趙　英

中國體育彩票，是取之于民，用之于民的新興行業(yè)。購買體彩，奉獻(xiàn)愛心，造福民眾，支持奧運(yùn)，這反映了體彩對社會帶來的巨大益處，對我國辦好北京奧運(yùn)會并取得優(yōu)異成績具有重大的推動作用。同時，體彩對中國體育事業(yè)的發(fā)展，特別是對競技體育后備人才培養(yǎng)，提供了很大的幫助。

通過工作實(shí)踐，本人深深體會到，為了保障體彩事業(yè)健康發(fā)展，搞好體彩中心文檔管理非常重要。如文書電子檔案整理、科技電子文件歸檔、聲像檔案文件整理和會計電子文件整理等。特別是面對我國改革發(fā)展的新形勢，檔案工作者必須提煉新的管理理念，探索新的管理領(lǐng)域和方法。

信息化時代，各企業(yè)為了提高自身在社會上的競爭力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設(shè)步伐。以體彩中心辦公自動化系統(tǒng)為例，它在行政辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起投注站基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、終端機(jī)信息的登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、審批、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大、參與應(yīng)用崗位人員眾多、各種網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理流程繁瑣多變、數(shù)據(jù)庫功能強(qiáng)大、信息傳遞迅速和易于查詢、信息數(shù)據(jù)流向與辦公的工作流程非常接近的特點(diǎn)。同時，辦公自動化系統(tǒng)為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺。如快捷通信、協(xié)同辦公、公文流轉(zhuǎn)、信息服務(wù)等。

更重要的是，體彩中心信息系統(tǒng)的建立為省中心業(yè)務(wù)活動提供了信息流向的規(guī)范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實(shí)踐躍上一個新的臺階。

一、文件管理

1、面向終端銷售業(yè)主及銷售人員、即開型彩票的區(qū)域代理商、終端日常管理人員、業(yè)務(wù)管理人員，提供多層面的、不同任務(wù)項(xiàng)的工作流程及操作平臺。

2、形成文件質(zhì)量監(jiān)督、保證體系。通過痕跡保留、收文單、發(fā)文單、元數(shù)據(jù)信息監(jiān)控等形式，保證文件質(zhì)量。在請示與批復(fù)、收文與轉(zhuǎn)發(fā)文之間，處理同一項(xiàng)目或任務(wù)時產(chǎn)生的系列文件之間，建立文件關(guān)聯(lián)關(guān)系。

3、形成文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機(jī)制。通過對文件督辦、催辦的監(jiān)控，對文件的辦理狀態(tài)進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，對未填寫辦理意見等辦理信息的文件，不流轉(zhuǎn)至下個節(jié)點(diǎn)。

4、形成文件歸檔機(jī)制。在信息系統(tǒng)中處理的任一項(xiàng)目或任務(wù)，是以文檔的形式出現(xiàn)的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環(huán)節(jié)。

二、檔案管理

1、建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念。面向終端銷售業(yè)主和銷售人員和即開銷售的區(qū)域代理，提供方便的檔案信息利用平臺，工作流程中更多體現(xiàn)的是簡約、方便、直觀，確保不在信息中帶有過多的檔案管理特性。

2、建立現(xiàn)代信息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺，工作流程中體現(xiàn)的重點(diǎn)是要符合檔案的規(guī)范管理要求。按檔案管理要求和方式，對歸檔的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，使工作人員掌握信息是否直觀、齊全、準(zhǔn)確。

3、建立檔案信息安全機(jī)制。對信息利用安全，要根據(jù)中心工作人員的管理層次、業(yè)務(wù)范圍權(quán)限明確的信息利用機(jī)制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權(quán)限分層工作流程。對信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全。

三、信息和人員的管理

1、通過采用設(shè)置防火墻、路由器等技術(shù)手段，在計算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運(yùn)行安全；同時，還要加強(qiáng)對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。

流程管理是對整個體彩中心工作流程狀態(tài)的監(jiān)控和對工作流程中的每一份文件的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實(shí)原始性、齊全完整性的重要保證。

文件信息管理除文件內(nèi)容之外，更多的是梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，將文件處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對產(chǎn)生的文件信息實(shí)施統(tǒng)一管理。例如：在河北省體彩中心發(fā)文流程中，預(yù)先設(shè)置相對固定的發(fā)文格式，但隨著機(jī)構(gòu)管理的變化，文件格式也要不斷調(diào)整，并且有增加、刪節(jié)等變更的需求，具有動態(tài)變化特性，因此這種變化的文件信息需要納入管理范圍。概括地說：文件信息管理，是確保文件內(nèi)容從產(chǎn)生到脫離流程的全過程管理，是針對發(fā)文的痕跡保留、文號等信息的管理；對收文督辦、監(jiān)控等行為的管理。

2、體彩中心的文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括中心技術(shù)部的中獎數(shù)據(jù)的核心數(shù)據(jù)信息和網(wǎng)點(diǎn)投注站的基本數(shù)據(jù)信息。因此，加強(qiáng)對信息工作人員的管理，建設(shè)一支高度自覺、遵紀(jì)守法的檔案人員、技術(shù)人員隊(duì)伍，是非常現(xiàn)實(shí)和必要的。具體做法主要有：

（1）建立并提供管理政策，明確職責(zé)，各盡其責(zé)；

（2）策劃并提供應(yīng)急措施、保護(hù)方案，定期進(jìn)行信息安全檢查，提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計人員對安全事故的應(yīng)急反應(yīng)；

（3）經(jīng)常對相關(guān)人員進(jìn)行安全教育、培訓(xùn)和考核；

（4）經(jīng)常開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)，盡量避免誤操作等安全隱患；

（5）建立嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制；

（6）規(guī)范信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移、加工程序，提出數(shù)據(jù)校驗(yàn)?zāi)Ｐ停訌?qiáng)人員的管理。

3、對管理職責(zé)的劃分，應(yīng)從多方面考慮：

（1）面向銷售投注站業(yè)主、即開的區(qū)域代理商，提供文件起草、辦理、流轉(zhuǎn)、查詢的通道；

（2）面向文件管理人員，提供文件督辦、催辦手段；

（3）面向檔案管理人員，提供各種技術(shù)文件、業(yè)務(wù)文件及批文的歸檔及其考核、電子文件整理和保管、信息服務(wù)手段。

四、服務(wù)管理創(chuàng)新

在現(xiàn)代化辦公階段，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。同時，強(qiáng)調(diào)主動服務(wù)。在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。這突出了用戶的權(quán)益，保護(hù)了用戶信息利用的效果，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)；第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務(wù)。