董　霞　薛海洋

摘要：檔案信息數(shù)字化是信息化時代對檔案管理工作的特殊挑戰(zhàn)，也給檔案工作者和社會帶來巨大的機遇，檔案信息化不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 探析

0 引言

數(shù)字檔案管理的建設(shè)要做好前期調(diào)研工作，包括對數(shù)字檔案管理的硬件、軟件、存儲格式與檢索標準、工作路徑的選擇，還包括對數(shù)字化及數(shù)字化對象系統(tǒng)數(shù)字化加工與商品化的數(shù)字化產(chǎn)品的系統(tǒng)建設(shè)問題。后者就是一種數(shù)字檔案管理的本身定位與數(shù)字化資源選題確定問題。

1 檔案管理的定位

檔案管理作為我國科學文化事業(yè)的重要組成部分，是廣大檔案用戶開發(fā)利用檔案信息資源的基地。檔案用戶廣泛分布在社會的方方面面，形成一個主體部分各自獨立、邊緣部分相互交叉的特定用戶群。這些不同的用戶群，構(gòu)成需求多元化、多層次、多變量的用戶市場。面對這樣的市場，檔案管理應(yīng)該明確自己的定位。定位是一種限制，是一種特色的體現(xiàn)。特色來于限制，體現(xiàn)有所為有所不為的本質(zhì)。為此，檔案管理數(shù)字化資源建設(shè)定位的思路應(yīng)包括：第一，個性多元、交流便捷、平易包容、豐富而不同于別家的內(nèi)容。獨特性與交互性是互聯(lián)網(wǎng)的最大特色之所在。我們提倡柔性溝通，講究品位與格調(diào)，形成獨立的風格。第二，不張揚，不顯赫。因為它的建設(shè)成果主要是在于它的真實性，而不是藝術(shù)性與技巧性。第三，受眾面廣還是受眾準確——分眾化，成為新世紀最值得注意的傳媒發(fā)展趨勢，我認為受眾面準確更易討好用戶。第四，注重休閑文化，淡化學術(shù)性，注重地方檔案特色。

2 檔案管理工作的宗旨

以檔案用戶需求為原則，為檔案用戶服務(wù)，是檔案管理工作的根本宗旨。為此，檔案管理數(shù)字化資源建設(shè)應(yīng)做到：

2.1 以滿足用戶需求為出發(fā)點 要認真了解、研究檔案用戶的需要、興趣和接受能力，以便有針對性、有目的地考慮選題和進行選題策劃，滿足用戶在學習、工作、研究和精神生活等方面的利用需要。檔案用戶是復(fù)雜的社會群體，有年齡、職業(yè)和地域等方面的區(qū)別。年齡、職業(yè)、地域相同的用戶，因思想文化素質(zhì)不同，又分為不同的層次。這些檔案用戶的工作需要、學術(shù)興趣是各不相同的，設(shè)計選題、進行選題策劃時，要根據(jù)具體的檔案用戶的實際情況，研究、決定所選檔案的內(nèi)容、層次級別、載體形態(tài)、文獻類型、數(shù)字化成品的類型等。

2.2 注重發(fā)揮檔案的特殊功能 與其他網(wǎng)站不同，檔案網(wǎng)站不僅要傳播檔案信息，還要積累檔案信息。各個民族、各個時代的檔案信息載入網(wǎng)絡(luò)后，便能成為人類共同的精神財富，可以超越時代、民族、地域的界限，長期流傳，造福后代，這是檔案的特殊功能。檔案數(shù)字化的選題，要注意發(fā)揮檔案的這種特殊功能，多安排一些具有重大文化、學術(shù)價值和長遠生命力的選題，即使這類檔案在經(jīng)濟建設(shè)上暫時績效不明顯，也要從社會文化建設(shè)的長遠需要出發(fā)，在財力允許的條件下盡量保證。數(shù)字檔案管理能及時、準確、系統(tǒng)提供科技知識，它比一般數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供的檢索服務(wù)方式更方便自然，也就更貼近用戶。

2.3 檔案管理應(yīng)體現(xiàn)個性化 個性化就是選題的獨創(chuàng)性和開拓性。獨創(chuàng)性是指在數(shù)字化檔案的內(nèi)容、形式、編撰體例等方面的創(chuàng)新。開拓性指開發(fā)新的選題領(lǐng)域或者在原有的選題領(lǐng)域中拾遺補闕。每一個選題都應(yīng)該有新的構(gòu)思，形成鮮明的個性特色，避免和已經(jīng)成型的網(wǎng)站重復(fù)雷同。檔案管理的數(shù)字化選題策劃也應(yīng)該有自己的個性，有自己的編輯思路、數(shù)字化文獻的風格，不能一味模仿別人。

2.4 檔案管理應(yīng)滿足市場需求 在社會主義市場經(jīng)濟條件下，市場的競爭機制、供求規(guī)律、價值規(guī)律不以人們意志為轉(zhuǎn)移地起作用，檔案文獻數(shù)字化工作與網(wǎng)站建設(shè)必然受到市場的制約。因此，選題要充分重視市場作用。設(shè)計選題要考慮市場需要和檔案信息的供需情況，沒有市場需要，一般不宜采用，如果采用，就要使選題有比同類信息更高的質(zhì)量和鮮明的特色，并要預(yù)先策劃推銷的策略和手段。 我們在認識與實踐中不能陷入一個誤區(qū)：把市場潮流等同于利用者需求，因而盲目隨大流，忽視了利用者的真正需求。

2.5 檔案管理的要以可行性為前提 選題策劃要有相對的穩(wěn)定性和可行性。列人數(shù)字化計劃的選題要力爭能夠成功并上網(wǎng)發(fā)布，否則就會造成工作的被動局面和人力、物力的浪費。為了達到上述目的，需要注意兩個方面的問題：一是研究分析完成數(shù)字化工作應(yīng)該具備的主觀條件，如網(wǎng)站編輯力量、數(shù)字化與元數(shù)據(jù)力量、數(shù)字化工作及上傳的設(shè)備條件和啟動及后續(xù)資金等，都是完成策劃方案應(yīng)該具備的條件；二是充分估計客觀情況可能發(fā)生的變化，如利用者興趣轉(zhuǎn)移、市場供求關(guān)系發(fā)生變化，都會影響計劃的穩(wěn)定性和可行性，在策劃時應(yīng)該對未來情況的變化有充分的思想準備，在策劃指標、完成時間等方面注意留有余地，同時保留一部分機動力量，以便根據(jù)新的情況提出新的選題，完成新的任務(wù)。

任何戰(zhàn)略目標的制定，都要考慮它的可行性。就是必須維持最低生存線。如經(jīng)濟學上所說的“短邊效應(yīng)”所言。應(yīng)以我們最薄弱的環(huán)節(jié)來制定我們的計劃，這就是為什么必須強調(diào)對檔案管理，講特色比講規(guī)模更重要。

3 檔案管理的要素分析

數(shù)字檔案管理與網(wǎng)站建設(shè)需要有四個要素：①深厚的行業(yè)背景?；跈n案管理有文化行政系列的有力支持與對各門類檔案、多信息與形式有序的行業(yè)技能為基礎(chǔ)，它一直都有對利用需求研究滿足的傳統(tǒng)，且已初步配備現(xiàn)代化、自動化的裝備。②充分的檔案背景。它不僅對檔案信息資源的系統(tǒng)性、現(xiàn)實性、獨特性提出了要求，而且還對進行數(shù)字化的人才能力提出了更高的要求，即對文獻信息的整序能力、數(shù)據(jù)庫尤其是全文數(shù)據(jù)庫的認知能力、計算機應(yīng)用與外語能力以及對新的知識的學習與轉(zhuǎn)化能力等等。檔案管理要想在未來有所作為，現(xiàn)在就必須在較少的館藏中“活化”出一些具有特色的東西，在原有的館藏上調(diào)整與充實出一些較為強勁的特色館藏，引進與留住對檔案與計算機都很在行的人才。③資金支持。能否保證檔案經(jīng)費中有固定的比例來購買現(xiàn)成的數(shù)字化產(chǎn)品和將要被數(shù)字化的檔案信息；能否從ICP的角度從電信部門那里得到設(shè)備與技術(shù)方面的支持；能否通過承擔地方政府網(wǎng)站建設(shè)中獲得項目與資金支持，都是必須解決的問題。④協(xié)作與協(xié)調(diào)。CISCO公司總裁說過：你將會看到那些高科技公司，誰懂得如何協(xié)作，誰就會成為未來十年的領(lǐng)袖，因為今后沒有人能獨自獲得成功。數(shù)字檔案管理的如果沒有協(xié)作的精神，沒有標準化與規(guī)范化的多方合作的話，那么這種數(shù)字檔案管理具有的分布式的跨庫檢索方式就難以體現(xiàn)。

4 小結(jié)

總之，檔案信息數(shù)字化是信息化時代對檔案管理工作的特殊挑戰(zhàn)，也給檔案工作者和社會帶來巨大的機遇，檔案信息化不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。因為，檔案除了檔案信息外，檔案媒介也是人類和社會記憶的重要一部分，這些信息可以用來判斷檔案信息的真實性及其他方面的價值。此外，檔案信息要保存很長的歷史時期，紙質(zhì)的檔案已經(jīng)經(jīng)歷了上千年的考驗，而目前數(shù)字化的檔案保存媒介還沒有經(jīng)歷百年以上的考驗。數(shù)字化檔案的安全性問題還沒有經(jīng)過時間的驗證。數(shù)字化的檔案只有和傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結(jié)合，才能使檔案事業(yè)更好地服務(wù)于社會。