張益民

2004年奧運(yùn)檔案工作在北京市全面展開。5年來，在北京市委、市政府，奧組委正確領(lǐng)導(dǎo)下，北京市檔案局（館）以在歷屆舉辦城市中留存最完整、最齊全、最系統(tǒng)的奧運(yùn)檔案為目標(biāo)，加強(qiáng)與相關(guān)主管部門密切合作，深入動員全市檔案部門廣泛參與，共同推動奧運(yùn)檔案工作的發(fā)展，為留存珍貴奧運(yùn)檔案遺產(chǎn)，作出了積極的貢獻(xiàn)。

一、奧運(yùn)檔案工作認(rèn)識到位

奧運(yùn)檔案是奧運(yùn)會、殘奧會籌備、舉辦過程中奧組委委內(nèi)各部門，競賽場館、非競賽場館、開閉幕式運(yùn)營中心等專門機(jī)構(gòu)，以及相關(guān)部門和地區(qū)直接形成的各種門類和載體的歷史記錄。奧運(yùn)檔案集中反映了北京奧運(yùn)會籌備、舉辦的全過程，是奧運(yùn)文化遺產(chǎn)的重要組成部分。留存齊全完整的奧運(yùn)檔案可以為本屆、今后奧運(yùn)會、殘奧會的舉辦提供依據(jù)，為后奧運(yùn)期編史修志等工作提供第一手材料，對國際奧林匹克運(yùn)動具有重要推動作用。尤其對我國來說，首次舉辦奧運(yùn)會，又賦予了奧運(yùn)檔案不可復(fù)制的特殊價值。另外，奧運(yùn)檔案還是城市建設(shè)與管理，重大活動籌辦的翔實(shí)憑證和重要參考，亦可以使后人充分了解“百年奧運(yùn)，中華圓夢”的完整過程，弘揚(yáng)中華民族精神。

奧運(yùn)檔案工作與其他重大活動相比，具有時間長、內(nèi)容廣、數(shù)量大的特殊性?！皶r間長”是指奧運(yùn)籌備期長達(dá)七、八年，要把這么長時間各相關(guān)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案都收集齊全，任務(wù)非常艱巨?！皟?nèi)容廣”是指檔案形成部門眾多，大大超出了以往重大活動的規(guī)模和范圍，可以說是一個系統(tǒng)工程，哪一個環(huán)節(jié)奧運(yùn)檔案收集不全都會影響奧運(yùn)檔案的整體質(zhì)量。同時在檔案收集、移交方面還打破了地域特點(diǎn)，這其中既涉及京內(nèi)各場館檔案又涉及京外各賽區(qū)形成的檔案。“數(shù)量大”是指與以往的重大活動相比，奧運(yùn)會產(chǎn)生的檔案數(shù)量非常大。另外，檔案種類繁多，如文書檔案、聲像檔案、電子文件、工程檔案、會計檔案、實(shí)物等各門類檔案都會涉及，同時還有籌辦機(jī)構(gòu)的臨時性特點(diǎn)，一旦奧運(yùn)會結(jié)束，人員將很快撤離，這些都給檔案工作帶來一定的困難。

為此，近年來，北京市檔案局（館）利用召開各種工作會議、編制工作規(guī)劃計劃、制發(fā)規(guī)范性文件、組織教育培訓(xùn)等不同形式，廣泛宣傳奧運(yùn)檔案工作的重要意義，不斷提高各級檔案部門和主管部門的檔案意識，增強(qiáng)做好奧運(yùn)檔案工作的自覺性和主動性?；仡欉@幾年工作實(shí)踐，相關(guān)籌辦機(jī)構(gòu)、部門對奧運(yùn)檔案工作給予了高度重視與支持，一方面是領(lǐng)導(dǎo)們自身檔案意識強(qiáng)，另一方面也是與檔案部門持續(xù)不斷的奧運(yùn)檔案工作重要性宣傳引導(dǎo)分不開的。同時在這幾年的奧運(yùn)檔案工作中，檔案從業(yè)人員所表現(xiàn)出強(qiáng)烈的責(zé)任心和使命感、克服各種困難，加班加點(diǎn)努力工作的拼搏精神，充分體現(xiàn)出對奧運(yùn)檔案工作重要意義深刻理解，并很好地轉(zhuǎn)化成工作實(shí)際中的自覺行動。

二、奧運(yùn)檔案工作措施有力

自2004年以來，北京市檔案局（館）根據(jù)奧組委對奧運(yùn)檔案工作的要求，針對奧運(yùn)檔案形成特點(diǎn)，及時制發(fā)規(guī)范性文件，加強(qiáng)政策引導(dǎo)，打破常規(guī)，采取一系列強(qiáng)有力措施，不斷強(qiáng)化奧運(yùn)檔案工作。

（一）加強(qiáng)對奧運(yùn)檔案工作的宏觀部署。幾年來，北京市檔案局（館）始終將奧運(yùn)檔案工作作為重中之重的任務(wù)，加強(qiáng)縱深部署。一是將奧運(yùn)檔案工作作為一個部分，寫入了《北京市“十一五”時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》。二是在每年的北京市檔案工作會議上，都把奧運(yùn)檔案工作作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作予以布置，提出相關(guān)任務(wù)和要求。三是局館黨組定期聽取奧運(yùn)檔案工作匯報、召開專題會，及時研究解決奧運(yùn)檔案工作中遇到的問題和困難，有力地保證了檔案工作的健康發(fā)展。四是在以往工作基礎(chǔ)上，為使奧運(yùn)檔案工作更多地體現(xiàn)有特色、高水平，在奧運(yùn)決勝之年提出更高的工作目標(biāo)：即在歷屆舉辦城北京市中留存最完整、最齊全、最系統(tǒng)的奧運(yùn)檔案，使各機(jī)構(gòu)、各部門瞄準(zhǔn)這個目標(biāo)，傾力做好奧運(yùn)檔案工作。五是與奧組委秘書行政部以及奧運(yùn)工程建設(shè)主管部門建立協(xié)調(diào)機(jī)制，根據(jù)場館工程建設(shè)情況和運(yùn)行情況，聯(lián)合召開會議，研究問題、部署工作，保證了檔案工作有序發(fā)展。

（二）注重奧運(yùn)檔案工作規(guī)章制度建設(shè)。北京市檔案局（館）針對奧運(yùn)檔案工作實(shí)際需要，依據(jù)檔案法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合奧組委秘書行政部、 北京市“2008”工程辦、“2008”環(huán)境辦、北京市規(guī)委、北京市建委等主管部門制發(fā)了一系列有關(guān)奧運(yùn)檔案工作的文件和規(guī)章制度，據(jù)統(tǒng)計，2004年2月—2008年5月，以聯(lián)合制發(fā)或配合奧組委秘書行政部制發(fā)等不同形式，共出臺涉及奧運(yùn)整體工作的文件和較為重要的規(guī)章制度30余個。這些文件和規(guī)章制度覆蓋了奧組委委內(nèi)機(jī)關(guān)、競賽場館、非競賽場館、奧運(yùn)工程建設(shè)、環(huán)境建設(shè)、保障運(yùn)行等方方面面的檔案工作，既有涉及奧運(yùn)檔案工作機(jī)制、檔案歸屬、機(jī)構(gòu)設(shè)置以及隊(duì)伍建立等重點(diǎn)問題的政策、規(guī)范，又有具體到各種門類和載體奧運(yùn)檔案的收集、整理、保管、移交等各個環(huán)節(jié)檔案工作的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，完備的制度體系有力促進(jìn)了奧運(yùn)檔案工作規(guī)范有序地進(jìn)行。

（三）強(qiáng)化對奧運(yùn)檔案工作的監(jiān)管職責(zé)。北京市檔案局（館）聯(lián)合主管部門，通過定期召開相關(guān)會議，組織檔案工作檢查活動等管理手段，不斷加大對各個方面奧運(yùn)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)力度。2004年以來，我局館每年都與奧組委主管部門、北京市“2008”工程辦、北京市規(guī)委、北京市建委聯(lián)合召開奧運(yùn)工程檔案工作會議，總結(jié)部署工作，表彰奧運(yùn)工程建設(shè)先進(jìn)單位，有力推動了奧運(yùn)工程檔案工作的發(fā)展。同時每年都安排對奧運(yùn)工程項(xiàng)目、籌備機(jī)構(gòu)檔案工作實(shí)地檢查活動，現(xiàn)場反饋意見，督促受檢單位整改，取得了很好效果。如2007年奧運(yùn)工程決戰(zhàn)之年，我局館與北京市“2008”工程辦、北京市規(guī)委組成聯(lián)合檢查組，對161項(xiàng)奧運(yùn)工程項(xiàng)目、500余個參建單位的檔案工作進(jìn)行了全面檢查，檢查組共抽查了奧運(yùn)工程各參建方的35萬件檔案資料，促進(jìn)了建設(shè)單位和參建單位重視并按規(guī)定做好奧運(yùn)工程檔案工作。

（四）派駐人員直接管理奧運(yùn)場館檔案工作。奧組委委內(nèi)部門、競賽場館、非競賽場館、開閉幕式運(yùn)營中心是產(chǎn)生奧運(yùn)檔案的重點(diǎn)部門，在奧組委秘書行政部的支持下，北京市檔案局（館）以過去重大活動檔案工作中前所未有的力度，從本局館和區(qū)縣檔案局（館）先后抽調(diào)、推薦了47名專業(yè)人員分別到奧組委機(jī)關(guān)、24個競賽場館、13個非競賽場館、開閉幕式運(yùn)營中心、北京市“2008”工程辦和環(huán)境辦等奧運(yùn)籌辦一線，專門負(fù)責(zé)這些機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理、保管和向北京市檔案館的移交工作。分別成立督導(dǎo)組、檢查組，對這些重點(diǎn)部門奧運(yùn)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一指導(dǎo)、統(tǒng)一培訓(xùn)、統(tǒng)一檢查以及檔案的統(tǒng)一進(jìn)館驗(yàn)收，使文件歸檔與檔案移交進(jìn)館一體化運(yùn)作，減少環(huán)節(jié)，提高了效率。同時，還從各處室調(diào)劑23套計算機(jī)、打印機(jī)、檔案柜，配備到競賽場館，為競賽場館檔案工作的開展提供了必要條件。

（五）監(jiān)督指導(dǎo)北京市相關(guān)單位做好涉奧檔案管理工作。北京市有40多個委、辦、局、總公司（集團(tuán)）等部門承擔(dān)著奧運(yùn)會環(huán)境建設(shè)、接待服務(wù)和城市運(yùn)行保障任務(wù)。幾年來，北京市檔案局（館）不斷加大對這些單位奧運(yùn)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)力度，督促其依法做好涉奧檔案的收集與管理工作。一是通過“十一五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、每年的全市檔案工作計劃，提出任務(wù)及要求；二是明確了這些市級單位涉奧檔案的流向，規(guī)定各市級單位產(chǎn)生的涉奧文件先向檔案室歸檔保存，待到移交進(jìn)館期限后隨其他文件一并向北京市檔案館移交；三是通過檔案執(zhí)法檢查、業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)等手段，督促這些單位做好奧運(yùn)檔案工作。目前，承擔(dān)奧運(yùn)任務(wù)的市級單位或是專門制定了奧運(yùn)檔案的歸檔范圍和要求，或是專門召開會議部署這方面的工作，或是檔案部門人員直接到奧運(yùn)任務(wù)承辦機(jī)構(gòu)做檔案工作，確保了涉奧檔案的齊全完整。

三、奧運(yùn)檔案工作成效顯著

一分耕耘，一分收獲。在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視支持下，在檔案部門不懈努力下，前一時期北京市各奧運(yùn)機(jī)構(gòu)在籌備工作所形成的奧運(yùn)檔案做到了及時收集，規(guī)范整理，妥善保存和有效利用。

（一）奧組委機(jī)關(guān)檔案得到了妥善保管。奧組委秘書行政部認(rèn)真履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，堅持歸檔情況通報制度，不斷強(qiáng)化歸檔工作。委內(nèi)各部門認(rèn)真執(zhí)行歸檔責(zé)任制度，每年都按時完成各類文件材料的歸檔任務(wù)。北京市檔案局（館）根據(jù)奧組委關(guān)于檔案驗(yàn)收移交工作有關(guān)規(guī)定與要求，采取歸檔與驗(yàn)收同步進(jìn)行的方式，直接控制歸檔文件質(zhì)量，為確保已形成檔案的安全， 2007年以前的奧組委機(jī)關(guān)文書檔案已移至北京市檔案館保存。

（二）各競賽場館測試賽與檔案工作同步進(jìn)行。2007年8—12月份有17個競賽場館承擔(dān)了27項(xiàng)“好運(yùn)北京”測試賽任務(wù)，全部完成歸檔、驗(yàn)收工作，12個競賽場館的檔案已接收進(jìn)北京市檔案館。2008年1-6月份有14個競賽場館承擔(dān)20項(xiàng)測試賽任務(wù)，截至6月底，10個場館已完成檔案的收集整理工作，7個場館的檔案已經(jīng)通過進(jìn)館驗(yàn)收。

（三）非競賽場館檔案工作全面啟動。2008年一季度，隨著非競賽場館組建運(yùn)行，目前13個非競賽場館都有專人負(fù)責(zé)檔案工作，成立了督導(dǎo)組專司監(jiān)督指導(dǎo)工作，各場館已完成歸檔制度建設(shè)，并相繼開展前期運(yùn)行所形成檔案的收集整理工作。

（四）開閉幕式運(yùn)營中心檔案工作得到強(qiáng)化。鑒于開閉幕式運(yùn)行中心檔案的重要價值，北京市檔案局（館）在該中心派駐了一個由3名專業(yè)人員組成的檔案工作組，在中心主管領(lǐng)導(dǎo)重視支持與各部門的配合下，檔案收集工作與開閉幕式籌備工作同步進(jìn)行，截至2008年6月，共計收集紙質(zhì)、電子、照片等不同載體檔案6萬余卷/件/張。

（五）奧運(yùn)工程檔案陸續(xù)移交北京市城建檔案館。截至2008年5月底，順義奧林匹克水上公園等62個場館建設(shè)項(xiàng)目（包括新建場館、改擴(kuò)建場館、臨建場館以及訓(xùn)練場館等）和103項(xiàng)北京市政配套設(shè)施工程（包括燃?xì)?、自來水、中水、電力、道路等）檔案已接收進(jìn)北京市城建檔案館。

（六）奧運(yùn)檔案已發(fā)揮了很好憑證和參考作用。翔實(shí)的奧運(yùn)工程檔案成為工程建設(shè)、項(xiàng)目審計的重要依據(jù)，奧組委機(jī)關(guān)檔案在保證奧運(yùn)籌備工作高效、協(xié)調(diào)發(fā)展以及促進(jìn)部門業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)等方面功不可沒，各場館形成的檔案在后續(xù)舉辦的測試賽中發(fā)揮了很好的參謀助手作用。同時，完整的奧運(yùn)檔案在過去舉辦和正在籌辦的奧運(yùn)主題展覽中充當(dāng)著主角。

回顧奧運(yùn)檔案工作取得的成績，我們深刻感到，一是得益于于北京市委、北京市政府和奧組委領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。北京市委、北京市政府將奧運(yùn)檔案工作列入政府五年專項(xiàng)規(guī)劃，自2005年以后連續(xù)4年把奧運(yùn)檔案工作列入了《奧運(yùn)會前北京市政府重點(diǎn)工作倒排工期折子工程》，納入了北京市政府奧運(yùn)籌備工作的監(jiān)管范圍。中共中央政治局委員、北京市委書記劉淇同志在奧運(yùn)工程現(xiàn)場調(diào)研會議上，要求建設(shè)單位對施工每道工序、節(jié)點(diǎn)都要做真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄，以保證工程建設(shè)全過程檔案材料的完整。奧組委執(zhí)行副主席劉敬民曾先后兩次主持召開奧組委辦公會，研究、聽取奧運(yùn)檔案工作情況匯報，提出相關(guān)要求。二是得益于國家檔案局的監(jiān)督指導(dǎo)。2005年國家檔案局對北京市檔案工作進(jìn)行執(zhí)法檢查時專門檢查了奧運(yùn)工程檔案工作，在今年全北京市檔案工作會議上，楊冬權(quán)局長專門對北京市做好奧運(yùn)檔案工作提出四個方面的要求。三是得益于借重主管部門力量，形成了齊抓共管的良好局面。特別是北京市檔案局（館）與奧組委秘書行政部的密切融合，對奧運(yùn)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一部署、統(tǒng)一監(jiān)管，起到了中樞作用，取得明顯效果。同時，我局館與北京市2008工程辦、環(huán)境辦也有良好的合作，共同推動了奧運(yùn)工程建設(shè)和環(huán)境建設(shè)檔案工作的發(fā)展。四是得益于在奧運(yùn)檔案工作中敢于突破常規(guī)，創(chuàng)新管理方法。檔案局(館)派人直接管理核心部門的檔案，由被動接收轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮占瑥脑搭^上確保了奧運(yùn)檔案的齊全完整與系統(tǒng)。

四、奧運(yùn)賽時檔案工作準(zhǔn)備充分

隨著奧運(yùn)會、殘奧會開幕之日的臨近，奧運(yùn)檔案工作已進(jìn)入關(guān)鍵時期。奧運(yùn)會舉辦期間形成的檔案在全部奧運(yùn)檔案中占有舉足輕重的地位。做好奧運(yùn)賽時檔案工作既是對以往工作機(jī)制和管理方法的實(shí)際檢驗(yàn)，又是對檔案部門能力的考驗(yàn)。為此，北京市檔案局（館）在奧組委秘書行政部領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，根據(jù)賽時工作特點(diǎn)，以奧運(yùn)舉辦期間檔案收集工作為核心任務(wù)，以前一時期奧運(yùn)籌備檔案工作為測試手段，以確保賽時檔案齊全完整為根本目的，在進(jìn)入2008年奧運(yùn)決勝之年之后，采取了一系列辦法，強(qiáng)化奧運(yùn)會主要賽事承辦部門檔案工作，為保證舉辦期間檔案工作有序開展做了充分的準(zhǔn)備。

（一）進(jìn)一步強(qiáng)化歸檔責(zé)任制。為保證檔案工作三級責(zé)任制落實(shí)，將奧組委委內(nèi)機(jī)關(guān)實(shí)行的簽署歸檔責(zé)任書這一行之有效作法延伸到競賽場館和非競賽場館，責(zé)任書規(guī)定了場館檔案工作目標(biāo)、內(nèi)容與責(zé)任追究，明確了歸檔內(nèi)容、期限和份數(shù)，并由場館主任簽字認(rèn)定。目前督導(dǎo)組已全部完成了24個競賽場館、13個非競賽場館歸檔責(zé)任書確認(rèn)和簽訂工作。

（二）認(rèn)真總結(jié)前一時期奧運(yùn)場館檔案形成、收集情況，根據(jù)賽時特點(diǎn)，競賽場館督導(dǎo)組以競賽業(yè)務(wù)部門文件歸檔為重點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)化了奧運(yùn)會競賽場館文件材料歸檔范圍，非競賽場館督導(dǎo)組針對不同場館形成檔案的差異性，逐一確定了各場館的文件材料歸檔范圍。

（三）針對奧運(yùn)會、殘奧會賽后工作人員撤離的情況，為確保檔案不散失，在各場館實(shí)行了《北京奧組委檔案移交確認(rèn)單》制度，建立了起可控機(jī)制，即沒有奧組委檔案主管部門歸檔工作的確認(rèn)文件，相關(guān)人員不得辦理調(diào)離手續(xù)。

（四）考慮到賽時檔案收集、整理與移交工作的繁重性，北京市檔案局（館）制定了2008年奧運(yùn)會（殘奧會）檔案接收工作預(yù)案，為賽時檔案整理、驗(yàn)收等工作開展，在人員、場地、設(shè)備等各方面預(yù)先作出了細(xì)致的安排。

在奧運(yùn)會召開倒計時進(jìn)入50天之后，為激勵派駐奧運(yùn)一線的全體檔案人員以更加旺盛的斗志，完成好奧運(yùn)會舉辦期間的檔案工作，北京市檔案局（館）局（館）長陳樂人、副局（館）長姜之茂連續(xù)走訪奧組委委內(nèi)機(jī)關(guān)、奧運(yùn)競賽場館、非競賽場館、開閉幕式運(yùn)營中心，慰問在奧運(yùn)一線工作的檔案人員，勉勵大家要發(fā)揚(yáng)不怕疲勞，連續(xù)作戰(zhàn)的精神，以檔案收集為重點(diǎn)，把賽時檔案應(yīng)收盡收。我們相信，在北京市委、北京市政府，奧組委的領(lǐng)導(dǎo)下，在全市檔案部門共同努力下，在奧運(yùn)會歷屆舉辦城市中留存奧運(yùn)檔案最完整、最齊全、最系統(tǒng)的既定目標(biāo)一定能夠?qū)崿F(xiàn)。

作者單位：北京市檔案局