一、引言

檔案館是保存歷史見證和文化記憶的重要場所，承擔著保護、傳承和利用檔案資料的職責和使命。隨著互聯(lián)網(wǎng)平臺的普及和數(shù)字化技術的發(fā)展，一些檔案館仍然局限于傳統(tǒng)檔案服務模式，整體服務水平以及工作成效均表現(xiàn)出嚴重不足，無法滿足社會公眾的需求。[1]數(shù)字檔案館能夠在單位決策、社會教育、公共活動等多個方面提供更為優(yōu)質的檔案信息服務。因此，檔案館亟須轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，與時俱進，推進數(shù)字檔案館建設?；诖?，本文重點分析數(shù)字檔案館建設的必要性、問題以及實施途徑。

二、數(shù)字檔案館建設的必要性

隨著數(shù)字技術的飛速發(fā)展，數(shù)字檔案館建設成為檔案事業(yè)發(fā)展的新方向。其不僅體現(xiàn)了檔案工作對技術革新的積極擁抱，也是保護檔案資源、提升檔案資源利用效率的有效途徑。因此，加快數(shù)字檔案館建設對推動檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義和長遠影響。

（一）適應時代發(fā)展的必然要求

現(xiàn)如今，數(shù)字化已經(jīng)成為社會發(fā)展的重要趨勢，數(shù)字檔案館建設是適應時代發(fā)展、推動檔案事業(yè)轉型升級的必然要求。首先，隨著大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等科學技術的廣泛應用，傳統(tǒng)檔案館的運作模式已無法滿足現(xiàn)代社會對檔案信息的需求。數(shù)字檔案館的建設能夠實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡化傳輸和智能化服務，提高檔案信息資源的利用效率。[1]其次，數(shù)字檔案館的建設有助于檔案信息的長期保存和傳承。相較于紙質檔案，數(shù)字檔案具有更好的穩(wěn)定性、安全性和可復制性，能夠有效避免檔案受損。因此，數(shù)字檔案館建設是推進檔案轉型、適應時代發(fā)展的必然要求和重要舉措。

（二）提升檔案服務能力的必然選擇

建設數(shù)字檔案館能夠改變檔案管理的模式，提升檔案服務能力，滿足公眾日益增長的信息需求。一方面，數(shù)字檔案館通過構建統(tǒng)一的檔案資源數(shù)據(jù)庫，能夠實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、在線查閱和遠程利用，打破傳統(tǒng)檔案館在時間、空間上的限制，提供更加便捷、高效的檔案服務，讓檔案服務更加貼近公眾需求。[2]另一方面，建設數(shù)字檔案館不僅能夠優(yōu)化檔案管理工作流程，還能拓寬檔案服務的外延。借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，數(shù)字檔案館通過與其他檔案信息系統(tǒng)、公共文化服務平臺互聯(lián)互通實現(xiàn)檔案信息的共建共享，不僅能夠為單位決策、企業(yè)發(fā)展、學術研究等提供有力支持，還能夠提供更豐富的信息咨詢服務，使更廣泛的人群受益。[3]

三、數(shù)字檔案館建設中存在的問題

（一）數(shù)字檔案質量有待提升

在數(shù)字檔案館建設中，數(shù)字檔案的質量至關重要。由于檔案種類繁多，包括紙質、照片、音頻、視頻等不同載體，因此在數(shù)字化處理過程中往往存在處理標準不統(tǒng)一、質量控制不嚴格的情況。一些檔案館在數(shù)字化過程中，可能過于追求速度而忽略了質量，導致數(shù)字檔案清晰度不足、信息丟失或無法準確還原檔案原貌。此外，部分檔案館由于技術設備和人員技能的限制，難以達到理想的數(shù)字化效果。同時，由于缺乏統(tǒng)一的技術標準和規(guī)范，不同檔案館之間的系統(tǒng)兼容性較差，難以實現(xiàn)檔案資源的有效整合和共享。這些問題不僅影響了檔案的長期保存和利用，也降低了數(shù)字檔案館的可信度。

（二）基礎設施有待完善

當前，數(shù)字檔案館在基礎設施建設方面尚顯不足。首先，很多實體檔案館缺少高性能的服務器、大容量的存儲設備、高速的網(wǎng)絡傳輸設備等必要硬件；還有一部分檔案館盡管配備了數(shù)字化設備，但設備老舊、軟件版本落后，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的建設。其次，部分檔案館在物理環(huán)境建設方面也存在問題，如機房設計不合理，溫濕度控制不達標，防火防盜措施不完善，這些都不利于數(shù)字圖書館的建設，對數(shù)字檔案的長期保存造成潛在威脅。最后，數(shù)字檔案館的軟件系統(tǒng)建設同樣不容樂觀，缺乏專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，導致檔案的數(shù)字化處理、存儲、檢索和利用等環(huán)節(jié)效率較低，這些都影響著數(shù)字檔案館的建設和發(fā)展。

（三）數(shù)據(jù)和隱私存在風險

數(shù)字檔案館存儲了大量的檔案數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)和用戶隱私的安全問題是數(shù)字圖書館建設中面臨的一大問題。隨著現(xiàn)代技術的日益更新，數(shù)字檔案館面臨著數(shù)據(jù)泄露、非法訪問、病毒攻擊等風險。目前，一些檔案館在數(shù)據(jù)安全防護方面存在明顯不足，如安全意識不強、防護措施不到位、應急預案不完善等。同時，檔案數(shù)據(jù)的隱私保護也面臨挑戰(zhàn)，如何平衡信息公開與個人隱私保護的關系，成為一個亟待解決的問題。這些問題若不加以妥善處理，會威脅用戶群體的信息安全，阻礙數(shù)字檔案館的健康持續(xù)發(fā)展。

（四）專業(yè)人才欠缺

數(shù)字檔案館建設中對專業(yè)人才的需求十分迫切，但當前面臨著專業(yè)人才匱乏的問題。首先，數(shù)字化專業(yè)人才不足，缺乏既熟悉檔案業(yè)務又精通數(shù)字技術的復合型人才，導致數(shù)字檔案館建設過程中難以有效利用數(shù)字化技術開展檔案的管理、保護和服務工作。其次，檔案編研和開發(fā)人才短缺，難以有效處理和挖掘數(shù)字檔案資源，影響著數(shù)字檔案館服務質量的提升。最后，部分檔案館現(xiàn)有人員結構呈現(xiàn)老齡化態(tài)勢，部分工作人員沿用傳統(tǒng)工作模式，對數(shù)字化技術既缺乏了解，也缺乏學習的主動性，進一步加劇了數(shù)字檔案館人才欠缺的現(xiàn)象，阻礙了數(shù)字檔案館的建設。[4]

（五）用戶需求尚未滿足

數(shù)字檔案館建設的最終目的是更好地服務用戶，然而在實際運行中，數(shù)字檔案館服務與用戶需求脫節(jié)的現(xiàn)象時有發(fā)生。首先，部分數(shù)字檔案館的服務內容單一，缺乏個性化、深層次的數(shù)字服務項目，難以滿足用戶多樣化的需求。其次，數(shù)字檔案館的用戶界面不夠友好，檢索系統(tǒng)影響用戶使用，導致用戶在使用過程中體驗不佳。最后，數(shù)字檔案館的服務推廣和用戶教育也相對滯后。許多用戶對數(shù)字檔案館了解不足，缺少有效利用數(shù)字檔案資源的技能。這些問題導致數(shù)字檔案館的服務效能未能充分發(fā)揮，影響了檔案資源的利用效率。

四、數(shù)字檔案館建設策略

（一）保證數(shù)字檔案質量

數(shù)字檔案的質量是數(shù)字檔案館建設的核心，為實現(xiàn)這一目標，要從以下幾個方面著手。首先，制訂嚴格的檔案數(shù)字化標準和工作流程，確保檔案在數(shù)字化過程中的完整性、真實性和可讀性。其次，選用高質量的數(shù)字化設備，如高分辨率掃描儀、專業(yè)相機等，以獲取清晰的檔案圖像，同時要注意對設備進行定期校準和維護，確保其穩(wěn)定運行。再次，加強檔案數(shù)字化前的預處理工作，包括檔案清潔、修復、平整等，以提高數(shù)字檔案質量；采用高效的光學字符識別（OCR）技術將圖像檔案轉化為可編輯、可檢索的文本信息，提高檔案的利用效率；對OCR結果進行人工校對和修正，確保檔案內容的準確性。[5]最后，要重視檔案數(shù)字化過程中的質量控制，實行全過程監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并解決質量問題；對數(shù)字化處理后的檔案進行質量檢查，包括圖像清晰度、色彩還原度、文件格式等，確保符合標準要求。以上措施能夠有效提升數(shù)字檔案的質量，為數(shù)字檔案館的建設和發(fā)展奠定堅實的基礎。

（二）完善基礎設施建設

基礎設施建設是提升數(shù)字檔案館管理和服務能力的前提。首先，要制訂詳細的基礎設施建設規(guī)劃，明確數(shù)字檔案館的建設目標、規(guī)模、預算和實施步驟；設立專項資金，加大資金投入力度，確保數(shù)字檔案館有足夠的資金進行基礎設施建設，同時積極爭取社會資金，通過項目合作、捐贈、贊助等方式拓寬資金來源。其次，在硬件設施方面，要購置高性能的服務器、大容量的存儲設備、高速的網(wǎng)絡傳輸設備以及專業(yè)的數(shù)字化加工設備，為檔案的數(shù)字化處理提供物質保障；在軟件系統(tǒng)方面，則要開發(fā)或采購適合數(shù)字檔案館的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的采集、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)的自動化、數(shù)字化處理，雙管齊下，兼顧軟硬件基礎設施建設，從而為數(shù)字檔案館的建設奠定物質基礎。

（三）建立安全保障與長效管理機制

數(shù)字檔案館的安全保障是建設的重中之重，其核心在于構建一個全方位、多層次的安全防護體系。首先，必須建立一套牢固的網(wǎng)絡安全防護體系，這包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術等，以形成一道堅實的數(shù)字防線，有效防止檔案信息被非法訪問、篡改或泄露。其次，要制訂嚴格的檔案信息安全管理規(guī)定，其中應涵蓋檔案數(shù)字化流程的每一個環(huán)節(jié)，確保所有操作都有明確的標準和規(guī)范，使數(shù)字檔案安全管理工作更加有序。再次，數(shù)字檔案館還應建立健全長效的管理機制，這包括檔案的定期檢查、備份、維護和更新。定期的檢查和維護能夠及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞和潛在風險，而備份則能確保數(shù)據(jù)丟失后得到迅速恢復。最后，應急預案的建立是數(shù)字檔案館安全保障體系中不可或缺的一部分。應急預案應針對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失、網(wǎng)絡攻擊等緊急情況制訂具體的應對措施，這樣能夠迅速有效地采取措施，使損失最小化，確保數(shù)字檔案館的穩(wěn)定運行和檔案信息的安全。通過這些措施的綜合運用，數(shù)字檔案館的安全保障將得到全面加強，為檔案事業(yè)的長足發(fā)展奠定堅實基礎。[5]

（四）打造專業(yè)人才隊伍

數(shù)字檔案館作為檔案保護、管理和服務的新型載體，對人才隊伍建設提出了更高要求。首先，應明確人才隊伍建設目標，結合數(shù)字檔案館發(fā)展方向制訂系統(tǒng)的人才培養(yǎng)計劃。其次，加大人才引進力度，注重選拔兼具數(shù)字化技術運用能力和檔案專業(yè)背景的高素質人才，優(yōu)化人才隊伍結構。同時，加強對在職人員的培訓，定期組織業(yè)務學習和行業(yè)交流，提高員工綜合素質；還要注重理論學習與實踐工作相結合，鼓勵員工在日常工作和館內培訓之余主動學習，提升個人綜合素養(yǎng)。再次，建立激勵機制，鼓勵員工參加職稱評定、學歷提升等活動，激發(fā)員工的工作積極性和主觀能動性；關注員工職業(yè)生涯規(guī)劃，為人才提供發(fā)展平臺，營造良好的成長環(huán)境。最后，要完善人才評價體系，實行績效考核，激發(fā)員工的工作熱情。總之，要建立一支綜合素質高、專業(yè)性強的數(shù)字化人才隊伍，真正使數(shù)字檔案館成為人才聚集的平臺，為我國檔案事業(yè)貢獻力量。

（五）提供個性化的檔案服務

個性化服務是數(shù)字檔案館區(qū)別于實體檔案館的一大功能優(yōu)勢。在數(shù)字檔案館建設的過程中，必須重視并強化這一功能的實現(xiàn)。首先，在數(shù)字檔案館建設過程中，要加強用戶需求調研。通過線下訪談和線上調查深入了解用戶的需求和期望，為檔案服務提供重要參考。其次，在調研基礎上優(yōu)化服務內容，根據(jù)用戶需求提供個性化、多樣化的數(shù)字檔案信息服務，如定制化檔案查詢服務、專題檔案推送等，并簡化線上服務流程，提高服務效率，確保用戶能夠便捷地獲取所需檔案信息。再次，要優(yōu)化數(shù)字檔案館現(xiàn)有的使用界面，使檔案信息檢索、線上服務項目等模塊更加簡潔明了，方便用戶使用。最后，完善用戶反饋機制，及時收集用戶意見和建議，對服務進行持續(xù)改進。利用現(xiàn)代信息技術，如大數(shù)據(jù)分析、人工智能等，對用戶信息行為進行分析，預測用戶需求，使數(shù)字檔案館的個性化服務更加精準適用。

五、結語

綜上所述，隨著數(shù)字化時代發(fā)展進程不斷加快，檔案館也要緊跟時代發(fā)展的步伐，向智慧化、數(shù)字化方向發(fā)展。當前，數(shù)字檔案館建設已小有成就，但仍然面臨諸多的挑戰(zhàn)。因此，無論是當下還是未來，數(shù)字檔案館的建設要結合實際，保證數(shù)字檔案質量、完善基礎設施建設、建立安全保障與長效管理機制、打造專業(yè)人才隊伍、提供個性化的檔案服務。除此之外，還要做好長期發(fā)展規(guī)劃，掌握檔案館未來的發(fā)展趨勢，以保證數(shù)字檔案館能夠持續(xù)提供優(yōu)質服務。

參考文獻：

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[2]張昭，陳勝剛.基于數(shù)字化時代視角下的智慧城市管理[J].科技創(chuàng)新與應用，2019（34）：190-191.

[3]鄭楊.智慧檔案館建設思路探討[J].黑龍江檔案，2018（05）：83.

[4]秦屹梅，施麗媛，王文治，等.城市規(guī)劃管理電子文件歸檔與移交策略研究——以天津市為例[J].城建檔案，2018（09）：11-15.

[5]楊鵬，金波.數(shù)智時代智慧檔案建設的邏輯理路與運行線路[J].檔案學通訊，2023（02）：48-56.

（作者簡介：鄺靜雯，女，本科，中山火炬高技術產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)制度創(chuàng)新研究中心，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）