摘 要：在數(shù)字中國戰(zhàn)略的實(shí)施下，不動產(chǎn)登記檔案管理也進(jìn)入新時代。各級管理部門實(shí)現(xiàn)了由管理型政府到服務(wù)型政府的轉(zhuǎn)變，新修訂的《檔案法》賦予了電子檔案與紙質(zhì)檔案同等效力，這就要求各地不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)創(chuàng)新服務(wù)模式，協(xié)同有關(guān)部門，充分運(yùn)用云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和人工智能等技術(shù)，加速不動產(chǎn)登記向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型，推動登記便利化再上新臺階。文章從不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化及其應(yīng)用切入，分析發(fā)展趨勢、反思存在問題，進(jìn)而給出優(yōu)化管理對策。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)登記；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；優(yōu)化管理；便捷服務(wù)

2024年，全國檔案局長館長會議提出要全面貫徹落實(shí)黨的二十大精神，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型為關(guān)鍵，加快推進(jìn)“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃各項重點(diǎn)任務(wù)落實(shí)。在建設(shè)數(shù)字中國、數(shù)字政府的背景下，檔案數(shù)字化建設(shè)將成為未來檔案事業(yè)發(fā)展的主流。不動產(chǎn)登記檔案作為民生檔案的重要組成部分，在保障不動產(chǎn)所有權(quán)人的合法權(quán)益方面發(fā)揮了不可替代的重要作用。推動不動產(chǎn)登記數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是進(jìn)一步優(yōu)化營商環(huán)境，切實(shí)提升服務(wù)效能的必然趨勢，在提高不動產(chǎn)檔案管理效率、保護(hù)不動產(chǎn)檔案信息以及為利用者提供高質(zhì)量便捷服務(wù)等方面意義重大。

1 不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化及其應(yīng)用

1.1 不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化帶來管理新模式

不動產(chǎn)登記為物權(quán)法中的重要制度，登記范圍涵蓋房產(chǎn)、土地使用權(quán)、開發(fā)權(quán)、集體土地所有權(quán)、承包經(jīng)營權(quán)、海域使用權(quán)、探礦權(quán)和采礦權(quán)等。2014年，國家出臺《不動產(chǎn)登記暫行條例》，2015年3月1日落地實(shí)施，為全面開展不動產(chǎn)統(tǒng)一登記提供法規(guī)依據(jù)。近年來，不動產(chǎn)登記相關(guān)部門一直致力于簡化登記流程、提高登記效率，也帶來管理模式的改變。一是數(shù)字化檔案管理。在這種模式下，檔案信息主要來源于登記申請時錄入的信息、登記人員錄入的信息以及共享數(shù)據(jù)庫所提供的信息。數(shù)字化檔案的生成通常依賴于掃描等數(shù)字化處理手段，數(shù)字化數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案形成對應(yīng)關(guān)系，可確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。二是全鏈條閉環(huán)管理。該模式是對不動產(chǎn)登記流程中的權(quán)籍調(diào)查、登記和檔案等業(yè)務(wù)進(jìn)行整合，通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)從申請到登記、歸檔整個流程的自動化和智能化，強(qiáng)調(diào)各部門之間的協(xié)作與信息共享，通過整合各類平臺，提供“交易、納稅、登記”線上統(tǒng)一受理、后臺多部門聯(lián)辦、證照一次辦結(jié)的新模式，大幅度縮短業(yè)務(wù)辦理時間，提升服務(wù)效率。三是“互聯(lián)網(wǎng)+”。“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記”模式是在傳統(tǒng)不動產(chǎn)登記的基礎(chǔ)上，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)線上申請、查詢和辦理等功能的拓展，實(shí)現(xiàn)足不出戶的辦理體驗，同時，不動產(chǎn)登記部門通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資料的電子化歸檔，提高辦理效率和便利性。四是電子檔案單套制管理。在不動產(chǎn)登記過程中，取消紙質(zhì)檔案的制作，所有登記資料都以電子形式存在，有助于節(jié)約紙質(zhì)檔案存儲的空間，提高檔案利用的效率，實(shí)現(xiàn)跨部門、跨地區(qū)的檔案信息共享。

1.2 不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化的應(yīng)用價值

當(dāng)前，我國正在積極探索不動產(chǎn)登記數(shù)字化轉(zhuǎn)型。各級檔案主管部門積極作為，與相關(guān)部門對接，制定不動產(chǎn)登記資料電子化歸檔管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，為不動產(chǎn)登記電子檔案歸集工作提供了技術(shù)支撐。一是持續(xù)優(yōu)化營商環(huán)境。不動產(chǎn)登記作為政務(wù)服務(wù)的重要事項，順應(yīng)營商環(huán)境新變化，數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以提供更加便捷的服務(wù)渠道，改善用戶體驗，提升不動產(chǎn)登記服務(wù)的整體質(zhì)量和效率。二是便利檔案利用。數(shù)字化檔案便于查詢和共享，顯著提高工作效率，傳統(tǒng)的手工歸檔、查詢和調(diào)閱檔案的方式耗時耗力，而數(shù)字化后，這些操作可以通過計算機(jī)快速完成，大大減少了人力資源消耗，提高了檔案管理的自動化和智能化水平。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程訪問檔案信息，大大降低了查詢成本，提高了檔案利用的便利性和效率，且數(shù)字化檔案易于在不同部門和地區(qū)之間共享，有助于打破信息孤島，促進(jìn)部門間的協(xié)作和信息交流。三是保障檔案安全。數(shù)字化檔案管理可以有效保護(hù)檔案資料不被非法篡改、丟失或破壞，增強(qiáng)了檔案的安全性和可靠性。同時，數(shù)字化管理有助于防止信息被泄露，保護(hù)個人隱私和商業(yè)秘密。

2 新時代不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化的趨勢

2.1 增量電子化，“人工歸檔”向“電子歸檔”轉(zhuǎn)型

登記數(shù)據(jù)的電子化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理是不動產(chǎn)登記數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。在新時代不動產(chǎn)登記檔案管理中，要求檔案管理部門、不動產(chǎn)登記相關(guān)部門聯(lián)合制發(fā)不動產(chǎn)登記資料電子化歸檔管理相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對不動產(chǎn)登記系統(tǒng)進(jìn)行流程再造，為電子化歸檔提供依據(jù)和保障。如在登記申請階段，引導(dǎo)申請人填寫電子材料。申請人提供紙質(zhì)申請材料的，由辦理人員直接掃描轉(zhuǎn)換為電子材料；能通過數(shù)據(jù)共享獲取信息的，申請人無需再提供相關(guān)材料。

2.2 數(shù)據(jù)共享，“多方證明”向“后臺調(diào)取”轉(zhuǎn)型

在不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)共享的過程中，存在一個從多方證明到后臺調(diào)取的轉(zhuǎn)變趨勢。這意味著，相關(guān)部門在辦理不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)時，不再依賴于申請人提供的各種證明材料，而是通過后臺數(shù)據(jù)庫直接調(diào)取所需信息，以簡化流程和提高效率。這種轉(zhuǎn)變有助于減少紙質(zhì)材料的使用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動流轉(zhuǎn)和處理，是數(shù)據(jù)共享和政務(wù)服務(wù)的一種創(chuàng)新模式。加強(qiáng)與電子證照庫數(shù)據(jù)共享。在頒發(fā)紙質(zhì)不動產(chǎn)證書（證明）的同時，證書（證明）信息實(shí)時上傳至電子證照庫，生成不動產(chǎn)電子證照，可通過大數(shù)據(jù)中心共享平臺直接獲取。方便不動產(chǎn)電子證書（證明）已在中小學(xué)入學(xué)、抵押貸款、人才住房補(bǔ)貼、契稅繳納、辦理戶口及申請經(jīng)濟(jì)適用房等多個領(lǐng)域、多個場景廣泛應(yīng)用。

2.3 部門協(xié)同化，“人工審核”向“智能辦理”轉(zhuǎn)型

在不動產(chǎn)登記過程中，通過整合各部門資源，實(shí)現(xiàn)信息共享、流程優(yōu)化、效率提升的現(xiàn)代化管理模式成為未來的發(fā)展趨勢之一。它涉及不動產(chǎn)登記信息與檔案的一體化管理，包括數(shù)據(jù)一體化、管理一體化和查詢服務(wù)一體化等多個方面。這種模式的轉(zhuǎn)變，旨在提高不動產(chǎn)登記工作的效率和準(zhǔn)確性，減少重復(fù)工作和錯誤的發(fā)生，同時也為了更好地服務(wù)于公眾和企業(yè)，提升不動產(chǎn)登記服務(wù)的質(zhì)量和速度。打造不動產(chǎn)登記“網(wǎng)上一窗”延伸服務(wù)模式，充分運(yùn)用云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和人工智能等技術(shù)與不動產(chǎn)登記深度融合，探索開展抵押登記全時在線“智能辦”。

2.4 線上線下一體化，“線下辦理”向“自主辦理”轉(zhuǎn)型

打破辦理不動產(chǎn)登記只能到當(dāng)?shù)胤?wù)大廳的傳統(tǒng)，增加自主選擇網(wǎng)上辦、掌上辦與就近辦等多種途徑辦理。可通過PC端、手機(jī)客戶端進(jìn)入不動產(chǎn)登記網(wǎng)上辦事大廳，進(jìn)行網(wǎng)上辦或跨域辦，優(yōu)化省市縣鄉(xiāng)通辦系統(tǒng)，各級不動產(chǎn)登記系統(tǒng)整合到統(tǒng)一系統(tǒng)，拓展不動產(chǎn)跨區(qū)（市）異地通辦業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)群眾可在任何不動產(chǎn)登記大廳辦理跨區(qū)（市）登記業(yè)務(wù)。協(xié)同辦，將不動產(chǎn)登記延伸到公證機(jī)構(gòu)，辦理不動產(chǎn)繼承公證的可在公證場所申請不動產(chǎn)登記；將不動產(chǎn)登記延伸到各級法院，法官可在線辦理不動產(chǎn)登記信息查詢、司法查（解）封業(yè)務(wù)，提升審判效率；將不動產(chǎn)登記延伸到房地產(chǎn)售樓處，業(yè)主可在簽訂購房合同時申請不動產(chǎn)登記?！熬徒k”在鎮(zhèn)街便民服務(wù)中心設(shè)立不動產(chǎn)登記窗口，持續(xù)織密登記服務(wù)網(wǎng)，企業(yè)群眾多點(diǎn)可辦、少跑腿。

3 不動產(chǎn)登記檔案優(yōu)化管理存在問題

3.1 登記信息共享率不高

不動產(chǎn)登記檔案信息的管理涉及多個部門，不同部門之間的管理方式及內(nèi)容存在差異，導(dǎo)致檔案缺乏統(tǒng)一性管理模式，增加了信息整合和管理的難度，不動產(chǎn)登記檔案管理軟件差異性大，各部門管理人員對檔案管理的軟件設(shè)計、硬件功能、管理流程和管理模式的理解和應(yīng)用程度不一，導(dǎo)致軟件在數(shù)據(jù)采集、系統(tǒng)功能等方面未能達(dá)到國家規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加之城市用地和房屋交易的增加，檔案管理的強(qiáng)度和難度隨之增大，導(dǎo)致共享程度不高，影響整體工作效率的提高[1]。

3.2 抗風(fēng)險打擊能力不足

大量數(shù)字化信息儲存在硬件設(shè)備中，設(shè)備的安全直接關(guān)系到檔案信息的安全和完整。從技術(shù)層面來講，不動產(chǎn)登記檔案管理軟件差異性較大，一些部門使用的軟件在數(shù)據(jù)采集、系統(tǒng)功能等方面未達(dá)到國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，且未能及時更新軟件動態(tài)，信息數(shù)據(jù)接收和交換存在漏洞；從安全防護(hù)層面講，數(shù)字化信息大多存儲在硬件設(shè)備中，如電腦、硬盤和光盤等，這些設(shè)備具有一定的保存年限，需要不斷進(jìn)行拷貝和更新以維護(hù)數(shù)據(jù)安全。另外，網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)和信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，但也是信息安全風(fēng)險存在的地方，如黑客攻擊等[2]。

3.3 工作人員檔案信息化認(rèn)知不足

在不動產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)過程中，工作人員往往受限于傳統(tǒng)紙質(zhì)不動產(chǎn)登記檔案的管理模式和理念，許多工作人員對檔案信息化的認(rèn)知不足，對先進(jìn)的檔案管理技術(shù)掌握不夠，面對數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在諸多問題，影響到不動產(chǎn)登記檔案信息化的發(fā)展與建設(shè)。例如，對先進(jìn)檔案管理技術(shù)的掌握力度不足，不利于不動產(chǎn)登記檔案的進(jìn)一步建設(shè)。有的工作人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理方式，對于新的不動產(chǎn)登記檔案整合、分析及管理模式的運(yùn)用成效不佳。

3.4 數(shù)字化成果利用效果不佳

盡管數(shù)字化檔案在理論上具有便利性和高效性，但在實(shí)際操作中由于技術(shù)和管理上的限制，數(shù)字化檔案的利用率并未達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。例如，原始數(shù)據(jù)的整合、分析和管理等模式的運(yùn)用效果不佳，影響了檔案查詢的效率和準(zhǔn)確性。不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，導(dǎo)致不同地區(qū)、不同部門在數(shù)字化過程中的做法不一，不利于檔案的整合和共享。由于數(shù)字化過程中的技術(shù)問題，如掃描質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確性等問題，導(dǎo)致數(shù)字化檔案的質(zhì)量參差不齊，影響了檔案的利用效果。在數(shù)字化過程中，需要大量的資金投入，但收益并不總是與投入相匹配，尤其是在技術(shù)支持和維護(hù)方面，缺乏持續(xù)的資金保障等。

4 不動產(chǎn)登記檔案優(yōu)化管理對策

4.1 建設(shè)信息管理一體化平臺

加強(qiáng)不動產(chǎn)登記系統(tǒng)與大數(shù)據(jù)中心一體化共享交換平臺對接，實(shí)現(xiàn)公安部門的身份信息和戶籍信息、民政部門的婚姻登記信息和死亡證明等信息集成查詢，實(shí)現(xiàn)多部門數(shù)據(jù)共享。特別是加強(qiáng)與稅務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，實(shí)時共享核稅信息、完稅憑證，推行不動產(chǎn)登記涉稅證明事項告知承諾制，申請人申報減征契稅的，可就戶口簿、結(jié)婚證等證明使用告知承諾制，讓市場主體充分享受到政策紅利。

4.2 持續(xù)保障檔案安全

嚴(yán)格對承擔(dān)平臺建設(shè)、數(shù)據(jù)整合工作的技術(shù)協(xié)作單位和個人進(jìn)行資質(zhì)審查，簽訂保密協(xié)議，定期開展軟硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全檢查，消除安全隱患。加強(qiáng)技術(shù)保障，根據(jù)業(yè)務(wù)流程和崗位設(shè)置不同權(quán)限，進(jìn)行人員身份驗證，強(qiáng)化密碼管理，確保工作人員只能調(diào)取與辦理業(yè)務(wù)相關(guān)的信息。強(qiáng)化數(shù)據(jù)調(diào)用、查閱等操作日志監(jiān)管，做到全過程留痕、自動預(yù)警，防止違規(guī)操作和信息被泄露。采取離線和在線兩種方式接收不動產(chǎn)登記電子檔案，指導(dǎo)不動產(chǎn)部門定期開展數(shù)據(jù)備份和應(yīng)急演練，為不動產(chǎn)登記電子檔案數(shù)字信息安全提供堅實(shí)保障。在受理、審核、登簿、發(fā)證環(huán)節(jié)全流程電子化流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)過程中形成的電子材料，實(shí)時在線向市大數(shù)據(jù)中心政務(wù)云平臺不動產(chǎn)數(shù)據(jù)庫歸集，定期向本級檔案館數(shù)字檔案庫歸檔，并備份管理，確保登記數(shù)據(jù)完整、安全。

4.3 加大人才培養(yǎng)力度

培養(yǎng)和引進(jìn)具備現(xiàn)代化信息技術(shù)知識的人才，提升不動產(chǎn)登記檔案電子化管理的專業(yè)水平和技術(shù)能力[3]。通過開展專業(yè)性強(qiáng)、針對性高的培訓(xùn)活動，培養(yǎng)不動產(chǎn)登記檔案管理技術(shù)型人才，強(qiáng)化專業(yè)人才的培養(yǎng)。優(yōu)化人才培養(yǎng)方式，建立完善的培訓(xùn)體系，促使不動產(chǎn)登記檔案管理形成良好的技術(shù)型人才培養(yǎng)環(huán)境，完善人才培養(yǎng)機(jī)制。鼓勵專業(yè)人才參與實(shí)際工作，通過實(shí)踐提升專業(yè)技能和解決實(shí)際問題的能力，加強(qiáng)理論與實(shí)踐結(jié)合。

4.4 打造不動產(chǎn)登記數(shù)字化、智能化創(chuàng)新服務(wù)場景

組織引導(dǎo)相關(guān)機(jī)構(gòu)依托不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)延伸系統(tǒng)，開展“申請—受理—審核—登簿—發(fā)證”全時在線“智能辦”，并通過簡化流程、簡化材料、簡化環(huán)節(jié)，解決“兩頭跑”難題，進(jìn)一步提高群眾辦理不動產(chǎn)登記的便利度和服務(wù)水平。簡化流程，設(shè)立登記辦事專窗，通過系統(tǒng)傳送申請材料，不動產(chǎn)登記系統(tǒng)全時在線自動受理，即時生成電子《不動產(chǎn)登記證明》，打通銀行等部門與登記中心兩點(diǎn)一線，極大簡化了申請審核流程；簡化材料，實(shí)行“一表辦理”，并加大電子印章（簽名）、電子證照在不動產(chǎn)抵押登記過程中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)全流程無紙化。簡化環(huán)節(jié)，所有手續(xù)通過“一站式”服務(wù)，只需跑一次，實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”。

不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅改變了檔案資料的存儲與管理方式，還推動了不動產(chǎn)登記管理模式的革新。不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理模式、全鏈條閉環(huán)管理、“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”、電子檔案單套制以及智能化服務(wù)等，需要多方面的協(xié)同努力和持續(xù)改進(jìn)，才能實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的效果。通過上述對策的實(shí)施，可以有效提升不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化成果的利用效果，為不動產(chǎn)登記管理提供有力支撐。

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