??陳洪花

摘 要：做好數(shù)碼照片檔案管理是綜合檔案面臨的新課題。本文認(rèn)為主要面臨著收集歸檔不及時(shí)、開(kāi)發(fā)利用程度較低、規(guī)范化建設(shè)不足、照片命名不規(guī)范、安全保管條件滯后的問(wèn)題，綜合檔案館需要對(duì)癥開(kāi)方，從優(yōu)化檔案治理結(jié)構(gòu)、加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)、加強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)和提升安全保管能力上下功夫，推動(dòng)數(shù)碼照片檔案管理取得新成績(jī)。

關(guān)鍵詞：綜合檔案館；數(shù)碼照片；挑戰(zhàn)；對(duì)策

伴隨科學(xué)技術(shù)的巨大進(jìn)步，數(shù)碼智能手機(jī)的普及，產(chǎn)生海量數(shù)碼照片檔案。數(shù)碼照片檔案是歷史最豐富、最直觀、最精彩的真實(shí)記錄，管好、用好這些資源成為綜合檔案館面臨的重要任務(wù)。2014年，國(guó)家檔案局出臺(tái)《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》，就做好數(shù)碼照片檔案管理與利用提供了基本遵循。本文結(jié)合綜合檔案館數(shù)碼照片檔案管理面臨的問(wèn)題，探討新形勢(shì)下如何優(yōu)化其管理方式，以期提供一定的經(jīng)驗(yàn)借鑒。

1 新形勢(shì)下綜合檔案館數(shù)碼照片檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

數(shù)碼照片檔案作為新的保管對(duì)象，綜合檔案館面臨著一系列亟待解決的問(wèn)題。

1.1 收集歸檔不及時(shí)

首先，綜合檔案館在業(yè)務(wù)指導(dǎo)中對(duì)照片歸檔時(shí)限強(qiáng)調(diào)不夠。數(shù)碼照片未能進(jìn)行預(yù)歸檔到檔案管理者手中，照片散落在拍攝者手中，往往會(huì)造成照片誤刪等問(wèn)題。其次，由于拍攝任務(wù)眾多，早已形成的照片由于未能及時(shí)歸檔，文字說(shuō)明缺失，難以辨別照片的組成要素。最后，單位拍攝者流動(dòng)性強(qiáng)，其拍攝的照片也隨之帶走或者銷(xiāo)毀。歸檔不及時(shí)使照片檔案資源收集加大，錯(cuò)誤率提高，難以最真實(shí)地反映事件原貌。

1.2 開(kāi)發(fā)利用程度較低

數(shù)碼照片作為重大活動(dòng)的直觀記錄，在宣傳教育、展覽展示等方面發(fā)揮著重要作用。綜合檔案館對(duì)數(shù)碼照片價(jià)值認(rèn)識(shí)不到位，潛能未能充分發(fā)揮出來(lái)。比如在舉辦重大活動(dòng)展覽、教育引導(dǎo)未成年人上習(xí)慣性地利用館藏檔案，尚未將數(shù)碼照片檔案大范圍地應(yīng)用于檔案開(kāi)發(fā)。照片檔案開(kāi)發(fā)手段較為單一，新媒體展示較少，比如利用照片檔案制作專(zhuān)題片、微視頻等方式破題不足，不能滿足人民群眾對(duì)優(yōu)秀檔案文化的新需求。

1.3 規(guī)范化建設(shè)不足

檔案分組不合理、順序排列不正確的問(wèn)題突。比如《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》要求同一事件照片為一組，存儲(chǔ)在同一層文件夾內(nèi)，但是館藏?cái)?shù)碼照片有的分組凌亂，照片間或無(wú)關(guān)聯(lián)性，組圖粘合性低，有的照片未按時(shí)間順序排列，整理較為凌亂。照片質(zhì)量不高，數(shù)碼照片隨意性及較大，主題不夠突出，內(nèi)容不夠充實(shí)，照片雷同現(xiàn)象嚴(yán)重，有的圖片未能留存原圖，清晰度不夠。

1.4 照片命名不規(guī)范

數(shù)碼照片命名“六要素”（事由、時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)、拍攝者）不全，有的照片未按照說(shuō)明拍攝的地點(diǎn)和內(nèi)容，有的使用簡(jiǎn)稱(chēng)，文字說(shuō)明與照片內(nèi)容不一致等，對(duì)查詢利用帶來(lái)一定困難。同時(shí)，照片冗余現(xiàn)象突出，相同主題的照片場(chǎng)景單一。某項(xiàng)重大活動(dòng)照片只進(jìn)館了遠(yuǎn)景圖片，具有重要參考價(jià)值的其他場(chǎng)景未能留存好。

1.5 安全保管條件滯后

檔案定級(jí)劃控不到位，進(jìn)館照片未能及時(shí)定密級(jí)，檔案數(shù)據(jù)存在被泄露風(fēng)險(xiǎn)。新技術(shù)應(yīng)用不足，在病毒防護(hù)、身份認(rèn)證等方面投入力度不夠。共享利用能力有所欠缺，共享意識(shí)不足，同時(shí)由于信息安全防護(hù)能力的不足，部分綜合檔案館基于安全問(wèn)題的考量，共享意愿較低，造成數(shù)碼照片檔案縱向開(kāi)發(fā)力度不夠，限制了檔案價(jià)值的最大發(fā)揮。

2 著力在優(yōu)化數(shù)碼照片檔案治理結(jié)構(gòu)上取得新成效

推動(dòng)治理結(jié)構(gòu)現(xiàn)代化是新時(shí)代檔案工作的內(nèi)在要求，也是提高管理質(zhì)量的基礎(chǔ)。

2.1 構(gòu)建完善的數(shù)碼照片檔案管理體制

一是進(jìn)一步理順檔案管理機(jī)制。在局館分設(shè)的基礎(chǔ)上，探索建立由局館長(zhǎng)召集、局館中層以上人員參加的局館聯(lián)席會(huì)議機(jī)制，明確數(shù)碼照片檔案管理主體和責(zé)任，對(duì)進(jìn)館單位照片質(zhì)量做出明確要求。二是要制定數(shù)碼照片檔案的進(jìn)館范圍、質(zhì)量要求和分類(lèi)方法。進(jìn)館前由檔案館派人員到擬移交檔案的單位檢查檔案的歸檔、整理和鑒定等質(zhì)量，指導(dǎo)移交單位按進(jìn)館要求對(duì)存在的問(wèn)題整改。符合進(jìn)館質(zhì)量要求的，按規(guī)范程序進(jìn)行實(shí)體移交。在照片遴選上，進(jìn)館單位可根據(jù)工作情況，對(duì)數(shù)碼照片去偽存真、去粗取精，剔除拍攝角度差、像素較低的照片。

2.2 加強(qiáng)數(shù)碼照片質(zhì)量的前端控制和協(xié)作

一是精準(zhǔn)化服務(wù)。綜合檔案館要深入調(diào)研本地?cái)?shù)碼照片檔案管理現(xiàn)狀，直擊痛點(diǎn)、精準(zhǔn)開(kāi)方，主動(dòng)與進(jìn)館單位和照片形成者對(duì)接，高效提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)，幫助其有效開(kāi)展照片的整理歸檔工作。在重大活動(dòng)、重大工程過(guò)程中，檔案部門(mén)要及時(shí)與新聞單位對(duì)接，對(duì)拍攝者進(jìn)行指導(dǎo)。二是強(qiáng)化前端控制。規(guī)范檔案接收工作，科學(xué)編制年度數(shù)碼照片接收計(jì)劃，實(shí)施進(jìn)館檔案提前摸底，建立進(jìn)館檔案移交提前培訓(xùn)，檔案質(zhì)量提前預(yù)檢，檔案進(jìn)館全程跟蹤指導(dǎo)的工作模式。采取“線上+線下”的方式，組建業(yè)務(wù)骨干隊(duì)伍，全方位指導(dǎo)進(jìn)館檔案整理，確保進(jìn)館檔案質(zhì)量。三是規(guī)范進(jìn)館流程。組建檔案移交聯(lián)合審核工作小組，制定移交檔案驗(yàn)收方案，會(huì)同檔案協(xié)作組對(duì)移交檔案實(shí)體逐卷逐件進(jìn)行審查，提升照片標(biāo)準(zhǔn)化水平。四是組建專(zhuān)業(yè)化隊(duì)伍。綜合檔案館可組建專(zhuān)業(yè)化拍攝團(tuán)隊(duì)，跟進(jìn)重大活動(dòng)，保障收集質(zhì)量。湖南省檔案館組建攝影興趣小組，通過(guò)定期培訓(xùn)，打造檔案部門(mén)攝影團(tuán)隊(duì)。

2.3 加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案資金扶持力度

隨著人工智能的新技術(shù)發(fā)展，數(shù)碼照片保存和利用環(huán)境發(fā)生了變化，要持續(xù)加強(qiáng)資金建設(shè)力度，在拍攝設(shè)備、保管條件、存儲(chǔ)環(huán)境上給予財(cái)政傾斜。在數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)效能提升加強(qiáng)資金投入，在原有數(shù)據(jù)系統(tǒng)基礎(chǔ)上，升級(jí)提升數(shù)碼照片的整理、歸檔、利用的一體化，實(shí)現(xiàn)節(jié)約、自主編研等功能的提檔升級(jí)，提升檔案管理效率。

3 著力在加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案開(kāi)發(fā)利用上取得新突破

開(kāi)發(fā)利用是展示數(shù)碼照片檔案的重要渠道，能夠發(fā)揮其在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的獨(dú)特價(jià)值和作用。

3.1 助力編研工作上臺(tái)階

檔案編研是綜合檔案館發(fā)揮價(jià)值和作用的主抓手，數(shù)碼照片檔案清晰度高、沖擊力強(qiáng)、實(shí)效性強(qiáng)，在推動(dòng)編研工作質(zhì)量上發(fā)揮著不可替代的作用。檔案人員要系統(tǒng)梳理數(shù)碼照片家底，按照《照片檔案管理規(guī)范》要求，本著照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系原則，全面開(kāi)展照片檔案整理歸檔工作，認(rèn)真研究數(shù)碼照片檔案結(jié)構(gòu)，對(duì)照片反映的內(nèi)容、事件以及造成的影響熟悉掌握，為編研工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。進(jìn)一步利用好人工智能技術(shù)，提升檔案利用效果，比如利用新詞發(fā)現(xiàn)技術(shù)，對(duì)龐大的照片檔案進(jìn)行分析，識(shí)別高頻和關(guān)鍵詞語(yǔ)應(yīng)用在編研選題階段，為編研選題提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐；也利用NLP自然語(yǔ)言分析算法將與編研題目相關(guān)聯(lián)的檔案數(shù)據(jù)信息作為提取和匯總，用于編研的素材。

3.2 助力檔案宣傳上臺(tái)階

數(shù)碼照片是進(jìn)行檔案宣傳的有效素材，能夠?yàn)槭鼙妿?lái)巨大的沖擊力。新媒體矩陣是檔案宣傳的主陣地，在短視頻制作、情景劇展示等方面，充分利用好數(shù)碼照片資源。在國(guó)際檔案日期間，泰安市檔案館利用館藏?cái)?shù)碼照片，聯(lián)合泰安日?qǐng)?bào)社推出系列微紀(jì)錄片及圖文報(bào)道《檔案中的泰山》，高清效果的照片給受眾帶來(lái)了良好的視覺(jué)沖擊。要聚焦檔案資政育人功能開(kāi)展照片檔案價(jià)值闡釋?zhuān)脵n案中蘊(yùn)含著黨的初心使命、為民情懷開(kāi)展社會(huì)主義核心價(jià)值觀教育，不斷推出具有廣泛影響力的檔案文化精品。河北檔案館發(fā)揮數(shù)碼照片檔案作用，推出“河北工業(yè)遺產(chǎn)專(zhuān)題展覽”“河北古村落文化”系列微視頻等檔案方志宣傳精品。

3.3 助力檔案展覽上臺(tái)階

綜合檔案館是愛(ài)國(guó)主義教育的主陣地，要發(fā)揮好數(shù)碼照片直觀性強(qiáng)的特點(diǎn)，提升展覽展示的力度。在固定展陳基礎(chǔ)上，將反映新時(shí)代建設(shè)偉大成就、人民幸福安康的照片檔案嵌入其中，打造正能量宣傳陣地。要利用云技術(shù)，將照片檔案進(jìn)行線上市展示，以線上+線下的形式彰顯展覽效果。比如牡丹江檔案館將數(shù)碼照片與本地歷史文化相結(jié)合，建設(shè)三維虛擬仿真VR全景展覽館，將實(shí)體展覽館中照片檔案資源進(jìn)行數(shù)字化復(fù)原，活化為可聽(tīng)可看、可讀可感的網(wǎng)絡(luò)傳播產(chǎn)品，打造永不落幕的網(wǎng)上教育基地，實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片資源的價(jià)值最大化。

4 著力在推動(dòng)數(shù)碼照片檔案規(guī)范化建設(shè)上取得新成績(jī)

沒(méi)有檔案管理的規(guī)范化，就沒(méi)有檔案治理效果的提升。因此，需要在管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化上下功夫。

4.1 提高檔案整理與歸檔規(guī)范化

一是規(guī)范重大活動(dòng)整理照片的數(shù)量和格式。歸檔照片應(yīng)為原始圖像，推薦JPEG格式留存。每組照片3張清晰度高、特色鮮明、場(chǎng)景典型的代表性照片歸檔，相同場(chǎng)景的照片只歸檔1張，歸檔數(shù)碼照片檔案的保管期限要根據(jù)內(nèi)容合理劃分。二是建立以“組”為單元的模塊。一般一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一個(gè)單位工程、反映同一問(wèn)題或事由等形成的若干張數(shù)碼照片為一組，文字說(shuō)明要嚴(yán)格按照“組”的題名進(jìn)行。

4.2 提升檔案命名標(biāo)準(zhǔn)化

嚴(yán)格按照照片命名“六要素”進(jìn)行圖片描述，要簡(jiǎn)潔明了地概括該組照片的全部信息，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景等，字?jǐn)?shù)控制在150字以內(nèi)。每個(gè)文件夾可適度添加分說(shuō)明，將拍攝日期、拍攝地點(diǎn)、攝影人、責(zé)任者（即整理人）、照片張數(shù)等要素予以記錄。

4.3 加強(qiáng)檔案鑒定工作

按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》，要對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用、安全方面的鑒定、檢測(cè)的要求，進(jìn)館過(guò)程中，要對(duì)數(shù)碼照片的原始性和真實(shí)性進(jìn)行復(fù)核。在初步移交進(jìn)館中，綜合檔案館要對(duì)數(shù)碼的數(shù)量、檔案化狀態(tài)、照片的價(jià)值、保管期限等進(jìn)行細(xì)致鑒定，從而剔除效果差、無(wú)利用價(jià)值、重復(fù)的照片，提高數(shù)碼照片的歸檔質(zhì)量和照片的檢索效率。利用好大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)進(jìn)行輔助審核鑒定。比如大數(shù)據(jù)通過(guò)對(duì)數(shù)碼照片結(jié)構(gòu)化分析，能夠自動(dòng)剔除無(wú)效的照片資源；人工智能技術(shù)根據(jù)設(shè)定的參數(shù)，模擬專(zhuān)家系統(tǒng)進(jìn)行檔案價(jià)值判斷，并提供建設(shè)性意見(jiàn)，降低人工審核成本。

4.4 建設(shè)數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

要對(duì)館藏的數(shù)碼照片進(jìn)行全面梳理分類(lèi)，強(qiáng)化照片檔案管理的系統(tǒng)性、針對(duì)性和多元性，根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展要求，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行數(shù)據(jù)分類(lèi)，建立與文書(shū)檔案統(tǒng)一管理、數(shù)據(jù)共享的照片檔案管理系統(tǒng)，為資源有序整理、科學(xué)管理、有效利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。比如朝陽(yáng)區(qū)檔案館按照領(lǐng)導(dǎo)視察、重要活動(dòng)、突發(fā)事件、舊貌新顏、名人影像等類(lèi)別建設(shè)數(shù)碼照片專(zhuān)題庫(kù)，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵詞一鍵全庫(kù)檢索，極大地提高查詢的便捷性，為愛(ài)國(guó)主義教育基地展陳展示、檔案編研、志書(shū)出版等工作提供了便利。

5 著力在夯實(shí)數(shù)碼照片檔案安全保管上取得新效果

安全建設(shè)是數(shù)碼照片管理的底線任務(wù)，也是做好數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)利用的前提。

5.1 優(yōu)化保管條件

在線存儲(chǔ)的數(shù)碼照片要做好保密和防病毒工作，及時(shí)更新殺毒軟件，探索區(qū)塊鏈條件下數(shù)碼照片保管的基本路徑，防止數(shù)據(jù)的丟失和篡改。離線存儲(chǔ)要做好溫濕度控制、防火、防磁、防摔等，切實(shí)保護(hù)存儲(chǔ)載體安全。要有序開(kāi)展照片轉(zhuǎn)存，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，存儲(chǔ)介質(zhì)更新?lián)Q代加快，在做好保護(hù)的基礎(chǔ)上，定期開(kāi)展抽檢和介質(zhì)轉(zhuǎn)存，一般每年抽檢一次，每三年轉(zhuǎn)存一次，原存儲(chǔ)載體和新介質(zhì)要同時(shí)保留三年以上。

5.2 加強(qiáng)備份管理

一是加強(qiáng)異地異質(zhì)備份。要根據(jù)地理環(huán)境和氣候條件選擇合適的綜合檔案館進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，可采用移動(dòng)硬盤(pán)和藍(lán)光盤(pán)異質(zhì)備份，最大限度地保證檔案數(shù)字資源安全。二是紙質(zhì)形式備份。紙質(zhì)模式是目前各種載體中最安全、最方便的形式，具有直觀性和便捷性，不需要特定讀取設(shè)備。綜合檔案館可探索紙質(zhì)照片備份存儲(chǔ)模式，將所有數(shù)碼照片檔案轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)形式進(jìn)行存儲(chǔ)，采取相同的編號(hào)和文字說(shuō)明，彌補(bǔ)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的不足。

5.3 推進(jìn)共享平臺(tái)建設(shè)

數(shù)碼照片作為數(shù)據(jù)資源的一種形式，隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展，數(shù)據(jù)成為新的生產(chǎn)要素，數(shù)碼照片資源只有流動(dòng)起來(lái)才能產(chǎn)生價(jià)值。要在數(shù)據(jù)保護(hù)的基礎(chǔ)上，著力建設(shè)數(shù)碼照片檔案館際共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源的高效流動(dòng)。綜合檔案館在檔案劃控和鑒定的基礎(chǔ)上，要借助云計(jì)算技術(shù)，構(gòu)建集約化的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一共享利用平臺(tái)，建成多門(mén)類(lèi)照片檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，突破傳統(tǒng)的“一館一地”利用模式，實(shí)現(xiàn)館與館之間的跨館查檔、共享利用、共同開(kāi)發(fā)。

結(jié)語(yǔ)

數(shù)碼照片檔案作為綜合檔案館重要館藏資源，在服務(wù)中心大局、服務(wù)人民群眾上具有關(guān)鍵性作用。發(fā)揮數(shù)碼照片檔案的獨(dú)特價(jià)值，關(guān)鍵在于收集好、整理好與利用好。當(dāng)前，信息技術(shù)革命速度加快，新技術(shù)新介質(zhì)層次不窮，綜合檔案館要緊跟時(shí)代發(fā)展，瞄準(zhǔn)前沿技術(shù)，提升數(shù)碼照片檔案管理水平和能力。要充分運(yùn)用好新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的重大機(jī)遇，加強(qiáng)資源共享力度和開(kāi)發(fā)水平的提升，推出更多人民群眾喜聞樂(lè)見(jiàn)的文化產(chǎn)品，為現(xiàn)代化國(guó)家建設(shè)作出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]李淑華.高校數(shù)碼照片檔案管理時(shí)間研究[J].《機(jī)電兵船檔案》，2023（11）：14-15.

[2]馮萍萍.數(shù)碼照片與視頻檔案管理的革新[J].《檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集》，2013（10）：15-16.

[3]李馮坤等.《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》解讀與思考[J].《北京檔案》，2018（10）：19-20.

作者簡(jiǎn)介：陳洪花（1975—），大學(xué)學(xué)歷，山東省濰坊市濰城區(qū)檔案館館員，研究方向：數(shù)碼照片管理。