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《電子簽名法》在電子檔案管理中的應(yīng)用解析

2009-05-22 11:31:08符慧萍
檔案管理 2009年3期
關(guān)鍵詞:簽章電子簽名蓋章

符慧萍

1《電子簽名法》確立了電子檔案的各種標(biāo)準(zhǔn)

1.1電子檔案的原始標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案作為新的一類檔案,同樣要具有檔案的本質(zhì)屬性——原始性?!峨娮雍灻ā穼Υ擞兄鞔_的要求:①能有效地表現(xiàn)所載的內(nèi)容并可供隨時調(diào)取查用:②能保證自最終形成時起,內(nèi)容保持完整,未被更改。電子檔案必須同時具備以上兩種屬性。

1.2電子檔案的真實性標(biāo)準(zhǔn)?!峨娮雍灻ā芬?guī)定:①生成、儲存或傳遞文件的方法是可靠的;②保持內(nèi)容完整性方法的可靠。電子檔案的內(nèi)容不允許有任何刪改和變動,從產(chǎn)生到形成電子檔案要有一致性,不能有任何變動。

1.3電子檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案保存不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,有另外的標(biāo)準(zhǔn),如能有效地表現(xiàn)所載的內(nèi)容并可供隨時調(diào)取查用;能識別電子檔案的移交人、接收入以及移交、接收的時間等等。因此,對電子檔案的保管,不僅要保存電子檔案本身內(nèi)容,而且還要保存相應(yīng)的軟件及運行環(huán)境。

1.4電子檔案的移交和接收的標(biāo)準(zhǔn)。紙質(zhì)檔案的接收、移交都是在接收單位或移交單位面對面的進行的,雙方同時進行清點、核對,共同辦理移交手續(xù)。而電子檔案的移交和接收可以在不同的城市、不同的單位之間進行,這是電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案最大不同,反映了信息時代的特點。《電子簽名法》規(guī)定,移交人的移送即發(fā)件人的發(fā)送必須具備下列條件之一:①經(jīng)移交人授權(quán)發(fā)送的;②移交人的信息系統(tǒng)自動發(fā)送的;③接收入按照移交人認可的方法對電子檔案進行驗證后符合設(shè)定結(jié)果的。

2《電子簽名法》是電子檔案的安全核心

2.1傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案必須要有負責(zé)人的簽字蓋章才能發(fā)生效力,而電子檔案只有負責(zé)人的簽字蓋章并不能解決問題。一份電子檔案,一個人制作出來后,其他人也可以制作出相同的內(nèi)容和格式,制作者的身份和效力難以得到保證。只有采取電子簽名的手段才能保證對電子檔案的安全。電子簽名只有同時符合下列條件的,才能視為可靠的電子簽名:①電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時,屬于電子簽名人專有;②簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制;③簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn):④簽署后對電子檔案的內(nèi)容和形式作任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。從中可以得出,電子簽名是指在電子檔案中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù),即能夠在電子檔案中識別當(dāng)事人的身份,保證安全、起到與手寫簽名或者蓋章同等作用的電子技術(shù)手段。

2.2電子簽名或蓋章(電子簽章)決不是將普通的印章變?yōu)殡娮拥木退汶娮雍炚?,也不是?shù)字證書與印章圖像的簡單組合。目前的電子簽章技術(shù)已經(jīng)達到了成熟階段。電子印章中心可以根據(jù)“刻”章者的要求,為印章加上水印、隱形編碼等防偽標(biāo)識,并可以記錄每次使用的時間、用途等信息。只要使用專業(yè)儀器,就可以立即辨別出印章的真?zhèn)巍?/p>

2.3為了使加蓋了電子印章后的電子檔案與紙質(zhì)檔案有相同的外觀特性,必須采用數(shù)字紙張技術(shù),用以保證傳輸前后的電子檔案的版面一致,確保內(nèi)容和形式不被篡改和不被分割。例如,發(fā)送一個100頁的Word文檔,接收時變成了101頁,雖然內(nèi)容沒有變,可是文字、圖形等排版的位置改變了。采用了電子簽章中的數(shù)字紙張技術(shù),則能保證電子檔案在傳送前后的版面保持一致,內(nèi)容不會被篡改,也能保證任何人都不能把蓋章后的電子檔案中印章與文件相分離。

2.4使用電子簽名之前必須進行實時的驗證,以確保只有合法的電子簽名才能夠進行簽章。電子檔案的傳輸雙方由于不一定相識,使用電子簽名時,往往需要由第三方對電子簽名人的身份進行認證,并為其發(fā)放證書,向交易雙方提供信譽保證,這個第三方稱為認證機構(gòu)。認證機構(gòu)起著擔(dān)保作用。

3《電子簽名法》使電子檔案管理進入法制化軌道

3.1《電子簽名法》是社會進入信息時代的標(biāo)志。一切信息表達、信息記載均可數(shù)字化,信息生成、傳輸、修改、再現(xiàn)等都可以通過計算機和網(wǎng)絡(luò)得以實現(xiàn),數(shù)字形式愈來愈多地替代紙張形式,成為社會活動和意思表示的載體。在倡導(dǎo)無紙化辦公和無紙化交易的今天,這部法律的實施正是反映了時代的需求,為我們對電子檔案的法制化管理提供了法律基礎(chǔ)。

3.2電子檔案的管理者對電子檔案進行管理時,需了解電子檔案的內(nèi)容,審查提供者所提供的電子檔案是否符合《電子簽名法》的要求,有無進行電子簽名等。在接收電子檔案時,也必須按照《電子簽名法》的標(biāo)準(zhǔn)使用電子簽名,實現(xiàn)對電子檔案的法制化管理。

3.3《電子簽名法》所體現(xiàn)的“功能等同”、“技術(shù)中立”等標(biāo)準(zhǔn),是管理電子檔案的重要依據(jù)。在只有電子檔案而沒有紙質(zhì)檔案的情況下,按照“功能等同”的標(biāo)準(zhǔn),電子檔案與紙質(zhì)檔案起著同樣的作用,同樣符合被視為“原件”、“書面形式”的要求。因此,《電子簽名法》不但解決了電子檔案管理中遇到的紛繁復(fù)雜的問題,而且提供了最高效力的法律依據(jù),必將對電子檔案的管理產(chǎn)生深遠的影響。

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