摘 要：文章結(jié)合高校人事檔案的紙質(zhì)階段、數(shù)字化檔案階段和數(shù)智化檔案階段的不同特點(diǎn)，通過(guò)設(shè)置評(píng)價(jià)的一級(jí)指標(biāo)、二級(jí)指標(biāo)、主要參數(shù)及得分，構(gòu)建高校人事檔案數(shù)智化評(píng)價(jià)目標(biāo)體系，促進(jìn)人事檔案智慧管理得到升級(jí)和優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案；數(shù)智化評(píng)價(jià)目標(biāo)體系；構(gòu)建

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

紙質(zhì)人事檔案、數(shù)字化人事檔案和數(shù)智化人事檔案是人事檔案管理的三個(gè)不同階段。人事檔案數(shù)字化和數(shù)智化工作的開(kāi)展是以紙質(zhì)人事檔案的規(guī)范整理為前提，人事檔案數(shù)字化是人事檔案數(shù)智化的最直觀(guān)呈現(xiàn)，而人事檔案的數(shù)智化建設(shè)又進(jìn)一步促進(jìn)了人事檔案的規(guī)范收集、整理。人事檔案的這三個(gè)階段緊密相連、相互影響、相互促進(jìn)。根據(jù)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，到2025年，“檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”。人事檔案數(shù)字化已經(jīng)成為時(shí)代主流。那么，如何評(píng)價(jià)人事檔案的數(shù)智化工作，建立規(guī)范、科學(xué)的人事檔案管理體系，被時(shí)代賦予了新的意義。

根據(jù)人事檔案管理不同階段的特點(diǎn)以及信息時(shí)代的要求，在構(gòu)建高校人事檔案數(shù)智化評(píng)價(jià)目標(biāo)體系時(shí)，可以設(shè)置一級(jí)指標(biāo)、二級(jí)指標(biāo)。在兩級(jí)指標(biāo)中，每個(gè)層級(jí)均設(shè)有評(píng)價(jià)的主要參數(shù)以及每個(gè)參數(shù)對(duì)應(yīng)的分值。評(píng)價(jià)者根據(jù)高校人事檔案建設(shè)情況，逐一打分，最終計(jì)算出總分，即為高校人事檔案數(shù)智化評(píng)價(jià)的總分值。

一、紙質(zhì)檔案

一級(jí)指標(biāo)中的紙質(zhì)檔案，主要從四個(gè)方面開(kāi)展評(píng)估：檔案收集、檔案整理、檔案利用和開(kāi)發(fā)、檔案安全。

1.人事檔案收集

在紙質(zhì)檔案管理中，針對(duì)檔案收集環(huán)節(jié)，開(kāi)展評(píng)價(jià)時(shí)要重點(diǎn)查看高校的人事檔案制度建設(shè)。只有在規(guī)范的人事檔案管理制度的引導(dǎo)和約束下，人事檔案材料的完整收集才能成為可能。通過(guò)查看高校組織收集人事檔案材料的程序和結(jié)果，可以判斷該校人事檔案材料收集的效果。例如，是否每年發(fā)布人事檔案材料收集通知，材料的收集是否有序、規(guī)范等。

由于人事檔案材料形成的時(shí)間不同，無(wú)法像其他材料一樣固定在某個(gè)時(shí)間開(kāi)展收集工作。因此，高校人事檔案管理部門(mén)應(yīng)每年發(fā)布人事檔案材料收集通知，提醒相關(guān)人事檔案材料形成部門(mén)按要求及時(shí)將人事檔案材料移交人事檔案室，并按規(guī)定辦理人事檔案移交手續(xù)，保證后續(xù)人事檔案利用工作的順利開(kāi)展。通過(guò)人事檔案制度和組織收集兩個(gè)參數(shù)的設(shè)置，使人事檔案前端基礎(chǔ)工作得到根本性的保障。

2.檔案整理

在紙質(zhì)檔案管理的二級(jí)指標(biāo)中，檔案整理工作分值設(shè)置是最高的，它是紙質(zhì)檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案整理工作主要參數(shù)包含分類(lèi)準(zhǔn)確、目錄錄入系統(tǒng)、裝訂規(guī)范、入庫(kù)程序規(guī)范、便于查找五個(gè)方面。紙質(zhì)檔案的整理是檔案工作量最大的環(huán)節(jié)，也是非常考驗(yàn)人事檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力的部分。人事檔案整理工作需要檔案工作者具備耐心、細(xì)心、責(zé)任心和恒心，特別是隨著各高校教師隊(duì)伍不斷壯大，人事檔案卷數(shù)逐年增加，在人事檔案工作崗位數(shù)不變的情況下，人事檔案工作者的工作量翻倍增長(zhǎng)。因此，做好檔案整理評(píng)價(jià)工作，不僅能提升人事檔案整理的質(zhì)量，還能在一定程度上發(fā)現(xiàn)其他方面存在的問(wèn)題，如工作量和人員配備問(wèn)題、系統(tǒng)管理等問(wèn)題，并促生新的解決方案。

3.檔案利用和開(kāi)發(fā)

檔案利用和開(kāi)發(fā)是人事檔案數(shù)智化建設(shè)的具體呈現(xiàn)內(nèi)容之一，能直接反映高校人事檔案管理水平。因此，人事檔案利用程序的規(guī)范性和人事檔案信息開(kāi)發(fā)的成效是檔案利用和開(kāi)發(fā)評(píng)價(jià)的主要參數(shù)。結(jié)合2018年11月施行的《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)要求，從人事檔案查借閱流程、規(guī)定、登記、場(chǎng)所等評(píng)價(jià)日常人事檔案利用工作，從人事檔案資源開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目、類(lèi)型、存儲(chǔ)設(shè)備、保密措施、利用記錄等方面評(píng)價(jià)檔案開(kāi)發(fā)的情況。

4.檔案安全

人事檔案信息安全是開(kāi)展一切人事檔案活動(dòng)的前提，是人事檔案工作的生命線(xiàn)，是檔案管理不可逾越的底線(xiàn)。任何人事檔案工作的開(kāi)展必須保障檔案安全。人事檔案安全評(píng)價(jià)主要從三個(gè)方面開(kāi)展：一是檔案庫(kù)房“十防”設(shè)施完善，二是定期開(kāi)展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)排查，三是檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管控措施到位。庫(kù)房“十防”主要查看硬件配備，如庫(kù)房位置、溫濕度計(jì)、空調(diào)、檔案柜、防盜門(mén)、遮陽(yáng)窗簾和防霉驅(qū)蟲(chóng)劑投放等。檔案安全風(fēng)險(xiǎn)排查可以結(jié)合每月、每季度、每學(xué)期、每年檔案安全風(fēng)險(xiǎn)排查表、排查內(nèi)容以及后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)跟進(jìn)內(nèi)容等展開(kāi)評(píng)價(jià)。根據(jù)人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)排查內(nèi)容，有效管控重要風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)、一般風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)，并做好記錄備查，這是人事檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管控措施的主要評(píng)價(jià)內(nèi)容。

二、數(shù)字化人事檔案

一級(jí)指標(biāo)中的數(shù)字化人事檔案，主要從兩個(gè)方面實(shí)行評(píng)估：一是檔案數(shù)字化情況，二是人事檔案信息存儲(chǔ)、安全。

1.人事檔案數(shù)字化情況

人事檔案數(shù)字化建設(shè)是人事檔案數(shù)智化管理的展現(xiàn)形式之一。該部分?jǐn)?shù)智化評(píng)價(jià)主要從四個(gè)方面開(kāi)展。第一，看人事檔案數(shù)字化組織工作的開(kāi)展是否符合相關(guān)文件規(guī)定，檔案數(shù)字化工作開(kāi)展的各項(xiàng)設(shè)施配備是否齊全，檔案數(shù)字化制度是否完善。若采用人事檔案數(shù)字化外包形式則要審核外包的程序是否合理、合規(guī)，保密措施是否到位，監(jiān)控設(shè)備是否配備等；第二，查看人事檔案掃描的質(zhì)量，是否糾偏檔案的圖像、裁邊以及去污等處理，掃描的清晰度、掃描的圖片大小是否符合規(guī)定等；第三，查看檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立情況，如查看人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)怎么建、信息如何采、方式如何錄、內(nèi)容如何設(shè)等；第四，查看檔案數(shù)據(jù)的掛接情況。通過(guò)數(shù)據(jù)掛接，可以幫助高校集中整合和提煉分散在不同電腦中的數(shù)據(jù)源，從而使檔案信息數(shù)據(jù)的利用性、可用性和實(shí)用性得到進(jìn)一步提升，充分體現(xiàn)人事檔案信息的價(jià)值。

2.人事檔案信息存儲(chǔ)、安全

人事檔案信息的安全存儲(chǔ)成為檔案工作者重要的工作課題和工作使命。

人事檔案信息存儲(chǔ)和安全主要從三個(gè)方面評(píng)價(jià)。首先，查看存儲(chǔ)載體是否符合標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定，有無(wú)病毒，有沒(méi)有做好定期維護(hù)工作和相關(guān)登記。其次，查看是否定期備份人事檔案信息，并結(jié)合實(shí)際工作情況，是否做好重要人事檔案信息異區(qū)域備份存儲(chǔ)工作，備份存儲(chǔ)地點(diǎn)是否符合人事檔案保密相關(guān)規(guī)定。最后，查看人事檔案信息風(fēng)險(xiǎn)排查情況。從人事檔案數(shù)字化掃描、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案的信息掛接、信息備份和存儲(chǔ)等方面一一核檢，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)排查的成效，以保障人事檔案數(shù)據(jù)的安全，使人事檔案數(shù)智化管理在安全的軌道上運(yùn)行。

三、數(shù)智化檔案

一級(jí)指標(biāo)中的數(shù)智化檔案，主要從三個(gè)方面開(kāi)展評(píng)估：一是檔案信息資源深度開(kāi)發(fā)，二是檔案信息智慧呈現(xiàn)平臺(tái)，三是檔案數(shù)智化優(yōu)化。

1.檔案信息資源深度開(kāi)發(fā)

第一，應(yīng)是建立在用戶(hù)需求基礎(chǔ)上的信息開(kāi)發(fā)。設(shè)置用戶(hù)需求反饋通道，搭建人事檔案數(shù)智化與人事檔案利用者之間溝通、反饋的橋梁，了解人事檔案利用者對(duì)人事檔案工作的期許，有效深度地開(kāi)發(fā)檔案信息；第二，檢查人事檔案信息資源的深度整合、開(kāi)發(fā)情況。結(jié)合最新的人事檔案發(fā)展趨勢(shì)以及前沿知識(shí)，研究人事檔案數(shù)智化的目標(biāo)、方向、方式和人員配備等，深度挖掘、整合人事檔案信息資源，從而開(kāi)發(fā)一套適用于高校的人事檔案信息資源庫(kù)，以便于解決各類(lèi)疑難問(wèn)題。例如，根據(jù)專(zhuān)業(yè)，可以開(kāi)發(fā)《**專(zhuān)業(yè)人才梯隊(duì)建設(shè)情況表》；根據(jù)崗位性質(zhì)，可以開(kāi)發(fā)《管理人員崗位晉升路線(xiàn)圖》《非教師系列專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員職稱(chēng)發(fā)展路徑》等。通過(guò)評(píng)價(jià)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的情況，可以有效推動(dòng)人事檔案數(shù)智化的規(guī)范化、目標(biāo)化，使開(kāi)發(fā)工作成為人事檔案日常工作之一，并內(nèi)嵌到人事檔案利用工作日常，形成一套行之有效的考評(píng)內(nèi)容，全面盤(pán)活人事檔案信息資源。

2.人事檔案信息智慧呈現(xiàn)平臺(tái)

第一，檢查高校主動(dòng)推送檔案信息情況。檔案信息的主動(dòng)推送是智慧化管理的組成部分。人事檔案管理工作是幕后工作，人們?cè)谛枰闄n時(shí)才關(guān)注人事檔案信息。近十年來(lái)，人事檔案工作邁上新臺(tái)階，人事檔案管理也從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)邁進(jìn)。在數(shù)智化評(píng)價(jià)中，既然是“數(shù)字”與“智慧”的結(jié)合，智慧管理必然有人事檔案利用者的參與和共建，而檔案某信公眾號(hào)、高校內(nèi)部交流平臺(tái)等就是很好的溝通路徑。高校人事檔案主管部門(mén)通過(guò)主動(dòng)推送檔案管理相關(guān)知識(shí)和內(nèi)容，暢通二者信息互動(dòng)通道，營(yíng)造全員共監(jiān)督、共維護(hù)人事檔案工作的氛圍和環(huán)境。

第二，構(gòu)建高校人事檔案信息共建共享平臺(tái)。人事檔案管理部門(mén)可以自建信息管理平臺(tái)，也可以充分利用目前高校通用的各項(xiàng)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。例如，目前全國(guó)通用的“全國(guó)教師管理信息系統(tǒng)”，其基本信息涵蓋了教師的身份證號(hào)、參加工作時(shí)間、政治面貌、學(xué)歷學(xué)位、崗位類(lèi)別、崗位等級(jí)等內(nèi)容，而這些內(nèi)容可以從教師人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核表里提取相關(guān)信息，并能保證教師信息的真實(shí)有效。除了基本信息外，系統(tǒng)還設(shè)置了學(xué)習(xí)經(jīng)歷、崗位聘任、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任、教師資格、教育教學(xué)、教學(xué)科研成果及獲獎(jiǎng)、入選人才項(xiàng)目、國(guó)內(nèi)培訓(xùn)、海外研修（訪(fǎng)學(xué)）、技能及證書(shū)等內(nèi)容，教師在系統(tǒng)中提交佐證材料，高校人事檔案管理部門(mén)也可以從系統(tǒng)中及時(shí)掌握教師的各項(xiàng)成長(zhǎng)記錄，并及時(shí)通知教師本人移交相關(guān)材料存入個(gè)人人事檔案，充實(shí)和完善檔案內(nèi)容。通過(guò)類(lèi)似全國(guó)教師管理信息系統(tǒng)的平臺(tái)，教職工、高校人事檔案管理部門(mén)共建共享信息，有利于開(kāi)展人事檔案內(nèi)容建設(shè)，并隨著信息的完善也將促使人事檔案信息的深度開(kāi)發(fā)。

第三，實(shí)現(xiàn)異地查檔。高校實(shí)行異地查檔的情況較少，主要出現(xiàn)在部分高校校區(qū)之間。學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況，可以向符合數(shù)字化檔案管理要求，并具有相關(guān)資質(zhì)的企業(yè)采購(gòu)數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)，并通過(guò)相關(guān)設(shè)置實(shí)現(xiàn)異地查檔申請(qǐng)及出具人事檔案證明，縮短辦事流程和辦理時(shí)間，體現(xiàn)智慧查檔。將異地查檔列入高校人事檔案數(shù)智化評(píng)價(jià)內(nèi)容，能夠切實(shí)提升人事檔案的利用成效和利用滿(mǎn)意度，營(yíng)造人事檔案利用者滿(mǎn)意、管理者省時(shí)高效的雙贏(yíng)局面。

3.檔案數(shù)智化優(yōu)化

檔案數(shù)智化優(yōu)化主要包含兩個(gè)方面的內(nèi)容，一是檔案的年度多元評(píng)價(jià)，二是對(duì)檔案數(shù)智化實(shí)行閉環(huán)管理，解決存在的問(wèn)題，不斷優(yōu)化、升級(jí)檔案數(shù)智化建設(shè)。

“多元評(píng)價(jià)”主要是指從人事檔案的評(píng)價(jià)主體、評(píng)價(jià)內(nèi)容、評(píng)價(jià)方式等方面開(kāi)展評(píng)價(jià)工作。評(píng)價(jià)的主體不應(yīng)局限于管理者、教職工，還可以擴(kuò)大到別的人事檔案利用單位，在人事檔案利用結(jié)束后，需要填寫(xiě)利用成效。評(píng)價(jià)的內(nèi)容包含人事檔案利用、接收、轉(zhuǎn)遞、保管、開(kāi)發(fā)、數(shù)智化建設(shè)及宣傳等方面。評(píng)價(jià)的方式分兩種：一是人事檔案工作者的年度自我評(píng)價(jià)。在評(píng)價(jià)中進(jìn)一步梳理人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題和需改進(jìn)的地方；二是他人對(duì)人事檔案工作的評(píng)價(jià)。他們是最直接感受人事檔案服務(wù)效果的群體，他人的評(píng)價(jià)更有利于人事檔案智慧服務(wù)的提升和轉(zhuǎn)型。

對(duì)人事檔案數(shù)智化實(shí)行閉環(huán)管理，主要通過(guò)三方面開(kāi)展檢查：人事檔案數(shù)智化目標(biāo)的設(shè)置、人事檔案數(shù)智化呈現(xiàn)的效果、對(duì)人事檔案數(shù)智化工作存在的問(wèn)題實(shí)行糾偏并不斷提升工作成效。根據(jù)人事數(shù)字檔案管理系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)，分析查借閱人事檔案、接收和轉(zhuǎn)遞人事檔案、資源開(kāi)發(fā)等存在的問(wèn)題，不斷反饋、分析、解決、再反饋、再分析和再解決……通過(guò)閉環(huán)管理，不斷優(yōu)化、升級(jí)人事檔案數(shù)智化建設(shè)，提升檔案利用者的滿(mǎn)意度，提高檔案管理者數(shù)智化管理的業(yè)務(wù)水平和能力，讓人事檔案數(shù)智化評(píng)價(jià)工作達(dá)到期待的成效。

通過(guò)打分紙質(zhì)檔案、數(shù)字化檔案和數(shù)智化檔案的三個(gè)指標(biāo)情況，得出總分值。高校人事檔案數(shù)智化評(píng)價(jià)目標(biāo)體系滿(mǎn)分為100分。將高校人事檔案數(shù)智化評(píng)價(jià)分為四個(gè)等級(jí)，總分值85分（含）以上的為A級(jí)，70分至84分為B級(jí)，60分至69分為C級(jí)，60分以下則為D級(jí)。通過(guò)等級(jí)評(píng)價(jià)，使高校清晰地認(rèn)知人事檔案數(shù)智化管理工作，充分了解工作中存在的不足。通過(guò)以評(píng)促建，督促高校查漏補(bǔ)缺，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化人事檔案轉(zhuǎn)型、資源重構(gòu)，提質(zhì)增效，不斷優(yōu)化人事檔案智慧管理，圍繞“智慧人事檔案”規(guī)劃新時(shí)代的人事檔案管理新進(jìn)程。

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作者單位：廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院