摘 要：隨著人工智能的興起，文件處理方法也逐漸走上了智能化與數(shù)字化相結合的道路，開始采用人工智能手段搜集、整理、儲存及使用信息。文章主要論述在人工智能環(huán)境下，實行檔案數(shù)字化管理的重要性及具體方法，分析探討了目前數(shù)字化管理過程中所存在的問題及其解決措施。

關鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；人工智能；路徑探析

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

隨著社會信息化和數(shù)字化的不斷推進，檔案管理也面臨轉型升級的挑戰(zhàn)和機遇。傳統(tǒng)的檔案管理方式往往存在信息不對稱、存儲空間浪費、檢索效率低下等問題，給管理和利用帶來困難。然而，人工智能技術的迅猛發(fā)展為檔案管理帶來了新的可能性，促使檔案數(shù)字化管理成為未來發(fā)展的趨勢。

人工智能技術以其強大的數(shù)據(jù)處理和分析能力，為檔案管理提供了新的思路和方法。通過應用人工智能技術可以實現(xiàn)檔案的智能化分類、檢索、保管和利用，大幅提高了檔案管理的效率和質量。例如，利用人工智能技術自動識別和分類檔案文件，能夠快速、準確地整理和歸檔海量檔案，提高檔案管理的效率和精度。同時，人工智能還可以通過數(shù)據(jù)挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)檔案中隱藏的信息和規(guī)律，為管理決策提供科學依據(jù)。

一、人工智能在檔案管理工作中的作用分析

人工智能是一種將計算機科學應用更廣泛領域的智能設備，它具備與人類智力相當?shù)姆磻芰Γ悄軝C器人、語音識別、圖像識別、自然語言處理和專家系統(tǒng)等多個層面。人工智能已經(jīng)廣泛應用于多個行業(yè)并產(chǎn)生了良好的結果，成為驅使行業(yè)進步的核心動力。在數(shù)字化管理過程中，檔案信息的保密性和完整性是至關重要的，而傳統(tǒng)的管理方式存在信息被泄露和篡改的風險。人工智能技術可以通過數(shù)據(jù)加密、智能識別等技術實現(xiàn)對檔案信息的安全管理，保障檔案信息的安全性和可靠性。例如，通過人工智能技術可以實現(xiàn)對檔案信息的自動加密和權限管理，確保只有授權人員才可以查看和操作相關信息。

1.有助于創(chuàng)新檔案管理模式

以往的檔案處理通常是以人工處理的方式，把文件資料以書面形態(tài)儲藏于文件庫。信息時代，員工可以運用大數(shù)據(jù)和人工智能技術篩選和整理各類文件，并將其轉換為電子數(shù)據(jù)保存。通過使用電子文件管理方法，能夠有效增強文件的獲取和處理能力，進一步提升文件的管理品質與管理標準。

2.有助于強化人才隊伍建設

在常規(guī)檔案管理工作中，工作人員要投入大量的時間和精力去搜集、分析和儲存數(shù)據(jù)，以確保數(shù)據(jù)的完整性，給文件使用者提供有價值的建議。在人工智能環(huán)境下，檔案管理人員要精通各種數(shù)字化操作技術，并通過各種途徑提高其專業(yè)水平，促進檔案管理的速度更新和質量改革。同時，也可以在檔案工作變革期間增強他們的質量管理觀念，鞏固檔案行業(yè)持續(xù)發(fā)展的基礎。

3.有助于提高檔案應用價值

基于人工智能基礎上的檔案管理工作，不僅優(yōu)化了檔案管理方式，使檔案信息的使用者利用人工智能獲取所需信息，為工作提供借鑒，還增強了檔案的實際應用價值。因此，應給予數(shù)字化檔案管理更多的關注，以增強檔案信息的使用效益，從而為檔案行業(yè)的發(fā)展打下穩(wěn)固根基。

二、檔案數(shù)字化發(fā)展過程中存在問題

1.缺少必需的檔案基礎設施

沒有先進的數(shù)字化設備設施和技術支持，檔案數(shù)字化過程中可能會出現(xiàn)影像清晰度不高、文件格式不兼容、數(shù)據(jù)丟失等問題，影響數(shù)字化效果和可用性。此外，缺少存儲設備和網(wǎng)絡設施，也會使得檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)難以有效管理和共享，限制了檔案信息的利用和價值發(fā)揮。因此，必須將傳統(tǒng)的文件實行數(shù)字化處理，以更好地促進檔案管理。通過將文件有效分類，提高檔案文件的使用和儲存效率。由于缺乏先進的工具和設備設施，導致檔案文件管理出現(xiàn)效率下滑及應用價值不足的情況。此外，檔案文件的整理與使用也存在一定問題。紙質文件數(shù)量眾多，數(shù)字化管理難度較高，無法完全確保檔案文件的管理和應用效果。由于沒有健全的管理體系，無法對數(shù)字化檔案文件的搜尋、儲藏和控制實施監(jiān)管，進一步阻礙了檔案信息化應用和持續(xù)性發(fā)展。

2.缺乏全面的信息收集渠道

在開展檔案數(shù)字化管理時，信息獲取的方式過于單一。如果無法獲取全面、準確的信息和數(shù)據(jù)，可能導致數(shù)字化工作中遺漏重要信息、數(shù)據(jù)不完整或失真等問題，影響數(shù)字化結果的可信度和可用性。此外，缺乏全面的信息收集渠道也會影響數(shù)字化工作的規(guī)劃和決策，難以根據(jù)實際需求和情況有效調(diào)整和優(yōu)化數(shù)字化工作，限制了數(shù)字化工作的進展。只負責整合和管理本部門所提供的信息，而其他部門的信息卻被忽略，導致無法收集全面、有效的數(shù)據(jù)，無法充分體現(xiàn)檔案管理工作的重要性。同時，收集檔案文件資料的方式過于簡單，大部分檔案資料源自紙質文件，內(nèi)容以書面的形態(tài)展示，而聲像、影像及圖像等資料則比較欠缺。隨著人工智能的興起，檔案資料的分類處理方式也發(fā)生了明顯改變。員工有能力把各種形式的文件資料融會貫通，完成工作任務更加順暢。但由于長期受傳統(tǒng)觀念的束縛，一些職員已經(jīng)形成了僵化的思維模式，只將紙質文件視為檔案資料，忽視了對其他類型檔案信息的搜集和管理。

3.缺乏優(yōu)秀的檔案從業(yè)人員

檔案數(shù)字化工作需要具備一定專業(yè)知識和技能的人員來計劃、管理、執(zhí)行和監(jiān)督。然而，由于檔案數(shù)字化領域的專業(yè)性和技術性較強，很多機構和組織可能存在人才儲備不足、培訓不足、招聘困難等問題，導致缺乏優(yōu)秀的檔案從業(yè)人員支持和推動數(shù)字化工作的開展。數(shù)字技術在檔案文件管理工作中起著重要作用，只有借助數(shù)字技術才能實現(xiàn)檔案文件管理方式改革的目標，但由于一些職員的專業(yè)技術水平不高，不能完成所規(guī)定的檔案工作標準。對于負責檔案管理的人員來說，必須具備豐富的業(yè)務操作能力和技術，并能依靠專門的知識來提升自身的工作成效，以確保所有的工作任務都能夠高效完成。但因為一些職員的專業(yè)技能較差，對檔案管理的成效產(chǎn)生了負面影響，無法為檔案管理的創(chuàng)新和進步提供幫助。

4.檔案質量問題

檔案數(shù)字化是檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，但在數(shù)字化過程中存在著檔案質量問題，這是一個不容忽視的挑戰(zhàn)。在數(shù)字化過程中，可能會出現(xiàn)信息丟失、損壞或錯誤識別的情況，導致數(shù)字化后的檔案質量受損。在數(shù)字化處理時，需要確保所有文檔和數(shù)據(jù)都能夠完整地轉換為數(shù)字形式，避免信息丟失或不完整導致檔案內(nèi)容的缺失。為確保信息的完整性，可以采用多次備份、校驗和審核等措施，確保每一份檔案都經(jīng)過嚴格的檢查和核對，避免信息丟失或錯誤。在數(shù)字化過程中，可能會出現(xiàn)文檔損壞、掃描錯誤或者識別錯誤等情況，導致數(shù)字化后的檔案內(nèi)容與原始信息存在偏差。為確保信息的準確性，需要提高數(shù)字化設備的精度和穩(wěn)定性，加強人工審核和校對工作，避免產(chǎn)生誤差，確保數(shù)字化后的檔案內(nèi)容與原始信息一致。數(shù)字化后的檔案應該具備清晰的圖像和準確的文本信息，便于用戶查閱和利用。為確保信息的可讀性和可訪問性，可以采用標準化的數(shù)字化格式和元數(shù)據(jù)描述，提供適當?shù)臋z索工具和查詢接口，確保用戶能夠方便地查找和獲取所需信息。

三、人工智能促進檔案管理數(shù)字化發(fā)展策略分析

1.立足檔案管理數(shù)字化，建立完善的管理制度

以往的錯誤觀念認為數(shù)字化檔案管理就是利用電腦操作，但這并不能有效推動檔案工作的數(shù)字化和信息化開展。檔案的數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在著顯著的差異，要求工作人員清楚地知道數(shù)字化檔案的涵蓋范圍，并將其視為工作準則，通過運用數(shù)字化技術來完成相應的任務。要加大對基礎設施的投入，以確保檔案數(shù)字化管理的物質保障。對于數(shù)字化檔案管理的需求，需要優(yōu)先考慮的是基礎設備設施的購置和建設，以便為檔案管理的實施提供物質和技術上的支持，從而推動檔案管理任務順利完成。還應明確數(shù)字化檔案管理的流程與規(guī)范，并根據(jù)各個步驟制定工作流程和操作準則。同時，也應當嚴格遵守相關規(guī)章制度，以便更好地收集檔案信息，從而為提升檔案管理質量打下堅實的基礎。

2.關注檔案管理數(shù)字化，拓寬收集渠道和方法

檔案管理部門的主要職責是利用詳盡且真實的檔案資料來實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的參考價值。在實際執(zhí)行過程中，要采用多樣化的手段獲取檔案資料，以確保文件資料的準確性和完整性，進一步提高文件資料的參考價值。在對數(shù)字文件的管理過程中，不但要確保所有部門的檔案文件都被妥善儲存，還要激勵文件管理者積極參與，運用大數(shù)據(jù)技術搜集由各個部門創(chuàng)建但尚未上報給檔案管理部門的文件，以此拓寬文件的搜集途徑，增強文件信息的管理成效。同時，要增加檔案文件的種類。在對數(shù)字化檔案管理時，要特別強調(diào)“數(shù)據(jù)庫”，把所有的資料匯總并儲存在數(shù)據(jù)庫里。在以往的檔案管理過程中，常常過于關注搜集文字資料，卻忽視了視頻和照片資料的儲存。因此，必須改變舊的資料管理方式，運用人工智能搜集各種檔案資料，以提高檔案資料的電子化處理水平，推動數(shù)字化檔案管理目標的實現(xiàn)。

3.實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，優(yōu)化檔案管理平臺建設

在人工智能環(huán)境下，如果想要借助人工智能的力量提高數(shù)字化檔案管理效率，需要搭建數(shù)字化管理系統(tǒng)，為提高文件管理效率奠定穩(wěn)固的基礎。首先，根據(jù)檔案管理需求，構建數(shù)字化管理平臺，方便整合管理檔案信息。檔案管理機構應改進數(shù)字文件的管理架構，以便提供更專業(yè)的技術服務。要確保檔案數(shù)字化管理平臺可以與其他信息系統(tǒng)互通，為保障系統(tǒng)的一致性，在開始構建檔案數(shù)字化平臺之前，要了解其他系統(tǒng)的構建規(guī)范和數(shù)據(jù)處理規(guī)范，才能更有效地實現(xiàn)信息資源的共享。同樣，也需要更高級別的維護與優(yōu)化數(shù)據(jù)系統(tǒng)，細致地維護數(shù)字化文件管理系統(tǒng)，提升各環(huán)節(jié)的工作品質和管理效能，確保文件管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

通過整合數(shù)字化文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)框架下各項業(yè)務的審核更加智能、自動和便捷。擁有對文件自身即時分析和解讀的技術，同時也能夠融入與數(shù)據(jù)庫相關的數(shù)字化文件管理系統(tǒng)平臺，為企業(yè)實施快速發(fā)展戰(zhàn)略提供了強大的技術支持。另外，還需要借助信息科技，構建一個涵蓋互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)的智能檔案信息資源及安全管理體系。實現(xiàn)對文件的即時在線復制，完成文件的網(wǎng)絡復制和遠程復制，進一步確保文件信息資源的安全。

4.實現(xiàn)檔案管理高效化，加強管理人才隊伍建設

在人工智能環(huán)境下，管理者需要熟練運用人工智能和現(xiàn)代信息科學的相關知識，優(yōu)化檔案文件的處理方式，有效完成檔案機構文件處理任務。

第一，邀請經(jīng)驗豐富的檔案管理專家，目的在于使每名檔案管理人員都可以學習數(shù)字化檔案管理的相關知識。另外，請到會的專家與參加會議的檔案工作者展開交流，共同分享他們的操作方法和實踐經(jīng)驗。因此，檔案管理人員能夠通過學習，增強他們對數(shù)字文件管理方面知識的了解，收集更多與數(shù)字文件管理相關的信息，建立正確的數(shù)字文件管理意識，進一步推動數(shù)字文件管理行業(yè)的發(fā)展與進步。

第二，針對數(shù)字化文件管理相應的法律法規(guī)開展內(nèi)部培訓。在培訓期間，對檔案文件管理的流程、數(shù)據(jù)處理準則、檔案管理體系等方面做出詳盡的分析，制訂科學的培訓計劃，使檔案管理人員在學習過程中建立完整的知識體系和思維能力。通過精心策劃各類培訓活動，能夠衡量檔案人員的學術水平與實操技巧，從而為管理項目的執(zhí)行提供支持。

第三，通過吸納人才策略提升檔案管理團隊的素質。數(shù)字化檔案管理不僅是我國檔案管理工作進步的必要路徑，同時也是檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)的關鍵要素。為提高檔案管理水平，促進檔案數(shù)字化的建設與發(fā)展，檔案管理部門應當主動吸納人才，通過校企合作方式或者面向社會招聘，篩選出具備檔案處理技術和檔案理論知識的專業(yè)人才，從而解決檔案工作者的專業(yè)技術與職業(yè)素質等問題。在引進新的人才資源時，要明確數(shù)字檔案管理崗位對員工的具體要求，制定適宜的檔案崗位標準，并結合適當?shù)目己藱C制，提升檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)效果。

第四，制定多樣化的檔案人才培養(yǎng)方案。首先，邀請擁有深厚理論知識和實踐經(jīng)驗的檔案專家，闡述管理類、建設類、技術類、工程類等多元化檔案的編排要點與操作流程。同時，解答檔案審核與移交階段可能出現(xiàn)的一些普遍性問題；其次，經(jīng)過深入研究管理類和建設類檔案，更加明確檔案處理的標準及檔案整理的流程。同時，各個部門要協(xié)同開展內(nèi)部培訓，圍繞檔案數(shù)字化管理的重要性，實施檔案數(shù)字化管理的必須性和在執(zhí)行檔案數(shù)字化任務過程中需要關注的問題，詳細說明和演示關于檔案數(shù)字化管理和運用的技能。

四、結語

當今社會，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為時代發(fā)展的潮流，被視為一種能夠顯著提升文件處理品質的有力手段。但是，如果缺乏健全的管理體系和專業(yè)的管理團隊，就會對檔案管理的質量和效率產(chǎn)生影響。要有效解決這個問題，需要建立健全管理體系，改進檔案信息的獲取途徑和方法，構建一個數(shù)字化的管理系統(tǒng)，并以此作為檔案管理的橋梁，推動醫(yī)療機構的檔案管理工作向著智能化的方向開展。同時，還需要清晰地規(guī)劃檔案管理步驟，并通過培訓組建專業(yè)化的檔案管理團隊，使其能夠熟練運用人工智能和數(shù)字化管理技術，為檔案管理創(chuàng)新提供強大的技術支持，從而推動檔案管理工作順利開展。

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作者單位：山東明圖信息科技有限公司