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項目管理:大學(xué)生社團(tuán)管理的創(chuàng)新模式

2009-04-05 15:11:46袁洪群
關(guān)鍵詞:社團(tuán)組織社團(tuán)項目管理

袁洪群

(南通大學(xué)藝術(shù)學(xué)院,江蘇 南通 226007)

項目管理是20世紀(jì)50年代后期由美國國防項目的計劃管理方法發(fā)展而來的。80年代之后項目管理進(jìn)入現(xiàn)代項目管理階段,項目管理的應(yīng)用也迅速擴(kuò)展到社會生產(chǎn)與生活的各個領(lǐng)域,尤其在企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展和日常經(jīng)營中發(fā)揮著重要作用。進(jìn)入90年代,項目管理科學(xué)有了很大發(fā)展,學(xué)術(shù)研究活躍。隨著學(xué)術(shù)研究的進(jìn)展,項目管理理論和方法也趨向成熟,在許多國家項目管理已成為一門多維度、多層次的綜合性交叉學(xué)科。中國于20世紀(jì)80年代正式引入項目管理,由于它通過科學(xué)運(yùn)籌管理使人們更迅速達(dá)到既定目標(biāo),所以應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)展,內(nèi)涵更為廣泛,現(xiàn)已逐步發(fā)展應(yīng)用到社會各行各業(yè)。

高校學(xué)生社團(tuán)是由大學(xué)生依據(jù)愛好和興趣自愿組成,并遵照章程自主開展活動的群眾性組織,是大學(xué)生自我教育、自我管理、自我完善、自我發(fā)展的重要載體。學(xué)生通過參加社團(tuán)活動,可以拓寬知識結(jié)構(gòu),促進(jìn)身心健康,提高綜合素質(zhì),但在實踐中,社團(tuán)發(fā)展出現(xiàn)了令人困擾的諸多問題,所以有必要加強(qiáng)研究,創(chuàng)新社團(tuán)管理模式。項目管理具有科學(xué)性和高效性,美國項目專業(yè)資質(zhì)認(rèn)證委員會主席Paul Grace曾指出,在當(dāng)今社會中,一切都是項目,一切也將成為項目。那么,大學(xué)生社團(tuán)管理則完全可以運(yùn)用項目管理的理論和方法,創(chuàng)新社團(tuán)活動,使社團(tuán)管理實效運(yùn)作,促進(jìn)社團(tuán)組織的可持續(xù)發(fā)展。

一、項目管理的內(nèi)涵

“項目”是指完成某些特定指標(biāo)的一次性任務(wù)。具體化為:所有項目都是一項有待完成的專門任務(wù),是在一定的組織機(jī)構(gòu)內(nèi),在限定的資源條件下,在計劃的時間里,按滿足一定性能、質(zhì)量與數(shù)量的要求去完成的一次性任務(wù)?!绊椖抗芾怼本褪沁\(yùn)用科學(xué)的理論和方法,對項目進(jìn)行計劃、組織、指揮、控制和協(xié)調(diào),實現(xiàn)立項時確定的目標(biāo)。進(jìn)一步說,作為一門學(xué)科,它是融決策、管理、效益為一體的組織、過程和方法的集合[1]。

按照美國項目管理學(xué)會(PMI)頒發(fā)的項目管理知識體系,可以把項目管理劃分為如下九個方面:項目整體管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風(fēng)險管理、項目采購管理。

一個項目的階段或全過程都需要有一個相對應(yīng)的項目管理過程。這種項目管理過程一般由起始、計劃、實施、控制、結(jié)束五個不同的具體工作過程構(gòu)成。

二、大學(xué)生社團(tuán)發(fā)展令人困擾的問題

(一)社團(tuán)管理體制不順暢,缺乏必要的保障、指導(dǎo)與評價

有的學(xué)校沒有把學(xué)生社團(tuán)工作提高到應(yīng)有的地位加以重視,有關(guān)政策的支持和條件保障不到位,社團(tuán)沒有相對固定的活動場所,資金嚴(yán)重短缺。社團(tuán)管理機(jī)構(gòu)對社團(tuán)發(fā)展缺乏理性指導(dǎo),一般社團(tuán)掛靠校院兩級團(tuán)組織,但是團(tuán)組織有其大量紛繁復(fù)雜的工作,投入到社團(tuán)建設(shè)的精力、物力很少,對學(xué)生社團(tuán)的監(jiān)管也不夠,對活動效果是否滿意、社團(tuán)工作是否正常、經(jīng)費使用是否合理、社團(tuán)負(fù)責(zé)人是否盡職等缺乏了解、缺乏批評。關(guān)注社團(tuán)發(fā)展不夠,缺乏相應(yīng)的激勵措施,指導(dǎo)老師投入的時間精力不夠,沒能很好地協(xié)助社團(tuán)負(fù)責(zé)人制定社團(tuán)整體發(fā)展規(guī)劃,有的甚至放任自流,任其“自生自滅”。綜上所述,社團(tuán)可持續(xù)發(fā)展可謂艱難。

(二)社團(tuán)內(nèi)部管理混亂,運(yùn)作不規(guī)范

部分社團(tuán)目標(biāo)不明確,定位不科學(xué),章程落實不力,無長期發(fā)展規(guī)劃。會員進(jìn)出社團(tuán)自由,流動性大,組織紀(jì)律性差。社團(tuán)組織結(jié)構(gòu)不健全,分工不明確,社團(tuán)干部更換頻繁,人才斷檔造成社團(tuán)解散的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。有些社團(tuán)雖有些管理制度,但缺乏科學(xué)性、針對性,或在實際工作和活動中又不能很好地貫徹和執(zhí)行。社團(tuán)活動不能正常開展,會員權(quán)利和義務(wù)不明確,會員之間缺乏交流,積極性、主動性難以調(diào)動,社團(tuán)凝聚力不強(qiáng)。有些社團(tuán)經(jīng)費使用不明,財務(wù)賬目不清,缺乏預(yù)算和監(jiān)督。更多的社團(tuán)不注重社團(tuán)資料、活動檔案的留存,缺乏社團(tuán)文化的積淀和社團(tuán)精神的傳承。

(三)社團(tuán)活動創(chuàng)新力不足,質(zhì)量有待提高

活動策劃不周密,形式過于簡單,陳舊無新意,缺乏品牌與特色。組織實施活動隨意性強(qiáng),沒有規(guī)劃與設(shè)計,缺乏連貫性和深度, 缺乏創(chuàng)新,一些社團(tuán)活動內(nèi)容一直在低水平上重復(fù)。有的活動目的性差,育人功能得不到充分發(fā)揮。有的社團(tuán)活動存在精英化現(xiàn)象,由少數(shù)社團(tuán)干部撐持局面, 沒有把提高全體會員素質(zhì)作為社團(tuán)的建設(shè)目標(biāo)來抓,會員主動性和積極性受到了挫傷,社團(tuán)活動無法得到大多數(shù)會員的響應(yīng)和共鳴,社團(tuán)難以蓬勃發(fā)展。

(四)社團(tuán)干部素質(zhì)和能力參差不齊

目前高校社團(tuán)干部大多熱情高但經(jīng)驗少,缺乏應(yīng)有的管理素質(zhì)和能力。社團(tuán)主要干部職責(zé)和分工不明確,工作時相互推諉,對社長依賴性很強(qiáng)。有的社團(tuán)負(fù)責(zé)人責(zé)任心不強(qiáng),不關(guān)注對下一任社團(tuán)骨干的培養(yǎng)與選拔。還有部分社團(tuán)管理骨干急功近利的思想比較嚴(yán)重,只重視自己在任期間活動的效果和成績, 沒有長遠(yuǎn)目標(biāo)、規(guī)劃,不關(guān)心社團(tuán)整體的發(fā)展。

(五)社團(tuán)的文化品位不高,價值取向出現(xiàn)偏移

受社團(tuán)干部成員認(rèn)識水平的限制、社會思潮的沖擊,以及一些大眾文化低俗化的影響,如今社團(tuán)文化主流趨向娛樂型、消遣型、商業(yè)型,甚至出現(xiàn)非審美和非文明化現(xiàn)象。一些活動的內(nèi)容和形式,乃至目標(biāo)動機(jī)都偏離了社會主流文化價值方向。有的社團(tuán)一味地追求社會贊助,活動的設(shè)計與開展帶有強(qiáng)烈的功利性,有悖于社團(tuán)活動應(yīng)有的本真價值。很多社團(tuán)沒有自身的文化精神,思想教育薄弱,不能真正幫助學(xué)生成長成才,社團(tuán)育人功能削弱。

三、將項目管理運(yùn)用到大學(xué)生社團(tuán)組織與活動管理中的可行性分析

大學(xué)生社團(tuán)組織中這些凸顯問題引起了我們的認(rèn)真思索:存在這些問題的根源在于其管理模式和方法不當(dāng),必須要改變現(xiàn)行社團(tuán)組織的管理模式,采用一種更為科學(xué)、有效的管理模式,來加強(qiáng)社團(tuán)管理,增強(qiáng)活動的針對性和實效性,提升社團(tuán)活動質(zhì)量和文化品位。

項目管理是以項目為對象的系統(tǒng)管理,項目具有一次性的特點。社團(tuán)組織往往是針對社會某個熱點,或?qū)W生的熱門話題開展活動的,也具有臨時性一次性的特點,符合項目管理的基本要求,可以把社團(tuán)活動作為項目。項目管理具有規(guī)劃性、科學(xué)性、創(chuàng)新性、團(tuán)隊協(xié)作性、群眾參與性等特點。項目管理的規(guī)劃性要求項目不經(jīng)詳細(xì)方案策劃不可能立項,立項之前需對經(jīng)費使用、資源利用等內(nèi)容進(jìn)行預(yù)測,便于有關(guān)主管部門對有限經(jīng)費和資源的統(tǒng)籌,并確保必要的經(jīng)費、資源到位。項目規(guī)劃是否合理,直接影響到社團(tuán)活動的順利開展。項目的科學(xué)性要求項目方案經(jīng)過專家的論證,這樣社團(tuán)活動即使缺乏經(jīng)驗,通過評審這個階段也會獲得很多理論指導(dǎo)以彌補(bǔ)不足。并且論證過程也可以提出更多活動的創(chuàng)意,提高活動的新穎性。項目管理強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊協(xié)作性,這能有效培養(yǎng)學(xué)生社團(tuán)組織的團(tuán)隊精神和協(xié)作意識,工作分解結(jié)構(gòu)能夠解決分工不明、權(quán)責(zé)不清的問題。項目管理要求群眾參與、總結(jié)考評,建立激勵機(jī)制,通過這些可以實現(xiàn)社團(tuán)成員的價值,從而有效地提高會員參與社團(tuán)工作和活動的積極性??傊?,項目管理的理論和方法能有效地解決社團(tuán)組織開展活動時遇到的很多問題,還有利于促進(jìn)社團(tuán)活動的創(chuàng)新發(fā)展。所以說將項目管理運(yùn)用到社團(tuán)活動和社團(tuán)組織管理是可行的。

四、項目管理模式在大學(xué)生社團(tuán)組織管理中的運(yùn)用

社團(tuán)管理相對大的項目管理而言,工作要容易得多、簡單得多,根據(jù)兩者的契合點界定出恰當(dāng)?shù)姆秶?,引入有關(guān)項目管理模式到大學(xué)生社團(tuán)管理中,能有效解決社團(tuán)管理運(yùn)作中存在的問題。

(一)社團(tuán)活動運(yùn)用項目競標(biāo)制

社團(tuán)活動采用招標(biāo)、申報制。社團(tuán)申報的活動由學(xué)生策劃活動計劃后提交項目評審委員會,實行項目評審, 待審核通過后方可執(zhí)行。招標(biāo)活動可以由社團(tuán)主管部門每學(xué)期初發(fā)布社團(tuán)活動指南,提出活動的指導(dǎo)思想及主要目的,學(xué)生社團(tuán)組織或社團(tuán)成員組建項目小組,策劃方案參與競標(biāo)。

活動項目策劃采用“頭腦風(fēng)暴法”,頭腦風(fēng)暴法是解決問題時常用的方法,具體來說就是團(tuán)隊的全體成員自發(fā)地提出主張和想法。團(tuán)隊成員在選擇解決方案之前,一定要確信已經(jīng)想出了盡可能多的方案和意見[2]。利用頭腦風(fēng)暴法可以想出許多創(chuàng)意,能創(chuàng)新活動項目的開發(fā)與策劃,每位社團(tuán)成員都有通過自己創(chuàng)造性的思想獲得鍛煉的機(jī)會,社團(tuán)組織和學(xué)生的創(chuàng)新能力將得到最大程度的發(fā)揮,也將大大提高社團(tuán)成員參與活動的主動性和積極性。

重視審批階段,要專門成立項目評審委員會,遵循公開、公平、公正的原則,認(rèn)真評審,對活動計劃的可行性、創(chuàng)新性、影響力、經(jīng)費預(yù)算、活動成效等進(jìn)行論證,評選出最優(yōu)方案。同時幫助修改完善,引導(dǎo)學(xué)生社團(tuán)堅定正確的政治方向,堅持興趣、愛好的發(fā)展與思想性的統(tǒng)一的原則,堅持有益于學(xué)生的健康成長和有利于學(xué)校各項工作的原則,體現(xiàn)活動育人的根本宗旨。

(二)運(yùn)用項目組織管理模式

項目組織是項目管理的基本職能之一。它的目的是充分發(fā)揮項目管理職能,提高項目管理的整體效率,以達(dá)到項目管理的目標(biāo)。

項目計劃是指項目組織為完成項目目標(biāo)而科學(xué)地預(yù)測并確定的未來的行動方案。最常用的進(jìn)行項目計劃的工具主要有工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。通過WBS將社團(tuán)活動任務(wù)分解為子工作包,直至分解為便于管理的具體工作,由粗到細(xì)把每項工作所需的時間、成本、人力、資源等都表達(dá)得清清楚楚。同時可以結(jié)合責(zé)任矩陣法簡潔明確地顯示出項目人員分工情況,確保人人有事干,事事有人負(fù)責(zé)。這樣細(xì)化分工,權(quán)責(zé)分明,可以充分調(diào)動大家的積極性,將活動方案落到實處,保證活動效果。

社長或活動項目負(fù)責(zé)人是項目管理的核心,必須具備較高的知識素質(zhì)、能力素質(zhì)和品格素質(zhì)。社團(tuán)管理部門要聘請專業(yè)老師定期對他們培訓(xùn),使其掌握項目管理知識、方法。另外邀請以往的優(yōu)秀項目負(fù)責(zé)人,就如何提高效率、低成本地開展項目同各個項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行座談、交流??赏晟婆c項目管理配套的制度,將掌握項目管理理念、有一定經(jīng)驗、能力強(qiáng)的社長及主要社團(tuán)干部的任期固定下來,便于傳承活動經(jīng)驗和團(tuán)隊精神。

團(tuán)隊精神是團(tuán)隊文化的表現(xiàn)形式,是支撐項目團(tuán)隊生存和發(fā)展的支柱。項目團(tuán)隊精神的內(nèi)涵在團(tuán)隊與其隊員之間的關(guān)系方面,表現(xiàn)為團(tuán)隊隊員對團(tuán)隊的強(qiáng)烈歸屬感與一體感;在團(tuán)隊成員之間的關(guān)系上,表現(xiàn)為成員間的相互協(xié)作從而形成有機(jī)的整體;在項目團(tuán)隊的事務(wù)上,表現(xiàn)為團(tuán)隊成員對團(tuán)隊事務(wù)的盡心盡力及全方位的投入[3]。團(tuán)隊精神是社團(tuán)發(fā)展的關(guān)鍵,要保證項目過程的延續(xù)性和項目目標(biāo)的整體性,就必須提高項目組織的內(nèi)部凝聚力,必須加強(qiáng)社團(tuán)文化建設(shè)。一個社團(tuán)就是一個或幾個項目團(tuán)隊,重視和培育團(tuán)隊精神,能提高社團(tuán)的凝聚力,促進(jìn)社團(tuán)的可持續(xù)發(fā)展。

(三)運(yùn)用項目管理的控制系統(tǒng)

項目管理的精髓之一是控制,控制是指對項目的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控,主要是對項目的進(jìn)度、成本和質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控,糾正偏差或調(diào)整計劃,最終保證項目目標(biāo)的實現(xiàn)。進(jìn)度控制就是監(jiān)控項目的進(jìn)程以確保每項活動按時間按計劃進(jìn)行,時間管理能提高學(xué)生社團(tuán)工作效率。成本控制是指采用一定方法對項目全過程的各種費用進(jìn)行核算,對經(jīng)費使用過程進(jìn)行監(jiān)督,使各項費用支出符合計劃成本的規(guī)定范圍,這不但能幫助社團(tuán)理財,保證成本計劃的實現(xiàn),還能防止社團(tuán)干部將項目費用挪作私用。質(zhì)量控制應(yīng)該貫穿于項目管理全過程,并且要有較高的活動標(biāo)準(zhǔn),以強(qiáng)化社團(tuán)成員的質(zhì)量意識和服務(wù)意識,確?;顒淤|(zhì)量。

(四)運(yùn)用項目后評價管理模式

項目后評價主要是通過驗收總結(jié)材料、組織座談會、個別討論等方式正確評價項目或規(guī)劃是否合理有效、項目的主要效果目標(biāo)是否實現(xiàn)。通過分析評價找出成敗的原因,總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),并通過及時有效的信息反饋,為未來新項目的決策和提高完善提出改進(jìn)建議。并挖掘項目內(nèi)容的可持續(xù)性,逐步建立社團(tuán)品牌活動或特色活動。評價是一種導(dǎo)向,最后也要評優(yōu)表彰,讓社團(tuán)成員感受到成功的喜悅,可建立活動結(jié)果評價評優(yōu)備案機(jī)制,作為日后該社團(tuán)或社團(tuán)負(fù)責(zé)人申請活動的一個重要參考,以激勵他們更好地開展社團(tuán)工作和活動。

學(xué)生社團(tuán)的發(fā)展當(dāng)然離不開高校領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門的高度重視,學(xué)校應(yīng)建立項目化組織機(jī)構(gòu),設(shè)立社團(tuán)活動專項經(jīng)費,做好信息的傳遞和組織的協(xié)調(diào),制定項目管理制度,建立科學(xué)的評價標(biāo)準(zhǔn)和獎懲制度,讓申報、評審、實施、控制與總結(jié)和評優(yōu)工作更加規(guī)范和可操作化。項目管理理論作為一種管理方法體系,是一個通用的方法,適用于各領(lǐng)域,以后需要我們不斷借鑒、吸取其在其他領(lǐng)域的實踐經(jīng)驗,加強(qiáng)研究,以求在大學(xué)生社團(tuán)管理領(lǐng)域完善項目管理模式的應(yīng)用。

[參考文獻(xiàn)]

[1]邱菀華,沈建明,楊愛華,等.現(xiàn)代項目管理導(dǎo)論[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社,2002.

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[3]周桂榮,惠恩才.成功項目管理模式[M].北京:中國經(jīng)濟(jì)出版社 ,2002:103.

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