摘 要：隨著各地房地產(chǎn)政策的出臺(tái)，不動(dòng)產(chǎn)檔案的重要性日益受到廣泛關(guān)注。人民群眾對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案服務(wù)需求的不斷提升，為不動(dòng)產(chǎn)檔案的信息化、智慧化建設(shè)提出更高要求，需要在實(shí)踐中加以調(diào)研探索。本文從時(shí)代背景出發(fā)，結(jié)合臨沂市的相關(guān)實(shí)踐，探索可推廣可復(fù)制的檔案智慧化模式。文章認(rèn)為，面對(duì)數(shù)字時(shí)代的新要求，需要通過(guò)建立智慧化管理利用系統(tǒng)平臺(tái)，整合多方數(shù)字資源并實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理、廣泛化利用，將檔案工作變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案機(jī)構(gòu)由審批型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，節(jié)省群眾時(shí)間與資金成本，形成共建共享、協(xié)同發(fā)展的局面，進(jìn)而促進(jìn)整體行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)檔案；智慧化；數(shù)字資源

隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)正式進(jìn)入數(shù)據(jù)化時(shí)代，檔案信息化建設(shè)、智慧化管理便是此時(shí)代背景下的產(chǎn)物，也是電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分。不動(dòng)產(chǎn)檔案涉及范圍廣、內(nèi)容較為復(fù)雜、利用較為頻繁，推動(dòng)其治理體系與治理能力現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案工作創(chuàng)新性協(xié)同發(fā)展，是當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)管理部門面臨的契機(jī)與轉(zhuǎn)型趨向[1]。

1 信息化時(shí)代做好不動(dòng)產(chǎn)檔案智慧化管理的應(yīng)然性分析

1.1 不動(dòng)產(chǎn)檔案智慧化管理是為人民服務(wù)的必然要求

不動(dòng)產(chǎn)檔案是登記機(jī)構(gòu)在不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)登記過(guò)程中形成的，包括不動(dòng)產(chǎn)登記簿、登記機(jī)構(gòu)登記審核過(guò)程中形成的材料和申請(qǐng)人提交的原始憑證房地產(chǎn)權(quán)證等相關(guān)文件資料。這些檔案材料作為社會(huì)廣大群眾及各方組織明晰權(quán)屬關(guān)系、維護(hù)合法權(quán)益、保障社會(huì)穩(wěn)定的重要構(gòu)成部分，在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)提升、民生服務(wù)提升、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面占據(jù)著十分重要的地位。利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案智慧化轉(zhuǎn)型升級(jí)，突破傳統(tǒng)模式束縛，提高管理效率，是踐行以人民為中心的發(fā)展思想的題中之義。“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”在2016年政府工作報(bào)告中首先被提出，同年9月國(guó)務(wù)院印發(fā)《關(guān)于加快推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”工作的指導(dǎo)意見》，要求各部門單位簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合，利用信息化技術(shù)推動(dòng)政府職能向服務(wù)型轉(zhuǎn)變?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》中第三十五條也明確規(guī)定，各級(jí)政府應(yīng)將檔案信息化納入規(guī)劃，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。這在頂層設(shè)計(jì)層面為不動(dòng)產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理營(yíng)造了良好的發(fā)展環(huán)境[2]?？傊粍?dòng)產(chǎn)檔案智慧化管理既有時(shí)代所需，也有政策扶持，具有良好的發(fā)展機(jī)遇。

1.2 不動(dòng)產(chǎn)檔案智慧化管理的主要優(yōu)勢(shì)

一是降低工作成本。不動(dòng)產(chǎn)檔案智慧化管理有利于全面推行不動(dòng)產(chǎn)登記“無(wú)紙化”，推動(dòng)電子手簽、電子印章等基礎(chǔ)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)“全程網(wǎng)辦”。據(jù)統(tǒng)計(jì)，經(jīng)過(guò)智慧化改造，臨沂市本級(jí)減少打印紙質(zhì)證書（證明）20.3萬(wàn)余本，減少紙質(zhì)檔案45萬(wàn)余宗，節(jié)省直接成本300余萬(wàn)元、間接社會(huì)成本1000余萬(wàn)元，取得明顯的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。二是服務(wù)水平高效。順應(yīng)數(shù)字化改革，推動(dòng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推行“互聯(lián)網(wǎng)+不動(dòng)產(chǎn)登記”登記信息查詢模式，將不動(dòng)產(chǎn)檔案全部掛接到公共服務(wù)平臺(tái)，為群眾提供不動(dòng)產(chǎn)登記信息線上查詢。群眾可通過(guò)自助查詢機(jī)查詢、掃二維碼查詢等線下方式查詢登記信息，檔案查詢無(wú)需取號(hào)排隊(duì)，即來(lái)即查，當(dāng)場(chǎng)辦結(jié)，構(gòu)建了全天候、多維度“線上+自助+窗口”的不動(dòng)產(chǎn)查詢體系。同時(shí)，智慧化管理可整合區(qū)域檔案數(shù)據(jù)資源，全面上線不動(dòng)產(chǎn)登記云平臺(tái)，將查檔服務(wù)延伸到基層，實(shí)現(xiàn)登記系統(tǒng)平臺(tái)、數(shù)據(jù)采集渠道、數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)使用標(biāo)準(zhǔn)、政務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)維保升級(jí)的“六統(tǒng)一”。把“檔案庫(kù)”變成“便民庫(kù)”，打破不動(dòng)產(chǎn)登記事項(xiàng)申請(qǐng)區(qū)域的限制，使老百姓坐在家里就能查到需要的檔案，在各點(diǎn)都能享受到“現(xiàn)場(chǎng)查檔、當(dāng)場(chǎng)出證”服務(wù)，有利于提升人民群眾的幸福感。

2 信息化時(shí)代做好不動(dòng)產(chǎn)檔案智慧化管理面臨的困境

2.1 管理意識(shí)淡薄，重視程度不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，管理層對(duì)檔案工作重視程度不夠的問(wèn)題較為突出。未能上升到檔案為民服務(wù)的高度，對(duì)信息技術(shù)賦能檔案管理認(rèn)識(shí)不夠深刻。認(rèn)為檔案文件僅僅是在不動(dòng)產(chǎn)工作職能中發(fā)揮支持性、輔助性的意義，其管理效率低下不會(huì)影響宏觀公共服務(wù)質(zhì)量，使得管理工作因循守舊，在政策、資金、人員、制度等方面得不到有效支持，無(wú)法做到與時(shí)俱進(jìn)，阻礙了不動(dòng)產(chǎn)檔案管理智慧化進(jìn)程。

2.2 管理機(jī)制缺失，制度標(biāo)準(zhǔn)零散

以往的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理以紙質(zhì)檔案保管、人工查詢利用為主，日常管理工作較為簡(jiǎn)單，對(duì)外利用業(yè)務(wù)和整體流程較為單一，檔案部門長(zhǎng)期處于較為邊緣的地位，導(dǎo)致在單位內(nèi)部的發(fā)展規(guī)劃、工作開展、宏觀調(diào)控、制度約束等方面極少提及檔案，形成的制度標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是應(yīng)付檢查，薄弱的管理基礎(chǔ)也使得檔案信息化、智慧化工作難以科學(xué)開展。以臨沂市為例，不動(dòng)產(chǎn)檔案“一次辦好”始于2018年，與信息化時(shí)代發(fā)展存在較大的落差，數(shù)字技術(shù)應(yīng)用不夠及時(shí)的問(wèn)題較為突出。

2.3 人員素質(zhì)不足，培養(yǎng)模式落后

在不動(dòng)產(chǎn)部門的檔案工作中，工作人員綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)、人才匱乏已成為困擾多年的重要因素。過(guò)去的檔案管理人員大多年齡較大、學(xué)歷較低、流動(dòng)性強(qiáng)，即將退休的人員較多，缺乏過(guò)硬的專業(yè)素質(zhì)，檔案工作基本為兼管、代管狀態(tài)。人力資源部門對(duì)檔案人才的引進(jìn)力度不夠，尚未建立切實(shí)可行的長(zhǎng)效檔案培訓(xùn)機(jī)制，使得管理人員綜合素質(zhì)水平長(zhǎng)期無(wú)法提升。

2.4 資源整合不足，歸檔效率低下

受不動(dòng)產(chǎn)工作性質(zhì)影響，檔案文件種類繁多、數(shù)量龐大。尤其在近幾年，不動(dòng)產(chǎn)檔案應(yīng)用頻率增多、應(yīng)用范圍擴(kuò)大，在工商登記、戶籍辦理、購(gòu)房轉(zhuǎn)賣等方面均需檔案文件支撐。但由于發(fā)展不充分、不平衡的因素，導(dǎo)致各部門單位不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)管理存在較大差異，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)口徑、傳輸渠道、管理制度等方面大不相同，甚至部分檔案存在破損、丟失情況，嚴(yán)重影響互聯(lián)互通。同時(shí)受技術(shù)應(yīng)用及平臺(tái)建設(shè)等方面工作的制約，檔案資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效整合。

3 信息化時(shí)代做好不動(dòng)產(chǎn)檔案智慧化管理的路徑分析

3.1 扎實(shí)推進(jìn)思想轉(zhuǎn)型

隨著時(shí)代的進(jìn)步與信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理部門要高度重視檔案工作，深刻認(rèn)識(shí)做好檔案管理對(duì)高效開展不動(dòng)產(chǎn)工作的重要作用，緊緊圍繞“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”目標(biāo)任務(wù)，將檔案管理作為一項(xiàng)全局性工作來(lái)抓，建立檔案收、管、用全流程管理制度體系。臨沂市管理部門每年3次召開不動(dòng)產(chǎn)檔案管理利用專題會(huì)議，要求全體工作人員進(jìn)一步提高政治站位，增強(qiáng)檔案意識(shí)和法治觀念，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和使命感，全力把各門類檔案收好、管好、用好，并結(jié)合當(dāng)前工作查漏補(bǔ)缺、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、延續(xù)歷史、突破創(chuàng)新，堅(jiān)決杜絕“重業(yè)務(wù)、輕管理”思想，將檔案管理工作納入年底綜合考核，作為評(píng)先樹優(yōu)的主要依據(jù)。把檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)貫穿管理全過(guò)程，嚴(yán)把移交關(guān)、存放關(guān)、借閱關(guān)，確保檔案科學(xué)、規(guī)范、有效地為各項(xiàng)不動(dòng)產(chǎn)管理工作服務(wù)，加快推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化。與此同時(shí)，要依托融媒體平臺(tái)，充分利用門戶網(wǎng)站、某音、某信公眾號(hào)等方式，宣傳不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的政策精神、法律法規(guī)、管理經(jīng)驗(yàn)、前沿技術(shù)和利用手段，讓全體人員及社會(huì)公眾轉(zhuǎn)變思維，消除過(guò)去“檔案工作邊緣化”的觀念，進(jìn)而為檔案工作的順利開展?fàn)I造良好的發(fā)展環(huán)境，不斷提高檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化水平[3]。

3.2 扎實(shí)推進(jìn)治理體系建設(shè)

一是強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行一把手親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)的工作推進(jìn)機(jī)制，形成自上而下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，進(jìn)一步明確工作職責(zé)，細(xì)化業(yè)務(wù)分工，做好日常監(jiān)督，從而推動(dòng)整體工作有序開展。二是完善制度保障。通過(guò)深入學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《不動(dòng)產(chǎn)登記操作規(guī)范（試行）》《不動(dòng)產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等政策文件，統(tǒng)籌規(guī)劃不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度及信息化、智慧化發(fā)展的方案，進(jìn)一步加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理，完善檔案庫(kù)房管理制度、檔案利用借閱制度、電子檔案文件管理利用制度、不動(dòng)產(chǎn)檔案開放管理制度、電子數(shù)據(jù)安全保障制度等一系列檔案管理制度，將制度上墻并狠抓落實(shí)，為不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作順利開展提供有力的組織和制度保證。三是抓細(xì)檔案業(yè)務(wù)。對(duì)現(xiàn)存全部不動(dòng)產(chǎn)檔案開展全面摸查整理工作，結(jié)合實(shí)際需求，制定《不動(dòng)產(chǎn)檔案分類方案》《不動(dòng)產(chǎn)檔案文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》，科學(xué)推進(jìn)“三合一”制度建設(shè)，按照檔案門類和歸檔內(nèi)容逐門類、逐條線、逐年度清理并收集，確保清理和收集無(wú)死角，同時(shí)進(jìn)行了規(guī)范整理，真正做到歸檔內(nèi)容清楚、檔案門類清楚和檔案數(shù)量清楚。

3.3 扎實(shí)推進(jìn)平臺(tái)建設(shè)

一是強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。積極爭(zhēng)取上級(jí)部門支持，持續(xù)加大檔案經(jīng)費(fèi)投入，加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，對(duì)檔案室進(jìn)行全面升級(jí)改造，對(duì)現(xiàn)有硬件配置進(jìn)行全面升級(jí)，增加檔案密集架，嚴(yán)格按照檔案安全“八防”要求，增配精密空調(diào)、遮光設(shè)備、自動(dòng)報(bào)警氣體滅火系統(tǒng)、除濕機(jī)、防磁柜等。定期投放防蟲劑，做到防火、防盜、防腐、防蟲、防光、防塵、防潮，從源頭上切斷安全隱患，為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的永久保存提供了有力保障。與此同時(shí)，在智慧化平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中，每年劃撥不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化專項(xiàng)資金，用于采購(gòu)服務(wù)器、存儲(chǔ)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備，并做好日常運(yùn)行維護(hù)、硬件更換維修、軟件升級(jí)優(yōu)化、安全等級(jí)保護(hù)等工作，為后期開發(fā)檔案管理利用平臺(tái)做好資金保障。二是加快數(shù)字資源建設(shè)。依靠“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，積極爭(zhēng)取財(cái)政資金支持，向財(cái)政局申請(qǐng)檔案數(shù)字化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，全面開展檔案全文掃描、文件格式轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)平臺(tái)掛接等工作，補(bǔ)齊不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化率低的短板[4]。三是優(yōu)化系統(tǒng)功能。將不動(dòng)產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的升級(jí)改造納入重點(diǎn)工作，并根據(jù)實(shí)際工作運(yùn)行情況與信息化平臺(tái)需求，以實(shí)現(xiàn)高效便捷、智慧精準(zhǔn)的服務(wù)為目標(biāo)，通過(guò)招投標(biāo)的方式逐步推進(jìn)智慧化建設(shè)，將數(shù)據(jù)挖掘、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、機(jī)器學(xué)習(xí)、語(yǔ)義識(shí)別等技術(shù)與不動(dòng)產(chǎn)檔案的高度檢索、安全保管、快捷利用等相結(jié)合，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)互聯(lián)互通、共建共享、跨庫(kù)檢索等功能，真正做到不動(dòng)產(chǎn)電子檔案一鍵檢索和一鍵查詢，一鍵轉(zhuǎn)檔、網(wǎng)上借閱，打造不動(dòng)產(chǎn)電子檔案形成全流程網(wǎng)上辦理、全方位智能服務(wù)、全領(lǐng)域智慧支撐的檔案工作新模式，大力提升檔案工作效率與檔案服務(wù)水平，進(jìn)一步為不動(dòng)產(chǎn)檔案利用服務(wù)工作賦能增效。

2.4 扎實(shí)推進(jìn)人才培養(yǎng)

以“人才興檔”為主抓手，全面開展檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)提升工作。一是大力引才。通過(guò)省考、事業(yè)編、公開選拔等方式，提高崗位就業(yè)門檻，優(yōu)先選拔既懂得檔案管理業(yè)務(wù)技能，又了解大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的復(fù)合型人才，為檔案工作的開展注入新的活力。二是精準(zhǔn)育才。全面構(gòu)建系統(tǒng)化培訓(xùn)課程體系，并結(jié)合本單位檔案管理人員結(jié)構(gòu)情況，制定“引進(jìn)來(lái)”+“走出去”相結(jié)合的培訓(xùn)計(jì)劃，一方面邀請(qǐng)本地檔案主管部門業(yè)務(wù)專家等對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案的法律規(guī)定、制度標(biāo)準(zhǔn)、工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)應(yīng)用、檔案分類、注意事項(xiàng)等理論知識(shí)，幫助檔案管理人員形成完整的知識(shí)架構(gòu)體系。另一方面赴先進(jìn)地區(qū)參觀學(xué)習(xí)，多取經(jīng)、多實(shí)踐、多看多想、多開闊視野，以實(shí)戰(zhàn)方式來(lái)查漏補(bǔ)缺、補(bǔ)齊短板，激發(fā)人才發(fā)展的內(nèi)生動(dòng)力，構(gòu)建戰(zhàn)略思維和創(chuàng)新思維，進(jìn)而全面提高業(yè)務(wù)水平與能力。

3.5 扎實(shí)推進(jìn)部門協(xié)同

一是全面優(yōu)化升級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)。利用平臺(tái)實(shí)現(xiàn)多種不動(dòng)產(chǎn)檔案文件的在線征集與分類歸檔，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，加快檔案形成，突破時(shí)空界限，做到按時(shí)歸檔。例如，臨沂市向開發(fā)企業(yè)、房產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)、非銀行金融機(jī)構(gòu)延伸不動(dòng)產(chǎn)登記服務(wù)端口，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中匯集。二是優(yōu)化不動(dòng)產(chǎn)登記檔案業(yè)務(wù)流程。與多部門積極對(duì)接，確保業(yè)務(wù)各個(gè)流程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)與信息完整可靠、準(zhǔn)確無(wú)誤，力求不動(dòng)產(chǎn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性與可靠性。例如，臨沂市針對(duì)涉稅業(yè)務(wù)，協(xié)調(diào)稅務(wù)部門設(shè)置測(cè)試窗口，及時(shí)發(fā)現(xiàn)運(yùn)行中存在的問(wèn)題，確保平臺(tái)平穩(wěn)運(yùn)行；與住建部門設(shè)置系統(tǒng)接口，完成系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)登記系統(tǒng)交互共享，獲取電子合同，發(fā)揮檔案在防止“一房二賣”方面的重要作用。

結(jié)語(yǔ)

雖然不動(dòng)產(chǎn)檔案智能化管理工作取得一定成績(jī)，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代復(fù)雜性的提升，社會(huì)不法分子及黑客侵入系統(tǒng)盜取重要數(shù)據(jù)與涉密信息的風(fēng)險(xiǎn)性逐步增加，需要進(jìn)一步強(qiáng)化保密意識(shí)，提升安全防范能力，落實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)制度，確保系統(tǒng)建設(shè)符合包括設(shè)施設(shè)備、訪問(wèn)控制、服務(wù)器配置、功能設(shè)置、備份機(jī)制等“三級(jí)等?！钡募夹g(shù)要求，保障物理、網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)、應(yīng)用、數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備和軟硬件安全，推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案安全工作制度化、法治化、規(guī)范化發(fā)展，切實(shí)提高電子檔案文件的安全防護(hù)水平[5]。

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作者簡(jiǎn)介：劉海燕 （1971—）， 大學(xué)學(xué)歷，臨沂市不動(dòng)產(chǎn)登記交易中心檔案管理科科、副研究館員，研究方向：檔案管理。