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現(xiàn)代采購信函的商務(wù)寫作技巧

2008-12-29 00:00:00劉歌紅
中國市場 2008年45期


  [摘 要]隨著中國與世界的貿(mào)易往來越來越頻繁,外貿(mào)人員與外商的溝通交流技巧也越來越重要。商務(wù)采購信函是一種重要的溝通方式,在國際商務(wù)中扮演著極其重要的角色,現(xiàn)代商務(wù)信函的寫作要嚴格遵守國際原則。在具體的商務(wù)信函寫作中,各種商務(wù)信函寫作技巧的靈活運用是順利完成商務(wù)溝通的基礎(chǔ)和保證。本文就現(xiàn)代采購信函的寫作技巧進行了歸納與總結(jié)。
  [關(guān)鍵詞]商務(wù)信函;商務(wù)溝通;寫作原則;寫作技巧
  [中圖分類號]F275.3[文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432(2008)45-0158-02
  
  1引言
  
  改革開放以來,特別是加入世界貿(mào)易組織以后,我國與世界各國的經(jīng)濟交往日益頻繁,對外經(jīng)濟合作日漸加強。因此,培養(yǎng)一大批既熟練掌握外語,又通曉國際商務(wù)知識,并善于進行跨文化交際的國際商務(wù)人才已成當務(wù)之急。在國際商務(wù)人員必備的諸多技能中,商務(wù)信函寫作是其中一項重要的技能,也是商務(wù)活動得以順利開展的重要保證。一封好的商務(wù)信函(business letter)能夠在促進貿(mào)易、增進友誼和獲得完全理解方面起到非常重要的作用。只有完美傳達信息的信函才是完美的信函。因此,在寫作時嚴格遵守并且靈活運用7“C”原則是必不可少的:Consideration(體諒)、Correctness(正確)、Completeness(完整)、Concreteness(具體)、Conciseness(簡潔)、Clarity(清楚)、Courtesy(禮貌)。這七個原則是商務(wù)信函寫作最基本的指導原則。同時,在商務(wù)信函的寫作中,要掌握一定的寫作技巧,才能順利完成商務(wù)信息的交流。
  
  2現(xiàn)代采購信函的特點
  
  2.1現(xiàn)代采購信函應該是“索取函”
  它索取的可能是一種產(chǎn)品,一項服務(wù),一項專利,一個觀念……因此,在寫作時候,要牢記你是在與讀者進行交談。這種交談成功與否,你的目的是否實現(xiàn),關(guān)鍵取決于商務(wù)信函中信息的表達方式和內(nèi)容。如何把你的思想,清晰、準確地表達給“讀者”,產(chǎn)生情感上的共鳴是商務(wù)信函的首要任務(wù)。
  2.2現(xiàn)代采購商務(wù)信函的寫作要重點突出,簡明扼要
  “時間就是金錢,效率就是生命”,商務(wù)信函要盡可能地避免使用花哨、華麗的詞藻。因此,商務(wù)信函的寫作,首先,要把握簡潔、扼要的特點。其次,掌握好簡潔的表達內(nèi)容與有效率的分寸。如果在書寫商務(wù)信函時,開頭就唐突地說出交易需求,也會顯得冒昧而令對方不明所以。最后,好的商務(wù)信函還應體現(xiàn)以下特點:易讀易懂,語氣真誠友好、客氣,評閱簡短、樸實,自然或生動、有趣、有吸引力,內(nèi)容清晰、準確、具體行文正確、完整、不花哨。
  
  3現(xiàn)代采購信函的寫作原則
  
  3.1體諒
  體諒對發(fā)信人和收信人之間保持進一步聯(lián)系至關(guān)重要。發(fā)信人應盡可能從收信人的立場來考慮問題,在分析對方會如何理解信息的基礎(chǔ)上,提供其所需要的立場來考慮問題,在分析對方會如何理解信息的基礎(chǔ)上,提供其所需要的信息。簡言之,體諒就是要做到為對方著想,移情于對方,在人性層面上來理解對方。此外,體諒意味著要堅持用肯定而非否定的態(tài)度,要強調(diào)“你”的態(tài)度而不是“我”的或“我們”的態(tài)度。
  3.2正確
  現(xiàn)代商務(wù)信函必須寫的正確,因為其牽涉到雙方的權(quán)利和義務(wù),而且它還是商業(yè)單據(jù)的憑證。正確的商務(wù)信函不僅表現(xiàn)為語法恰當、標點符號和詞匯拼寫正確,還要求敘述正確、提供的事實和數(shù)字無誤、寫作格式規(guī)范、技巧運用恰當以及商業(yè)術(shù)語正確。
  3.3完整
  現(xiàn)代商務(wù)信函必須力求完整,要包括寫信人希望收信人作出積極反應的一切情況,或是回答來信所提出的全部問題和要求。一封完整的現(xiàn)代商務(wù)信函不僅可能會帶來預期的結(jié)果,還可能建立起更好的商務(wù)關(guān)系。
  3.4具體
  現(xiàn)代商務(wù)信函必須寫得生動、具體和明確,要避免采用模糊、大概和抽象的詞語和語句。在寫現(xiàn)代商務(wù)信函的過程中,應盡量運用具體的事實和數(shù)字,選擇形象的及通過想象所創(chuàng)造的字和詞語,一般使用主動語態(tài)來陳述內(nèi)容。
  3.5簡潔
  所謂簡潔,就是指要言簡意賅地表達所需表達的意思,同時又無損于書信的完整和禮貌。在書寫英文現(xiàn)代商務(wù)信函時,要摒棄那些陳舊的商業(yè)術(shù)語,做到簡潔明了。通過去掉不必要的詞和冗長的句子,保留有效、簡潔的事實信息,就可把最重要的信息呈現(xiàn)給對方。
  3.6清楚
  采購商務(wù)信函應使讀者一目了然,沒有晦澀難懂或容易產(chǎn)生誤會之處。在確定了所要寫的內(nèi)容后,選擇使用簡短、熟悉和口語化的詞語,構(gòu)建簡單、有效的句子和段落來清楚地表達目的,避免使用產(chǎn)生歧異或意義不明確的詞匯。如有需要,可以使用樣例、插圖以及其他在視覺上有助于理解的東西。
  3.7禮貌
  禮貌在采購商務(wù)信函中有其特殊而豐富的內(nèi)涵。一封禮貌的信函可以加深與目前客戶的業(yè)務(wù)關(guān)系,也有助于結(jié)交新的業(yè)務(wù)伙伴。在現(xiàn)代商務(wù)信函的寫作過程中,及時是禮貌之首。此外,在撰寫商務(wù)信函時,應避免使用可能激怒、傷害對方的言詞或語氣,語調(diào)上要盡可能站在客戶的立場上,考慮到對方的愿望和背景,做到互惠互利。
  
  4現(xiàn)代采購信函的寫作技巧
  
  4.1多使用主動語態(tài)
  主動語態(tài)能夠更自然和準確地表達寫信人的本意,收信人會覺得更生動,并有一種面對面談話的親切感。
  以下樣函采用過多被動句式,顯得軟弱乏味:Please be advised that the L/C should be opened by the end of May. Your prompt reply would be highly appreciated.
  如果改成主動語態(tài),就能營造出友善和靈活的氣氛:Could you please open the L/C by the end of May? Thanks.
  4.2使用淺白、通俗易懂的詞匯,避免使用艱深晦澀的詞匯
  商務(wù)英語中使用艱深晦澀的詞匯,不會讓書信顯得正式、嚴肅,反而會令收信人閱讀過程延長,理解出現(xiàn)偏差,難以迅速準確地回復。英語是全球通用的語言,為確保不同國家的人士明白書信的意思,應多使用通用的詞匯,以達到自然順暢,撰寫快捷,簡潔明了,又不失商業(yè)味道的效果。
  4.3提問要客氣、直截了當,避免使用含糊、過于古舊、迂腐的語言
  客氣明了地提出問題,不但給人親切感,更令收信人產(chǎn)生需要回答的心態(tài)。并且,直截了當?shù)脑儐柲鼙阌谑招湃嘶貜汀?br/>  4.4力求正面肯定地談?wù)搯栴},避免使用讓收信人反感的詞語
  寫信人要顧及收信人的感受和要求,盡量從正面與對方討論問題。避免使用如:f

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