摘 要：隨著標(biāo)準(zhǔn)電子文件在各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，文件格式的轉(zhuǎn)換及其后續(xù)校驗工作變得日益重要。本研究聚焦于探討標(biāo)準(zhǔn)文檔格式轉(zhuǎn)換為Word格式的過程中所面臨的挑戰(zhàn)，并提出了一個全面的校驗流程，以確保轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)確性和高效性。闡述了標(biāo)準(zhǔn)電子文件在石油等領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用以及轉(zhuǎn)換為Word格式的必要性，強調(diào)了校驗過程的重要性，旨在確保轉(zhuǎn)換后的文件與原始文件在錯誤率萬分之五以內(nèi)的一致性。

關(guān)鍵詞：標(biāo)準(zhǔn)行業(yè)，標(biāo)準(zhǔn)電子文件轉(zhuǎn)換，Word校驗，OCR識別，文件質(zhì)量控制

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2024.16.005

0 引 言

近年來，隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型，標(biāo)準(zhǔn)電子文件準(zhǔn)確轉(zhuǎn)換至Word格式變得至關(guān)重要，尤其是在石油等關(guān)鍵行業(yè)。本研究針對455個標(biāo)準(zhǔn)PDF文件的轉(zhuǎn)換過程，探討在格式丟失、排版錯誤等問題中保持原始內(nèi)容和格式的一致性的挑戰(zhàn)。這些問題不僅影響文件可讀性，也妨礙有效信息傳遞。

我們提出一套包括初驗、復(fù)驗和終驗在內(nèi)的全面校驗流程，并運用OCR識別與專業(yè)文檔處理工具。通過這一流程，本研究旨在提高文件轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)確性，確保關(guān)鍵信息的正確傳遞，為標(biāo)準(zhǔn)電子文件的質(zhì)量控制和管理提供可靠指導(dǎo)。

1 研究背景

Word校驗研究旨在探索和發(fā)展一種方法或技術(shù)，以驗證標(biāo)準(zhǔn)電子文件在轉(zhuǎn)換為Word格式時的準(zhǔn)確性和一致性。在本次研究中，主要針對于國家標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)三種標(biāo)準(zhǔn)類型，合計455個PDF文件，轉(zhuǎn)化成為的455個Word文件，共25，052頁標(biāo)準(zhǔn)正文進行Word校驗的研究分析。

1.1 標(biāo)準(zhǔn)電子文件的廣泛應(yīng)用

標(biāo)準(zhǔn)電子文件在各個領(lǐng)域和行業(yè)中廣泛應(yīng)用，如標(biāo)準(zhǔn)文件、法律文件、科技報告、學(xué)術(shù)論文、技術(shù)規(guī)范等。這些文件的正確轉(zhuǎn)換和準(zhǔn)確呈現(xiàn)至關(guān)重要，以確保信息的傳遞和共享的有效性[1]。本次研究涵蓋的方向主要為石油相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)文件。Word作為主流的文件格式，Microsoft Word是一個常用的文件處理工具，廣泛用于創(chuàng)建、編輯和共享文件。因此，將標(biāo)準(zhǔn)電子文件轉(zhuǎn)換為Word格式是很常見的需求，但轉(zhuǎn)換過程中可能會引入錯誤或?qū)е赂袷綋p失。

1.2 轉(zhuǎn)換過程中潛在的問題

在將標(biāo)準(zhǔn)電子文件轉(zhuǎn)換為Word格式的過程中，可能會遇到多種問題，如格式丟失、排版錯誤、內(nèi)容損失、圖像失真以及特殊公式及符號的展示問題等。這些問題可能會導(dǎo)致文件與原版PDF內(nèi)容的不一致性和錯誤[2]，從而大大降低標(biāo)準(zhǔn)文件的可讀性和可用性。

1.3 校驗的重要性

針對上述的轉(zhuǎn)換過程中存在的一些潛在的問題，對于重要的標(biāo)準(zhǔn)電子文件，確保轉(zhuǎn)換后的文件與原始文件一致非常重要。校驗過程可以幫助發(fā)現(xiàn)潛在的問題和錯誤，并提供修復(fù)或改進的機會，從而提高文件轉(zhuǎn)換的質(zhì)量和準(zhǔn)確性，并保障校驗后的Word內(nèi)容的錯誤率在萬分之五以內(nèi)。

2 校驗過程

校驗過程是為了驗證轉(zhuǎn)換后的Word文件與原始文件的一致性和準(zhǔn)確性。本次研究在將標(biāo)準(zhǔn)的PDF電子文件轉(zhuǎn)化為Word的過程中，針對于Word文件的準(zhǔn)確性校驗主要分為三個步驟，分別為初驗、復(fù)驗、終驗。

初驗過程是對于標(biāo)準(zhǔn)的PDF格式電子文件在進行OCR識別轉(zhuǎn)換的過程中有錯誤標(biāo)識提示內(nèi)容進行初步糾改，包含且不局限于文字錯誤、符號錯誤、圖片錯誤以及表格識別錯誤等；

復(fù)驗過程是對于所有進行OCR識別轉(zhuǎn)換后的Word文件進行統(tǒng)一的全內(nèi)容復(fù)審，包含且不局限于文本內(nèi)容格式錯誤、列表及編號錯誤、頁眉頁腳錯誤等；

終驗是對于復(fù)驗結(jié)果進行抽查驗證的過程，針對復(fù)驗后的文件選擇抽查多組標(biāo)準(zhǔn)電子文件樣本，確保抽查出來的樣本具有不同的特征和復(fù)雜性水平，以覆蓋潛在的識別問題，是對復(fù)驗后Word文件的可讀性和正確性的最終核對評判。

以此三個環(huán)節(jié)來對文件的正確性和規(guī)范性進行審核并修改，用以保障標(biāo)準(zhǔn)Word文件內(nèi)容的錯誤率低于萬分之五的標(biāo)準(zhǔn)。

3 校驗方法步驟

3.1 校驗工具選擇

在本次標(biāo)準(zhǔn)電子文件轉(zhuǎn)Word的校驗研究過程中，主要使用的文件準(zhǔn)確性校驗工具如下文所示：

Micr osof t Wor d：Micr osof t O f f ice Word是微軟公司的一個文字處理器應(yīng)用程序。它最初是由R icha rd Brodie為了運行DO S的I BM計算機而在1983年編寫的。隨后的版本可運行于AppleM a c i n t o s h（19 8 4年）、S C O U N I X和M i c r o s o f tWindows（1989年），并成為了Microsoft Office的一部分。一直以來，Microsoft Office Word 都是最流行的文字處理程序。

Microsoft Edge PDF Document：Microsoft Edge是由微軟開發(fā)的一款網(wǎng)頁瀏覽器，它內(nèi)置了許多功能，其中之一是對PDF（Portable Document Format，便攜式文件格式）文件的支持。Microsoft Edge可以作為一個PDF文件查看器，并提供了一些基本的PDF 閱讀和操作功能。

ABBYY FineReader PDF 15：ABBYY FineReaderPDF 15是一款功能強大的PDF軟件，由ABBYY公司開發(fā)。它提供了廣泛的PDF處理和管理功能，使用戶能夠更輕松地編輯、轉(zhuǎn)換、注釋和管理PDF文件。該軟件集成了強大的OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)，可以將掃描的紙質(zhì)文件和圖像文件轉(zhuǎn)換為可編輯的文本和可搜索的PDF文件。這使得處理紙質(zhì)文件更加便捷，并提高了文件的可搜索性[3]。

Ma t hTy p e：Ma t hTy p e是一款專業(yè)的數(shù)學(xué)公式編輯器，它可以在各種文件中創(chuàng)建和編輯高質(zhì)量的數(shù)學(xué)公式和數(shù)學(xué)符號，包括Microsoft Word、PowerPoint、Google Docs、LaTeX等。MathType具有強大的數(shù)學(xué)編輯功能，提供豐富的數(shù)學(xué)符號、表達式和結(jié)構(gòu)，為本次標(biāo)準(zhǔn)研究中存在的數(shù)學(xué)公式及符號編撰提供有效幫助。

3.2 OCR識別初驗校正

標(biāo)準(zhǔn)電子文件PDF格式需要通過軟件ABBYYFineReader PDF 15來進行OCR識別并轉(zhuǎn)換為Word格式標(biāo)準(zhǔn)。在進行OCR的過程對標(biāo)準(zhǔn)電子文件轉(zhuǎn)Word的初驗，將掃描過后的PDF格式文件包含文字、圖片、表格等信息轉(zhuǎn)換為可編輯的文本和可搜索的Word文件中存在的部分存疑字符進行標(biāo)識，以及對文字、圖片、表格進行分色域的標(biāo)注區(qū)分。通過左側(cè)欄目框的PDF格式的原文本與右側(cè)欄目框中識別出的可編輯文本格式內(nèi)容做參照對比，對識別過后文件的可編輯文本內(nèi)容進行初步校對核驗以及修改。

3.3 Word文本復(fù)驗校正

3.3.1 建立校驗標(biāo)準(zhǔn)

建立校驗標(biāo)準(zhǔn)是確保文件質(zhì)量和一致性的重要步驟，以下是本次研究中針對OCR識別轉(zhuǎn)換后的Word文件建立校驗標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)內(nèi)容：

校驗?zāi)康模罕敬涡ｒ灅?biāo)準(zhǔn)的目的是為了確保標(biāo)準(zhǔn)電子文件轉(zhuǎn)Word文件后標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的規(guī)范性和正確性檢驗。保障識別轉(zhuǎn)換后的Word文件正文內(nèi)容的準(zhǔn)確性、格式的正確性以及對于復(fù)雜數(shù)學(xué)公式的可編輯性。在標(biāo)準(zhǔn)電子文件的PDF原文本與轉(zhuǎn)換后的Word文本整體的基本一致性下，保證兩者相參照對比后，識別轉(zhuǎn)換后的Word文件內(nèi)容的錯誤率在萬分之五以內(nèi)。

創(chuàng)建文件標(biāo)準(zhǔn)模板：針對PDF格式標(biāo)準(zhǔn)電子秤文件轉(zhuǎn)換成的Word標(biāo)準(zhǔn)，特邀請在本行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)方面專家對于轉(zhuǎn)換后的Word文本文件進行審查糾改，并提出專業(yè)性的修改意見，確保識別后標(biāo)準(zhǔn)的正確性與準(zhǔn)確性。并基于這一修改意見對Word文件進行不斷糾改、版本迭代、再進行專家審核，直至形成準(zhǔn)確性與一致性兼容的標(biāo)準(zhǔn)文件模板，并在此基礎(chǔ)上對其它標(biāo)準(zhǔn)電子文件轉(zhuǎn)換后的Word文件進行校驗。

創(chuàng)建校驗清單及檢查表：針對本次研究課題中共455個PDF標(biāo)準(zhǔn)電子文件轉(zhuǎn)換后的Word文本文件，合計25，052頁內(nèi)容建立在線文件，進行各標(biāo)準(zhǔn)文件的明細(xì)錄入，包含標(biāo)準(zhǔn)類型、名稱、頁數(shù)、審核情況、審核日期、審核人、問題清單等字段注明。

3.3.2 格式一致性校驗

由標(biāo)準(zhǔn)電子文件轉(zhuǎn)換的Word文件中可能存在一些文件格式的錯誤，在Word文件的審核過程中，使用上文專家定義好的文件標(biāo)準(zhǔn)模板中的文本樣式，在標(biāo)題、段落、正文、引用等方面，確保每種樣式的字體、字號、行距、縮距等屬性的一致性。

文件中包含的標(biāo)題和子標(biāo)題，確保他們按照正確的層次結(jié)構(gòu)進行排列展示。使用Word中的標(biāo)題展示（例如標(biāo)題1、標(biāo)題2等）來定義不同級別的標(biāo)題，并確保這些標(biāo)題與原PDF文件一直且按照正確的順序出現(xiàn)。

審核文件中的段落格式，包括對齊方式、縮進、行距和間距等。確保同一類型的段落采用相同的格式設(shè)置，并保持與原PDF文件的一致性。

3.3.3 文本內(nèi)容校驗

針對標(biāo)準(zhǔn)電子文件轉(zhuǎn)換而成的Word文件，對于轉(zhuǎn)換后的文本內(nèi)容的正確性以及與原PDF文件的一致性的校驗審查。對于正文文本內(nèi)容的拼寫和語法檢查，啟用Word自帶的拼寫與檢查功能，用以捕捉在文本內(nèi)容中存在的一些拼寫錯誤、語法問題和錯誤的用法。Word會在文件中標(biāo)記存在的一些潛在問題和錯誤，并針對這些問題提出相應(yīng)的修改建議。

對于Wor d文本中存在的數(shù)據(jù)和數(shù)字進行一致性檢查。若文件中涉及數(shù)字和一些數(shù)據(jù)信息，為確保數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和與原文件的一致性，故針對于數(shù)據(jù)格式、數(shù)值的內(nèi)容進行必要的驗證流程。

3.3.4 圖片和表格校驗

對于轉(zhuǎn)換后的Word文本文件，對于包含圖片和表格的文本要對圖片信息和表格信息進行校驗。

圖片的準(zhǔn)確性校驗要確保插入的圖片與文件內(nèi)容相符合，并且展示的圖片與原文件一致。要對圖片的清晰度校驗，檢查插入的圖片是否高清可辨識，避免圖片過于模糊失真等問題。對于圖片的大小校驗，要確認(rèn)插入的圖片大小適合當(dāng)前文件的排版布局，保證文件的美觀性和可讀性。對于圖片的對齊校驗，要檢查圖片的對齊方式，避免圖片與文本折疊從而影響文件的完整性。

對于表格內(nèi)容正確性的校驗，要注意表格結(jié)構(gòu)，檢查表格結(jié)構(gòu)是否完整準(zhǔn)確，包括列數(shù)、行數(shù)、表頭等關(guān)鍵信息內(nèi)容是否缺失。確保表格的布局清晰，并與原文件保持一致。表格邊框和間距確保保持一致，使整體外觀統(tǒng)一。確保數(shù)據(jù)一致性，檢驗表格信息數(shù)據(jù)是否完整、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)混亂和錯誤的現(xiàn)象。

3.3.5 列表和編號校驗

確保整個文件采用相同的列表格式、檢查列表的縮進和對齊方法一致，且與原PDF文件保持一致。針對于編號順序和層次結(jié)構(gòu)，要檢查編號列表的順序是否一致以及編號的層次結(jié)構(gòu)正確和對齊，并與原PDF文件保持一致。

3.3.6 特殊符號及公式校驗

若文件中存在特殊符號以及數(shù)學(xué)公式，要確保整個Word文件中的所有特殊格式符號正確性及準(zhǔn)確性，避免存在亂碼問題，且利用MathType軟件對公式及特殊符號進行編碼，以保證每個公式的可編輯性。

3.3.7 文件結(jié)構(gòu)校驗

檢查轉(zhuǎn)換后文件的結(jié)構(gòu)是否與原始文件相同，包括章節(jié)標(biāo)題、目錄、分頁等，保證轉(zhuǎn)換后的Word文件與原PDF文件保持一致。

3.4 Word文本終驗校正

Word文本的終驗校正環(huán)節(jié)是確保文件質(zhì)量和準(zhǔn)確性的最終步驟。

3.4.1 檢驗樣本選擇

本次研究采用分層抽樣的抽樣方法，將總體劃分為國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)三個模塊，然后從三個模塊中進行等比的隨機抽樣，以確保每個層級的代表性在最終審核的樣本中得到體現(xiàn)。檢驗標(biāo)準(zhǔn)同復(fù)驗的檢驗標(biāo)準(zhǔn)。

3.4.2 兼容性校驗

將轉(zhuǎn)換后的Word文件在不同版本的Word軟件中打開，確保文件能夠正確顯示并保持格式不變，且保障文本內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。

4 記錄和結(jié)果分析

根據(jù)上述對于標(biāo)準(zhǔn)電子文件轉(zhuǎn)Word的校驗方法和校驗流程，記錄校驗過程中的結(jié)果和發(fā)現(xiàn)的問題，并進行分析。如果發(fā)現(xiàn)問題，可以追蹤問題的原因，并采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M行修復(fù)或改進。并通過三位一體的審查體系，最終保障轉(zhuǎn)換后的Word文件的準(zhǔn)確性和與原PDF文件的一致性標(biāo)準(zhǔn)，確保上述校驗標(biāo)準(zhǔn)的PDF電子文件轉(zhuǎn)換為Word文件后錯誤率在萬分之五以內(nèi)。

參考文獻

[1]許芳，周庶江，張樹梅，等.電子文件格式轉(zhuǎn)換及歸檔[J].中國檔案，2004（9）：40-41.

[2]孫文順，趙秀萍.PDF文件轉(zhuǎn)換的問題探討[J].印刷質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)化，2011（6）：59-61.

[3]張秀常.中英文混合識別的利器——ABBYY FineReader[J].中國教育信息化，2012（18）：64-65.

作者簡介

譚笑，碩士研究生，高級工程師，從事標(biāo)準(zhǔn)研究工作。

王海虹，碩士研究生，教授級高工，從事標(biāo)準(zhǔn)研究工作。

楊萌，碩士研究生，教授級高工，從事產(chǎn)品質(zhì)量檢驗及標(biāo)準(zhǔn)化研究工作。

張勁松，本科，高級工程師，從事標(biāo)準(zhǔn)化工作。

梅朗一，專科，助理工程師，從事標(biāo)準(zhǔn)化工作。

（責(zé)任編輯：張瑞洋）