摘 要：應(yīng)急處置決策需要依賴于準(zhǔn)確、完整的檔案數(shù)據(jù)支持。本文從應(yīng)急處置決策的需求出發(fā)，探討了檔案數(shù)據(jù)管理的理論體系與方法，重點分析了應(yīng)急處置中檔案數(shù)據(jù)的特征和關(guān)鍵作用。通過結(jié)合檔案數(shù)據(jù)管理的全生命周期理論，提出了從數(shù)據(jù)的收集、處理、存儲到利用的系統(tǒng)化管理框架，確保檔案數(shù)據(jù)在整個生命周期內(nèi)的有效性和可用性。同時，文章還討論了多元共建共享機制在檔案數(shù)據(jù)管理中的應(yīng)用，論證了跨部門、跨領(lǐng)域協(xié)作在應(yīng)急決策中的必要性、理論機理和實現(xiàn)路徑，為提升應(yīng)急處置決策的效率和精確度提供系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)管理方法支持。

關(guān)鍵詞：應(yīng)急處置；檔案數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)管理；數(shù)據(jù)體系；決策支持；全生命周期管理；多元化；跨部門協(xié)作

1 序言

在突發(fā)事件和不可預(yù)見的危機面前，應(yīng)急處置決策的有效性直接關(guān)系到事件的應(yīng)對成效。作為決策基礎(chǔ)，檔案數(shù)據(jù)在提供歷史參照、當(dāng)前情況分析和未來趨勢預(yù)測方面具有不可替代的作用。如何通過系統(tǒng)化的檔案數(shù)據(jù)管理，為應(yīng)急處置提供全面、及時、精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持，已成為當(dāng)前理論與實踐中亟待解決的核心問題。

1.1 應(yīng)急處置及決策需求。應(yīng)急處置決策需求是指在突發(fā)事件中，為了有效應(yīng)對并最小化損失，決策者所需的多層次需求，包括信息的獲取與評估、快速決策的支持、指揮協(xié)調(diào)機制的運作、資源調(diào)配的保障以及相應(yīng)制度框架的支撐。這些需求涵蓋了從信息收集到風(fēng)險評估，再到資源配置和制度建設(shè)的各個方面，是應(yīng)急決策高效運作的關(guān)鍵。

1.2 理論基礎(chǔ)。應(yīng)急處置決策需求下的檔案數(shù)據(jù)管理理論研究的理論基礎(chǔ)主要包括：信息管理理論、知識管理理論、決策理論、風(fēng)險管理理論、系統(tǒng)理論、應(yīng)急管理理論。這些理論基礎(chǔ)共同構(gòu)成了應(yīng)急處置決策需求下檔案數(shù)據(jù)管理研究的理論支撐。

1.3 研究內(nèi)容與方法。本文以檔案數(shù)據(jù)管理理論為核心，探討其在應(yīng)急處置決策中的應(yīng)用。通過分析應(yīng)急決策對檔案數(shù)據(jù)的依賴性，本文深入研究檔案數(shù)據(jù)管理的全生命周期管理原則，并探討檔案數(shù)據(jù)在共建共享、跨部門協(xié)作中的具體應(yīng)用。此外，本文結(jié)合文獻研究與案例分析，提出了一套應(yīng)急處置決策需求下的檔案數(shù)據(jù)管理改進對策，旨在為未來應(yīng)急管理中的數(shù)據(jù)支持提供理論依據(jù)和實踐指導(dǎo)。

1.4 檔案數(shù)據(jù)管理理論概述及其適用性。檔案數(shù)據(jù)管理理論強調(diào)數(shù)據(jù)的收集、整理、保存、利用與共享的全流程管理，確保數(shù)據(jù)的完整性、可用性與可追溯性。尤其在應(yīng)急處置決策中，數(shù)據(jù)的實時性與精確性決定了決策的有效性。通過全生命周期管理和動態(tài)數(shù)據(jù)共享機制，檔案數(shù)據(jù)不僅為應(yīng)急響應(yīng)提供及時支持，還通過跨部門協(xié)作和信息安全保障，增強了應(yīng)急決策的效率和準(zhǔn)確性。

2 檔案數(shù)據(jù)管理及其與應(yīng)急處置決策的關(guān)系

2.1 檔案數(shù)據(jù)管理的概念和全生命周期管理原則。數(shù)據(jù)管理廣義上是指對采集到的數(shù)據(jù)進行有效的管理和維護，包括數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)預(yù)處理、數(shù)據(jù)質(zhì)量控制、數(shù)據(jù)歸檔等。狹義上，數(shù)據(jù)管理是指將數(shù)據(jù)歸納至數(shù)據(jù)庫中，可以有效規(guī)避重復(fù)記錄、記錄錯誤等情況，減少異常數(shù)據(jù)。[1，2]而檔案數(shù)據(jù)管理是指對檔案數(shù)據(jù)的存儲、傳輸、利用等全過程進行規(guī)范化管理，以保證檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量和安全性。

檔案數(shù)據(jù)全生命周期管理，是檔案數(shù)據(jù)管理的基本原則，指的是對檔案數(shù)據(jù)實施全方位、全周期、全過程、全層階的保護。具體而言，檔案數(shù)據(jù)管理的全生命周期管理原則是指在檔案數(shù)據(jù)管理過程中，要全面考慮和保護檔案數(shù)據(jù)的各個方面、各個階段、各個環(huán)節(jié)和各個層面。

除全方位保護、全周期管理、全過程控制、全方位監(jiān)管、動態(tài)適應(yīng)等檔案數(shù)據(jù)管理的基本原則外，還涉及系統(tǒng)性原則、合規(guī)性原則、整體性原則、共享性原則、可追溯性原則、持續(xù)改進原則、安全性原則、透明性原則等。這些原則共同構(gòu)成檔案數(shù)據(jù)全生命周期管理原則體系。

2.2 檔案數(shù)據(jù)管理與應(yīng)急處置決策的關(guān)系。檔案數(shù)據(jù)管理與應(yīng)急處置決策密切相關(guān)，兩者之間存在相互促進和互為基礎(chǔ)的關(guān)系。檔案數(shù)據(jù)管理理論是應(yīng)急處置決策中檔案數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)，能夠保證應(yīng)急處置決策中的數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全性。同時，應(yīng)急處置決策的實踐也能夠反過來對檔案數(shù)據(jù)管理理論進行完善和補充。就突發(fā)自然災(zāi)害和公共衛(wèi)生事件來講，需要進行緊急的應(yīng)急處置決策，各類歷史記錄、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、建筑物建設(shè)施工圖紙、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)等在其中發(fā)揮不可替代的作用。[3，4]這些作用主要表現(xiàn)在信息基礎(chǔ)支撐、理論完善、精準(zhǔn)時效等方面。因此，檔案數(shù)據(jù)管理應(yīng)加強數(shù)據(jù)采集精準(zhǔn)度，優(yōu)化檢索和處理效率，確保數(shù)據(jù)更新及時，以滿足動態(tài)變化的決策需求。

3 檔案數(shù)據(jù)管理在應(yīng)急處置決策中的應(yīng)用

3.1 檔案數(shù)據(jù)管理在應(yīng)急處置決策中的實踐。發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)管理在應(yīng)急處置決策中的作用，需要依據(jù)檔案數(shù)據(jù)管理的原則和方法進行，重點包括檔案數(shù)據(jù)的采集、保存、利用、共享、安全、快速響應(yīng)等方面。

其中檔案數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)保存、數(shù)據(jù)安全是基礎(chǔ)，檔案數(shù)據(jù)的利用、共享、快速響應(yīng)是目標(biāo)。基礎(chǔ)工作需要檔案部門加強基礎(chǔ)能力建設(shè)，能夠?qū)崟r參與決策活動中，確保數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性；為高質(zhì)量達成檔案決策咨詢服務(wù)目標(biāo)，需要檔案部門強化服務(wù)能力建設(shè)，構(gòu)建高度自動化和智能化的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，結(jié)合數(shù)據(jù)共享與跨部門協(xié)作機制，以確保在緊急情況下快速響應(yīng)并提供可靠支持。

3.2 檔案數(shù)據(jù)管理在應(yīng)急處置決策中的問題及對策。當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)管理在應(yīng)急處置決策中存在數(shù)據(jù)不完整和不準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)共享受限、數(shù)據(jù)安全風(fēng)險、數(shù)據(jù)響應(yīng)速度不足等主要問題。針對這些問題，應(yīng)加強檔案數(shù)據(jù)的采集和整理、提高數(shù)據(jù)共享和利用水平、增強檔案數(shù)據(jù)的保密安全等。

4 檔案數(shù)據(jù)共建、共享和利用

4.1 檔案數(shù)據(jù)共建、共享的基本概念和多元共建共享原則。檔案數(shù)據(jù)共建、共享是指在不同部門、單位之間共同建設(shè)、共同利用檔案數(shù)據(jù)，在共建共享中實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共同利用和管理，其原則為多元共建共享，包括公開、平等、合作、協(xié)調(diào)、效益、可持續(xù)、協(xié)作、機制等。

公開即信息對所有有關(guān)方面開放和可訪問；平等即確保每個參與者都有平等的機會參與到檔案數(shù)據(jù)活動中；合作即相互合作和協(xié)商，通過合作，不同利益相關(guān)者可以共同努力達成共識和解決問題；協(xié)調(diào)即確保各方的工作得以有效銜接，確保檔案數(shù)據(jù)的一致性和互操作性；效益即檔案數(shù)據(jù)應(yīng)該帶來實際的效益和價值，同時也要確保數(shù)據(jù)使用的合法性和合規(guī)性；可持續(xù)即保持連續(xù)有效運作狀態(tài)，包括制定可持續(xù)發(fā)展策略、確保資源的可持續(xù)利用和維護數(shù)據(jù)的長期保存與可訪問性；協(xié)作即建立良好的跨部門協(xié)作機制，以協(xié)調(diào)各方的工作并確保信息的高效流通；機制即通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口協(xié)議，形成健全的檔案管理系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)管理、處理、服務(wù)的暢通性。明確的數(shù)據(jù)共享規(guī)則和責(zé)任分配機制將確保各部門在緊急情況下快速響應(yīng)，協(xié)同作戰(zhàn)，共享最新檔案數(shù)據(jù)，為應(yīng)急決策提供有力支持。

4.2 檔案數(shù)據(jù)共建、共享的實踐模式和機制。在實踐中，可以采用多種模式和機制進行檔案數(shù)據(jù)的共建、共享，如聯(lián)合收集、互聯(lián)網(wǎng)共享、政府購買等方式，建立檔案數(shù)據(jù)共建、共享的網(wǎng)絡(luò)平臺和機制。

（1）聯(lián)合收集。不同機構(gòu)或組織可以共同參與檔案數(shù)據(jù)的收集工作。例如，多個檔案館合作收集某一歷史時期或區(qū)域的檔案信息，將各自的收藏整合到一個數(shù)據(jù)庫中，以便更廣泛地讓公眾了解和利用這些檔案。京津冀跨區(qū)域建設(shè)項目檔案工作就是一例。在京津冀協(xié)同發(fā)展的過程中，陸續(xù)有一大批跨京津冀三地的建設(shè)項目落地實施。這些建設(shè)項目所產(chǎn)生的大量檔案不僅是京津冀協(xié)同發(fā)展的真實記錄，也是建設(shè)項目使用、管理、審計和改擴建不可缺少的重要依據(jù)，是維護國家和建設(shè)項目法人合法權(quán)益、防止資產(chǎn)流失的有效證據(jù)，也是反映區(qū)域風(fēng)貌及經(jīng)濟、社會、文化發(fā)展歷程的寶貴資料。為此京津冀三地檔案局聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于做好京津冀協(xié)同發(fā)展建設(shè)項目檔案工作的意見》，并完善了京津冀跨地區(qū)建設(shè)項目檔案工作的合作監(jiān)管服務(wù)機制，明確了項目檔案管理工作的方向，推進了京津冀協(xié)同發(fā)展建設(shè)項目檔案工作聯(lián)席會議制度的落實。[5]

（2）互聯(lián)網(wǎng)共享。通過建立在線平臺或數(shù)字檔案庫，將檔案數(shù)據(jù)以開放的方式共享給廣大用戶。這樣的平臺可以提供搜索功能和下載選項，使用戶能夠方便地訪問和利用各類檔案數(shù)據(jù)。mOH3noSzK2dyt7dLLCG8cQ==例如，2022年7月6日正式上線的全國檔案查詢利用服務(wù)平臺，就是依托互聯(lián)網(wǎng)，為社會公眾提供檔案查詢利用的跨區(qū)域、跨層級的公共服務(wù)平臺，實現(xiàn)全國檔案信息共享利用“一網(wǎng)通辦”。[6]目前，全國各省區(qū)市檔案館，各計劃單列市、副省級市檔案館及新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團檔案館都已接入全國檔案查詢利用服務(wù)平臺，全國接入總數(shù)已超過1000家。

（3）政府購買。政府可以購買來自綜合檔案館之外不同機構(gòu)和部門的檔案數(shù)據(jù)，然后將其整合到一個統(tǒng)一的系統(tǒng)中進行管理和共享。這樣既可以避免重復(fù)收集檔案數(shù)據(jù)，也可以避免重復(fù)存儲檔案數(shù)據(jù)，還可以提高數(shù)據(jù)利用效率。例如，政府可以購買教育部門的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)，并將其整合到一個全國范圍的教育信息管理系統(tǒng)中，以便各個學(xué)校和機構(gòu)可以共享和使用這些數(shù)據(jù)。2022年7月23日落成的中國國家版本館，可以視為政府購買文化檔案的范例。截至2022年7月，中國國家版本館的版本保藏范圍共有十類，其中包括中華人民共和國成立以來的各類出版物版本，并保存具有歷史文化傳承價值的中華古籍、革命文獻、宗教文獻、雕版拓片、碑帖家譜、錢幣郵票、影視劇數(shù)字版和外國精品版本等。保存版本就是保存歷史、保存見證中華文明的“金種子”，也是中華文明的種子基因庫。[7]

（4）網(wǎng)絡(luò)平臺和機制。建立檔案數(shù)據(jù)共建、共享的網(wǎng)絡(luò)平臺是重要的實踐機制。這樣的平臺可以提供數(shù)據(jù)上傳、存儲、分享和搜索等功能，吸引各方參與并促進協(xié)作和交流。例如，一個檔案數(shù)據(jù)共享平臺可以由專門的機構(gòu)或組織運營，旨在整合各種類型的檔案數(shù)據(jù)，并提供適當(dāng)?shù)臋?quán)限控制和數(shù)據(jù)安全保障。實踐中，上海市檔案局、市檔案館牽頭建立了長三角區(qū)域檔案異地查詢機制就是最好的注解。2018年3月，三省一市檔案部門《開展民生檔案“異地查檔、便民服務(wù)”工作合作協(xié)議》在上海正式簽訂，345家綜合檔案館陸續(xù)面向社會開展館藏民生檔案異地查詢聯(lián)動服務(wù)，刷新了檔案跨省域利用范圍的記錄。[8]

5 發(fā)展方向和對策

5.1 應(yīng)急處置決策檔案數(shù)據(jù)管理的未來發(fā)展方向。未來應(yīng)急處置決策檔案數(shù)據(jù)管理的發(fā)展方向是數(shù)字化、智能化、共享化、可持續(xù)化、自動化響應(yīng)、精準(zhǔn)數(shù)據(jù)匹配。

（1）數(shù)字化。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化應(yīng)用不斷普及，應(yīng)急處置決策檔案數(shù)據(jù)也正在從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理，逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理。數(shù)字化可以提高數(shù)據(jù)的存儲效率和檢索速度，降低檔案管理的成本和風(fēng)險。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，建立數(shù)字文檔庫和數(shù)據(jù)倉庫，使得檔案數(shù)據(jù)可以更方便地進行整理、存儲和傳輸。需要特別指出數(shù)字化是一個過程，一個信息時代的長期伴生過程，不可能一蹴而就。

（2）智能化。智能化是指運用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等先進技術(shù)，對應(yīng)急處置決策中的檔案數(shù)據(jù)，進行適時分析和處理。檔案數(shù)據(jù)大腦[9-13]就是在這一智能化進程中不斷迭代進化的智能集成體的一種。通過機器學(xué)習(xí)和自然語言處理等技術(shù)，可以實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的智能分類、摘要提取和關(guān)聯(lián)分析，以輔助決策者進行準(zhǔn)確、快速的信息查詢和決策制定。

（3）共享化。共享化是指實現(xiàn)應(yīng)急處置決策檔案數(shù)據(jù)的廣泛共享和互聯(lián)互通。通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口，不同部門、機構(gòu)和地區(qū)之間可以方便地共享和交換檔案數(shù)據(jù)。同時，建立安全可控的共享機制，確保檔案數(shù)據(jù)的隱私和安全。[14]（4）可持續(xù)化?？沙掷m(xù)化是指應(yīng)急處置決策檔案數(shù)據(jù)管理在長期發(fā)展中的可持續(xù)性和穩(wěn)定性。這需要建立健全的檔案管理體系和規(guī)范，確保檔案數(shù)據(jù)的長期保存和可追溯性。此外，開展檔案數(shù)據(jù)的定期維護、歸檔遷移和備份工作，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

（5）自動化響應(yīng)。自動化響應(yīng)是指應(yīng)急處置決策中檔案數(shù)據(jù)管理對突發(fā)事件的快速響應(yīng)能力。隨著應(yīng)急決策需求的復(fù)雜化，傳統(tǒng)管理模式在信息響應(yīng)速度上顯現(xiàn)局限。未來，自動化響應(yīng)將成為重要發(fā)展方向。自動化響應(yīng)系統(tǒng)將利用人工智能和機器學(xué)習(xí)，實現(xiàn)對事件的實時監(jiān)測與分析。當(dāng)突發(fā)事件發(fā)生時，系統(tǒng)可自動識別事件類型和相關(guān)檔案數(shù)據(jù)需求，迅速觸發(fā)數(shù)據(jù)檢索和推送流程，以便及時提供歷史數(shù)據(jù)、應(yīng)急預(yù)案和救援資源等信息給決策者。

（6）精準(zhǔn)數(shù)據(jù)匹配。精準(zhǔn)數(shù)據(jù)匹配是指確保決策者獲取高價值檔案數(shù)據(jù)的能力。在未來的應(yīng)急決策中，匹配技術(shù)將基于大數(shù)據(jù)分析和自然語言處理，自動將突發(fā)事件特征與檔案庫數(shù)據(jù)高效匹配。通過深度挖掘與關(guān)聯(lián)分析，精準(zhǔn)匹配系統(tǒng)能夠快速找到?jīng)Q策參考價值高的內(nèi)容，并實時推送至決策者終端。這種技術(shù)不僅減少數(shù)據(jù)冗余，還能顯著縮短獲取有效數(shù)據(jù)的時間，提高應(yīng)急響應(yīng)速度和決策科學(xué)性。

5.2 應(yīng)急處置決策檔案數(shù)據(jù)管理的改進對策。基于上述分析，檔案數(shù)據(jù)管理的改進策略應(yīng)包括完善共享平臺、建立質(zhì)量保證體系、數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級、完善檔案管理體系、提升應(yīng)急處置的檔案服務(wù)能力等方面。[15，16]

6 結(jié)語

本文探討了檔案數(shù)據(jù)的特性及其在決策中的關(guān)鍵作用，系統(tǒng)梳理了檔案數(shù)據(jù)全生命周期管理的原則。研究表明，檔案數(shù)據(jù)不僅是歷史與現(xiàn)狀的依據(jù)，更是未來決策優(yōu)化的核心資源。通過現(xiàn)代技術(shù)構(gòu)建科學(xué)的檔案數(shù)據(jù)管理模式，能有效提升決策的精準(zhǔn)性和響應(yīng)速度。檔案數(shù)據(jù)管理全生命周期的系統(tǒng)框架和動態(tài)環(huán)境中的實時性與共建共享機制，特別是快速數(shù)據(jù)匹配和自動化處理為檔案學(xué)研究提供了新視角，也為實踐中的管理創(chuàng)新路徑指明了方向。

檔案數(shù)據(jù)管理從傳統(tǒng)靜態(tài)向動態(tài)、精準(zhǔn)和協(xié)同管理轉(zhuǎn)型，為未來的檔案數(shù)據(jù)管理體系提供了理論指導(dǎo)與操作框架，具有重要學(xué)術(shù)價值與現(xiàn)實意義。未來，檔案數(shù)據(jù)管理將在應(yīng)急決策中發(fā)揮更大作用，也將為應(yīng)急管理科學(xué)研究拓展更廣闊的空間。

本文系國家檔案局科技項目“面向治理體系現(xiàn)代化和應(yīng)急處置決策需求的檔案數(shù)據(jù)能力建設(shè)研究”（批準(zhǔn)編號：2020-R-5）研究成果之一。

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（作者單位：1.商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院 張瑞華，副研究館員，河南省檔案專家；2.開封市檔案館 梁惠卿，副研究館員；吳雁平，副研究館員 來稿日期：2024-06-21）