公文筐測驗，顧名思義，就是對特定職位(通常是目標(biāo)崗位)的管理人員在日常工作中經(jīng)常遇到的各類典型事務(wù)進(jìn)行編輯、加工，并設(shè)計成若干種公文讓測評對象處理，由此評價其在將要面對的典型職業(yè)環(huán)境中獲取有關(guān)資料、妥善處理各類信息、準(zhǔn)確做出管理決策、有效進(jìn)行協(xié)調(diào)和控制的工作能力。在國外，公文筐測驗是評價中、高層管理人員的重要工具，也是評價中心技術(shù)中應(yīng)用的最多的一種測試手段。在我國，公文筐測驗也越來越廣泛地被應(yīng)用于領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人員的選拔、評價?？墒牵鎸目饻y驗，仍然有不少HR工作者感覺它像個“黑箱”，心頭縈繞著許多疑問：為什么要采用公文筐測驗?它適合評價哪類人員，哪些能力素質(zhì)?如何開發(fā)公文筐測驗程序等等?，F(xiàn)逐一解讀如下：
　　
　　為什么要采用公文筐測驗
　　
　　大家知道，針對不同崗位、不同層級的候選人，評價內(nèi)容和參照點自然也不相同。面對較低層級人員的評價，不管是用面試，還是一般的心理測驗，都比較容易解決。但當(dāng)評價中、高層管理人員時，因為他們在日常工作中面對大量復(fù)雜的經(jīng)營管理問題，使單純的面談、案例分析和個性測驗，都不足以反映其崗位要求的復(fù)雜性和重要性。而公文筐測驗通過選擇帶有“高仿真度”的典型工作場景，使測評對象置身于接近真實的工作事務(wù)中，在有限時間內(nèi)形成處理意見，從而能較好地綜合評價其管理能力。
　　具體看，公文筐測驗的優(yōu)勢主要表現(xiàn)在以下三個方面：一是評價內(nèi)容和情景具有很強(qiáng)的針對性。公文筐測驗匯總了涵蓋多個經(jīng)營管理問題的任務(wù)情景，且這些任務(wù)情景是測評對象在今后的工作中必然要面對的，它比單純的情境面試、案例分析和角色扮演更加豐富，更具有逼真性；二是全方位、立體地勾畫出了測評對象的能力素質(zhì)狀況。因為是多個文件組合，所以當(dāng)對某個能力指標(biāo)的評價有異議時，可以參考其他文件進(jìn)行佐證評價；三是公文筐測驗所采用的文件取材于實際管理活動，是測評對象擬任職位需要處理的文件。大量案例證明，層級比較高的測評對象比較容易接受這種測驗形式和測驗結(jié)果，特別是在晉升評價時。
　　
　　適合評價哪些能力素質(zhì)
　　
　　鑒于公文筐測驗較高的開發(fā)和使用成本及其適合評價指標(biāo)的特點，目前它主要應(yīng)用于中高層管理人員的評價。由于它可以將管理情境中可能遇到的各種典型問題抽取出來，以書面的形式讓測評對象來處理，所以它可以考察測評對象多方面的管理能力，特別是計劃能力、決策能力、分析和判斷問題的能力、給下屬布置工作并進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督的能力等等。相對而言，人際溝通、團(tuán)隊合作等基礎(chǔ)類、潛能類指標(biāo)，不宜采用這種形式進(jìn)行考察。
　　公文筐測驗考察的能力素質(zhì)歸納起來，可以分成以下兩類：一類是與事有關(guān)的能力。公文筐測驗的各種公文會涉及到組織中的各種事件，測評對象搜集和利用信息的能力(洞察力)會首先體現(xiàn)其中。另外，有的事情需要測評對象做出分析、綜合、判斷(分析判斷能力)，有的事情需要做出決策(決策能力)，有的事情需要組織、計劃和協(xié)調(diào)(計劃能力、組織協(xié)調(diào)能力)，有的還需要分派任務(wù)(授權(quán)能力)，而且在紛繁復(fù)雜的事情中需要分清輕重緩急等等，這些能力都可以在公文處理中得到反映。同時，由于與其它測評方法相比，此種方法提供給測評對象的測驗材料及其作答都是以書面形式實現(xiàn)的，所以還能有效地考察測評對象的文字與寫作能力。
　　另一類是與人有關(guān)的能力。在公文中會提到各種各樣的人物以及他們之間的關(guān)系，好的公文筐測驗會把人物的特點勾勒得淋漓盡致。測評對象除了處理公文中的事情之外，還需要對與文件有關(guān)的人物非常敏感。因為，很多情況下，事情處理得是否得當(dāng)，取決于當(dāng)事人是否能夠正確理解他人的意圖、愿望和人物之間的關(guān)系。
　　另外，從能力素質(zhì)指標(biāo)的復(fù)雜程度來看，我們可以將公文筐測驗的評價指標(biāo)劃分成綜合性管理指標(biāo)和管理風(fēng)格類指標(biāo)。前者考察諸如組織計劃、協(xié)調(diào)、決策和資源整合等綜合性管理素質(zhì)。而管理風(fēng)格類指標(biāo)主要考察測評對象的決策風(fēng)格、行事風(fēng)格、團(tuán)隊管理風(fēng)格等。正如有人曾指出的，即使你不知道如何評價公文處理結(jié)果，你也能從他的整體回答情況中看出他的管理風(fēng)格和大致水平。
　　
　　公文筐測驗的流程
　　
　　最簡單意義上的理解，公文筐就是“一大堆待處理公文的累積”，而且，這些“待辦事項或公文”是處于具體背景之中的(比如特定的組織背景或行業(yè)背景)?？赡苁怯筛鞑块T送來的報告、備忘錄，上級下發(fā)的各種文件，與其他業(yè)務(wù)單位的信函等等。要實施公文筐測驗，必須準(zhǔn)備好這些公文。作為評價者，還需要具備指導(dǎo)語(指導(dǎo)測評對象如何作答)、場地布置圖(指導(dǎo)場地如何布置)等相關(guān)資料；從評分的角度來看，還需具備評價標(biāo)準(zhǔn)和評分記錄表等。從實際組織與實施角度出發(fā)的公文筐測驗流程如圖一所示：
　　
　　有些公文筐測驗完全是各種待處理文件的組合，在測驗實施上不講究環(huán)境的仿真和模擬，此即“文本模式”的公文筐測驗，這種評價組織起來相對容易，適合大規(guī)模人員同時測評。而有的公文筐測驗在實施上比較講究對測評環(huán)境和情境的模擬，比如在環(huán)境布置上盡量與真實辦公環(huán)境相似，而不是布置成考場的樣子，這種方式也被稱為“理想模式”的公文筐測驗，其組織成本要高一些，適合人數(shù)較少時的測評。
　　
　　如何開發(fā)
　　
　　上面提到的“文本模式”的測驗是按照事先想要評價的指標(biāo)設(shè)計的，這樣設(shè)計的好處在于：具體評分的時候比較容易操作，哪個文件對應(yīng)哪個指標(biāo)比較清楚，且文件也確實可以考察出相應(yīng)的能力素質(zhì)。可能存在的問題是：公文中的待處理事件不一定是候選人目標(biāo)崗位上的典型事件，這些事件可能超出了目標(biāo)崗位的職責(zé)范圍，很多不該發(fā)生在該崗位上的事件卻在公文中發(fā)生了，仿真性大為降低。
　　
　　與“文本模式”相對應(yīng)的則是“理想模式”的測驗。因為，公文筐測驗的初衷就在于盡量模擬真實的管理情景和問題，以提高對他們未來工作績效和管理能力的預(yù)測準(zhǔn)確度。所以，“理想模式”操作的關(guān)鍵在于：根據(jù)目標(biāo)崗位管理人員的日常工作習(xí)慣、情景、面臨的問題、經(jīng)常接觸的人和物來設(shè)計公文筐的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。通常而言，一個好的公文筐測驗在設(shè)計時要遵循如圖二所示的流程。
　　下面，我們依次看一下各個環(huán)節(jié)所包括的具體內(nèi)容：
　　
　　確定測評指標(biāo)
　　
　　通過工作分析或崗位勝任力特征來分析、理清擬任崗位的要求是確定測評指標(biāo)的基礎(chǔ)。這需要通過查閱有關(guān)職位說明，與任職者或其上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行深入細(xì)致的訪談等步驟來完成。如果需要訪談對象的數(shù)量比較多，可以采用問卷的方式進(jìn)行調(diào)研。另外，企業(yè)所在行業(yè)的特點、企業(yè)內(nèi)外環(huán)境、企業(yè)文化、測評目的、管理職務(wù)設(shè)置目的、管理者的工作關(guān)系及其工作資源等方面也是確定測評指標(biāo)時需要考慮的重要內(nèi)容。
　　
　　搜集素材
　　
　　文件素材不能憑空杜撰，必須從任職者的實際工作出發(fā)。可以請一批績效比較好的任職者或者他們的直接上級進(jìn)行交流研討，運用關(guān)鍵事件訪談法，讓他們回想在自己工作當(dāng)中處理過的、印象比較深刻的各種事情，并請他們寫出來。為了得到任職者的配合，對關(guān)鍵事件的回憶通常應(yīng)從正面事件開始，因為大多數(shù)人比較容易談?wù)撟约喝〉贸晒Φ氖虑椋@樣做能使他們很有信心，從而樂于去回憶。為了不致于使獲得的事件偏離考察主旨，事先應(yīng)該將測評要素及其內(nèi)涵告訴參與交流研討的人員，讓他們圍繞這些測評要素回憶。至于征集多少關(guān)鍵事件，要根據(jù)所編制文件的數(shù)量而定，一般應(yīng)按所需文件數(shù)量的兩至三倍征集。
　　
　　編制文件
　　
　　因為完全真實的材料可能會過于偏重考察經(jīng)驗，從而忽略了潛能的考察。據(jù)此選拔出來的人也因為與招聘單位文化背景相類，從而違背了通過引入外來人才給單位輸入新鮮血液的本來目的，同時這對非本單位的外部應(yīng)聘者也不公平，所以需要對關(guān)鍵事件訪談法得到的大量素材進(jìn)行后期加工、編輯。首先把無效資料從大量素材中篩選掉。另外，對那些訪談時獲得的不符合要求的事件不要急于刪除，我們可以從另一個角度分析它是否能反映其他測評要素。其次，對有效訪談資料進(jìn)行精加工。針對太抽象或不夠完整的資料，要進(jìn)行適當(dāng)補(bǔ)充使其完整；針對包含多個事件的資料，要進(jìn)行適當(dāng)拆分，以使其思路清晰；針對描述繁瑣的資料，要進(jìn)一步精簡使其簡單明了。最后還需要對文字陳述進(jìn)行加工，以保證文件表述清楚，文句簡明扼要。
　　總而言之，編制成型的文件應(yīng)該具備典型性、主題突出和難度適中等三大特征：所謂典型性是指文件內(nèi)容必須涉及未來工作中最主要的活動，必須是對多種情況的歸納與概括；主題突出強(qiáng)調(diào)的是單個文件應(yīng)該以一個主題為核心，盡量避免一個事件的多個方面都是重點；強(qiáng)調(diào)難度適中，是因為測驗的目的在于區(qū)分能力不同的測評對象。因此，應(yīng)該盡量避免測驗中的“天花板”效應(yīng)和“地板”效應(yīng)(使得大家的得分都很高或者都很低而不能區(qū)分)，通常應(yīng)該由易到難，形成梯度。
　　
　　確定評價標(biāo)準(zhǔn)
　　
　　公文筐測驗編制結(jié)束以后，還有一個非常關(guān)鍵的工作要做，就是確定公文筐測驗的評價標(biāo)準(zhǔn)。為了使評價標(biāo)準(zhǔn)具有針對性和實用性，在編制評價標(biāo)準(zhǔn)時需要收集所編制公文的各種處理結(jié)果和處理辦法。一個比較有效的做法就是請相關(guān)的在職人員去處理編好的公文筐。這些在職人員與將來應(yīng)聘的測評對象在崗位特征和崗位層級上具有相似性，在文件處理結(jié)果上也應(yīng)具有一定的相似性。另外，在收集公文處理辦法時要把握兩個原則，即答題的人數(shù)應(yīng)在幾十人以上，不能太少；答題時間可以稍微寬松，以保證答題者能有充分的時間處理完所有的文件。待各種處理結(jié)果收集完畢后，我們需要將結(jié)果進(jìn)行匯總分類，列出表格。讓有經(jīng)驗的高層管理人員或者主管對上述所有的答案用三級量表評定(好、中、差)，并進(jìn)一步確認(rèn)題目測試的要素以及答案可能反映出來的測評對象的能力水平。在此基礎(chǔ)上，對評價結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計和整理，得到各種文件的可能答案表及評分標(biāo)準(zhǔn)。
　　
　　效度檢驗
　　
　　驗證測驗效度是編制公文筐測驗的最后一項工作。我們可以將公文筐施測于一批績效優(yōu)秀的任職者和一批沒有管理經(jīng)驗的一般人員。然后比較兩個團(tuán)體的作答結(jié)果，假如兩個團(tuán)體的作答結(jié)果沒有顯著性的差異，或者一般人員的作答結(jié)果比優(yōu)秀管理者的結(jié)果要好，則說明編制的公文筐測驗區(qū)分效度不明顯，需要進(jìn)一步的修改。假如優(yōu)秀管理者的結(jié)果明顯地好于一般人員，則說明這份公文筐測驗具有較好的效度。
　　希望上述就公文筐測驗的闡釋，對您的招聘評價工作能有所幫