，便于項目申報人對材料的修改及打磨、也助力項目申報人項目后期的發(fā)展，為立項更高級別的項目做好充足的準備工作。

系統(tǒng)在使用的過程中發(fā)現(xiàn)原有的固定模塊中，對于科研項目具體情況只顯示主持的而不顯示參與的項目情況，造成項目只有項目負責人知曉本項目情況，參與人不了解也不清楚，造成了很多困擾，鑒于這種情況，我們將主持和參與的項目情況進行羅列，顯示的數(shù)字可以直接進行點擊鏈接到項目信息中，大大便利了廣大教師隨時了解自己主持及參與項目的具體進展情況。

3.2? 科研成果

科研成果管理按照日常工作大類分為論文、著作、知識產(chǎn)權(quán)、獎勵等類型。成果線下備案的流程為：知網(wǎng)、國家新聞出版總署、證書等能夠證明的材料掃描打包發(fā)科研管理郵箱，科研管理工作人員下載整理歸類統(tǒng)計登記，本成果備案完成。在系統(tǒng)設(shè)置成果備案時，首先根據(jù)教育部人文社科和科技進行統(tǒng)計及分類，根據(jù)日常工作流需求多方考慮后設(shè)置了信息必填項及選填項[8，9]。必填項包括分類、負責人、成果日期、研究類別、來源、學科、證明材料、誠信承諾等，并且支撐附件上傳功能。成果信息如依托項目，可與項目、人員等信息形成關(guān)聯(lián)?？蒲腥藛T所產(chǎn)生的科研成果主要由本人或參與人員或管理人員，自行填寫信息并錄入。所有信息錄入后可以選擇暫存和提交，由二級學院和主管部門管理人員逐級在系統(tǒng)內(nèi)進行資料審核，同時也設(shè)置了主管部門可以跨級進行資料審核。對于審核通過的數(shù)據(jù)，設(shè)置了不允許再讓除科研管理員以外的其他人員隨意修改已審核通過的材料，系統(tǒng)設(shè)置只有查看的權(quán)限?？蒲谐晒阡浫氤晒麜r，對科研成果數(shù)據(jù)設(shè)置有查重功能，不允許同一成果多次錄入的情況出現(xiàn)。

以論文、著作和知識產(chǎn)權(quán)為例，論文成果備案信息時，支持上傳論文全文。同時，可設(shè)定期刊級別，對論文進行級別劃分管理。依托項目的論文成果可與項目進行關(guān)聯(lián)，著作成果包括著作的基本信息、證明材料和依托的項目等信息。知識產(chǎn)權(quán)管理方面，相關(guān)人員錄入上傳各種知識產(chǎn)權(quán)成果信息，同時科研項目產(chǎn)生的相關(guān)類別成果會與項目進行關(guān)聯(lián)直接自動轉(zhuǎn)入該模塊，實現(xiàn)系統(tǒng)統(tǒng)一和方便管理。支持一個成果關(guān)聯(lián)多個課題，也支持一個課題有多個成果，成果管理設(shè)計及實現(xiàn)如圖4所示。

3.3? 統(tǒng)計查詢

科研管理日常工作中，需要報送各種學?？蒲袛?shù)據(jù)，每個單位需要的數(shù)據(jù)也是有側(cè)重點。以教育部人文社科統(tǒng)計和科技統(tǒng)計為例，需要科研人員的姓名、性別、出生年月、最后學歷、技術(shù)職務(wù)、植物類別、所屬學科、證件類型、證件號碼、是否在編、崗位類型等信息，還需要科研成果的名稱、第一作者、學科、形式、來源、類型、出版時間、二級學院、出版單位、成果時間、狀態(tài)、工作量等信息。在設(shè)計系統(tǒng)查詢模塊時，綜合考慮多種因素及日常工作需求，系統(tǒng)統(tǒng)計查詢最終設(shè)置為按照項目、成果、人員等進行信息的統(tǒng)計查詢，并設(shè)計為支持模糊查詢。項目中按照項目類別、類型、項目編號、項目級別、學科、來源、二級學院、負責人等信息進行查詢，并設(shè)置統(tǒng)計表和統(tǒng)計圖，查找出來的結(jié)果支持導出及打印功能，大大方便科研人員進行信息查找羅列及數(shù)據(jù)使用[10]。成果查詢管理按成果年度、成果類型、二級部門、成果完成人、成果關(guān)鍵字等信息統(tǒng)計分析，各級各類用戶均可查詢成果信息，即：錄入關(guān)鍵字即可查詢到相應(yīng)的成果信息。可根據(jù)需要，生成各種統(tǒng)計報表、統(tǒng)計圖，統(tǒng)計查詢設(shè)計及實現(xiàn)如圖5所示。

4? 結(jié)? 論

本文以陜西能源職業(yè)技術(shù)學院為例，基于日常科研管理工作流進行科研管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)，目前已經(jīng)在科研項目、成果、數(shù)據(jù)統(tǒng)計查詢做了相應(yīng)符合學校實際情況及需求的修改，科研管理系統(tǒng)功能的實現(xiàn)及最終使用，不僅僅能便利科研人員的工作，提升科研管理工作效率，更重要的是提升科研服務(wù)的質(zhì)量、能夠轉(zhuǎn)變工作模式主動作為，充分利用科研管理系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)做好高?？蒲型诰蚬ぷ鳎瑸閷W校、各部門決策提供參考數(shù)據(jù)，為學校學科建設(shè)、專業(yè)群建設(shè)等提供重要依據(jù)。同時也實現(xiàn)了科研信息數(shù)據(jù)動態(tài)化管理，促使科研管理工作更趨規(guī)范化和信息化，使科研管理系統(tǒng)更為貼合實際，助推高?？蒲邪l(fā)展。

參考文獻：

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[10] 申想真.基于工作流的高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的設(shè)計與實踐 [J].高教學刊，2020（4）：174-177.

作者簡介：王艷（1990—），女，漢族，陜西渭南人，講師，碩士研究生，研究方向：計算機、科研管理、教育教學；楊潤柏（1976—），女，漢族，陜西銅川人，講師，碩士研究生，研究方向：科研管理、教育教學、物理；張高（1989—），男，漢族，陜西咸陽人，講師，碩士研究生，研究方向：科研管理、教育教學、燃氣。