何芳

摘 要：企業(yè)檔案包括企業(yè)所有行為的記錄，是展現(xiàn)企業(yè)發(fā)展歷程的原始資料，對于維護企業(yè)的利益以及支持企業(yè)未來發(fā)展等方面具有重要作用。企業(yè)的檔案管理作為企業(yè)運營的核心組成部分，高效的檔案管理能夠促進企業(yè)發(fā)展，企業(yè)必須優(yōu)化和完善檔案管理流程，以推動企業(yè)的持續(xù)進步。在實踐中，企業(yè)應緊密結合實際情況，積極開展檔案管理現(xiàn)代化建設，明確檔案工作標準化目標，開展規(guī)范化檔案管理工作。

關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)代化；標準化；規(guī)范化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在企業(yè)管理工作中，提高檔案管理工作效率，推動其標準化、規(guī)范化開展有利于提高企業(yè)整體的工作效率。在當今數(shù)字化浪潮和知識經(jīng)濟的時代背景下，我國正積極邁向全新的發(fā)展階段。由于企業(yè)檔案管理工作受多種因素影響，其管理質(zhì)量與效果仍有待提升，檔案管理的價值尚未得到全面體現(xiàn)，不利于企業(yè)的發(fā)展和成長。因此，在新時代背景下，企業(yè)應深刻認識檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)，積極探索切實可行的解決方案，并努力推動檔案管理的規(guī)范化與標準化，以確保企業(yè)檔案管理工作能夠高效、順暢地開展。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化與工作標準化、規(guī)范化目標建設意義

1.檔案管理是開展企業(yè)工作的依據(jù)

科學、完備的數(shù)據(jù)庫構建對于開展企業(yè)的工作具有重要意義。通過數(shù)據(jù)庫的有效管理和運用，可以為企業(yè)提供全面、準確的信息和參考，以支持其決策和工作的順利開展。因此，加強檔案管理的科學性和完備性對于提升政府和企業(yè)的工作效率和質(zhì)量具有重要意義。

第一，檔案信息涉及企業(yè)人力資源變動與發(fā)展的多個層面，不僅是企業(yè)歷史演進的見證，還為企業(yè)工作的改革與創(chuàng)新提供了重要的參考依據(jù)。

第二，員工的個人簽名、原始記錄以及檔案指示等，均可視為員工管理的重要依據(jù)，并在員工職責評估中起到關鍵性的參考作用。

第三，通過高效、流暢的檔案管理，可以讓企業(yè)工作有序開展，并取得顯著的成效。在當前的歷史背景下，企業(yè)必須重視并提高檔案管理工作能力，構建和完善科學、嚴謹?shù)墓ぷ鞴芾眢w系，以確保企業(yè)檔案管理任務的規(guī)范、有序執(zhí)行，不僅是提升企業(yè)運行效能的關鍵，還是推動企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。

2.檔案管理是企業(yè)深化內(nèi)控管理改革的重要內(nèi)容

隨著新時代不斷發(fā)展，企業(yè)對于內(nèi)部控制管理的改革給予了越來越高的重視，這種重視程度呈現(xiàn)出日益上升的趨勢。

第一，隨著信息技術的發(fā)展日新月異，檔案管理的數(shù)字化轉型正逐漸引領其他相關領域走向數(shù)字化革新，為企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督與管理變革奠定了堅實的外部基礎。

第二，在新時代背景下，優(yōu)化檔案管理工作已成為推動企業(yè)改革和發(fā)展的重要基石。檔案管理的高效性和規(guī)范性為企業(yè)各項工作的順利開展提供了有力保障。同時，企業(yè)內(nèi)部控制管理的改革同樣離不開檔案管理的支持。檔案管理不僅為內(nèi)部控制提供了翔實的歷史數(shù)據(jù)和參考依據(jù)，還通過其規(guī)范的管理流程，確保了企業(yè)內(nèi)部各項控制措施的有效實施。因此，檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制管理改革中發(fā)揮著重要作用。

第三，檔案在企業(yè)文化傳播與推廣中具有重要作用，能夠促進企業(yè)的穩(wěn)定運作與持續(xù)發(fā)展，并構成企業(yè)文化的重要宣傳陣地。企業(yè)應順應現(xiàn)代化發(fā)展潮流，積極推動檔案管理變革，以加強對檔案管理的數(shù)字化構建與運營，從而充分發(fā)揮檔案的價值，為企業(yè)的長遠發(fā)展貢獻力量。

二、企業(yè)檔案管理問題

1.管理模式過于落后

目前，企業(yè)在執(zhí)行檔案管理職責時仍沿用傳統(tǒng)方式，如使用紙質(zhì)檔案并將其存放于特定地點。在需要查閱特定檔案時，此種方式不僅耗費大量時間，還會造成精力的浪費，此種工作模式已無法適應當前的發(fā)展需求。隨著社會的不斷進步，檔案管理的領域日益擴大，對于細節(jié)要求也越來越高，導致傳統(tǒng)的處理方式已經(jīng)難以適應新的需求，在一定程度上影響了企業(yè)的工作效率，制約企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)需要加快改革步伐，提高檔案管理水平。

2.缺乏檔案管理的全面認識

目前，許多企業(yè)在運營管理中過于聚焦具體業(yè)務，而對檔案管理工作的重要性認識不足，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的正常開展。部分企業(yè)管理層對檔案管理缺乏重視，認為其并非企業(yè)管理的核心任務。因此，在人員配置與培養(yǎng)時缺乏現(xiàn)代化檔案管理培訓方法，在一定程度上影響企業(yè)整體工作的高效性和規(guī)范性。因相關員工個人技能存在不足，難以全身心投入檔案的處理工作。同時，人力資源部門對檔案管理人員的重視程度不夠，未將其納入評估體系，導致員工在檔案管理工作中的積極性受到一定影響。在檔案管理過程中，相關工作人員未遵循標準化規(guī)范，容易出現(xiàn)檔案內(nèi)容模糊不清、字跡不整等問題，無法有效體現(xiàn)檔案價值，進而對企業(yè)的持續(xù)發(fā)展造成阻礙。

3.檔案管理人員素質(zhì)水平有待提高

為確保企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化與標準化，必須提高檔案管理人員的綜合能力。然而，在實際情況中，檔案管理人員在綜合能力方面存在不足，主要源于企業(yè)對檔案管理重要性的認識不足，導致檔案管理人員缺乏職業(yè)熱情和責任感。因此，企業(yè)需要加強對檔案管理的重視，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以確保企業(yè)檔案管理工作的順利開展。另外，企業(yè)在招聘檔案管理人員的過程中亦面臨多重挑戰(zhàn)，部分應聘者展現(xiàn)出較低的專業(yè)素養(yǎng)，缺乏足夠的檔案處理經(jīng)驗。由于企業(yè)未能建立定期培訓機制，導致檔案管理人員的技能水平難以適應當前的檔案管理要求。

4.缺乏完善的工作監(jiān)督與保障機制

盡管企業(yè)在內(nèi)部控制管理體系的改進方面已有所進展，但員工創(chuàng)新精神不足導致相關工作監(jiān)督和保護機制尚未完善。在開展檔案管理工作時，管理漏洞的情況時有發(fā)生。面對新的歷史環(huán)境，企業(yè)檔案管理體系不夠完善，缺乏可供參考的基礎，使得檔案管理的實施面臨挑戰(zhàn)。

三、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化與工作標準化、規(guī)范化建設策略

1.加快建章立制，推進檔案管理規(guī)范化開展

（1）規(guī)范立卷標準

在檔案管理的流程中，立卷歸檔對檔案整理的規(guī)范化造成一定的潛在影響。為確保立卷歸檔工作高效順暢，企業(yè)必須切實構建完善的立卷規(guī)則體系，并制定精確的操作步驟，從而為檔案的利用提供堅實保障。首先，制定各種不同類型的檔案接收和分類標準。由于在檔案日常管理工作中需要處理龐大數(shù)量的檔案信息，必須遵循既定準則實行檔案篩選工作。剔除未能達到接收標準的信息，不僅有效減輕存儲空間的壓力，還能夠促進檔案信息使用效率的提高。對于符合特定規(guī)定的檔案，必須根據(jù)其來源地和主題開展細致的分類工作，并妥善存放于檔案庫中。通過這種方式，可以有效避免檔案丟失，確保信息的完整性和可追溯性；其次，為確保檔案的完整性和準確性，企業(yè)必須指派具備專業(yè)知識的員工對每一份已歸檔的檔案實行全面、細致的審核。如果發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失或損壞的情況，必須立即與相關人員取得聯(lián)系并采取相應措施，在確認檔案無誤且無任何質(zhì)量問題后，方可開展整理與存儲工作，從而為未來檔案的利用提供便利。

（2）細化管理章程

首先，為了促進檔案管理向更高標準邁進，企業(yè)必須對現(xiàn)行的體系展開全面的審視與評估。在此基礎上，結合企業(yè)的現(xiàn)實運營狀況及其實際需求，必要的改革與升級檔案管理體系。為了確保檔案管理工作的有效實施和順暢運作，企業(yè)應明確檔案管理崗位上每位員工的職責和任務，不僅能實現(xiàn)所有工作環(huán)節(jié)的有效監(jiān)控和管理，還能使檔案管理人員對自身的工作內(nèi)容有更為全面和深入的了解。

其次，為了更有效地激發(fā)檔案管理員的工作積極性，企業(yè)可以將檔案管理工作與個人的評價緊密結合起來。

最后，關于檔案借閱過程中出現(xiàn)的違規(guī)問題，企業(yè)在檔案管理體系內(nèi)必須作出明確說明。對于任何由于違規(guī)操作帶來的不良后果均應按照相關條例和規(guī)定嚴肅處理，以促進檔案管理工作人員和借閱者形成正確的檔案使用意識，最大限度地延長檔案保存時間，以實現(xiàn)檔案資源的最大化利用，共同推動檔案管理工作的規(guī)范化、高效化和科學化發(fā)展。

2.完善保障機制，以長效投入推進檔案管理信息化建設

（1）資金保障

為確保檔案管理的信息化發(fā)展，企業(yè)需在檔案管理內(nèi)部構建相應的信息技術和設備設施，制定完善的經(jīng)費保障計劃，并從每年的成本預算中劃撥專項資金，以支持檔案管理部門在信息技術建設方面的持續(xù)投入，不僅適用于維護信息基礎設施，還適用于購置新的信息設備設施，從根本上推動檔案管理數(shù)字化水平的持續(xù)提高。

（2）技術保障

檔案管理部門在開展檔案管理工作中，需全面評估當前任務執(zhí)行狀態(tài)及未來檔案事務發(fā)展趨勢，從而科學決策。為順應電子檔案使用率不斷上升的趨勢，企業(yè)在保障電子檔案完整性與安全性的基礎上，更應積極采用先進的網(wǎng)絡安全技術，確保信息安全，以適應時代發(fā)展的需求，提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平。在檔案信息管理系統(tǒng)中，能夠有效設置特定的訪問權限，防止任何未經(jīng)授權的人員進入操作系統(tǒng)，從而嚴格避免檔案信息被泄露。同時，該系統(tǒng)還采用了先進的數(shù)字簽名認證機制，對關鍵檔案信息實行嚴格的保密處理，確保檔案使用者無法擅自修改檔案內(nèi)容，有力保障了檔案的原始性和完整性。此外，系統(tǒng)還全面應用了加密和解密技術，無論是接收還是傳輸檔案信息，都必須通過密鑰對檔案實行加密處理，確保檔案信息的安全，為檔案信息的保密工作提供了堅實的技術保障。在企業(yè)經(jīng)營中，如果競爭對手獲取了電子檔案，可以利用相應的公鑰對其解密，從而獲取檔案中的數(shù)據(jù)。然而，通過實施加密和解密技術，可以有效防止電子檔案在傳輸過程中被他人非法獲取，從而避免數(shù)據(jù)被泄露的風險，確保數(shù)據(jù)的機密性和安全性，為電子檔案的安全傳輸提供了堅實的保障。

隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，由于檔案使用者不斷增加，檔案管理人員面臨著越來越大的工作壓力。為了滿足使用者的需求，必須提高檔案管理的效率和質(zhì)量，企業(yè)可以設置專業(yè)的自動化服務終端，使用者可以通過該終端便捷地獲取所需信息，有效減輕檔案管理人員的工作負擔。同時，推動檔案管理的優(yōu)化升級，不僅有助于提升檔案管理的專業(yè)性，還能為使用者提供更加高效、便捷的服務。

3.重視人才培養(yǎng)，以隊伍建設全面提高檔案管理水平

（1）提高準入門檻

對于當前檔案管理部門員工流動性增強及檔案借閱頻率持續(xù)上升的情況，為提高檔案管理的專業(yè)性和效率，企業(yè)應該適度提高入職標準，以確保新入職員工具備相應的專業(yè)技能。同時，依據(jù)檔案管理的實際需求，企業(yè)應堅持需求導向，嚴格篩選與考核所有員工，以確保檔案管理團隊的整體素質(zhì)。為推動檔案管理的數(shù)字化與標準化進程，企業(yè)必須積極引入前沿的信息科技設備設施，以適應信息化時代的發(fā)展需求。在人才遴選環(huán)節(jié)，信息素質(zhì)應成為重要的評判依據(jù)。檔案管理人員不僅需要熟練掌握計算機操作技能，還需對網(wǎng)絡安全基礎知識和相關法律法規(guī)有深入的了解和認識。

（2）定期開展培訓

檔案管理現(xiàn)代化與規(guī)范化的實現(xiàn)，需經(jīng)歷一段持久、穩(wěn)定且漸進的發(fā)展過程。在此過程中，隨著技術的不斷革新和進步，對檔案管理人員的技術能力提出了更高要求。因此，檔案管理人員必須不斷提升自身的專業(yè)技能和知識水平，轉變思維方式，以適應行業(yè)發(fā)展的新形勢。企業(yè)人力資源部門需對既有檔案工作人員開展定期的在職培訓。在培訓課程的規(guī)劃階段應深入研討，明確把握檔案工作人員技能和工作需求的差異，對于其不足之處與薄弱環(huán)節(jié)制定翔實的培訓計劃，實現(xiàn)檔案工作人員精準的技能提升。部分檔案管理人員可能對企業(yè)新推出的信息管理系統(tǒng)的基礎功能和操作技巧掌握不夠熟練，實施專門的培訓就尤為必要。為確保培訓效果，企業(yè)應設定合理的培訓頻次。例如，每月至少組織一次標準培訓，每季度至少開展一次專門培訓，提高員工的技能水平，進而提高檔案管理工作效率。

四、結論

邁向數(shù)字化的新時代，信息技術在各行業(yè)的廣泛應用正推動著社會的進步?；谛畔⒓夹g的電子檔案作為主要的現(xiàn)代化檔案管理方式，正逐步取代傳統(tǒng)且已過時的紙質(zhì)檔案管理模式?，F(xiàn)代化檔案管理具有內(nèi)容繁雜、數(shù)據(jù)龐大以及高度標準化和規(guī)范化的特點。由于當前企業(yè)在檔案管理方面面臨諸多挑戰(zhàn)，需要加強檔案管理的標準化和規(guī)范化。企業(yè)相關部門需要深刻領悟并強化檔案管理的重要性，積極推動檔案管理模式的創(chuàng)新，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理隊伍，以持續(xù)提升企業(yè)檔案處理的規(guī)范化與標準化程度。

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作者單位：陜西延長石油（集團）有限責任公司氣田公司