支 論

微軟Office部門高級副總裁史蒂文·斯諾夫斯基說,微軟認為協(xié)同的目標是幫助人們在一起更為有效地工作。為了實現(xiàn)這個目的,微軟在四個方面提供了協(xié)同解決方案,包括集成通信、協(xié)同辦公環(huán)境、訪問信息與人員以及人員流程控制。

國內(nèi)相關研究人員對協(xié)同軟件的定義是:協(xié)同軟件(Collaboration Software)是指那些以團隊協(xié)作為目標的協(xié)作軟件工具,主要包括群組協(xié)作管理,如:工作流管理、項目管理等等;各種通信軟件,如E-Mail、即時通信、VoIP等。

隨著網(wǎng)絡、通信技術的發(fā)展和用戶全球化等新需求的提出,協(xié)同軟件概念也賦予了新的含義,例如結(jié)合了Internet、工作流、即時通訊和SOA 等多種技術和手段。

無論是從微軟提出的協(xié)同解決方案的四個構(gòu)成要件,還是從國內(nèi)研究界對協(xié)同軟件的定義來看,都認為協(xié)同軟件包含兩個主要的組成部分:一個是協(xié)同通訊機制,即提供協(xié)同的通訊環(huán)境;另一個是信息交互的平臺,提供協(xié)同的信息交流。由于協(xié)同通訊很大程度上依賴于硬件設備的提供與網(wǎng)絡通訊設置等高技術通訊手段,國內(nèi)專注于協(xié)同通訊領域的公司并不多見。那么在信息交流軟件平臺方面,國內(nèi)軟件公司的發(fā)展水平怎么樣呢?

從以上協(xié)同軟件的定義中可以看到,信息交流的軟件平臺必須具備的四個功能是工作流管理、項目管理、知識管理與信息門戶。

工作流(Workflow),是指工作的次序、步驟等工作過程,也常常被稱為工作流程,工作流管理有時也被稱為業(yè)務流程管理(BPM,Business Process Management)。因為工作流能夠使工作事務在多人之間有效流轉(zhuǎn),而帶來協(xié)同應用效果,從而占據(jù)協(xié)同軟件的“核心”地位,也成為協(xié)同軟件驅(qū)動各項應用步驟與程序的引擎。

在工作流引擎基礎之上,企業(yè)的重大生產(chǎn)經(jīng)營活動中,如新產(chǎn)品的研究開發(fā)、新產(chǎn)品的試生產(chǎn)、采購項目監(jiān)控、重大銷售項目追蹤等,無一不與項目管理技巧與項目管理方案密切相關。

任何一個企事業(yè)單位的協(xié)同能力,無疑要靠其員工的知識管理來支撐。任何單位的業(yè)務或事務處理都是由人來完成的,怎樣確保處理過程中的知識被有效存儲,得以在員工中繼承和發(fā)揚,是每個企事業(yè)單位需要解決的重要問題。而這一切,需要協(xié)同軟件的知識管理功能來得以實現(xiàn)。

當前,信息門戶的概念被濫用了,很多場合下甚至成為網(wǎng)站的代名詞。筆者認為信息門戶最起碼要具備集成的功能——將企事業(yè)單位的信息系統(tǒng)應用集成在統(tǒng)一的門戶上,這一門戶成為唯一的內(nèi)外信息交流窗口。信息門戶其次要具備權(quán)限分配功能——不同的使用者雖然面對的是同一交互門戶,卻可獲得與權(quán)限相對應的不同交互信息。

以上四個功能是協(xié)同軟件必須具備的基本功能。目前國內(nèi)眾多的協(xié)同軟件提供商大都宣傳其軟件同時具備了四個功能,但仔細研究其產(chǎn)品,會發(fā)現(xiàn)這些功能或多或少會有缺失,即使有些軟件勉強具備這些功能的雛形,其完善程度和實用性方面離顧客的需求也有相當大的差距。這些狀況說明,在協(xié)同軟件這一領域,國內(nèi)軟件行業(yè)整體競爭實力尚不強大,由于缺乏深厚的研究基礎,缺乏對顧客需求的深刻研究,盡管業(yè)內(nèi)一直宣傳協(xié)同軟件前景如何如何廣闊,但協(xié)同軟件應用的春天遠遠還未到來。