李永艷

摘 要：學(xué)籍檔案管理是體校教學(xué)管理工作的重要內(nèi)容。正確認(rèn)識學(xué)籍檔案，加強學(xué)籍檔案管理，對提高體校管理水平有著巨大的促進作用。本文論述了體校學(xué)籍檔案的內(nèi)容和作用，探討了從完善學(xué)籍檔案管理制度、提高學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)、推進學(xué)籍檔案信息化建設(shè)三個方面加強學(xué)籍檔案管理，從而提體校管理水平。

關(guān)鍵詞：體校 學(xué)籍檔案 檔案管理 信息化

檔案管理工作是衡量體校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志，而學(xué)籍檔案是體校檔案的重要組成部分。管理和利用學(xué)籍檔案是體校管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作。加強學(xué)籍檔案的管理，促進學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，對規(guī)范體校的教學(xué)訓(xùn)練秩序、提高教育教學(xué)訓(xùn)練質(zhì)量、促進良好學(xué)風(fēng)的形成、實現(xiàn)向上級及社會輸送體育合格人才的最終目的等都有著巨大的促進作用。本文結(jié)合筆者多年檔案管理工作的經(jīng)驗，圍繞體校的學(xué)籍檔案管理，討論了其主要內(nèi)容、主要作用和存在的問題，對目前如何加強體校學(xué)籍檔案管理工作進行探討。

一、體校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容

學(xué)籍檔案是學(xué)生從入校到畢業(yè)分配的整個在校學(xué)習(xí)過程的原始記錄，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實習(xí)和社會實踐等一系列教學(xué)活動中直接形成的，具有保存與利用價值的文件材料。依據(jù)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合體校的實際情況，體校學(xué)籍檔案主要包括：（1）招生計劃、新生名冊等；（2）在校學(xué)生名冊，新生登記表，學(xué)生學(xué)籍卡片、考試成績卡，學(xué)生學(xué)籍變更（休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等）的材料；（3）學(xué)生獎懲材料：獲獎、評優(yōu)、處分等；（4）畢業(yè)證書和發(fā)放登記表；（5）畢業(yè)分配單位統(tǒng)計表和簽約單位合同；（6）擴展材料——畢業(yè)生跟蹤調(diào)查統(tǒng)計情況：使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量的意見、畢業(yè)生社會滿意度調(diào)查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。

二、體校學(xué)籍檔案的主要作用

學(xué)籍檔案對個人、學(xué)校和社會都具有重大價值。1、對個人而言，學(xué)籍檔案記錄的內(nèi)容是評價學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)情況的依據(jù)。因此，學(xué)生在校期間，通過了解學(xué)籍制度，可以明確努力的方向、規(guī)范自己的行為[1]，并有意識地遵循有關(guān)規(guī)則，從而促進良好學(xué)風(fēng)的形成。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間真實情況的證明，學(xué)?？蓳?jù)此為學(xué)生開具相關(guān)證明。2、對學(xué)校而言，學(xué)籍檔案的建設(shè)是學(xué)?；A(chǔ)性建設(shè)之一，學(xué)籍檔案的管理是學(xué)校日常管理的重要部分。好的學(xué)籍檔案管理制度可引導(dǎo)教學(xué)活動的有序進行，有效降低學(xué)校管理成本。學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平在一定程度上體現(xiàn)著體校的教學(xué)管理水平。加強學(xué)籍檔案的管理，可大大提高體校的管理水平。3、對社會而言，學(xué)籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據(jù)，學(xué)籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學(xué)生的評價。此外，用人單位對畢業(yè)學(xué)生的反饋情況進行統(tǒng)計分析和評價，可以為學(xué)校擬定人才培養(yǎng)方案提供重要依據(jù)，有助于促進體校向社會輸送全面發(fā)展的、社會迫切需要的體育人才。

三、存在的問題

目前，體校處于高速發(fā)展的時期，社會需求量大，辦學(xué)形式多樣化，學(xué)籍檔案的種類和內(nèi)容也呈現(xiàn)出復(fù)雜多樣的局面。在這樣的形勢下，學(xué)籍檔案的管理出現(xiàn)了一些不容忽視的問題。主要有：⑴管理體制不夠完善，管理比較混亂；⑵學(xué)籍檔案的內(nèi)容復(fù)雜，數(shù)量繁多，建設(shè)周期長，在學(xué)籍檔案形成過程中，由于各種原因很容易造成檔案不全或檔案丟失，使學(xué)籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實性；⑶由于檔案管理人員工作量大，任務(wù)繁重，卻往往不受重視，使得人員流動性較大造成缺乏相對固定的專業(yè)隊伍，或責(zé)任心不強等導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象[2]。

這些問題的存在給學(xué)籍檔案的持續(xù)建設(shè)、有效管理和利用造成了不便，嚴(yán)重影響了體校學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量。因此當(dāng)務(wù)之急是要針對存在問題，切實加強學(xué)籍檔案管理水平，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)管理，從而提高體校管理水平。

四、加強學(xué)籍檔案管理的主要途徑

加強學(xué)籍檔案的管理應(yīng)從以下幾方面入手：

1、完善學(xué)籍檔案管理體制，提高管理意識。學(xué)籍檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，必須把學(xué)籍檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，完善管理體制，從而加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。建立和完善歸檔制度，分散收集，集中管理。學(xué)籍檔案的歸檔納入各部門人員的職責(zé)范圍，做到每學(xué)期、每年級按時、完整、準(zhǔn)確歸檔。要從制度上加強對學(xué)籍檔案真實性的認(rèn)證和鑒別，保證其真實可靠。還應(yīng)制定完善的考核管理制度和激勵機制，獎罰分明。

2、加強學(xué)籍檔案管理人員培訓(xùn)，提高素質(zhì)，穩(wěn)定工作隊伍。學(xué)籍檔案管理是一項非常細(xì)致的工作，具有極強的程序性和專業(yè)性[3]。學(xué)籍檔案管理人員必須具備檔案業(yè)務(wù)知識和一定的科學(xué)文化知識；必須熱愛檔案事業(yè)，忠于職守、遵守紀(jì)律；必須有極大的責(zé)任心和學(xué)習(xí)精神，經(jīng)常研究工作中出現(xiàn)的新情況，解決新問題。要建設(shè)這樣一支隊伍非一朝一夕可以實現(xiàn)，體校的領(lǐng)導(dǎo)者必須重視檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)；必須有針對性的引進人才，培養(yǎng)人才，適當(dāng)提高人員待遇，穩(wěn)定學(xué)籍檔案管理隊伍，保證檔案管理工作的嚴(yán)肅性與持續(xù)性。

3、推進“檔案信息化”，促進學(xué)籍檔案現(xiàn)代化建設(shè)。在目前整個社會大環(huán)境中，檔案工作正隨著經(jīng)濟、社會和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展不斷發(fā)展變化，學(xué)籍管理手工操作的傳統(tǒng)方法已經(jīng)不能適應(yīng)廣大體校學(xué)生流動性大、工作量大的現(xiàn)狀，“檔案信息化”、“數(shù)字檔案”[4]等是高速發(fā)展的信息時代對學(xué)籍檔案管理提出的新要求。學(xué)籍檔案電子化管理具有傳統(tǒng)管理方式無可比擬的優(yōu)勢，可大大提高學(xué)籍檔案管理的效率，存儲信息量大，檢索迅速、查閱方便、保存時間和空間幾乎不受限制。這是信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展給學(xué)籍檔案管理帶來的新的機遇。就筆者多年工作經(jīng)驗，以下幾方面是體校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的基本要求：①硬件設(shè)備的準(zhǔn)備：計算機、掃描儀、服務(wù)器、存儲設(shè)備等；②軟件：應(yīng)該購買或開發(fā)專門的檔案管理軟件以進行檔案的輸入、查詢、輸出等；③檔案信息化管理制度的建立：包括檔案收集、輸入、校對、審查、儲存、備份、修改、查閱等制度；④條件好的體校也可將檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校信息網(wǎng)整合，以方便用人單位作網(wǎng)上查詢以便選才或甄別學(xué)歷真假；⑤做好病毒及黑客的多層次防護；⑥專職人員培訓(xùn)制度及標(biāo)準(zhǔn)操作流程的建立；⑦引進信息化管理的專門人才?？傊?，學(xué)籍檔案計算機信息化管理是現(xiàn)代社會學(xué)籍檔案管理發(fā)展的必然之路，已成為衡量體校學(xué)籍檔案管理水平高低的重要指標(biāo)。

隨著設(shè)會的進步和發(fā)展，體校學(xué)生的社會需求也在穩(wěn)步上升，保證學(xué)籍檔案的真實、完整、準(zhǔn)確，是衡量學(xué)校管理水平和教學(xué)質(zhì)量的標(biāo)尺之一，因此，加強學(xué)籍檔案的建設(shè)和管理是體校長期而又與時俱進的工作。本文結(jié)合實際工作經(jīng)驗，就體校學(xué)籍檔案的內(nèi)容、作用談了一些認(rèn)識，針對目前體校學(xué)籍檔案管理工作中存在的普遍問題，論述了從完善管理制度、提高管理隊伍素質(zhì)、學(xué)籍檔案信息化管理的發(fā)展趨勢三方面加強學(xué)籍檔案的管理，希望對體校學(xué)籍檔案管理工作的提高有所助益?！?/p>

參考文獻：

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[3]寶莉．學(xué)籍管理初探（J）．內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2006(4)：97-98

[4]楊蘭，李秦，陳曉芬．高?？蒲袡n案管理問題分析（J）．重慶郵電學(xué)院學(xué)報，2006(6)：984-985