張忠良

摘要：本文結(jié)合2008年新修訂的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，論述了高校學(xué)生檔案管理的內(nèi)容和重要性，指出了目前學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出了為加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的建議，進(jìn)一步推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理方法和制度的形成。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案 管理 重要性和建議

一、高校學(xué)生檔案管理工作的重要性

2008年9月14日，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)達(dá)幾年修改的新《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），由教育部部長(zhǎng)周濟(jì)和國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)聯(lián)合發(fā)布，從2008年9月1日起實(shí)行。這是高校檔案工作中的一件大事，也是我國(guó)檔案界的一件大事。《辦法》第一次提出了學(xué)生類檔案的概念，并且把學(xué)生類檔案納入高等學(xué)校檔案管理的范圍，而且單獨(dú)設(shè)類，充分體現(xiàn)了“以人為本”的思想,十分明確地指明了學(xué)生類檔案管理的必要性和重要性。

高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是學(xué)生家庭社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況的主要原始材料，也是大學(xué)生就業(yè)、深造、出國(guó)留學(xué)及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷。在目前就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下，高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證，有著難以替代的作用。

根據(jù)近年來(lái)我院在檔案提供查找利用方面的統(tǒng)計(jì)，有關(guān)學(xué)生類檔案借閱利用率最高，如學(xué)生招生錄取表、學(xué)籍檔案、在校成績(jī)單等,是他們?cè)谠u(píng)定職稱、繼續(xù)深造、出國(guó)留學(xué)、資格審查等工作的有力說(shuō)明和真實(shí)依據(jù)，具有原始性、憑據(jù)性、權(quán)威性的重要作用。

二、高校學(xué)生檔案的內(nèi)容

新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定學(xué)生類檔案包括：高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

我院根據(jù)新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》和學(xué)院學(xué)生檔案管理工作實(shí)際，規(guī)定了在校生的歸檔材料包括：

（一）高考材料（報(bào)名表、體檢表、政審表、高考成績(jī)、中學(xué)學(xué)籍、獎(jiǎng)懲材料等）；

（二）入學(xué)通知書(shū)及準(zhǔn)考證；

（三）入學(xué)登記表；

（四）軍訓(xùn)鑒定表；

（五）在校期間受院級(jí)（包括院級(jí)）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)登記表及各種紀(jì)律處分決定；

（六）學(xué)生的黨、團(tuán)組織材料（入團(tuán)志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、入黨志愿書(shū)、預(yù)備黨員考察材料等）；

（七）學(xué)年鑒定表；

（八）畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、學(xué)生成績(jī)表、就業(yè)報(bào)到證通知單（副聯(lián)）等有關(guān)材料；

（九）招生錄取大表。

三、高校學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題

學(xué)生檔案管理旨在對(duì)學(xué)生在校期間,以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。長(zhǎng)期以來(lái)，由于諸多原因，高校學(xué)生檔案未能得到應(yīng)有的重視，致使檔案材料收集不全，質(zhì)量不高,不能準(zhǔn)確全面地反映高校學(xué)生的全貌，甚至出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題:

1.學(xué)生檔案不受重視，管理體制不完善。學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)分支，在檔案管理二級(jí)機(jī)構(gòu)中沒(méi)有配備專職人員，沒(méi)有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，學(xué)生檔案管理沒(méi)有建立完善的考核機(jī)制和相關(guān)制度，學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。

2.學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。目前學(xué)生檔案的管理一般由學(xué)生管理部門（學(xué)生處）進(jìn)行統(tǒng)一管理，而學(xué)生檔案的整理和移交交由院系來(lái)完成。由于學(xué)生管理部門（學(xué)生處）和院系均沒(méi)有配備專職人員，加上學(xué)院缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過(guò)程不規(guī)范，如歸檔文字材料紙張規(guī)格不一、書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、用圓珠筆書(shū)寫(xiě)、出現(xiàn)錯(cuò)別字、材料缺失等等。

3.學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備。因檔案的收集不及時(shí)，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，容易產(chǎn)生相關(guān)部門相互推諉，有時(shí)學(xué)生查一個(gè)檔案跑幾天，服務(wù)質(zhì)量和水平有待提高。

4.畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不盡完善。在國(guó)家對(duì)高校畢業(yè)生實(shí)行統(tǒng)分統(tǒng)包的時(shí)候，高校畢業(yè)生檔案通常由學(xué)校檔案部門在學(xué)生畢業(yè)離校后統(tǒng)一寄往生源所在地人事局或有人事任用權(quán)的用人單位，隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，高校畢業(yè)生自主擇業(yè)，國(guó)家不再對(duì)高校畢業(yè)生進(jìn)行統(tǒng)包統(tǒng)分，畢業(yè)生的檔案是由人才市場(chǎng)、人才交流中心待管，待畢業(yè)生落實(shí)就業(yè)單位后再將其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。由于轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜，容易導(dǎo)致一些學(xué)生檔案丟失，給學(xué)生的就業(yè)帶來(lái)了不良影響。

四、做好高校學(xué)生檔案管理的建議

1.首先要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工都要強(qiáng)化檔案意識(shí)，自覺(jué)支持和做好學(xué)生檔案工作。要把學(xué)生檔案工作納入議事日程，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作全校一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。同時(shí)加強(qiáng)管理，將學(xué)生檔案管理工作納入有關(guān)職能部門的目標(biāo)管理，在布置、檢查和總結(jié)學(xué)生管理工作的同時(shí)，布置、總結(jié)和檢查學(xué)生檔案工作;另一方面，學(xué)院要認(rèn)真落實(shí)檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問(wèn)題，做到人員到位、經(jīng)費(fèi)到位、設(shè)備到位。

2加強(qiáng)對(duì)高校兼職檔案人員的培訓(xùn)，兼職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新，練就過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能，拓寬視野、豐富知識(shí)，從而提高入檔質(zhì)量，使檔案工作經(jīng)驗(yàn)得到不斷的充實(shí)。

3.加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集，做好平時(shí)收集與重點(diǎn)收集和集中收集相結(jié)合，明確收集學(xué)生類檔案收集范圍，做好各部門收集協(xié)調(diào)工作。學(xué)生檔案的管理應(yīng)有一個(gè)指定的歸口部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，院系要指定專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一要求，保證學(xué)生檔案材料的完整、齊全；文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書(shū)寫(xiě)要規(guī)范、字跡工整。檔案收集和整理過(guò)程中，要將檔案袋內(nèi)有關(guān)材料名稱填寫(xiě)到檔案袋封面目錄一欄內(nèi)，材料名稱要求填寫(xiě)完整、規(guī)范，并且保持內(nèi)外名稱一致、順序一致，具體材料以時(shí)間先后為序。

4. 制定和完善相關(guān)檔案管理考核制度，設(shè)立獎(jiǎng)罰機(jī)制，對(duì)檔案工作考核優(yōu)秀單位和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)檔案工作考核不合格的單位和個(gè)人給予通報(bào)批評(píng)。

5. 做好學(xué)生檔案的查閱、借閱等環(huán)節(jié)的服務(wù)。對(duì)收集的學(xué)生類檔案，進(jìn)行微機(jī)管理，力爭(zhēng)輸入完整、齊全。并建立與之相對(duì)的檢索目錄。提高快速查找率，方便學(xué)生及時(shí)查閱。

6.要嚴(yán)格制定查閱、借閱制度。借閱檔案人員要遵守保密制度，不得私自復(fù)印、拍照，不得在材料上批注、劃線、剪裁等。

7.嚴(yán)格畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要局寄發(fā)或遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保檔案運(yùn)轉(zhuǎn)安全及材料完整。學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，時(shí)間集中且短，流量大，涉及面廣，參與的人員多，要設(shè)置合理的傳遞方式和周密的傳遞環(huán)節(jié)，嚴(yán)格傳遞手續(xù)，以防畢業(yè)生檔案丟失。

8.關(guān)注學(xué)生畢業(yè)期間和尋找工作期間的檔案管理，加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生宣傳學(xué)生檔案的重要性，使他們認(rèn)識(shí)到學(xué)生由學(xué)校踏入社會(huì)的同時(shí)，意味著學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)為人事檔案，提醒學(xué)生關(guān)注自己檔案去處，避免今后給自己造成不必要的麻煩?！?/p>

參考文獻(xiàn)：

2008年9月1日起實(shí)行新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》