[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；電力工程；檔案管理

引言

近幾年，電力系統(tǒng)內(nèi)部業(yè)務(wù)體系信息化水平日益提高。自智能化電網(wǎng)工程建設(shè)以來，各地供電公司內(nèi)部開始積極建設(shè)信息化管理平臺(tái)，實(shí)施內(nèi)部體制改革。在這個(gè)過程中，檔案管理發(fā)揮著重要作用，不僅能夠記錄工程建設(shè)中的經(jīng)驗(yàn)與問題，還能在維護(hù)企業(yè)權(quán)益，提供資料依據(jù)的同時(shí)，幫助企業(yè)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為生產(chǎn)創(chuàng)新提供指導(dǎo)。在信息化建設(shè)的背景下，電力工程項(xiàng)目愈加復(fù)雜，涉及內(nèi)容較多，檔案數(shù)量也隨之增加，為此，需要對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。基于以上背景，電力系統(tǒng)在實(shí)際管理的過程中，可以應(yīng)用信息技術(shù)，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，加快檔案數(shù)字化建設(shè)腳步，提高檔案管理的質(zhì)量與效率。

一、電力工程檔案管理的作用

（一）規(guī)范檔案資料

電力工程檔案涉及到工程從立項(xiàng)開始到竣工全過程里的各種文件材料，采用文字、圖紙、聲像等載體形式，包括設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理文件、勘測(cè)文件等等。電力工程檔案能夠真實(shí)、詳細(xì)地展現(xiàn)工程建設(shè)全過程，為工程檢查、后期維護(hù)、修改擴(kuò)建等提供資料。采取有效的檔案管理措施，能夠通過立卷、分項(xiàng)、編號(hào)歸檔等環(huán)節(jié)，使文件資料更加規(guī)范，便于查詢和使用，保障資料的完整性，使其充分發(fā)揮價(jià)值。

（二）提供管理依據(jù)

電力工程項(xiàng)目由多個(gè)單項(xiàng)工程組成，涉及內(nèi)容較多。為方便管理，通常采用統(tǒng)一核算的方式與獨(dú)立組織行政管理的方式?；陔娏こ烫攸c(diǎn)指定的檔案具有技術(shù)性強(qiáng)、記錄原始、資料完整等特點(diǎn)。在工程各個(gè)建設(shè)階段，能夠利用檔案做出不同的決策，編制各種文件，落實(shí)各項(xiàng)施工操作。具體而言，在實(shí)踐的過程中，檔案可以提供工作依據(jù)，以確保實(shí)際操作的科學(xué)性和企業(yè)維權(quán)的合法合規(guī)。在工程建設(shè)的構(gòu)成體系中，電力工程檔案是重要構(gòu)成部分，根據(jù)電力工程文件材料的形成規(guī)律，管理者能夠?qū)n案資料進(jìn)行及時(shí)收集、合理分類和詳細(xì)鑒定，并基于統(tǒng)一管理原則保障檔案的健全性與真實(shí)性，從而為工程管理提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高電力工程管理水平。

（三）記錄建設(shè)過程

電力工程檔案記錄著整個(gè)工程的建設(shè)過程，能夠?qū)⒐こ痰膶?shí)體樣貌全面、詳細(xì)地呈現(xiàn)出來。電力工程檔案的使用壽命較長(zhǎng)，通過有效的檔案管理，能夠長(zhǎng)時(shí)間保存工程建設(shè)相關(guān)記錄，為工程維護(hù)、改建、擴(kuò)建等操作提供憑證。例如，某變電所在建成一段時(shí)間后需要進(jìn)行保護(hù)改造，為確保改造的合理性，可以到檔案室查閱工程圖紙，了解工程的規(guī)格、結(jié)構(gòu)等信息，然后制定科學(xué)的改造方案。

二、信息技術(shù)對(duì)電力工程檔案管理的影響

（一）載體轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的主要載體為紙張。這一材質(zhì)不僅不便于保存，還容易損壞，出現(xiàn)發(fā)霉、泛黃、腐壞等問題，造成上面的內(nèi)容無法清晰閱讀。另外，紙質(zhì)檔案在使用時(shí)查找難度較大，且需要經(jīng)過多環(huán)節(jié)審批和長(zhǎng)時(shí)間的查找，會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間從而降低工作效率。不僅如此，由于檔案通常需要隨著工程建設(shè)或調(diào)整更新，而紙質(zhì)檔案更新要先申請(qǐng)且經(jīng)過審核、證明等環(huán)節(jié)后才能實(shí)施。這樣雖然能夠保障檔案的真實(shí)性，但申請(qǐng)環(huán)節(jié)復(fù)雜，需要花費(fèi)很多時(shí)間和精力。信息技術(shù)應(yīng)用后，檔案呈現(xiàn)為數(shù)字化的形式，通過將硬盤、光盤、磁盤陣列等作為載體存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠在管理得當(dāng)?shù)那闆r下實(shí)現(xiàn)永久存儲(chǔ)。在調(diào)閱方面，數(shù)字化檔案可以采用搜索關(guān)鍵詞的方式一鍵查詢，并設(shè)定不同的加密登記通過申請(qǐng)權(quán)限的方式完成線上共享與審核，使得管理更加便捷，成本花費(fèi)大大減少。

（二）性質(zhì)轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)檔案管理工作的過程會(huì)成立專門的管理部門或者安排專員管理。傳統(tǒng)檔案難以突破私人化的難題，往往會(huì)造成檔案獲取難度較大，難以高效利用等問題。在信息技術(shù)應(yīng)用后，檔案從私人化向公共化的方向發(fā)展，在信息庫(kù)、資源庫(kù)建立后，檔案資源共享更加便捷，可以通過線上平臺(tái)隨時(shí)隨地分享和查詢檔案資料，這不僅可以極大地提高檔案利用率，還可以為部門溝通提供便利條件，滿足各類檔案應(yīng)用需求。不僅如此，傳統(tǒng)檔案管理主要用以記錄和復(fù)制，旨在保存數(shù)據(jù)信息，提供查詢和使用服務(wù)。在信息技術(shù)應(yīng)用后，檔案性質(zhì)會(huì)發(fā)生變化，能夠提供查詢、瀏覽、數(shù)據(jù)分析等更全面的服務(wù)，檔案的動(dòng)態(tài)更新也會(huì)更加便捷。信息化管理模式下，各部門可以通過平臺(tái)共享獲取檔案資源，電子檔案也可以為外部使用提供便捷服務(wù)，從而提高利用率。

（三）模式轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)檔案管理采用人工管理的模式，需要培訓(xùn)專業(yè)的管理人員。這雖然可以滿足大部分管理的服務(wù)需求，但工作質(zhì)量容易受到人員素質(zhì)的影響，不僅如此，人工管理模式效率較低，容易出現(xiàn)人工失誤，造成數(shù)據(jù)信息不準(zhǔn)確的問題，進(jìn)而影響服務(wù)質(zhì)量。在應(yīng)用信息技術(shù)后，檔案能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化、數(shù)字化管理，使用現(xiàn)代化設(shè)備，通過掃描、傳輸和打印等手段進(jìn)行檔案?jìng)浞?，不僅能夠提高管理效率，還能降低操作難度。在管理模式上，傳統(tǒng)檔案模式逐漸實(shí)現(xiàn)智能化管理，采用AI、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，讓檔案分類、歸檔、分析和查詢等更加便捷和智能，在提高信息安全性和精準(zhǔn)性的同時(shí)，使服務(wù)更加便捷和全面。

三、信息技術(shù)在電力工程檔案管理創(chuàng)新中的應(yīng)用

（一）強(qiáng)化信息意識(shí)，促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新

在電力工程檔案管理工作落實(shí)的過程中，應(yīng)該引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新。為此，需要根據(jù)電力工程檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，分析實(shí)際管理中存在的問題，重點(diǎn)優(yōu)化管理模式與存儲(chǔ)方式，從管理觀念入手，全面提高檔案管理效率。一方面，可以合理規(guī)劃?rùn)n案管理職責(zé)，劃分管理人員職能范圍，投入更多資金、資源，積極開展信息化建設(shè)工作。為提高員工的信息意識(shí)，可以在開展教育宣傳活動(dòng)的同時(shí)，將信息觀念與企業(yè)文化融合，深化員工對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)，提高信息化建設(shè)的積極性。另一方面，可以制定階段性的建設(shè)計(jì)劃，對(duì)信息化建設(shè)工作進(jìn)行全面驗(yàn)收，從管理層面入手，采用培訓(xùn)、教育、激勵(lì)等多種手段，使每個(gè)部門、員工都積極參與信息化建設(shè)，同時(shí)要廣泛征集員工的工作反饋、建設(shè)意見，結(jié)合檔案應(yīng)用與管理中的實(shí)際問題進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，明確具體的功能需求，使技術(shù)應(yīng)用更加合理。例如，基本檔案管理的目標(biāo)用戶角色如果為工程部領(lǐng)導(dǎo)，需要具備檔案添加、修改、刪除、導(dǎo)入導(dǎo)出、打印等功能，還可以分析業(yè)務(wù)流程管理、查詢統(tǒng)計(jì)管理等功能需求，根據(jù)具體的功能需求引入管理技術(shù)，促進(jìn)管理工作向信息化、智能化的方向發(fā)展。

（二）建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，健全信息系統(tǒng)

信息技術(shù)應(yīng)用的過程為充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)和作用，需要加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)。比如，可以將傳統(tǒng)的資料庫(kù)架淘汰，使用保密功能更強(qiáng)的資料夾，或在密碼文件柜中存儲(chǔ)機(jī)密度較高的文件，以保障檔案的保密性與安全性。加強(qiáng)檔案室建設(shè)，采用各類智能化管理設(shè)備，包括智能通風(fēng)系統(tǒng)、恒溫監(jiān)測(cè)儀等。在檔案管理方面，可以采用音頻采集、磁盤、掃描儀等設(shè)備用于掃描文件、采集數(shù)據(jù)、檔案存儲(chǔ)等管理工作。例如，使用掃描儀等設(shè)備進(jìn)行文件采集，將紙質(zhì)文件高效轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案；用錄音筆、聲卡等音頻采集設(shè)備將其轉(zhuǎn)化聲音信號(hào)，作為數(shù)字檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。在存儲(chǔ)管理方面，從過去的硬磁盤、硬盤陣列到現(xiàn)在更加優(yōu)秀的機(jī)械磁盤和固態(tài)磁盤，容量大幅提高，存取速度更快，更加安全可靠。

在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的同時(shí)，電力工程也要不斷完善信息化管理系統(tǒng)，搭建檔案共享信息平臺(tái)。為此，需要將智慧檔案館建設(shè)作為目標(biāo)，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)手段，采用智能密集架、電子檔案管理系統(tǒng)、安防設(shè)備等硬件與軟件設(shè)施，構(gòu)建完善的信息化管理體系。還可以引入能夠?qū)崿F(xiàn)智能采集、自動(dòng)查詢等便捷功能的應(yīng)用，以滿足標(biāo)準(zhǔn)化、一體化的管理需求。在檔案收集環(huán)節(jié)，需要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，做到高效率預(yù)歸檔、整理著錄，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化管理，降低人工成本的投入。此外，還可以建立信息化管理平臺(tái)，合理劃分管理權(quán)限，并采用流程驅(qū)動(dòng)管理模式，提供個(gè)性化檔案管理服務(wù)方案，配備OCR識(shí)別、一鍵分享、元數(shù)據(jù)設(shè)置等功能，使管理更加便捷與安全。

（三）培養(yǎng)技術(shù)人員，轉(zhuǎn)變管理模式

在信息技術(shù)應(yīng)用下，要實(shí)現(xiàn)電力工程檔案管理創(chuàng)新，需要培養(yǎng)更加專業(yè)的技術(shù)人員。一方面，可以提高檔案管理人員的專業(yè)能力，包括分類、存儲(chǔ)、立卷等能力，強(qiáng)化工作人員的責(zé)任意識(shí)，使其能夠嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)范及《檔案法》要求，明確劃分文件材料歸檔范圍。檔案管理人員需要根據(jù)規(guī)定確定保管期限，明確檔案管理的核心思想，堅(jiān)定履行檔案管理的服務(wù)宗旨。另一方面，每個(gè)部門都應(yīng)該主動(dòng)配合檔案管理，并且為信息技術(shù)的引入與推廣貢獻(xiàn)力量，承擔(dān)文件積累、轉(zhuǎn)交、保存等職責(zé)。為此，各部門需要先進(jìn)行初步的檔案處理，然后轉(zhuǎn)交給檔案室進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃管理。每個(gè)部門都要安排專人管理，做好工程各個(gè)階段檔案文件的收集與整理工作，保障檔案信息的全面性。在實(shí)際管理的過程中，部門需要強(qiáng)化管理人員的服務(wù)意識(shí)，提高員工的技術(shù)應(yīng)用能力，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合實(shí)際需求構(gòu)建全新的管理模式?；谛畔⒓夹g(shù)建立的檔案服務(wù)機(jī)制，既要有健全的硬件和軟件設(shè)施，又要保障足夠的人力資源，包括信息技術(shù)人員、管理專員等等。各部門工作人員都需要樹立信息共享理念，學(xué)會(huì)合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為各個(gè)部門提供信息查詢、檔案共享服務(wù)，使檔案信息利用率不斷提高。各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，結(jié)合實(shí)際配置檔案資源實(shí)時(shí)溝通。在信息技術(shù)應(yīng)用下，各個(gè)部門可以嘗試構(gòu)建共享機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)便捷化檔案查詢，促進(jìn)管理工作不斷創(chuàng)新。

為建設(shè)更加專業(yè)、高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)，使信息技術(shù)充分利用，需要完善管理制度，具體包括建立《檔案管理辦法》《電力工程技術(shù)檔案管理制度》《信息化檔案管理制度》等制度規(guī)范，詳細(xì)說明各類資料的歸檔要求，包括組織機(jī)構(gòu)、責(zé)任分工、收集與整理、保存與存儲(chǔ)、銷毀與歸檔、監(jiān)督與評(píng)估等管理要求，做到為檔案管理工作的落實(shí)提供切實(shí)依據(jù)。與此同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作，組織開展專業(yè)的培訓(xùn)活動(dòng)，針對(duì)大數(shù)據(jù)、AI和物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)進(jìn)行講解，使檔案管理人員掌握更多技術(shù)手段；通過專題教育培訓(xùn)活動(dòng)、經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，提高檔案管理人員的能力素養(yǎng)，使信息技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)智能化、信息化檔案管理。

結(jié)語

為了提高檔案管理效率，延長(zhǎng)檔案儲(chǔ)存期，提高檔案儲(chǔ)存的安全性，可以在電力工程檔案管理工作落實(shí)的過程中引進(jìn)信息技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)智能化、數(shù)字化管理。在實(shí)際創(chuàng)新的過程中，為發(fā)揮信息技術(shù)的作用，需要先轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化員工的信息意識(shí)，為技術(shù)創(chuàng)新與推廣奠定基礎(chǔ)；加強(qiáng)硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的建設(shè)，以改善檔案存儲(chǔ)環(huán)境，優(yōu)化管理系統(tǒng)功能，有效提高管理效率。不僅如此，加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)，培養(yǎng)更加專業(yè)的管理人員，健全制度規(guī)范并且開展培訓(xùn)活動(dòng)也非常重要，能使信息技術(shù)的應(yīng)用更加合理，檔案管理質(zhì)量全面提高。