朱正中

摘要：高校教學(xué)檔案管理具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，有多種形式，包括文字、圖表、聲像等，具有考查、利用和保存價值。不僅反映學(xué)校教學(xué)工作的成績，更是高校進(jìn)行教學(xué)改革及教學(xué)管理的依據(jù)，對于教學(xué)與教改具有參考作用，在教學(xué)管理中是有監(jiān)督和導(dǎo)向功能，是高等學(xué)校教育教學(xué)管理的重要內(nèi)容之一。

關(guān)鍵詞：高校教學(xué)檔案檔案管理信息化管理

0引言

高校教學(xué)檔案記載著各專業(yè)教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、效果等，是學(xué)校教學(xué)運(yùn)行與實(shí)踐教學(xué)活動的真實(shí)的、歷史的體現(xiàn)，同時也是進(jìn)行教學(xué)研究和教學(xué)實(shí)踐不可缺少的依據(jù)，更是學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志。因此，收集、管理和利用好教學(xué)檔案，對于加強(qiáng)院系教學(xué)基礎(chǔ)建設(shè)，規(guī)范教學(xué)管理和實(shí)施素質(zhì)教育以及推進(jìn)教育現(xiàn)代化，深化學(xué)校的改革和發(fā)展都有重要的意義。

1高校教學(xué)檔案的內(nèi)容及特點(diǎn)

1.1教學(xué)檔案在教學(xué)工作、教學(xué)研究及質(zhì)量工程實(shí)施、精品課程的建設(shè)中占有重要的地位，高校教學(xué)檔案就是高校教學(xué)管理機(jī)構(gòu)和各院系在組織管理和開展教學(xué)活動過程中所形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄o

1.1.1教學(xué)管理類材料。包括上級和學(xué)校教學(xué)管理部門發(fā)出的有關(guān)教學(xué)工作文件、規(guī)章制度、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、開課計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)室與實(shí)踐教學(xué)基地、教育實(shí)習(xí)基地建設(shè)、教學(xué)情況調(diào)查、教師教學(xué)質(zhì)量考核等。

1.1.2教師業(yè)務(wù)類材料，教師的課程教學(xué)計(jì)劃進(jìn)度表、教案、試題庫、教學(xué)研究與教學(xué)改革、聽課紀(jì)錄等。

1.1.3現(xiàn)在各高校為了提高教學(xué)質(zhì)量和高校的競爭力，相當(dāng)注重學(xué)科建設(shè)，提出以學(xué)科建設(shè)促進(jìn)專業(yè)建設(shè)，以專業(yè)建設(shè)促進(jìn)人才的提高。有不少高校有國家級、省級的重點(diǎn)專業(yè)、重點(diǎn)學(xué)科和精品課程材料。具體包括重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)專業(yè)和精品課程的申報論證，評估及建設(shè)方面的材料。

1.1.4學(xué)生學(xué)籍類材料。包括在校學(xué)生的基本情況、學(xué)籍變更、學(xué)習(xí)成績、教育實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)的材料及成績、獎懲材料等。

1.2由于教學(xué)過程是一個系統(tǒng)而復(fù)雜的內(nèi)容，因此，教學(xué)檔案本身具有的專業(yè)性、同步性、多樣性、廣泛性等特點(diǎn)。

1.2.1專業(yè)性強(qiáng)。對于教學(xué)檔案的收集、整理人員具備一定的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)具備一定的專業(yè)素質(zhì)。這就要求各教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門必須由專人負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理工作，統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學(xué)文件材料，并按期向?qū)W校檔案部門辦理移交。除一般性文件外，教學(xué)內(nèi)容材料是由各個不同學(xué)科、專業(yè)組成的，有文、法、理、工、農(nóng)、醫(yī)等，各專業(yè)的教學(xué)內(nèi)容中，教學(xué)方法差異性較大。內(nèi)涵不同，顯示出不同專業(yè)各學(xué)科的差異性、系統(tǒng)性和科學(xué)性。

1.2.2實(shí)行教學(xué)工作與教學(xué)檔案工作同步管理，做到布置、檢查、總結(jié)、評估教學(xué)工作的同時，也要做好教學(xué)檔案布置、檢查、總結(jié)、評估工作。下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要同步；檢查教學(xué)工作與教學(xué)文件材料形成積累情況同步：評審鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、教學(xué)效果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；畢業(yè)分配、上級評審材料、獎勵、教師考核晉升與本院檔案室出具歸檔證明同步。

1.2.3形式多樣。檔案資料在形式上包括文字、圖表、聲像等：涉及面廣，如涉及到國家教育部、省教育廳、學(xué)校教學(xué)主管部門及各院系教師、學(xué)生等。這就要求高校進(jìn)行教學(xué)檔案在建檔時一方面要積極引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)、師生充分利用檔案資料搞好教育教學(xué)，一方面發(fā)揮檔案管理員積極主動工作、開拓創(chuàng)新，積極探索服務(wù)的方式，為教育教學(xué)提供系統(tǒng)的、全面的：有價值的參考資料。

2如何加強(qiáng)教學(xué)檔案管理

做好高校教學(xué)檔案管理工作意義重大，高校管理者和檔案管理人員應(yīng)以積極有為、多元創(chuàng)新的進(jìn)取精神，隨著我國高等教育改革的日益深化，全國高校教學(xué)水平的各項(xiàng)評估工作的隨之而上，對教學(xué)檔案的管理工作提出了更高的要求。

2.1做好教學(xué)業(yè)務(wù)檔案需要健全制度。各級領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)業(yè)務(wù)檔案工作要給予充分的重視，要依據(jù)上級的有關(guān)文件制訂本院系的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理細(xì)則。要拓寬檔案內(nèi)容的來源，改善檔案管理的軟、硬環(huán)境。建立教學(xué)業(yè)務(wù)檔案檢查制度，使教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理工作有制度化的保障，對教務(wù)處和各系部的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行綜合檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，及時整改，保障教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、齊全，使學(xué)員教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的管理水平得到提高。

2.2分類立卷。分類方案是檔案管理的骨架。它決定著檔案材料的流向，是查詢檔案管理的索引。因此要管理好教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，必須先確立系統(tǒng)、平面的分類立卷，然后將教學(xué)業(yè)務(wù)資料按口歸檔。

2.3確保資料的完整性。在教學(xué)活動的實(shí)施過程中，要做有心人。保證各項(xiàng)教學(xué)活動有據(jù)可查，既有企劃方案、也有過程記錄。更有總結(jié)和后效記錄，確保資料的完整性。才能為之后的教學(xué)活動和教研活動提供參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)其基本功能。

2.4加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和學(xué)習(xí)。高校教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性管理工作，其收集、立卷、歸檔和安全保管看似簡單。實(shí)際上具有很強(qiáng)的技術(shù)性。相關(guān)教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，及時掌握最新檔案管理動態(tài)。特別是教務(wù)處的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)對各系部的兼職檔案管理人員進(jìn)行定期或不定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。做到具體工作，具體指導(dǎo)，以應(yīng)對信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用對檔案工作提出的挑戰(zhàn)。

3教學(xué)檔案信息化管理

教學(xué)檔案信息化管理是高校教學(xué)檔案工作中的相當(dāng)重要環(huán)節(jié)。隨著科技的發(fā)展，高校教學(xué)工作逐漸采用現(xiàn)代化的教學(xué)手段進(jìn)行管理，如學(xué)生排課管理系統(tǒng)、公共選修課的選課系統(tǒng)、學(xué)生成績管理系統(tǒng)、每學(xué)年學(xué)生對授課教師授課情況網(wǎng)上評定系統(tǒng)等。隨著現(xiàn)代化教學(xué)手段的不斷運(yùn)用，產(chǎn)生了大量的電子檔案，如何收集、保管、利用這些電子檔案對高校檔案人員提出了更高的要求。

3.1建立教學(xué)電子檔案的歸檔制度。將電子文件歸檔工作納入教務(wù)處及各教學(xué)系部的立卷歸檔制度內(nèi)，定期進(jìn)行檢查考核各教學(xué)部門的教學(xué)電子文件的歸檔工作，并建立高校學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，以當(dāng)年高校招生信息庫作為學(xué)生檔案庫的藍(lán)本。補(bǔ)充專業(yè)姓名、準(zhǔn)考證號碼、考生姓名、年級、班別、學(xué)號、高考成績、家庭住址、郵政編碼、聯(lián)系電話、郵件信箱等，分類輸入計(jì)算機(jī)建立信息庫，通過該庫可隨時獲得學(xué)生的第一手資料，并為學(xué)生管理工作提供準(zhǔn)確有效的基礎(chǔ)，也為學(xué)生畢業(yè)后信息查詢提供快捷。

3.2努力實(shí)現(xiàn)教學(xué)歸檔工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，分散管理向集中統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)變，手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。不斷提高專職檔案員與兼職檔案人員的信息化管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理檔案，提高教學(xué)檔案的工作效率、工作質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案的自動編目、自動檢索、自動統(tǒng)計(jì)、檔案借閱自動管理等一般的業(yè)務(wù)管理。根據(jù)不同利用者開發(fā)和利用軟件，建立高效性的教學(xué)信息資源網(wǎng)絡(luò)，能夠快速、準(zhǔn)確地提供服務(wù)。

3.3提高教學(xué)管理部門與教學(xué)運(yùn)行部門人員尤其是兼職檔案員的檔案意識，在平時工作中注重電子檔案的收集。利用多種渠道開發(fā)檔案的信息資源。加強(qiáng)對檔案人員或兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識和檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì).形式應(yīng)多樣，如經(jīng)驗(yàn)交流，請進(jìn)來、走出去等方式，采取主動上門到各部門了解教師和學(xué)生對教學(xué)檔案的利用需求。有計(jì)劃地將部分檔案目錄掛在網(wǎng)上更好地為教學(xué)服務(wù)，從而激發(fā)檔案管理人員的事業(yè)心和使命感。

總之，教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，隨著高等教育改革的深入和以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展。對高校院系級教學(xué)檔案工作提出了更高的要求，教學(xué)管理人員應(yīng)適應(yīng)時代需求。提高自身素質(zhì)，掌握最新管理手段，使教務(wù)工作切實(shí)為高校教育提供高質(zhì)量服務(wù)，使教學(xué)檔案在高等教育發(fā)展中起到積極的作用。