摘 要：在新形勢(shì)下，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案行業(yè)也是如此，利用現(xiàn)代技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)海量信息的高度整合、高效管理與廣泛應(yīng)用已成為不可阻擋的趨勢(shì)。由此可見，在大數(shù)據(jù)背景下，實(shí)現(xiàn)工程檔案工作的創(chuàng)新性管理，就必須加大信息化管理體系建設(shè)力度。本文以新形勢(shì)下工程檔案信息化管理創(chuàng)新策略分析為題，在思想建設(shè)、宣傳工作、體系建設(shè)、平臺(tái)建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面分析現(xiàn)存問題及優(yōu)化路徑，以其為相關(guān)部門單位提供決策參考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；工程檔案；信息化管理

工程檔案是在工程運(yùn)行的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、審批、招標(biāo)、勘察、建立、竣工驗(yàn)收等階段形成的不同載體的文件材料，包括文書檔案、照片檔案、聲像檔案等。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，工程項(xiàng)目數(shù)量逐漸增加，隨之也產(chǎn)生了海量的檔案案卷，將其進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型、信息化管理、智慧化應(yīng)用已成為新時(shí)代提升檔案管理水平的重要手段，使檔案文件的管理呈現(xiàn)電子化、社會(huì)化、現(xiàn)代化特征，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理共享，為廣大用戶提供便捷服務(wù)。

1 新形勢(shì)下工程檔案信息化管理的必要性及意義

對(duì)于信息化管理，主要目標(biāo)是面對(duì)新時(shí)期數(shù)量呈幾何級(jí)倍數(shù)增長(zhǎng)檔案文件的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)電子文件收集整合、歸檔利用過程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，期間遵循檔案信息的保密性、安全性、真實(shí)性和完整性原則，進(jìn)而提高工程檔案的利用價(jià)值及作用，從而為部門單位、公司企業(yè)帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益。

1.1 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展

政策方面，2021年中辦、國(guó)辦聯(lián)合發(fā)布的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，要全面加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，推進(jìn)實(shí)現(xiàn)信息化管理。在技術(shù)層面，以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能為主體的現(xiàn)代信息化技術(shù)已逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)。在“無(wú)紙化辦公”及“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，各類工程在推進(jìn)及運(yùn)轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息往往以電子化的形式存在，使得檔案管理工作逐漸走向單套制，所以在工程檔案管理工作與數(shù)字化、信息化技術(shù)相融合是大勢(shì)所趨。

1.2 提高工作效率

在傳統(tǒng)意義上的工程檔案管理模式下，相關(guān)數(shù)據(jù)大多以紙質(zhì)文件的方式存在，工作人員的大部分時(shí)間用于前往各個(gè)業(yè)務(wù)部門收集檔案信息，然后存放至庫(kù)房，開發(fā)利用也僅僅停留在手動(dòng)翻閱查詢，工作效率低下，開發(fā)利用開展較少。并且在新形勢(shì)下龐大的檔案總量以及呈倍數(shù)增長(zhǎng)速度的背景下工作人員分身乏術(shù)，無(wú)法做到高效開展工作。通過利用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源管理突破時(shí)空限制，由過去的封閉式管理轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理，管理人員及用戶可借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檢索查閱，極大地提升了收集整理、開發(fā)利用的效率，也能夠更加精準(zhǔn)地滿足新時(shí)期工程檔案?jìng)€(gè)性化和智能化管理的需求[1]。

1.3 實(shí)現(xiàn)資源共享

在信息化時(shí)代，對(duì)于檔案管理、開發(fā)、利用最為突出的優(yōu)勢(shì)是實(shí)現(xiàn)共建共享。過去的工程部門大多各自為政，檔案的信息化進(jìn)程與開展情況參差不齊，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。通過利用數(shù)字化技術(shù)、操作系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，可將龐大的工程檔案紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描為電子文件，并上傳至系統(tǒng)平臺(tái)。管理人員及用戶可隨時(shí)隨地對(duì)其進(jìn)行檢索查閱，推進(jìn)實(shí)現(xiàn)工程檔案的個(gè)性化和精準(zhǔn)化服務(wù)，讓“數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿”，提升工程檔案信息資源治理能力和公共服務(wù)水平，有效地推動(dòng)了工程檔案資源的整合，也進(jìn)一步優(yōu)化了資源的合理利用。

1.4 保障信息安全

在過去的管理模式下，對(duì)工程檔案的管理大多以紙質(zhì)文件為主，其安全性難以得到充分保障。一方面，隨著時(shí)間的推移，大多數(shù)部門單位的庫(kù)房防塵防蟲、恒溫恒濕等保管條件不到位，使得檔案紙張極易受損。另一方面，在日常查詢利用過程中，容易因人為因素導(dǎo)致檔案信息被泄露、丟失、損壞，進(jìn)而造成不可逆的損失。實(shí)現(xiàn)工程檔案的電子化存儲(chǔ)及信息化管理，可有效避免原始紙質(zhì)文件因風(fēng)化、潮濕、蟲蛀、霉變等自然因素?fù)p壞，同時(shí)通過安全硬件設(shè)備及軟件防護(hù)手段，可保證電子文件在利用過程中不被黑客、惡意軟件竊取損壞，最大程度地保障工程檔案的安全性、完整性和真實(shí)性。

2 新形勢(shì)下工程檔案信息化管理面臨的困境

雖然在政策環(huán)境及技術(shù)支撐下為檔案管理工作帶來(lái)了較大的便利條件，但是在實(shí)際工程項(xiàng)目開展過程中由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及一線管理人員重視程度不夠，檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒有充分認(rèn)識(shí)到工程檔案所能帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值與社會(huì)效益，甚至部分單位仍在以紙質(zhì)檔案保存、人工手動(dòng)查詢?yōu)橹鞯墓芾砟Ｊ?。?dǎo)致整體檔案信息化工作進(jìn)程較為緩慢，需要相關(guān)人員引起重視。

2.1 重視程度不夠強(qiáng)，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)烈

在工程建設(shè)行業(yè)，大多數(shù)部門單位存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，領(lǐng)導(dǎo)及管理人員通常將工作重點(diǎn)放在項(xiàng)目推進(jìn)、安全質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)效益等方面，認(rèn)為檔案工作僅僅是一項(xiàng)輔助性業(yè)務(wù)，把文件收集起來(lái)即可，甚至僅僅在竣工階段為了應(yīng)付檢查而開展檔案管理，導(dǎo)致整體上缺乏信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與可靠性。同時(shí)信息化理念落后，沒有在政策制定、管理機(jī)制、財(cái)政資金、人力資源等方面賦予足夠的資源支持與政策保障，管理方法較為單一，信息化轉(zhuǎn)型速度相對(duì)緩慢，導(dǎo)致工程檔案的實(shí)際使用效能不高，大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)難以體現(xiàn)，在一定程度上制約了檔案信息化的整體進(jìn)程[2]。

2.2 管理體系不完善，組織架構(gòu)不完整

在工程管理的圈子里，大多數(shù)單位沒有設(shè)置較為獨(dú)立的檔案管理部門，基本由辦公室人員代管，責(zé)任分工不清晰、業(yè)務(wù)流程不細(xì)化、日常監(jiān)督不到位，主管部門對(duì)檔案管理工作的宏觀領(lǐng)導(dǎo)力不夠，使得創(chuàng)新性發(fā)展規(guī)劃、精細(xì)化發(fā)展措施制定不夠，制約了整體發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，容易出現(xiàn)制度標(biāo)準(zhǔn)制定不完善、不科學(xué)、不合理的問題，部分工程部門尤其是基層單位缺少完善的管理制度，即使存在也僅僅是將上級(jí)出臺(tái)的政策文件生搬硬套，沒有貼合實(shí)際情況與發(fā)展需求，導(dǎo)致容易出現(xiàn)檔案收集不齊全、分類著錄不規(guī)范、歸檔范圍較狹窄、共享利用難實(shí)現(xiàn)等問題，不能完全達(dá)到工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理要求。

2.3 系統(tǒng)平臺(tái)不先進(jìn)，技術(shù)應(yīng)用不充分

一是硬件方面。在工程檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的過程中，對(duì)于硬件設(shè)備有著較高要求。但是目前部分單位及企業(yè)不夠重視信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計(jì)算機(jī)終端、掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備等遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到規(guī)定要求，使得相關(guān)技術(shù)無(wú)法應(yīng)用于工程檔案管理。還有些單位由于尚未進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研，使得購(gòu)買的基礎(chǔ)設(shè)施與實(shí)際應(yīng)用脫鉤，硬件采購(gòu)規(guī)劃缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性，不僅不能保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還造成了資源浪費(fèi)。二是技術(shù)應(yīng)用方面。目前各地區(qū)檔案信息化建設(shè)處于起步階段，管理系統(tǒng)平臺(tái)功能不完善、覆蓋不到位、鏈接不通暢，大數(shù)據(jù)等技術(shù)的深入應(yīng)用不足，導(dǎo)致共建共享的目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。同時(shí)對(duì)于安全設(shè)備、殺毒軟件、防護(hù)措施等技術(shù)應(yīng)用的不足，使得工程檔案涉密數(shù)據(jù)在流轉(zhuǎn)及存檔過程中缺乏可靠的安全認(rèn)證，仍需進(jìn)一步的安全性和有效性保障。

2.4 專業(yè)人員隊(duì)伍不專業(yè)，培養(yǎng)方式不全面

工程檔案的信息化發(fā)展，不僅需要政策制度、設(shè)備技術(shù)在宏觀層面上的支持與完善，人才還是推動(dòng)各項(xiàng)工作順利開展的必要條件。目前來(lái)看，在工程建設(shè)行業(yè)內(nèi)，檔案管理人員較少，且普遍缺乏信息化素養(yǎng)，業(yè)務(wù)能力參差不齊。一是部門單位及企業(yè)大多側(cè)重于科研人員、行政人員的人才引進(jìn)，忽視了檔案管理崗的人員匹配。使得在實(shí)際工作開展過程中容易存在“沒人管、不會(huì)管”的情況，數(shù)字化環(huán)境下工程檔案的安全性、完整性、可用性難以保障，嚴(yán)重制約了整體改革創(chuàng)新的進(jìn)程。二是培訓(xùn)方面存在問題。行業(yè)內(nèi)缺少對(duì)檔案管理人員的專題培訓(xùn)，即使開展也停留在開會(huì)講解、視頻教學(xué)等單一模式，形式化較為嚴(yán)重，缺乏實(shí)踐性經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)與前沿科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的展示。使得工作者參與度較低，信息化方面理論知識(shí)欠缺，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代各項(xiàng)工作對(duì)檔案管理的需求。

3 新形勢(shì)下工程檔案信息化管理未來(lái)優(yōu)化措施

工程檔案的信息資料是促進(jìn)項(xiàng)目推進(jìn)、保障合法權(quán)益的最原始材料，無(wú)論對(duì)于管理部門單位還是施工企業(yè)方，都具有重要的作用。由此可見，面對(duì)上述問題，相關(guān)部門要高度重視工程檔案信息資源的管理工作，打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)、配置專業(yè)資源、形成管理體系，全面提升信息化建設(shè)水平，從而獲得良好的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，助力各項(xiàng)工作進(jìn)一步發(fā)展。

3.1 不斷強(qiáng)化檔案管理利用意識(shí)

一是在檔案角度。工程建設(shè)相關(guān)部門單位管理人員要從思想上認(rèn)可檔案管理工作的重要性以及工程檔案內(nèi)含的巨大利用價(jià)值，定期開展工程檔案管理工作專項(xiàng)會(huì)議，部署相關(guān)工作，引導(dǎo)全體干部同志重視檔案工作。利用展覽展板、理論研學(xué)、某信平臺(tái)等線上線下的途徑將檔案的潛在價(jià)值、典型案例、前沿技術(shù)進(jìn)行廣泛宣傳，進(jìn)而營(yíng)造良好發(fā)展環(huán)境，徹底根除“用時(shí)管、不用不管”的思維以及傳統(tǒng)檔案管理模式。二是在技術(shù)角度。檔案管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)信息化意識(shí)及服務(wù)意識(shí)，在工程檔案高效管理的前提下致力于將有價(jià)值的信息提取出來(lái)并深度運(yùn)用，在實(shí)際工作開展過程中強(qiáng)化責(zé)任感與使命感，促使工程建設(shè)、檔案管理和信息化轉(zhuǎn)型實(shí)現(xiàn)協(xié)同發(fā)展，為今后檔案開發(fā)和利用創(chuàng)造條件[3]。

3.2 不斷構(gòu)建科學(xué)合理的管理體系

在新時(shí)期大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理制度成為規(guī)范工作者行為、提高其執(zhí)行力的重要準(zhǔn)則，制定完善的管理體系，一是要完善組織架構(gòu)。從實(shí)際管理需求出發(fā)，設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)小組及工作專班，要求把水利、住建、城管、交通等參建部門負(fù)責(zé)同志吸納進(jìn)來(lái)，明晰各部門、各人員的相關(guān)責(zé)任，由領(lǐng)導(dǎo)小組針對(duì)現(xiàn)實(shí)情況對(duì)工程檔案的管理利用工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、任務(wù)分配、問題協(xié)調(diào)與日常監(jiān)督，形成上下協(xié)調(diào)、共贏發(fā)展的工作體系。二是規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系。領(lǐng)導(dǎo)小組要根據(jù)國(guó)家出臺(tái)的《中華人民共和國(guó)檔案法》與住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于進(jìn)一步深化工程建設(shè)項(xiàng)目審批制度改革推進(jìn)全流程在線審批的通知》（建辦〔2020〕97號(hào)）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）等政策文件，結(jié)合發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)一步完善和健全檔案業(yè)務(wù)管理流程和相關(guān)技術(shù)規(guī)范，明晰各個(gè)步驟環(huán)節(jié)內(nèi)容，保障工程檔案前期規(guī)劃立項(xiàng)，到后期竣工驗(yàn)收的全生命周期嚴(yán)格管控，從而提高檔案信息化管理及建設(shè)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化水平。

3.3 不斷開發(fā)高效安全利用平臺(tái)

一是建立工程檔案管理利用系統(tǒng)。積極開展行業(yè)調(diào)研，結(jié)合自身發(fā)展需求，采購(gòu)科學(xué)合理的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，形成良好的底層構(gòu)架，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理后上傳至平臺(tái)，通過優(yōu)化檔案管理流程為工程涉及部門人員提供在線查詢、下載等個(gè)性化利用需求，管理人員通過操作系統(tǒng)便捷的界面與功能模塊，能夠快速創(chuàng)建、編輯、存儲(chǔ)信息，利用者可輸入相應(yīng)關(guān)鍵詞即可快速檢索所需檔案信息，在節(jié)省了人力資源的同時(shí)也可使工程負(fù)責(zé)同志更加專注于工程運(yùn)轉(zhuǎn)的實(shí)際工作。同時(shí)要加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用。例如，數(shù)據(jù)挖掘和主動(dòng)推送技術(shù)，實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)工程各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息的定制查詢，并針對(duì)實(shí)際需求主動(dòng)推送最新工程進(jìn)展和運(yùn)行動(dòng)態(tài)等相關(guān)檔案信息；流媒體技術(shù)，將工程聲像檔案等多媒體數(shù)據(jù)分割成多個(gè)數(shù)據(jù)塊，在減少用戶終端存儲(chǔ)空間的同時(shí)使其具備較高的容錯(cuò)性。云技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案在廣大范圍內(nèi)的共建共享，減少人工重復(fù)勞動(dòng)，進(jìn)而促進(jìn)人事、財(cái)務(wù)、科研、管理、后勤等各項(xiàng)工作的協(xié)同發(fā)展。二是保障工程檔案數(shù)據(jù)信息安全可靠。在系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)初期，要配置合理的安全防護(hù)硬件設(shè)備，并且在對(duì)外利用服務(wù)過程中應(yīng)用身份識(shí)別、權(quán)限設(shè)置、數(shù)字簽章、加密傳輸、防火墻等安全防護(hù)措施，最大程度地保障相關(guān)數(shù)據(jù)的安全性和隱私性，從而使工程檔案能夠更好地服務(wù)于項(xiàng)目開展、業(yè)務(wù)推進(jìn)和竣工驗(yàn)收等工作[4]。

3.4 不斷打造敢于創(chuàng)新優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)

一是滿足崗位需求。各單位人力資源部門要深入分析檔案管理崗位匹配情況、缺失情況和需求情況，面向社會(huì)各界廣泛汲取人才，可通過社會(huì)招聘、省考、事業(yè)編、遴選借調(diào)等方式選拔既懂得工程運(yùn)轉(zhuǎn)流程及檔案管理技能，又了解現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才，不斷提升檔案管理崗位門檻。也可與本地高校簽訂合作培養(yǎng)方案，圍繞檔案專業(yè)、建筑工程專業(yè)進(jìn)行有針對(duì)性的業(yè)務(wù)培養(yǎng)，從而為工程建設(shè)行業(yè)注入新鮮活力[5]。二是“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”“走出去”相結(jié)合。一方面邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家、高校教授等具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員與技術(shù)骨干前來(lái)授課，手把手教學(xué)，讓管理人員接受最為先進(jìn)、最具針對(duì)性的培養(yǎng)教育，熟悉系統(tǒng)操作流程及技術(shù)要點(diǎn)，知悉行業(yè)最新發(fā)展情況及創(chuàng)新方向，從而不斷提高綜合業(yè)務(wù)水平。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)者要定期帶領(lǐng)檔案管理人員前往先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)做法，帶著問題尋找最優(yōu)解決路徑，彌補(bǔ)弱項(xiàng)短板，使得整體隊(duì)伍發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)無(wú)疑為工程檔案的管理與利用帶來(lái)巨大的優(yōu)勢(shì)及考驗(yàn)，這就需要相關(guān)部門緊跟時(shí)代潮流、增加資金投入、重視管理體系建設(shè)、推動(dòng)干部隊(duì)伍培養(yǎng)，確保工程檔案的收集整理、存儲(chǔ)利用、開放共享等工作更加高效便捷，以“檔案力量”助力工程項(xiàng)目高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：鄶正正（1990— ），大學(xué)學(xué)歷，山東港口煙臺(tái)港集團(tuán)有限公司檔案管理人員，研究方向：工程檔案信息化管理。