李蘊(yùn)華

“公關(guān)”即公共關(guān)系，專(zhuān)業(yè)的定義是“公共關(guān)系是一種獨(dú)特的管理職能，它能幫助建立和維護(hù)一個(gè)組織與其他各類(lèi)公眾之間傳播、理解、接受和合作的相互關(guān)系”?？梢?jiàn)，公關(guān)是一種管理功能，它建立并維護(hù)一個(gè)組織和其相關(guān)者之間的互利互惠關(guān)系。具體到日常工作，公關(guān)是一種“認(rèn)知管理”，它既能夠幫助組織讓其相關(guān)方更好地了解自己，同時(shí)，也幫助組織更好地了解相關(guān)方。

檔案工作者給人的印象往往相對(duì)封閉，每日駐足于辦公室或是檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，除了提供借閱似乎就很少有與外界接觸的機(jī)會(huì)。事實(shí)上在企業(yè)檔案工作中，檔案人員經(jīng)常需要與其他企業(yè)、機(jī)構(gòu)以及企業(yè)內(nèi)各部門(mén)的工作人員溝通交流，可以說(shuō)檔案工作從本質(zhì)上就具有服務(wù)性質(zhì)，妥善處理與方方面面的工作關(guān)系，對(duì)做好檔案工作至關(guān)重要。新世紀(jì)的企業(yè)公關(guān)已擺脫公眾的偏見(jiàn)并逐漸為企業(yè)所重視，而檔案工作者可以借鑒有益的公關(guān)經(jīng)驗(yàn)與技巧，通過(guò)開(kāi)展積極合理的檔案公關(guān)，使企業(yè)檔案工作的重要性廣為人知，吸引更多人的關(guān)注，同時(shí)也使檔案工作的日常交流與合作更順暢，真正起到檔案工作潤(rùn)滑劑的功用。

本文提出“檔案公關(guān)”的概念，將專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的公關(guān)內(nèi)涵引申至檔案工作范疇。就企業(yè)檔案工作領(lǐng)域而言，檔案公關(guān)的內(nèi)涵相對(duì)簡(jiǎn)單，其主要目的是通過(guò)宣傳使檔案部門(mén)的工作職能為更多行外人所了解，并建立有效的溝通渠道，使檔案部門(mén)與其他企業(yè)、機(jī)構(gòu)以及企業(yè)內(nèi)部其他部門(mén)能順暢交流，及時(shí)解決工作中的各種問(wèn)題，避免不必要的誤會(huì)和損失。要達(dá)到這一目的，企業(yè)檔案公關(guān)應(yīng)著重注意兩項(xiàng)工作的開(kāi)展：一是樹(shù)立檔案部門(mén)形象，二是建立順暢的檔案工作交流渠道。

樹(shù)立檔案部門(mén)形象，不只是簡(jiǎn)單地發(fā)發(fā)宣傳稿件，還應(yīng)考慮宣傳渠道的有效性，如在企業(yè)內(nèi)部，宣傳欄、內(nèi)刊、內(nèi)部網(wǎng)等哪一種宣傳方式更受大家歡迎，效果更顯著。積極溝通不必經(jīng)常發(fā)郵件、打電話(huà)，而應(yīng)該掌握關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)，有針對(duì)性地適時(shí)交流，既保證工作的順利執(zhí)行，又不會(huì)太繁瑣，讓人有不堪其擾之感。

一、從內(nèi)外兩方面樹(shù)立檔案部門(mén)自身形象

外在方面，檔案部門(mén)首先應(yīng)積極開(kāi)展宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響，力求樹(shù)立良好的整體形象。可以選擇的宣傳陣地包括黑板報(bào)、宣傳欄、內(nèi)刊、內(nèi)部網(wǎng)等等，當(dāng)然所宣傳的內(nèi)容應(yīng)與大多數(shù)同事的工作、生活相關(guān)，不能完全講解檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，還應(yīng)有一定的實(shí)踐指導(dǎo)性，如可以在講解企業(yè)歸檔范圍及要求等工作內(nèi)容的同時(shí)，也介紹一下家庭檔案的管理等生活常識(shí)，拉近大家與檔案的距離，將檔案管理知識(shí)融入人們的日常生活。當(dāng)檔案管理逐漸成為一種工作習(xí)慣，其他部門(mén)人員也就不會(huì)覺(jué)得由自己完成立卷歸檔有多么繁瑣了，畢竟有序管理的方便高效是顯而易見(jiàn)的。其次，為體現(xiàn)檔案人的職業(yè)特點(diǎn)，檔案工作者著裝雖然不要求統(tǒng)一高檔，但也應(yīng)端莊大方、整潔清爽。得體的裝扮是對(duì)他人的尊重，也會(huì)有助于在工作中建立檔案人員的專(zhuān)業(yè)形象。

內(nèi)在方面，檔案人員應(yīng)不斷提高自身素質(zhì)，至少應(yīng)熟練掌握各項(xiàng)檔案規(guī)章制度，這樣在為各部門(mén)人員解答檔案相關(guān)問(wèn)題時(shí)才能清晰流利。只有具備優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，才能得到他人的尊重，也才能獲得理解和支持。涉外企業(yè)檔案工作者還應(yīng)注重外語(yǔ)學(xué)習(xí)，有時(shí)檔案利用者查詢(xún)外文檔案，會(huì)直接說(shuō)出外文原名，即便有中文對(duì)照，如果對(duì)外文一竅不通也可能會(huì)阻礙查找利用，進(jìn)而降低檔案部門(mén)的工作效率，對(duì)檔案部門(mén)的形象產(chǎn)生不利影響。在計(jì)算機(jī)知識(shí)方面，檔案人員更應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，不論是企業(yè)自身發(fā)展還是檔案信息化建設(shè)的需要，計(jì)算機(jī)知識(shí)都是工作交流中必不可少的，如果能夠精通計(jì)算機(jī)知識(shí)，在工作中將無(wú)往而不利。一個(gè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)過(guò)硬又有良好計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)能力的檔案人員，更容易被大家所接受，也就能更好地開(kāi)展檔案公關(guān)。

二、在企業(yè)內(nèi)部建立暢通的檔案工作交流渠道

在檔案收集工作中，檔案部門(mén)應(yīng)隨時(shí)關(guān)注企業(yè)動(dòng)態(tài)、了解企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，在重要合同簽署、大型項(xiàng)目執(zhí)行完畢或重要人員離職時(shí)，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)和責(zé)任人聯(lián)系，通過(guò)認(rèn)真誠(chéng)懇地溝通，建立穩(wěn)固的合作關(guān)系，敦促其將重要文件收集歸檔，防止不必要的檔案流失。當(dāng)然，如果企業(yè)已建立了嚴(yán)密的檔案管理規(guī)章，各項(xiàng)檔案工作本就應(yīng)有序進(jìn)行，檔案人員似乎不必主動(dòng)出擊，但在實(shí)際工作中，適時(shí)的提醒常?？梢员苊庖恍┎挥淇焓虑榈陌l(fā)生，防患于未然比事后懲罰對(duì)企業(yè)更有利，所需的只是檔案工作者以更積極的工作態(tài)度，在自己力所能及的范圍多與有關(guān)部門(mén)、人員交流，收集信息并多加注意，如此而已。

在檔案利用工作中，檔案人員通過(guò)與檔案利用者的接觸、訪(fǎng)問(wèn)，可以隨時(shí)了解哪些種類(lèi)的檔案資料有更高的利用率，對(duì)這些檔案可以投入更多的精力加深了解，同時(shí)進(jìn)行相關(guān)的檔案編研工作，從而有針對(duì)性地提高檔案工作效率，更好地滿(mǎn)足檔案利用者的需求，并可促使利用者更積極地提供參考建議，進(jìn)而形成檔案利用的良性循環(huán)。

在檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案人員都應(yīng)重視與相關(guān)人員的工作交流，積極認(rèn)真地聽(tīng)取意見(jiàn)和建議。這樣，在檔案工作水平得以不斷提高的同時(shí)，也能有力保證檔案工作充分適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。只有與企業(yè)發(fā)展同步，檔案資料的無(wú)形價(jià)值才有更大可能轉(zhuǎn)化為實(shí)實(shí)在在的經(jīng)濟(jì)效益，檔案工作的價(jià)值也才能得到真正體現(xiàn)。

企業(yè)檔案公關(guān)，除了上述兩大要點(diǎn)，在工作細(xì)節(jié)方面也時(shí)常要運(yùn)用到一些公關(guān)技能。檔案人員不是專(zhuān)業(yè)的公關(guān)人士，不需要具備所有素質(zhì)，但有些基本公關(guān)技能是各行各業(yè)的專(zhuān)業(yè)人士都應(yīng)具備的，比如接、打電話(huà)的技巧，接待來(lái)訪(fǎng)者的態(tài)度及用語(yǔ)，與同事商談工作時(shí)是否細(xì)致耐心等等，這不僅僅是個(gè)人涵養(yǎng)與素質(zhì)的體現(xiàn)，也關(guān)系到部門(mén)乃至企業(yè)形象。一句問(wèn)候、一個(gè)微笑做起來(lái)并不困難，卻可以營(yíng)造融洽的工作氛圍，在使工作心境更開(kāi)朗的同時(shí)也讓工作運(yùn)行更流暢，與人為善總是會(huì)有回饋的。

檔案公關(guān)可以說(shuō)是檔案工作者為進(jìn)一步提高檔案工作質(zhì)量而采取的一系列措施，也許并不顯得那么必須和迫切，但確實(shí)有益無(wú)害值得嘗試。檔案公關(guān)與檔案工作整體的關(guān)系，就象潤(rùn)滑劑與機(jī)械設(shè)備一樣，沒(méi)有潤(rùn)滑劑也許機(jī)器仍能運(yùn)轉(zhuǎn)，但其效率會(huì)在無(wú)形中降低，更不用說(shuō)一些看不見(jiàn)的損耗會(huì)導(dǎo)致機(jī)器的停轉(zhuǎn)甚至崩潰，因此每個(gè)技術(shù)人員都知道潤(rùn)滑劑的重要，而每位檔案工作者也應(yīng)重視檔案工作的潤(rùn)滑劑——檔案公關(guān)。

作者單位：中國(guó)水利電力對(duì)外公司