摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)以及人工智能等被廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代辦公領(lǐng)域，機關(guān)事業(yè)單位及部分企業(yè)辦公真正實現(xiàn)了無紙化。然而，無紙化辦公的到來使得住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理發(fā)生了一些變化。文章詳細闡述了住房公積金檔案管理的特點以及類型，深入剖析住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并依據(jù)實際問題提出實現(xiàn)住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的對策，為住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理提供一些參考。

關(guān)鍵詞：住房；公積金；業(yè)務(wù)檔案；規(guī)范化管理

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

隨著社會的快速發(fā)展，住房公積金管理制度也逐漸完善，但當(dāng)前住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理面臨著基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施匱乏，檔案的完整性無法得到保障等問題。檔案管理作為記錄住房公積金業(yè)務(wù)活動的重要載體，與廣大繳存職工以及單位自身利益密切相關(guān)。因此，規(guī)范化管理住房公積金業(yè)務(wù)檔案，不僅是住房公積金部門的責(zé)任，還是保證住房公積金制度健康發(fā)展的必然要求。

一、住房公積金檔案的特點

1.住房公積金檔案內(nèi)容具有多樣性

住房公積金業(yè)務(wù)檔案包含的內(nèi)容比較廣泛，如賬戶開設(shè)、繳存、提取、貸款、賬戶轉(zhuǎn)移、銷戶、繳存基數(shù)調(diào)整、繳存比例調(diào)整等。在對以上內(nèi)容管理時，個人賬戶與單位賬戶有著不同的管理方法。例如，開戶、銷戶業(yè)務(wù)實際上分為兩種，一種是單位繳存登記或賬戶注銷，一種是職工賬戶設(shè)立或賬戶封存；銷戶提取以及正常提取屬于提取業(yè)務(wù)；匯繳、補繳以及緩繳等業(yè)務(wù)屬于歸集業(yè)務(wù)；期房貸款、現(xiàn)房貸款、二手房貸款以及相應(yīng)的自動提取還貸、提前還款等業(yè)務(wù)屬于貸款業(yè)務(wù)范疇。由此可見，住房公積金檔案內(nèi)容多，且被劃分為不同的類型。

2.住房公積金檔案整理在操作上具有隨時性

住房公積金前臺服務(wù)窗口是為繳存單位和職工提供公積金業(yè)務(wù)辦理的重要渠道。住房公積金作為重要的民生服務(wù)部門，業(yè)務(wù)體量龐大，如果得不到及時處理將會產(chǎn)生業(yè)務(wù)堆積，無法在有效時間內(nèi)完成業(yè)務(wù)審批，還會引發(fā)職工投訴風(fēng)險。業(yè)務(wù)體量的龐大必然帶來業(yè)務(wù)檔案的繁多。為了避免檔案材料堆積，當(dāng)業(yè)務(wù)完成任務(wù)后需要及時、準(zhǔn)確地將當(dāng)天的各種文件以及資料按照日期及業(yè)務(wù)類型歸檔并整理，以便在查找時更加快捷、準(zhǔn)確。

3.住房公積金檔案利用具有針對性

住房公積金業(yè)務(wù)具有一定的復(fù)雜性，在辦理過程涉及賬戶記錄、數(shù)據(jù)憑證等多種信息，以便真實、有效地記錄業(yè)務(wù)的發(fā)生。住房公積金是強制儲蓄金，主要用于剛性住房及改善型住房需求，具有互助性、保障性特點，資金的繳存與使用必須在嚴(yán)格的監(jiān)管體系下完成。針對住房公積金業(yè)務(wù)開展的稽核、審計以及監(jiān)督等工作，需要以辦理過程中產(chǎn)生的相關(guān)憑證及其檔案材料為依據(jù)。當(dāng)前，住房公積金業(yè)務(wù)檔案查詢方式多樣，如人工窗口，“手機公積金”App、官方網(wǎng)廳等線上渠道均有業(yè)務(wù)辦理記載。

二、住房公積金業(yè)務(wù)檔案類型

1.住房公積金繳存、提取類

自住房公積金制度建立以來，繳存單位、繳存職工辦理業(yè)務(wù)產(chǎn)生大量檔案材料。比如，單位繳存登記、職工賬戶設(shè)立產(chǎn)生的檔案材料包括經(jīng)辦人身份證明、組織機構(gòu)代碼（統(tǒng)一社會信用代碼）、單位經(jīng)營執(zhí)照、單位設(shè)立文件、法人身份證、《職工住房公積金匯繳清冊》，產(chǎn)生個人月繳存數(shù)據(jù)、單位月繳額數(shù)、繳存基數(shù)、身份證信息以及姓名。關(guān)于職工個人住房公積金提取涉及的文件和資料主要包括有戶口本、身份證，具體資料需要依據(jù)當(dāng)時的實際情況，如退休時提供退休證或者離休證，購房時提供不動產(chǎn)權(quán)證、契稅發(fā)票、交納首付款或全款的增值稅發(fā)票、購房合同等。關(guān)于信息變更業(yè)務(wù)所需要的文件和資料主要有住房公積金單位繳存登記信息變更申請表、變更批準(zhǔn)文件或新設(shè)立的文件、新經(jīng)辦人身份證、職工本人身份證等證明。

2.個人住房公積金貸款類

（1）關(guān)于住房公積金貸款申請材料，具體涉及身份證、戶口本、婚姻狀況證明、有效的購房合同、不動產(chǎn)權(quán)證書、增值稅發(fā)票或契稅完稅證明等。

（2）關(guān)于住房公積金貸款發(fā)放的文件和資料，主要涉及《住房公積金個人住房貸款申請審批表》、個人貸款支付憑證、《住房公積金個人住房貸款借款擔(dān)保合同》《不動產(chǎn)登記證明》《住房公積金抵押合同》等。

（3）關(guān)于還款的相關(guān)文件和資料，涉及委托按月沖還公積金貸款簽約、公積金貸款委托扣款協(xié)議等。

3.財務(wù)會計類

一是資產(chǎn)類。該類科目主要包括銀行存款（住房公積金存款和增值收益存款）、應(yīng)收利息、其他應(yīng)收款、委托貸款（個人貸款和項目貸款）、逾期貸款（個人逾期貸款和項目逾期貸款）以及國家債券。

二是負債類。該類科目主要包括住房公積金、應(yīng)付利息、專項應(yīng)付款（住房公積金管理中心管理費用和城市廉租住房建設(shè)補充資金）以及其他應(yīng)付款。

三是凈資產(chǎn)類。該類科目主要包括貸款風(fēng)險準(zhǔn)備金（個人貸款風(fēng)險準(zhǔn)備金和項目貸款風(fēng)險準(zhǔn)備金）、增值收益、增值收益分配（提取貸款風(fēng)險準(zhǔn)備、提取公積金中心管理費用、城市廉租住房建設(shè)補充資金以及待分配增值收益）。

四是收支類。該類科目主要包括業(yè)務(wù)收入（住房公積金利息收入、增值收益利息收入、委托貸款利息收入、國家債券利息收入、其他收入）、業(yè)務(wù)支出（住房公積金利息支出、住房公積金歸集手續(xù)費支出以及委托貸款手續(xù)費支出、項目貸款其他支出）。

三、住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施缺乏

任何管理都離不開物質(zhì)條件，檔案管理也是如此，如環(huán)境的溫度濕度控制、管理的設(shè)備設(shè)施、存儲的條件、照明條件以及維護方法等。檔案儲存最基本的物質(zhì)條件就是專用的儲存或管理庫房，這是保障檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)物質(zhì)條件。良好的檔案庫房要避免出現(xiàn)潮濕以及高溫等現(xiàn)象，做到良好的防水性，庫房的具體位置要合理，避免建立在距離會議室、樓梯口、衛(wèi)生間以及食堂等較近的區(qū)域。檔案庫房要有良好的通風(fēng)條件，按時打掃并保證干凈整潔。檔案的科學(xué)管理離不開專用的儲存設(shè)備設(shè)施，檔案管理部門要嚴(yán)格規(guī)定設(shè)備的質(zhì)量、樣式以及規(guī)格。目前，我國大部分住房公積金管理部門檔案庫房的設(shè)計和管理并不理想，未能將具體的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求落實，且檔案的保管和存放與技術(shù)規(guī)范嚴(yán)重不符。另外，檔案庫房管理專業(yè)人員十分匱乏，檔案庫房管理者多數(shù)是兼職人員，他們對于住房公積金檔案管理知識的了解和掌握十分匱乏，在管理過程中難以整體把握灰塵、氣體、濕度、溫度以及光線等因素，一旦管理不善，將加速檔案的風(fēng)化速度，從而增加檔案失真的發(fā)生概率。

2.信息來源渠道不對稱，導(dǎo)致部分業(yè)務(wù)檔案的真實性無法得到科學(xué)驗證

為使職工在辦理住房公積金時的繳存流程更加簡單，提高自動化辦公水平，很多地區(qū)住房公積金管理部門對公積金的繳存、償還商業(yè)貸款提取、貸款還款等高頻業(yè)務(wù)采用電子化處理手段，如“不見面審批”“無證明辦事”等線上辦理等。盡管這種方式使職工以及單位處理事務(wù)的流程更加簡單便利，提高工作效率，減輕人工錄入信息的復(fù)雜性以及工作強度。但由于數(shù)據(jù)的采集、讀取以及傳遞通常依賴職工個人或繳存單位的財務(wù)經(jīng)辦人，并非通過管理中心人員直接錄入數(shù)據(jù)信息，所以這種方法存在缺少紙質(zhì)憑證直觀性的弊端，很難保證電子文檔的原始狀態(tài)以及可信度。而對于電子文件來說，其只不過是經(jīng)過電腦系統(tǒng)處理的一串代碼而已，無副本和正本之分，也沒有正式稿或草稿的區(qū)別，如果受到外部因素影響，那么檔案的真實性以及可靠性就無法得到保障。

3.松散型的管理難以保證檔案資料的完整性

檔案管理的基本原則就是全宗完整性的保持，這是檔案管理的關(guān)鍵。要想保證后續(xù)各個環(huán)節(jié)都能嚴(yán)格以全宗管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)實施，那么檔案在收集環(huán)節(jié)就要保持全宗不可分割。目前，因住房公積金歸集、提取、貸款等管理辦法以及業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)未能實現(xiàn)全國統(tǒng)一，住房公積金管理形式多種多樣，相同的業(yè)務(wù)在不同的城市可能有不同的政策要求。與此同時，大多數(shù)住房公積金部門專業(yè)管理人員匱乏，面對煩瑣的事務(wù)，除了對比較重要的檔案，如財務(wù)審計等必須設(shè)有專業(yè)人員實施管理外，對于日常普通的檔案或文件通常由相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員負責(zé)。而檔案的收集、整理、立卷以及歸檔保管等各項工作，管理制度不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范性、嚴(yán)謹性以及科學(xué)性，導(dǎo)致檔案在運輸、保管以及借閱過程中出現(xiàn)殘缺、信息失真以及風(fēng)化等現(xiàn)象。如果立卷科目不科學(xué)，就會導(dǎo)致不同業(yè)務(wù)單位的檔案資料所形成的全宗不具備完整性，在年度取證、調(diào)用、查閱以及對賬期間，檔案資料使用的敏捷性大幅下降，對檔案的有效利用造成嚴(yán)重影響。

四、實現(xiàn)住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的途徑

1.健全制度，加強檔案管理工作

（1）健全組織領(lǐng)導(dǎo)機制

領(lǐng)導(dǎo)層以及管理層要加大對住房公積金檔案管理的重視程度，各城市中心要積極構(gòu)建由分管領(lǐng)導(dǎo)、科室負責(zé)人參與的業(yè)務(wù)檔案管理工作小組，主要負責(zé)住房公積金檔案管理工作的監(jiān)督、核查、指導(dǎo)以及協(xié)調(diào)等工作。工作小組需要對檔案管理期間存在的不足和問題一同商討，并制定有效的解決措施。另外，各城市中心要建立住房公積金業(yè)務(wù)檔案檢查、考核等制度，為檔案規(guī)范化管理提供后續(xù)保障。實施社會監(jiān)督，不定時邀請繳存單位、繳存職工擔(dān)任臨時監(jiān)督員，引導(dǎo)繳存單位和職工嚴(yán)格檢查、評價以及驗收檔案，從用戶的角度對檔案管理查缺補漏，確保檔案管理工作具有規(guī)范性以及科學(xué)性。

（2）建立科學(xué)的檔案管理制度

我國《檔案法》明確指出，各級檔案部門，涉及事業(yè)單位、企業(yè)、團體、機關(guān)以及檔案館等，要建立管理制度，并實施動態(tài)優(yōu)化，以保證檔案的高效利用。該制度應(yīng)涉及檔案整理、開放、銷毀、利用、編目、鑒定、立卷歸檔以及保管等多項內(nèi)容。同時，該制度的建立需要與檔案實際工作的需求相符，并要滿足現(xiàn)代化管理要求。

2.加強復(fù)核，保證業(yè)務(wù)檔案的真實性

首先，加強內(nèi)部復(fù)核，確保賬證相符。后臺財務(wù)科室、稽核科室的工作主要負責(zé)一一核查前臺操作人員辦理業(yè)務(wù)生成的業(yè)務(wù)流水、數(shù)據(jù)憑證等材料，其目的是提高業(yè)務(wù)操作的準(zhǔn)確性，業(yè)務(wù)的真實性得到保障。此種方式可以避免因憑證缺失或操作失誤所致的憑證和賬目不符，進而保證業(yè)務(wù)的完整性；其次，加強外部培訓(xùn)，確保賬實相符。各住房公積金業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員要接受管理部門開展的相關(guān)培訓(xùn)工作，部門要將相關(guān)文檔操作、交互對賬方法以及軟件的使用傳授給業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，減少實際對賬的周期和時間，從而保證賬目符合實際情況。完成對賬以后，雙方需要執(zhí)行下一步工作，即相關(guān)表格蓋章和簽字，主要包括《單位住房公積金余額對賬單》以及《職工個人住房公積金余額明細表》，而對賬的主要憑據(jù)實際上就是這兩項單據(jù)，將其整理為紙質(zhì)檔案并保存。另外，為降低業(yè)務(wù)出錯率，提高資金分配效率，各單位住房公積金繳存行為一定要規(guī)范化與合理化，每個月的繳存都要達到標(biāo)準(zhǔn)，無人員變動的情況下，繳存金額不得隨意更改。

3.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，利于業(yè)務(wù)檔案管理和保存

首先，統(tǒng)一紙質(zhì)材料規(guī)格。由于紙質(zhì)檔案資料不同于電子文件便于保存，為使紙質(zhì)檔案資料更好地裝訂和保存，工作人員要告知繳存單位和個人提交紙質(zhì)檔案資料時，需要統(tǒng)一采用A4紙張，有利于檔案文件的整理、收集以及歸檔，能夠進一步提高檔案管理工作效率；其次，統(tǒng)一編制分類方案。分類方案設(shè)計的主要目的就是使分類方式更加規(guī)范，使檔案文件的檢索流程更簡單。若本行業(yè)以及本系統(tǒng)有一套綜合性的分類方案，那么單位要以實際情況為依據(jù)，對其實施調(diào)整并加以細化；若本行業(yè)及本系統(tǒng)的分類方案不統(tǒng)一或不完整，那么要借鑒本地區(qū)其他單位或相近行業(yè)的分類方案，從而為分類方案的制定提供一些參考依據(jù)。對于住房公積金會計核算以及財務(wù)管理而言，《住房公積金管理部門會計核算暫行辦法》指出，將權(quán)責(zé)發(fā)生制為記賬的根本，以復(fù)式借貸法為主，起始時間為每年的1月1日，結(jié)束時間截至當(dāng)年的12月31日。各級管理機構(gòu)要以相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，詳細設(shè)置對外報送的會計報表格式以及具體的編制方法，且管理部門需自行設(shè)置內(nèi)部管理需要的會計報表。

4.分級管理，提升業(yè)務(wù)檔案的抗災(zāi)害性

充分利用信息技術(shù)將實體檔案向數(shù)字形式的方式轉(zhuǎn)變，以保證數(shù)字檔案與實體檔案的分類管理。使用先進的設(shè)備，如高清掃描儀以及高清攝像機，將檔案、證件以及相關(guān)資料以拍照的方式獲取1：1比例的圖像，以具體的時間和單位對這些圖像加以種類的劃分與編號，將其制作成電子檔案。

為達到檔案資源統(tǒng)一管理的目的，要積極采用分級管理方法。一般而言，地理位置更加優(yōu)越的市級住房公積金中心的硬件設(shè)備設(shè)施以及辦公條件更好，對檔案管理十分有利。為此，有條件的市級中心可以全面負責(zé)縣市區(qū)公積金分支（辦事）機構(gòu)的住房公積金檔案以及電子檔案，市級專業(yè)管理人員要以當(dāng)下的管理要求為依據(jù)，對全市住房公積金業(yè)務(wù)檔案開展集中管理，保證檔案的安全性以及可靠性。

五、結(jié)語

總之，住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理是評價住房公積金管理中心工作的重要標(biāo)尺，是住房公積金管理工作的重要組成部分，充分體現(xiàn)了住房公積金的管理水平。加強檔案規(guī)范化管理水平建設(shè)，既保證了住房公積金業(yè)務(wù)檔案的安全性與可靠性，又能助推住房公積金管理行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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作者單位：濰坊市住房公積金管理中心