王　靜

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相融合的現(xiàn)代辦公技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，紙質(zhì)文件日益減少，取而代之的是大量的電子文件。對(duì)于海量的電子文件如何進(jìn)行歸檔與管理，是擺在檔案管理工作者面前的一個(gè)新課題。

一、電子文件的定義及其獨(dú)有的特點(diǎn)

電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。（采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894——2002））它主要包括文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、“多媒體文件”、“程序文件”等等。所以電子文件有其自己獨(dú)特的特點(diǎn)：

（一）它不再是直觀(guān)的紙質(zhì)文件，只有通過(guò)計(jì)算機(jī)特定的程序解碼、解壓或解密，使之還原為輸入前狀態(tài)，人們才能識(shí)讀它。

（二）電子文件中的信息不再對(duì)原記錄載體“從一而終”，不再具有物理意義上的固定實(shí)體狀態(tài)，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的載體上同時(shí)存在或相互轉(zhuǎn)換，可以根據(jù)需要隨時(shí)改變或擴(kuò)展或縮小其存儲(chǔ)空間，從而進(jìn)一步簡(jiǎn)化了固定實(shí)體狀態(tài)的物理需求，節(jié)省了大量的空間及時(shí)間。

（三）電子信息和特定載體的分離性導(dǎo)致載體不再具有對(duì)信息的固化作用，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性，使人們對(duì)信息的增刪更改十分方便。

（四）電子文件的信息存儲(chǔ)密度大大高于以往各種人工可識(shí)讀的信息介質(zhì)，隨著信息壓縮技術(shù)的進(jìn)步，磁、光介質(zhì)存儲(chǔ)設(shè)備存儲(chǔ)文字、圖像影像、聲音等信息的能力大大增加，實(shí)現(xiàn)了所謂的“海量存儲(chǔ)”。

（五）電子文件中的數(shù)字信息不再是靜止、固態(tài)、消極的信息，而是動(dòng)態(tài)、可變、積極的信息。

（六）電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以組合稱(chēng)之為“多媒體文件”，能夠更加真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)情況，從而強(qiáng)化了文件對(duì)社會(huì)活動(dòng)的記憶和再現(xiàn)功能。

二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差、易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)或用脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失；質(zhì)量較差的磁盤(pán)，還會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失，需制作多個(gè)備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量。簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。

網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

（一）借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了其職能活動(dòng)的概貌；上網(wǎng)前，又按照信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文件，也應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可借助信息管理網(wǎng)絡(luò)，在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)過(guò)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，再對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但這種要求不能是唯一性的，還需認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件才行。

（二）選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人與人的界限，使之能更好地收集整理職能活動(dòng)范圍內(nèi)所形成的電子文件，同時(shí)也為基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容建立系統(tǒng)創(chuàng)造了條件。選擇該系統(tǒng)某一環(huán)節(jié)作為電子文件信息的匯集點(diǎn)也成為可能。

無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由計(jì)算機(jī)和信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔，即由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。檔案部門(mén)接收的電子文件應(yīng)一律存入只讀光盤(pán)，最好不要用磁盤(pán)進(jìn)行存貯，更不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存載體。

三、電子文件歸檔的弊端

由于電子文件來(lái)源廣泛，形成一個(gè)電子文件，不僅要有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，而且還要有數(shù)據(jù)錄入者、信息管理者與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等人員的參與。將頭緒繁多的電子文件收集歸檔，失泄密的情況隨時(shí)可能發(fā)生，因此，除了必須有一套嚴(yán)格的保密措施外，還必須具有一套嚴(yán)密的歸檔程序。一方面，與紙質(zhì)文件相比，這是一項(xiàng)艱苦、細(xì)致、難度較大的工作。另外還因?yàn)榇蠖鄶?shù)電子文件形成者囿于傳統(tǒng)觀(guān)念，誤以為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作。另一方面，由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴(lài)性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人員來(lái)講，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作那樣駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒，尤其對(duì)于日益先進(jìn)的電子竊密手段望而卻步。因此，推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)。作為相關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)同志和工作人員，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，盡快將電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，并與上級(jí)檔案管理部門(mén)相配合，結(jié)合自身實(shí)際，著眼于未來(lái)發(fā)展，努力建立起一套完善的歸檔制度，并從保密方面加以嚴(yán)格制約。

四、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)，被檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的立卷歸檔工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴(lài)性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類(lèi)也可能將被概念分類(lèi)所取代，因?yàn)閷?shí)體分類(lèi)的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線(xiàn)排列的方式是基于手工管理檔案的需要。而在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣龐雜的分類(lèi)整理。不同的用戶(hù)可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。

（三）由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，由于當(dāng)前實(shí)行的是紙質(zhì)文件與電子文件并行的“雙軌制”，因此，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限。而電子文件，一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件。另一方面由于用戶(hù)的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地被修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

因此，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作者一定要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，積極主動(dòng)地采取多種措施，注重自身的知識(shí)更新，除了努力掌握檔案工作的基本知識(shí)外，還應(yīng)了解和掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、現(xiàn)代通信知識(shí)等現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，加快自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。作為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及檔案業(yè)務(wù)主管部門(mén)，也要以“只爭(zhēng)朝夕”的精神抓住機(jī)遇，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，以迎接這個(gè)全新的信息時(shí)代的到來(lái)?？傊?，只有具備了上述素質(zhì)要求的檔案工作者，才能做好新形勢(shì)下的電子文件的歸檔管理工作。（作者單位：黃河檔案館）