摘要：信息化是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段之一，文章基于威勝電子ERP項目，重點論述了該系統(tǒng)中的采購管理系統(tǒng)的設計思想、系統(tǒng)特點，并介紹了該采購管理系統(tǒng)在威勝電子集團公司的應用情況。

關鍵詞：ERP；業(yè)務流程；采購申請

中圖分類號：TP399文獻標識碼：A

文章編號：1674-1145（2009）08-0170-02

一、威勝電子的營運情況

威勝集團是中國領先的能源計量設備、系統(tǒng)和服務的供應商，于2005年12月在香港主板上市（股票代碼HK3393），是中國首家在境外上市的能源計量與管理專業(yè)集團。公司與清華大學、浙江大學等多家高校廣泛開展“產、學、研”合作，并于2002年在行業(yè)內首家建立了企業(yè)博士后工作站。公司每年將營業(yè)收入的5%投入到研發(fā)和技術創(chuàng)新方面，以保持行業(yè)技術與產品領先的實力。截至2008年，集團有員工逾2500人，總資產達20億元人民幣，銷售收入逾16億元人民幣。

威勝公司是典型的離散型研發(fā)和裝配制造企業(yè)，公司主要以研制生產電子儀表產品為主。生產類型為多品種少批量生產。生產方式以訂貨生產和備貨生產相結合的方式進行。產品特點是結構復雜、技術要求高，制造難度大。采購供應商大多在沿海地區(qū)，有些在國外，采購周期比較長。

根據威勝整個業(yè)務流程以及采購管理需求的分析，現(xiàn)把其采購管理業(yè)務常規(guī)需求歸納如下：

1．采購申請單管理；

2．采購計劃管理；

3．采購訂單管理；

4．采購進貨管理；

5．采購退貨處理；

6．合同評審流程；

7．供應商管理；

8．采購綜合報表管理。

公司的采購職能由物流中心擔當。在實施ERP之前是由幾個產品線各自分別采購，在實施ERP過程中，把各產品線進行的合并營運，包括威勝電子、能源子公司、信息子公司、威銘子公司等。采購部門的職責是負責威勝集團所有材料和備品備件的采購。

二、采購管理系統(tǒng)的實施要點

（一）系統(tǒng)需求

威勝在建立以SAP產品為核心的ERP系統(tǒng)以前，信息“孤島”林立導致數(shù)據采集的速度和一致性不能滿足企業(yè)的發(fā)展。

1．財務、生產和物流是威勝運營的重要環(huán)節(jié)，也是威勝建立領先信息體系的首要需求。

2．威勝的第二項需求就是要提高準時交貨率，降低庫存、提高生產效率。

物流和營銷環(huán)節(jié)是威勝關注的焦點。銷售環(huán)節(jié)直接影響其生產策略和財務策略，同時也為企業(yè)制定階段性的戰(zhàn)略發(fā)展策略提供了依據。在企業(yè)的信息交流、素質培訓、協(xié)同工作等方面，威勝也急需強化，總之威勝的需求是多方面和全方位的。

（二）系統(tǒng)功能模塊劃分

ERP系統(tǒng)以生產計劃流為主線，分物料管理（含采購管理和庫存管理）、生產管理、銷售管理、質量管理、成本控制和財務管理6個子系統(tǒng)。各個系統(tǒng)協(xié)同運行，子系統(tǒng)之間數(shù)據高度共享。其中采購管理系統(tǒng)不僅要能處理ERP主計劃提出的采購要求并及時反饋執(zhí)行情況，還要提供對供需鏈管理的相關支持。采購過程中伴隨著相應的物流、資金流和信息流。

三、總體的業(yè)務需求

1．對于生產、維修以及辦公等需要的材料、備件、以及辦公用品，由需料單位直接在系統(tǒng)內提報需求計劃，以縮短溝通途徑，提高整個提報過程的效率，減少人工重復工作。采購部門的計劃員需針對月度需料情況進行計劃的平衡和匯總，形成物資的采購申請計劃。

2．對于不同的物資類別，以及不同的需求性質如生產維修、大中修、項目等必須有不同的審批路徑。

3．對于部分材料及通用備品備件采用庫存最大、最小計劃，記錄物料的最高最低儲備定額，有效控制庫存水平，能夠查詢請購明細及匯總、庫存明細及匯總等信息。

（一）采購業(yè)務流程

采購管理流程經過幾次的改造和優(yōu)化，已經形成一個比較成熟和完善科學管理體系，并且采用了相對比較完善的計算機信息管理系統(tǒng)來完成采購任務。原有的采購管理信息系統(tǒng)是使用了用友的U8系統(tǒng)，但沒有完全地系統(tǒng)使用。首先制造部門的計劃管理人員根據實際生產所需，在系統(tǒng)上申報所需物料，經過制造部門的相關審核人員審核后，計劃提交采購部門的主管，并會由系統(tǒng)產生物料相關的信息。例如：價格、庫存現(xiàn)有量、在途數(shù)量等，這些信息將提供給采購部門經過審批的計劃，將會重新分配組合后，分發(fā)給相關的采購人員做采購計劃，再交給管理層審批。審批后，采購人員進行詢價、報價之后做采購申請，采購申請經管理層人員審批后，與供應商簽訂采購合同。物料到貨后，將在系統(tǒng)中做到貨的登記及驗收，驗收合格的物料將在結算員處做合同入庫和財務承付通知。同時倉儲管理人員可以辦理倉庫的入庫和出庫手續(xù)。

（二）采購業(yè)務流程整合

在ERP項目中,業(yè)務流程的再造是重中之重，業(yè)務流程優(yōu)化的核心思想是減少非增值活動，減少等待時間、減少重復工作、協(xié)調工作量，從而提高增值活動效率。引入集中采購模式、整合采購，降低庫存；加強采購快速反應、簡化費用采購管理。

主要依據以下思想和原則：

1．實現(xiàn)從傳統(tǒng)面向職能管理轉變?yōu)槊嫦蛄鞒坦芾恚瑢I(yè)務的審核與決策點定位于業(yè)務流程執(zhí)行的地方，縮短信息溝通的渠道和時間，從而提高對顧客和市場的反應速度；

2．強調業(yè)務流程中每一個環(huán)節(jié)上的活動盡可能實現(xiàn)最大化增值，盡可能減少無效的或不增值的活動，例如去掉不必要的審核等。并從整體流程全局最優(yōu)的目標，設計和優(yōu)化流程中的各項活動；

3．要求業(yè)務流程之間盡量實現(xiàn)單點接觸，這不僅有利于流程通暢、責任明確，而且有利于提高內外部顧客的滿意度；

4．在手工管理方式下，由于受到人的管理能力局限性約束，一般必須采用授權分工管理，授權分工管理必然會在一定程度上導致決策分散化，影響決策的有效性。因此，在建立新型“扁平化”組織運行模式時，重視現(xiàn)代計算機信息技術的應用，以便協(xié)調業(yè)務分散與管理集中之間的矛盾。

鑒此，業(yè)務流程重組的總體思路為：

1．實現(xiàn)從面向“職能”管理到面向“流程”管理的轉變；

2．從“流程”出發(fā)調整崗位職責、部門職責及績效考核指標；

3．明晰企業(yè)控制的三個層次：事先計劃、事中監(jiān)控和事后分析。

除此以外，強化了幾個關鍵控制點：

1．增加對采購價格控制點；

2．下訂單時不能隨意更改價格；

3．對沒有經過評估合格的供應商不能采購；

4．對供應商做采購比例控制；

5．加強了計劃于采購的協(xié)調與反饋；

6．包裝材料的計劃改善。

四、供應商管理

在一個管理先進的企業(yè)中，供應商被看作企業(yè)的一部分。模塊記錄了供應商的各種信息，包括供貨范圍、價格信息、供貨能力、供貨質量以及交易記錄以及完整的供應商評估體系，采用人工評分與系統(tǒng)自動評分相結合，合理公正地評估供應商。

五、系統(tǒng)設計的關鍵

建立合理的請購體系，提高效率。采購計劃是根據采購申請制定的，生成采購申請有4種：

1．采購申請請購。在一個相對規(guī)范的采購部門里，所有采購業(yè)務均由分廠的計劃員提出內部采購申請，經主管部門審核后，由采購部門的計劃員匯總平衡后再生成采購申請，接到采購任務的采購員只需按照采購申請創(chuàng)建采購訂單，整個采購系統(tǒng)處于標準閉環(huán)狀態(tài)。

2．人工請購。在閉環(huán)ERP系統(tǒng)中，不應由手工錄入采購項目，但為實現(xiàn)靈活采購的目的，企業(yè)一般希望有人工請購功能以滿足實際需要。

3. MRP自動請購。生產上需要什么再買什么，不會增加庫存負擔。但無法滿足實際需要，等到生產計劃定好再采購，只會讓生產部門等待，資源利用率低，也會使預計交貨期延長，影響企業(yè)信譽，所以系統(tǒng)應能夠提前請購。

根據歷史采購訂單提供的物料需求量、庫存系統(tǒng)提供的實際庫存量、采購單的在途中采購量和主生產排程等數(shù)據為依據，系統(tǒng)可計算出為滿足計劃生產所需物料的“凈需求”，生成請購建議，并以此作為采購計劃的依據。物料采購公式：

凈需求= （毛需求- 庫存數(shù)量- 在途庫存數(shù)量）+生產預定數(shù)量

4．訂購點預警法。對于易損常消耗件等輔料，通常用再訂購點法請購，它需要在物料文件中設定基本資料，如預設定訂購點、經濟訂購量及安全存量等數(shù)據。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點，則發(fā)出數(shù)量為經濟訂購量的采購申請。這種做法可以由ERP系統(tǒng)自動請購，它不像MRP那樣需要嚴謹?shù)臄?shù)據處理，但庫存量要正確，預設訂購點、經濟訂購量、安全存量等數(shù)據也要合理。以上4種請購方式保證了物料需求量的完整性和實時性，是訂單生產式企業(yè)保證交貨期、控制成本的重要手段。

六、應用情況

該采購管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)其他子系統(tǒng)實現(xiàn)了很好的集成，企業(yè)信息在各部門之間流通加快，數(shù)據充分共享，性能穩(wěn)定、可靠，為威勝帶來了良好的經濟效益和社會效益。

ERP上線運行后，威勝電子以前存在的管理漏洞和盲點以及不協(xié)調性作業(yè)完全暴露出來了，通過半年多時間的調整，整個生產過程被完全規(guī)范起來，從客戶下訂單、營銷部接受并在系統(tǒng)中錄入銷售訂單，通過ERP系統(tǒng)拋轉采購和生產需求，采購部根據銷售需求計算物料凈需求，并按時間和數(shù)量要求下達采購訂單，生產部門做生產排單，開始進入庫管部門，錄入生產入庫單及銷貨單，最后進入財務應收應付，整個過程在系統(tǒng)里以一環(huán)接一環(huán)的狀態(tài)緊密鏈接，充分實現(xiàn)資料共享，信息傳輸速度加快，對信息的把握性得到加強，并且減少了相關人員的工作量，例如，采購部的采購訂單數(shù)量大致為50張/人天，以前采購人員往往為了訂單追蹤而忙得焦頭爛額，上了ERP系統(tǒng)后，通過ERP的催貨單管理，避免了因訂單數(shù)量多造成的人為疏漏。

威勝是一個高速增長的高科技企業(yè)，從2007年開始幾乎每年都是3億的產值增加，人員雖然不斷增加，但還是跟不上產值的增加速度，因為新進公司的人員必須熟悉產品所涉及的每個電子元器件。上ERP物控變得便捷，采購變得順暢，縮短了生產周期，更為關鍵的是報表的準確性和及時性大幅提高。

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作者簡介：徐剛強（1964- ），男，湖南長沙人，湖南工程職業(yè)技術學院副教授，碩士，研究方向：企業(yè)信息化。