摘 要：隨著時代的發(fā)展，信息技術已經(jīng)逐漸深入人們生活的各個方面，在檔案管理領域，信息技術也得到了很好的應用。從檔案管理的角度來看，信息技術在檔案管理中的應用可以更好地提高檔案管理工作的效率。同時，也可以實現(xiàn)對檔案信息資源的優(yōu)化和整合，進一步推動檔案管理工作的開展。因此，如何充分利用人工智能技術來實現(xiàn)對檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案管理未來發(fā)展研究的重點問題。文章分析了人工智能在檔案管理中應用的必要性，探討了人工智能在檔案管理應用中存在的問題，并提出了人工智能在檔案管理中應用發(fā)展的建議，為更好地在檔案信息資源的開發(fā)利用中應用人工智能技術提供參考。

關鍵詞：人工智能；檔案管理；應用策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著時代的發(fā)展，人工智能技術逐漸成為當今社會發(fā)展的一大趨勢。同時，應用人工智能技術也逐漸成為檔案管理工作的重要內(nèi)容。人工智能技術與檔案管理工作的融合不僅可以有效提高檔案管理工作的效率，還可以實現(xiàn)對檔案信息資源的有效整合，為后續(xù)的開發(fā)和利用提供支撐。目前，人工智能在檔案管理實際工作的應用中還存在許多問題，如人工智能技術自身存在技術壁壘、管理人員綜合素質(zhì)參差不齊等。為了有效解決這些問題，在未來的工作中，應該將人工智能技術與檔案管理實踐相結(jié)合，不斷創(chuàng)新人工智能在檔案管理中的應用模式。同時，也要加強對人工智能技術在檔案管理日常工作中的監(jiān)督和指導，使其能夠更好地為檔案管理工作服務。

一、相關概念

人工智能是當前社會發(fā)展中的一項重要技術，它是一種通過計算機來實現(xiàn)對人類思維活動開展模擬的智能系統(tǒng)。人工智能具有適應和學習的特性，同時也具備一定的自我識別能力、自我理解能力以及自我組織能力。當前，人工智能已經(jīng)廣泛應用于各個領域，逐漸成為推動社會發(fā)展的一項重要技術。人工智能在檔案管理工作中的應用主要是指將人工智能技術與檔案管理工作實施有效融合，使其可以在一定程度上提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。具體來說，人工智能技術可以通過分析大量數(shù)據(jù)信息來實現(xiàn)對檔案信息資源的有效開發(fā)和利用。同時，人工智能還可以實現(xiàn)對檔案信息資源的高效規(guī)整與參數(shù)化分類。另外，人工智能可以通過對人類思維活動開展模擬來提升檔案管理工作的質(zhì)量，從而更好地為檔案事業(yè)發(fā)展提供保障。

1.檔案管理工作現(xiàn)狀

當前，大多單位的檔案管理模式相對比較傳統(tǒng)，主要還是依靠紙質(zhì)檔案，但紙質(zhì)材料隨著年限的增加以及時效性的影響會產(chǎn)生諸多弊端。隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作也逐漸走向了數(shù)字化，檔案數(shù)字化在很大程度上提高了檔案管理工作的效率。目前，我國很多地區(qū)的檔案管理工作還是以人工管理為主，導致在實際工作中很難實現(xiàn)對信息資源的有效整合和開發(fā)，無法使信息資源得到更加有效的利用。為了能夠更好地提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，應該積極運用人工智能技術對其實施創(chuàng)新和優(yōu)化。但是，基于人工智能技術具有很強的專業(yè)性和技術性，在應用到檔案管理工作中時，需要培訓信息化專業(yè)檔案人才才能實現(xiàn)專業(yè)化的信息管理。

2.人工智能技術在檔案管理中應用的重要性

在檔案管理工作中應用人工智能技術，可以使檔案管理工作更加高效、便捷。同時，也可以提高檔案信息資源的利用效率。首先，人工智能技術可以處理傳統(tǒng)檔案管理工作中大量重復性、低效率的工作，可以幫助檔案管理工作人員及時發(fā)現(xiàn)問題；其次，人工智能技術可以將一些檔案信息資源實施更加深度的開發(fā)，使其更加符合人們的實際需求。同時，也可以使檔案信息資源得到有效的開發(fā)和利用。例如，通過將人工智能技術與檔案館相結(jié)合，可以使檔案館的檔案信息資源得到更好的利用，讓檔案信息資源更好地服務于大眾。通過上述分析可以看出，人工智能技術在檔案管理工作中的應用是非常重要的。目前，我國在這方面的工作相對來說比較滯后，導致人工智能技術在實際工作中應用效果不理想，無法真正發(fā)揮人工智能技術的優(yōu)勢。此外，由于相關法律法規(guī)還不夠完善，也導致人工智能技術在實際工作中很難得到有效的保護。

二、應用人工智能技術的必要性

人工智能技術作為當前社會發(fā)展的重要趨勢，其應用已經(jīng)成為國家發(fā)展和社會進步的重要標志之一。因此，在檔案管理中應用人工智能技術具有非常重要的意義。

首先，從檔案管理的角度來看，人工智能技術能夠更好地實現(xiàn)對檔案信息資源的開發(fā)和利用。隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時代的到來，信息技術已經(jīng)成為人類社會發(fā)展中必不可少的一種資源，尤其是在檔案管理領域。在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于受到多種因素的限制，導致檔案信息資源難以得到有效整合。在我國政府機構(gòu)改革以及企業(yè)改制等過程中，因各種原因?qū)е潞芏嗟臋n案信息資源被分散到不同部門管理，造成很多檔案信息資源的重復建設和管理成本的浪費。人工智能技術可以實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息資源的有效整合和利用，不僅能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，還能夠幫助企事業(yè)單位更好地開展檔案管理工作，實現(xiàn)價值最大化。

其次，從檔案管理的角度來看，人工智能技術具有較強的自動化能力和較高的智能化水平。人工智能技術是一種通過模擬人類思維來實現(xiàn)對機器程序?qū)嵤┰O計和運行的一種技術手段，其可以通過計算機來對人類思維開展模擬和實現(xiàn)。在檔案管理中應用人工智能技術主要是通過對人的思維活動開展模擬，實現(xiàn)對計算機程序設計、機器學習和模式識別等。在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的文件材料及其他相關業(yè)務資料，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中需要投入大量的人力資源與時間，很難實現(xiàn)有效的整合和優(yōu)化，而應用人工智能技術可以很好地解決這一矛盾。在這一過程中，人工智能技術不僅可以提高檔案信息資源管理效率，還可以進一步提升企業(yè)整體的工作效率和質(zhì)量，從而更好地實現(xiàn)規(guī)范、快捷、高效的檔案管理與服務理念。

最后，從國家發(fā)展和社會進步的角度來看，人工智能技術在檔案管理中的應用具有重要意義。人工智能技術可以有效推動社會經(jīng)濟發(fā)展，在信息社會發(fā)展過程中，隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展和普及應用，我國社會經(jīng)濟發(fā)展已經(jīng)進入一個新的歷史時期。在這種形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應新時期對檔案信息資源管理工作提出的要求，將人工智能技術應用于檔案管理中可以更好地滿足社會對檔案信息資源管理工作提出的新要求。

三、人工智能技術應用在檔案管理工作中存在的問題

雖然人工智能技術在檔案管理中的應用具有非常重要的作用，但是當前在檔案管理中應用人工智能技術還存在著一些技術壁壘，需要引起足夠的重視。

首先，人工智能技術在檔案管理中的應用還不夠成熟。當前，很多企業(yè)在檔案管理中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種檔案管理模式具有一定的局限性。從目前的情況來看，很多企業(yè)在檔案管理中仍然采用人工查找和手工錄入等傳統(tǒng)的檔案管理手段，不僅會降低企業(yè)檔案管理人員的工作效率與質(zhì)量，還會造成企業(yè)的資源浪費。隨著我國人工智能技術水平的不斷提高，越來越多的企業(yè)開始使用人工智能技術開展檔案管理工作。然而，目前企業(yè)在利用人工智能技術開展檔案管理工作時還不夠成熟，主要存在以下幾個方面：一是人工智能技術在檔案管理中的應用不夠普及，尤其是一些中小型企業(yè)還沒有將人工智能技術應用到企業(yè)內(nèi)部的檔案信息資源開發(fā)和利用工作中。盡管人工智能技術能夠?qū)Ω鞣N類型的數(shù)據(jù)實施統(tǒng)一收集和整合，從而實現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部各種類型數(shù)據(jù)信息資源的高效利用。但從目前情況來看，在人工智能技術的應用上還存在一些問題，如沒有將人工智能技術應用到企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)處理工作和處理系統(tǒng)中，主要是因為缺乏相應的人才、資金、設備設施及技術支持。因此，現(xiàn)階段還需要提高將人工智能技術應用在檔案管理工作中的重視程度，加大對人工智能技術在檔案管理領域應用的分析研究與探討。

其次，檔案信息資源開發(fā)和利用存在一定的局限性。從目前的檔案信息資源開發(fā)和利用現(xiàn)狀來看，企業(yè)在檔案信息的采集方面主要依靠傳統(tǒng)的人工采集方式。雖然這種收集方式具有一定的優(yōu)勢，但傳統(tǒng)的檔案管理模式也會給企業(yè)帶來一些負面影響。比如在對企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫各種類型數(shù)據(jù)實施收集時，傳統(tǒng)的人工收集方式會導致信息遺漏、重復收集等問題。

最后，人工智能技術在檔案管理中的應用存在一定的泄密隱患。人工智能的發(fā)展給檔案管理工作帶來了機遇，也帶來了挑戰(zhàn)。一方面，在利用人工智能技術開展檔案管理時，存在一定的安全隱患。例如，黑客可以利用人工智能技術對信息實施竊取，可能會造成數(shù)據(jù)被泄露等問題；另一方面，在利用人工智能技術實施檔案管理時，也可能出現(xiàn)一些侵權行為。比如人工智能技術可能會侵犯到檔案信息資源的所有權、隱私權等。

四、檔案管理中應用人工智能的建議

1.加大對人工智能技術的開發(fā)力度

應不斷加大對人工智能技術的開發(fā)力度，為人工智能在檔案管理中的應用提供更多的支持和保障。首先，要加大對人工智能技術的研發(fā)力度，不斷創(chuàng)新人工智能技術，提高人工智能技術在檔案管理中的應用水平和能力。其次，要加強對人工智能技術人才的引進和培養(yǎng)，為更好地應用人工智能技術奠定堅實的基礎。最后，要建立健全人工智能檔案管理法律法規(guī)體系，以防止侵權行為，確保檔案管理工作有法可依、有章可循。

2.強化檔案管理人員專業(yè)技能的培訓

檔案管理人員是檔案工作開展的主要力量。因此，在檔案管理工作中應用人工智能技術時，檔案管理人員必須具備較高的信息化專業(yè)技能水平，要不斷提升檔案管理人員的基本素質(zhì)和專業(yè)能力，將其培養(yǎng)成綜合型信息化人才。另外，要定期對檔案管理人員開展人工智能專業(yè)知識和信息化技能的培訓，明確人工智能信息化的權限，一旦發(fā)現(xiàn)侵權行為或安全隱患應立即尋求專業(yè)技術支持，幫助其掌握更多的專業(yè)知識和技能，不斷提高檔案綜合管理水平與服務意識。

3.構(gòu)建完善的檔案管理制度體系

首先，加強檔案管理工作的規(guī)范化。要對檔案管理制度實施完善和優(yōu)化，保證各項規(guī)章制度能夠得到有效落實；其次，要加強對檔案管理人員的監(jiān)督和指導，促使其更加積極地參與到相關工作中，提高工作效率；最后，要建立健全績效管理機制，加強對相關工作人員工作過程和結(jié)果的評價和監(jiān)督。

4.建立健全人工智能在檔案管理中應用的安全機制

首先，要加強對人工智能技術的監(jiān)管力度，確保人工智能在檔案管理中應用的安全性；其次，要加強對人工智能技術的保護力度，確保其在檔案管理中應用不會受到網(wǎng)絡病毒、黑客等因素的影響。要不斷完善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，使其具備較高的政治素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，能夠準確把握人工智能技術在檔案管理中的應用。同時，應注重構(gòu)建“人工智能+檔案安全管理”體系，即是針對物理層、網(wǎng)絡層、傳輸層以及載體介質(zhì)等組成的檔案生態(tài)系統(tǒng)實施監(jiān)督管理，重點利用人工智能強化檔案信息載體安全性、庫房安全性、通信安全性以及存儲安全性等，加固安全防火墻。例如，在庫房安全管理中，可借助人工智能技術實時感知和跟蹤檔案存放的位置、庫房“八防”狀況，依托智能管理系統(tǒng)處理感知數(shù)據(jù)，形成完善的安防體系，實現(xiàn)對檔案實體的自動化管理。建立健全的人工智能檔案管理法律法規(guī)體系，嚴格規(guī)范和約束人工智能技術的使用，使人工智能在檔案管理工作中變得更加安全可靠。

5.加快完善我國人工智能檔案管理平臺

建議加快建立全國統(tǒng)一的“國家檔案數(shù)據(jù)庫”和“國家電子文件與電子檔案管理平臺”。首先，要建立統(tǒng)一的智能檔案管理軟件，加強對各地區(qū)、各部門之間的數(shù)據(jù)資源整合與共享。其次，要加強對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓，使其能夠掌握人工智能技術，并將其應用到檔案管理工作中去。最后，保障人工智能檔案管理平臺對接業(yè)務需求，引入技術應用評估，評價平臺性能和風險，及時解決不確定性和復雜性所帶來的危機。如利用自然語言處理技術、語音處理技術以及計算機視覺技術等，實現(xiàn)對檔案的智能分類和文字處理，實現(xiàn)對檔案管理的程式化改造。

綜上所述，智能時代的到來推動著各個行業(yè)不斷地進步與發(fā)展。作為智能時代重要組成部分的檔案管理工作也應緊隨時代步伐，不斷創(chuàng)新、發(fā)展和完善。

五、結(jié)語

在人工智能技術不斷發(fā)展的背景下，人工智能技術在檔案管理領域的應用具有十分重要的意義。首先，人工智能技術可以提高檔案管理工作的效率。尤其是在檔案的收集、整理和利用方面，通過采用人工智能技術，可以使檔案管理人員更加高效地完成工作，從而提高工作效率和質(zhì)量；其次，利用人工智能技術可以促進檔案信息資源的整合和共享，進而能夠更好地提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平；最后，在人工智能技術不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作人員要能夠?qū)ψ陨砉ぷ鲗嵤﹦?chuàng)新和改革。具體來說，要能夠利用人工智能技術不斷優(yōu)化自身的業(yè)務流程。同時，也要不斷更新自身的管理理念。此外，檔案管理工作人員還應該加強與其他部門之間的合作交流，推動人工智能技術在檔案管理中的應用，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

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作者單位：福州市自來水有限公司