[摘 要]隨著中國與世界的貿(mào)易往來越來越頻繁，外貿(mào)人員與外商的溝通交流技巧也越來越重要。商務(wù)采購信函是一種重要的溝通方式，在國際商務(wù)中扮演著極其重要的角色，現(xiàn)代商務(wù)信函的寫作要嚴(yán)格遵守國際原則。在具體的商務(wù)信函寫作中，各種商務(wù)信函寫作技巧的靈活運(yùn)用是順利完成商務(wù)溝通的基礎(chǔ)和保證。本文就現(xiàn)代采購信函的寫作技巧進(jìn)行了歸納與總結(jié)。
　　[關(guān)鍵詞]商務(wù)信函；商務(wù)溝通；寫作原則；寫作技巧
　　[中圖分類號(hào)]F275.3[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-6432(2008)45-0158-02
　　
　　1引言
　　
　　改革開放以來，特別是加入世界貿(mào)易組織以后，我國與世界各國的經(jīng)濟(jì)交往日益頻繁，對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作日漸加強(qiáng)。因此，培養(yǎng)一大批既熟練掌握外語，又通曉國際商務(wù)知識(shí)，并善于進(jìn)行跨文化交際的國際商務(wù)人才已成當(dāng)務(wù)之急。在國際商務(wù)人員必備的諸多技能中，商務(wù)信函寫作是其中一項(xiàng)重要的技能，也是商務(wù)活動(dòng)得以順利開展的重要保證。一封好的商務(wù)信函(business letter)能夠在促進(jìn)貿(mào)易、增進(jìn)友誼和獲得完全理解方面起到非常重要的作用。只有完美傳達(dá)信息的信函才是完美的信函。因此，在寫作時(shí)嚴(yán)格遵守并且靈活運(yùn)用7“C”原則是必不可少的：Consideration(體諒)、Correctness(正確)、Completeness(完整)、Concreteness(具體)、Conciseness(簡潔)、Clarity(清楚)、Courtesy(禮貌)。這七個(gè)原則是商務(wù)信函寫作最基本的指導(dǎo)原則。同時(shí)，在商務(wù)信函的寫作中，要掌握一定的寫作技巧，才能順利完成商務(wù)信息的交流。
　　
　　2現(xiàn)代采購信函的特點(diǎn)
　　
　　2.1現(xiàn)代采購信函應(yīng)該是“索取函”
　　它索取的可能是一種產(chǎn)品，一項(xiàng)服務(wù)，一項(xiàng)專利，一個(gè)觀念……因此，在寫作時(shí)候，要牢記你是在與讀者進(jìn)行交談。這種交談成功與否，你的目的是否實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵取決于商務(wù)信函中信息的表達(dá)方式和內(nèi)容。如何把你的思想，清晰、準(zhǔn)確地表達(dá)給“讀者”，產(chǎn)生情感上的共鳴是商務(wù)信函的首要任務(wù)。
　　2.2現(xiàn)代采購商務(wù)信函的寫作要重點(diǎn)突出，簡明扼要
　　“時(shí)間就是金錢，效率就是生命”，商務(wù)信函要盡可能地避免使用花哨、華麗的詞藻。因此，商務(wù)信函的寫作，首先，要把握簡潔、扼要的特點(diǎn)。其次，掌握好簡潔的表達(dá)內(nèi)容與有效率的分寸。如果在書寫商務(wù)信函時(shí)，開頭就唐突地說出交易需求，也會(huì)顯得冒昧而令對(duì)方不明所以。最后，好的商務(wù)信函還應(yīng)體現(xiàn)以下特點(diǎn)：易讀易懂，語氣真誠友好、客氣，評(píng)閱簡短、樸實(shí)，自然或生動(dòng)、有趣、有吸引力，內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、具體行文正確、完整、不花哨。
　　
　　3現(xiàn)代采購信函的寫作原則
　　
　　3.1體諒
　　體諒對(duì)發(fā)信人和收信人之間保持進(jìn)一步聯(lián)系至關(guān)重要。發(fā)信人應(yīng)盡可能從收信人的立場(chǎng)來考慮問題，在分析對(duì)方會(huì)如何理解信息的基礎(chǔ)上，提供其所需要的立場(chǎng)來考慮問題，在分析對(duì)方會(huì)如何理解信息的基礎(chǔ)上，提供其所需要的信息。簡言之，體諒就是要做到為對(duì)方著想，移情于對(duì)方，在人性層面上來理解對(duì)方。此外，體諒意味著要堅(jiān)持用肯定而非否定的態(tài)度，要強(qiáng)調(diào)“你”的態(tài)度而不是“我”的或“我們”的態(tài)度。
　　3.2正確
　　現(xiàn)代商務(wù)信函必須寫的正確，因?yàn)槠錉可娴诫p方的權(quán)利和義務(wù)，而且它還是商業(yè)單據(jù)的憑證。正確的商務(wù)信函不僅表現(xiàn)為語法恰當(dāng)、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和詞匯拼寫正確，還要求敘述正確、提供的事實(shí)和數(shù)字無誤、寫作格式規(guī)范、技巧運(yùn)用恰當(dāng)以及商業(yè)術(shù)語正確。
　　3.3完整
　　現(xiàn)代商務(wù)信函必須力求完整，要包括寫信人希望收信人作出積極反應(yīng)的一切情況，或是回答來信所提出的全部問題和要求。一封完整的現(xiàn)代商務(wù)信函不僅可能會(huì)帶來預(yù)期的結(jié)果，還可能建立起更好的商務(wù)關(guān)系。
　　3.4具體
　　現(xiàn)代商務(wù)信函必須寫得生動(dòng)、具體和明確，要避免采用模糊、大概和抽象的詞語和語句。在寫現(xiàn)代商務(wù)信函的過程中，應(yīng)盡量運(yùn)用具體的事實(shí)和數(shù)字，選擇形象的及通過想象所創(chuàng)造的字和詞語，一般使用主動(dòng)語態(tài)來陳述內(nèi)容。
　　3.5簡潔
　　所謂簡潔，就是指要言簡意賅地表達(dá)所需表達(dá)的意思，同時(shí)又無損于書信的完整和禮貌。在書寫英文現(xiàn)代商務(wù)信函時(shí)，要摒棄那些陳舊的商業(yè)術(shù)語，做到簡潔明了。通過去掉不必要的詞和冗長的句子，保留有效、簡潔的事實(shí)信息，就可把最重要的信息呈現(xiàn)給對(duì)方。
　　3.6清楚
　　采購商務(wù)信函應(yīng)使讀者一目了然，沒有晦澀難懂或容易產(chǎn)生誤會(huì)之處。在確定了所要寫的內(nèi)容后，選擇使用簡短、熟悉和口語化的詞語，構(gòu)建簡單、有效的句子和段落來清楚地表達(dá)目的，避免使用產(chǎn)生歧異或意義不明確的詞匯。如有需要，可以使用樣例、插圖以及其他在視覺上有助于理解的東西。
　　3.7禮貌
　　禮貌在采購商務(wù)信函中有其特殊而豐富的內(nèi)涵。一封禮貌的信函可以加深與目前客戶的業(yè)務(wù)關(guān)系，也有助于結(jié)交新的業(yè)務(wù)伙伴。在現(xiàn)代商務(wù)信函的寫作過程中，及時(shí)是禮貌之首。此外，在撰寫商務(wù)信函時(shí)，應(yīng)避免使用可能激怒、傷害對(duì)方的言詞或語氣，語調(diào)上要盡可能站在客戶的立場(chǎng)上，考慮到對(duì)方的愿望和背景，做到互惠互利。
　　
　　4現(xiàn)代采購信函的寫作技巧
　　
　　4.1多使用主動(dòng)語態(tài)
　　主動(dòng)語態(tài)能夠更自然和準(zhǔn)確地表達(dá)寫信人的本意，收信人會(huì)覺得更生動(dòng)，并有一種面對(duì)面談話的親切感。
　　以下樣函采用過多被動(dòng)句式，顯得軟弱乏味：Please be advised that the L/C should be opened by the end of May. Your prompt reply would be highly appreciated.
　　如果改成主動(dòng)語態(tài)，就能營造出友善和靈活的氣氛：Could you please open the L/C by the end of May? Thanks.
　　4.2使用淺白、通俗易懂的詞匯，避免使用艱深晦澀的詞匯
　　商務(wù)英語中使用艱深晦澀的詞匯，不會(huì)讓書信顯得正式、嚴(yán)肅，反而會(huì)令收信人閱讀過程延長，理解出現(xiàn)偏差，難以迅速準(zhǔn)確地回復(fù)。英語是全球通用的語言，為確保不同國家的人士明白書信的意思，應(yīng)多使用通用的詞匯，以達(dá)到自然順暢，撰寫快捷，簡潔明了，又不失商業(yè)味道的效果。
　　4.3提問要客氣、直截了當(dāng)，避免使用含糊、過于古舊、迂腐的語言
　　客氣明了地提出問題，不但給人親切感，更令收信人產(chǎn)生需要回答的心態(tài)。并且，直截了當(dāng)?shù)脑儐柲鼙阌谑招湃嘶貜?fù)。
　　4.4力求正面肯定地談?wù)搯栴}，避免使用讓收信人反感的詞語
　　寫信人要顧及收信人的感受和要求，盡量從正面與對(duì)方討論問題。避免使用如：f