陳永生

檔案利用效益區(qū)別其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)效益的獨(dú)特性質(zhì)，決定了檔案的有效利用程度受到兩個(gè)方面的影響：一是從檔案部門來看，檔案利用效益的實(shí)際增加；二是從社會(huì)利用者來看，檔案利用效益明朗度的增加。因?yàn)闄n案利用在很大程度上既受到服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)方式的推動(dòng)和促進(jìn)，同時(shí)又不同于生產(chǎn)生活必需品消費(fèi)，還取決于社會(huì)意識(shí)和利用者心理因素。因此，保障檔案的有效利用，既需要從利用成本控制、利用收益增加和效果提高兩個(gè)方面思考對(duì)策，也需要從利用服務(wù)的改善和利用宣傳對(duì)需求的引導(dǎo)和激發(fā)角度開展工作。

一、控制檔案利用成本

降低檔案利用成本應(yīng)該根據(jù)檔案工作實(shí)際情況從兩個(gè)途徑實(shí)現(xiàn)：通過科學(xué)控制檔案部門的管理成本，提高管理資源配置率，集中力量增加對(duì)與利用者滿意度直接相關(guān)的工作投入；同時(shí)提供方便高效的利用服務(wù)和方式創(chuàng)新，從整體上間接地降低利用者利用檔案的使用成本和機(jī)會(huì)成本、時(shí)間成本和資金成本。

1、控制管理者成本

在檔案利用成本中，占用比例最大也最容易計(jì)量統(tǒng)計(jì)的成本就是檔案部門投入到檔案利用過程中的管理者成本。這部分投入來自于國家社會(huì)對(duì)檔案部門的公益性投入，并與檔案信息資源的收集、整理、保管程度和提供利用服務(wù)的力度息息相關(guān)。相對(duì)于其他社會(huì)文化事業(yè)單位來說，檔案機(jī)構(gòu)的硬件設(shè)備、軟件設(shè)施和人員經(jīng)費(fèi)都相對(duì)偏低，不應(yīng)進(jìn)一步削減，但是現(xiàn)有資源的使用效率卻存在可以提高的空間，尤其是目前館藏檔案耗資不薄。

目前，館藏檔案質(zhì)量欠佳主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

第一，館藏檔案中長期保存的檔案比例過大。接收長期保存的檔案進(jìn)館是造成檔案質(zhì)量欠佳的重要原因之一，同時(shí)也導(dǎo)致了一定程度的檔案信息冗余和重復(fù)。長期檔案進(jìn)入檔案館一方面是由于政策因素客觀造成的，另一方面也是由于人員主觀判斷失誤造成的。據(jù)調(diào)查，在不少地縣級(jí)檔案館中，永久、長期和短期檔案已“三分天下”。在2005年2月對(duì)全國43個(gè)縣級(jí)檔案館進(jìn)行的抽樣調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，館藏檔案的平均數(shù)量為30113卷，其中永久檔案有12049卷，占檔案館平均館藏量的40%；長期檔案有15809卷，占檔案館平均館藏量的52.5%；短期檔案有1425卷，占檔案館平均館藏量的4.7%①。長期檔案的比例已經(jīng)超過了永久保存的檔案。此外，由于基層檔案人員保管期限劃分不準(zhǔn)確，致使不少永久檔案被劃分成長期，這也是長期檔案進(jìn)館的主觀原因。但是，總體來說，國家政策規(guī)定是導(dǎo)致長期檔案充斥檔案館的主要原因。根據(jù)現(xiàn)行檔案保管期限表規(guī)定，本機(jī)關(guān)年度以上工作總結(jié)、報(bào)告為永久保存，半年、季度的長期保存。由此可見，長期檔案進(jìn)館不可避免地導(dǎo)致了所收集的檔案信息內(nèi)容重復(fù)，使得檔案信息篩選開發(fā)成本也相應(yīng)增加，影響了提供利用的效率和速度，也必然影響到利用者的滿意度，進(jìn)而制約了檔案利用效益的整體發(fā)揮。

第二，館藏檔案重復(fù)件過多。客觀地看，館藏檔案重復(fù)是難以完全避免的，在必要條件下，適當(dāng)重復(fù)對(duì)加強(qiáng)檔案原件的保護(hù)、加快檔案利用速度、拓寬檔案信息傳播渠道具有積極作用。但是，檔案重復(fù)一定要有“度”的限制，重復(fù)率過高必然導(dǎo)致利用成本的增加和無效使用，拉低了館藏檔案的總體質(zhì)量。

2、降低利用者成本

檔案利用者的利用行為本身是需要付出成本和“代價(jià)”的。利用者需要付出時(shí)間和精力、人力、物力和財(cái)力來真正實(shí)現(xiàn)與檔案信息的互動(dòng)。在利用者所付出的成本中，除了較為獨(dú)特的“檔案原件”利用要耗費(fèi)較大的財(cái)力和資金，絕大部分利用活動(dòng)主要花費(fèi)的都是時(shí)間成本，并以同樣時(shí)間內(nèi)不進(jìn)行檔案利用而進(jìn)行其他生產(chǎn)活動(dòng)創(chuàng)造其他收益的“機(jī)會(huì)成本”形式存在。因此，檔案部門一定要在利用活動(dòng)中重點(diǎn)考慮檔案利用的時(shí)間成本，通過各種利用方式優(yōu)化、檔案信息整合來盡力降低利用者的成本投入，從而提高檔案的有效利用度。

首先，定期主動(dòng)發(fā)布檔案信息。檔案部門作為目前現(xiàn)行文件服務(wù)的重要主體，并實(shí)際參與了政府信息的管理和服務(wù)，應(yīng)該加強(qiáng)與國內(nèi)外政府信息發(fā)布和服務(wù)的銜接和合作，定期發(fā)布關(guān)系到國計(jì)民生的重大檔案文件信息，降低利用者獲取檔案的時(shí)間成本和機(jī)會(huì)成本。比如在美國，所有的政府公開信息以及幾百種政府表格都已經(jīng)在網(wǎng)上發(fā)布，并提供下載服務(wù)。檔案信息發(fā)布服務(wù)的基本形式應(yīng)該是文件方式和數(shù)據(jù)庫方式，以文件方式組織的檔案信息主要可以由文檔文件、圖像文件、音頻文件、視頻文件等四種類型。運(yùn)用數(shù)據(jù)庫方式進(jìn)行檔案信息發(fā)布，主要是利用了數(shù)據(jù)模型對(duì)信息進(jìn)行規(guī)范化處理，利用關(guān)系代數(shù)理論進(jìn)行了數(shù)據(jù)查詢的優(yōu)化，從而大大提高了檔案信息數(shù)據(jù)的可操作性。

其次，集中整合相關(guān)檔案信息。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)的不斷發(fā)展，提高“效益”的思路本身在經(jīng)濟(jì)學(xué)領(lǐng)域發(fā)生了重大變化，它的最初思路是有投入才能有產(chǎn)出，降低投入提高產(chǎn)出才能提高效益。到20世紀(jì)30年代，出現(xiàn)了以提高資源配置率為核心的第二種效益觀念，即指投入不變，配置得好收益就會(huì)增加，效益就會(huì)增長。這對(duì)于檔案利用效益的提高極具參考意義。單純通過降低檔案利用成本投入來提高檔案利用有效性的方法不僅不符合檔案部門效益隱性化、社會(huì)化的具體情況，即使在可以量化的經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)部門也是一種落后的思維定式。因此，從控制成本的投入，盡力提高管理成本的資源使用率和加快檔案信息的傳播使用速度方面來保障檔案的有效利用，是現(xiàn)實(shí)可行的明智之舉。

二、提高檔案利用收益/效果

檔案有效利用必須重視對(duì)利用者需求的研究，以檔案利用者滿意度和需求滿足程度作為衡量利用收益和效果的現(xiàn)實(shí)指標(biāo)。因此，提高檔案利用收益可以重點(diǎn)關(guān)注利用者需要什么內(nèi)容的檔案信息，以及如何進(jìn)一步正確引導(dǎo)和激發(fā)擴(kuò)大利用者的利用需求。

1、收集與利用者需求匹配的檔案信息

檔案利用者的滿意度是檔案利用收益的客觀體現(xiàn)，直接取決于需要利用的檔案與實(shí)際提供利用的檔案之間的匹配程度。檔案部門在收集能力有限而利用者需求無限的矛盾情況下，要盡可能地提高檔案利用收益，就必須確定一個(gè)檔案信息的核心收集范圍，集中人力、財(cái)力和物力保證核心檔案信息的供應(yīng)和服務(wù)。而這個(gè)核心內(nèi)容必須根據(jù)檔案利用者的需求動(dòng)態(tài)進(jìn)行確定，需要有針對(duì)性地進(jìn)行選擇和加工，以匹配社會(huì)檔案利用需求。

首先，要分析把握檔案利用需求特點(diǎn)和規(guī)律，豐富檔案信息的收集內(nèi)容。檔案利用者利用什么樣的檔案以及如何利用，首先取決于他們對(duì)信息的需求。由于人們的職業(yè)、文化程度和所從事工作性質(zhì)等的不同，在獲取信息時(shí)對(duì)檔案也有不同的選擇和要求。這些不同類型的利用需求一直是檔案部門關(guān)注和分析的重點(diǎn)，也是檔案開發(fā)和利用的核心。但是，筆者在此需要強(qiáng)調(diào)的是：應(yīng)該在收集階段就根據(jù)利用需求確定核心信息源的范圍，不要只在編研開發(fā)階段才從有限的檔案資源中進(jìn)行挖掘，一定要改變檔案收集的傳統(tǒng)思路，強(qiáng)化收集與需求匹配的核心檔案信息的意識(shí)。

其次，要注意檔案信息分布規(guī)律，擴(kuò)大檔案信息的收集途徑。在社會(huì)活動(dòng)中，人們希望利用的信息既集中又分散，信息分布來源也呈集中與分散狀態(tài)。為了更有效地利用這些信息資源，就必須按其來源研究和分析信息資源的分布規(guī)律。根據(jù)我國利用者需求日趨多樣化的特點(diǎn)，核心檔案信息源也將呈現(xiàn)多渠道多來源的規(guī)律。因此，對(duì)于檔案形成單位而言，既要收集有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的檔案，也要收集各種其他類型機(jī)關(guān)及有代表性的基層單位的檔案。既要穩(wěn)定地收集來源于行政機(jī)構(gòu)的檔案，也要注意擴(kuò)展向著名人士收集私人檔案的渠道，還要逐漸強(qiáng)化對(duì)科技生產(chǎn)型部門檔案的收集。

檔案部門應(yīng)根據(jù)公眾對(duì)檔案信息查詢的不同需求，豐富收集內(nèi)容，擴(kuò)大收集途徑，以不斷增強(qiáng)滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求的能力。在具體做法上，一是要突破法規(guī)限制，提前接收檔案，提高館藏的“新鮮”度。一些百姓常用的檔案，如土地承包檔案、婚姻檔案等可以提前進(jìn)館。二是要突破部門界限，擴(kuò)大接收范圍，提高館藏的豐富度。檔案館要努力打破部門壁壘，將土地、房產(chǎn)、公證等檔案接收進(jìn)館。三是要突破實(shí)體限制，大力推進(jìn)檔案信息化，提高館藏的可用度。要加快實(shí)施數(shù)字檔案館工程，切實(shí)推進(jìn)檔案資源共享。

2、優(yōu)化控制利用者需求狀態(tài)

盡管利用者需求是一種客觀存在，但對(duì)需求的認(rèn)識(shí)和表達(dá)卻因人而異，存在不同的層次和狀態(tài)。如果利用者潛在的利用需求無法轉(zhuǎn)變成實(shí)際的利用行為，那么檔案利用的收益仍然無從體現(xiàn)。所以，優(yōu)化控制利用者需求狀態(tài)，宣傳引導(dǎo)合乎利用目的的正確的需求表達(dá)，是保證利用收益不可忽視的重要措施。

檔案利用者需求從層次區(qū)別上可以分成檔案利用需求的客觀狀態(tài)、認(rèn)識(shí)狀態(tài)和表達(dá)狀態(tài)?？陀^狀態(tài)的檔案利用需求不受主觀意識(shí)支配，是一種客觀存在，由檔案利用者的工作性質(zhì)、任務(wù)、社會(huì)環(huán)境等綜合決定。對(duì)客觀需求的控制只能是一種預(yù)測和了解，無法完全主觀掌控，檔案部門對(duì)其的準(zhǔn)確把握還要依靠多方面的共同努力。因此，檔案部門要把對(duì)檔案利用需求的優(yōu)化控制重點(diǎn)放在可以進(jìn)行主觀控制的認(rèn)識(shí)需求和表達(dá)需求兩個(gè)層次之上。

第一，通過檔案宣傳激發(fā)檔案認(rèn)識(shí)需求。檔案利用的認(rèn)識(shí)需求是一個(gè)由需求心理活動(dòng)支配的意識(shí)和思維過程。因?yàn)椋谜咭话愣际窃谔囟ǖ墓ぷ鳝h(huán)境和檔案環(huán)境等因素刺激下開始意識(shí)到檔案利用的價(jià)值和作用的，然后在這個(gè)基礎(chǔ)上思考自己的工作活動(dòng)與檔案利用之間的關(guān)系，從而認(rèn)識(shí)自己客觀的利用需求。所以，對(duì)利用者認(rèn)識(shí)需求狀態(tài)的優(yōu)化控制重點(diǎn)在于控制其檔案需求心理活動(dòng)，即通過檔案宣傳工作有針對(duì)性地激發(fā)社會(huì)潛在利用者對(duì)檔案利用價(jià)值的認(rèn)同和實(shí)施利用的必要。例如，可以通過檔案利用成果展覽以生動(dòng)活潑的形式向社會(huì)展示檔案利用所產(chǎn)生的巨大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，必要時(shí)還可通過反面實(shí)例說明未利用檔案所帶來的資源損耗和浪費(fèi)，從而強(qiáng)化社會(huì)利用檔案的意識(shí)，激發(fā)利用檔案的愿望，鼓勵(lì)有效的檔案利用行為。

第二，通過內(nèi)外調(diào)節(jié)引導(dǎo)檔案表達(dá)需求。潛在的檔案利用需求是大量而廣泛的，但是只有部分需求能夠被正確表達(dá)出來，也就是說，表達(dá)出來的需求比實(shí)際需求要少得多。而且，未經(jīng)引導(dǎo)的表達(dá)需求常常也無法反映利用者最確切的需要，準(zhǔn)確性有限。因此，檔案部門需要通過內(nèi)部和外部的兩種調(diào)節(jié)方式來引導(dǎo)檔案需求的正確表達(dá)。內(nèi)部調(diào)節(jié)即明確不同利用群對(duì)信息的需求心理和習(xí)慣，并加以疏導(dǎo)和調(diào)節(jié)。如科學(xué)研究者對(duì)檔案內(nèi)容的求新和一般利用者的求快心理所產(chǎn)生的需求是不同的。檔案部門只有因人而異地加以內(nèi)部調(diào)節(jié)才能在需求順利表達(dá)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)更大的利用者滿意度。外部調(diào)節(jié)即通過出版發(fā)行檔案館指南和開辦檢索系統(tǒng)使用培訓(xùn)等方式讓利用者接觸檔案信息或檢索工具，使利用需求有的放矢。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的有力輔助下，檔案部門逐漸開始提倡自助服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)，這一舉措實(shí)際上也是從需求引導(dǎo)角度提高需求滿足度的有益方式。

檔案需求從客觀狀態(tài)向認(rèn)識(shí)狀態(tài)的飛躍并進(jìn)而產(chǎn)生的實(shí)際檔案利用行為提高了利用檔案的活動(dòng)次數(shù)，為檔案利用收益的提高創(chuàng)造了更大空間；而檔案需求的正確表達(dá)和合理控制有利于檔案部門更好地為利用者提供有針對(duì)性的令人滿意的服務(wù)，直接帶來利用收益。因此，實(shí)際工作中檔案部門也常將檔案利用教育和宣傳作為提高檔案有效利用的促動(dòng)力。

從檔案利用質(zhì)量的角度思考檔案的有效利用是以利用效益為衡量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行指標(biāo)分解，并在進(jìn)一步分析利用成本和利用收益/效果的思路上層層展開和逐步細(xì)化的。對(duì)于檔案部門而言，檔案利用的成本和收益往往互相影響、互相促進(jìn)，控制成本和提高收益和效果常常融合在同一檔案工作舉措之中，難以絕對(duì)分離。例如館藏的質(zhì)量優(yōu)化和內(nèi)容匹配對(duì)于檔案利用成本的控制和節(jié)約、檔案利用需求的滿足都具有積極的意義。因此，探討檔案的有效利用應(yīng)該以全面效益的眼光綜合考慮成本投入的有效性和收益/效果產(chǎn)生的有效性，優(yōu)化檔案利用過程和服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，必須結(jié)合檔案利用效益社會(huì)性、隱蔽性的特點(diǎn)重視外部環(huán)境對(duì)利用者的影響，發(fā)揮好檔案宣傳教育對(duì)利用者的激發(fā)和引導(dǎo)作用，并提高檔案利用效益的明朗度和社會(huì)認(rèn)同度。

注釋：

①傅華：《國家檔案資源建設(shè)研究》，中國人民大學(xué)2005屆博士學(xué)位論文。

作者單位：中山大學(xué)資訊管理系