胡均蘭　吳　舟

摘要：由于互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代化人事檔案管理是必然趨勢，是規(guī)范化管理人事檔案的需要，能為領(lǐng)導(dǎo)提供較全面的檔案信息。實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的人事檔案管理，應(yīng)建立一套標準化、規(guī)范化的人事信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件，系統(tǒng)建設(shè)以應(yīng)用為主線 提高整體水平，把信息安全放在重要位置，實現(xiàn)檔案信息的長久保存， 檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；醫(yī)院檔案管理；人事檔案管理；現(xiàn)代化管理

中圖分類號：G275文獻標識碼：A文章編號：1009-2374（2009）05-0075-02

由于信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，帶來了文檔管理、存儲和利用方式的革命，檔案管理正面臨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)和難得的歷史發(fā)展機遇。信息資源在管理模式上正在實現(xiàn)向網(wǎng)絡(luò)動態(tài)的改變，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行醫(yī)院人事檔案管理能使檔案管理標準化和規(guī)范化，并提高勞動效率和工作質(zhì)量。

一、現(xiàn)代化人事檔案管理是必然趨勢

成熟的信息及電子技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)，我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程，用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好人事檔案管理工作，更好地為醫(yī)院的建設(shè)、發(fā)展服務(wù)，這是新時期人事檔案管理工作的需要，也是國家信息化工作的必然趨勢。

二、規(guī)范化管理人事檔案的需要

在日常的人事管理工作中，形成了大量的人事信息，這部分信息一直以來都是用手工管理的，這就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)。要改變這種情況，就需要建立一套完備的信息管理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化方法管理人事檔案信息，從而提高信息的規(guī)范化程度和利用效率。

三、能為領(lǐng)導(dǎo)提供較全面的檔案信息

建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，人事檔案管理系統(tǒng)提供了人事管理過程中人員需要的多方面信息，我們可以快速獲取庫內(nèi)人員的基本情況、簡歷、德能勤績等方面的信息，還可以對這些信息進行分析，很快為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員提供相關(guān)信息，改變了紙質(zhì)檔案的局限性，并提高勞動效率和工作質(zhì)量。

四、實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的人事檔案管理

（一）應(yīng)建立一套標準化、規(guī)范化的人事信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件

先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)庫的建立和數(shù)據(jù)的錄入、應(yīng)用軟件的開發(fā)、高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)等，幾個環(huán)節(jié)可以同時進行。信息資源的采集是重點，也是基礎(chǔ)，人事檔案信息的采集與報送工作應(yīng)當制度化及規(guī)范化，準確、完整、規(guī)范的信息資源是整個系統(tǒng)的生命，把其當成人事檔案管理工作中的一項經(jīng)常性的工作來抓。進一步完善、改進和提高整個系統(tǒng)功能，并將成熟的經(jīng)驗推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。進一步加大投入，使整個系統(tǒng)日益完善，最終滿足人事管理工作的全面需要。

（二）系統(tǒng)建設(shè)以應(yīng)用為主線，提高整體水平

在系統(tǒng)建設(shè)上，應(yīng)該全員參與，分清職能，明確信息的收集、維護和使用等各項工作的分工與權(quán)限，最終形成科學(xué)、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運行機制，在系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用過程中，要重視信息資源的收集、開發(fā)和利用，不能只顧購置先進的硬件設(shè)備而忽略信息資源及系統(tǒng)的應(yīng)用。要以應(yīng)用為主線，充分利用現(xiàn)有信息資源，拓寬應(yīng)用范圍，提供更深層次的信息服務(wù)，使信息系統(tǒng)真正成為人事檔案工作中必不可少的重要組成部分。

（三）把信息安全放在重要位置

在應(yīng)用計算機進行編目、著錄、檢索、統(tǒng)計等工作中，尤其是檔案信息資源共享中，那些價值大、保密性強的權(quán)威性信息，容易遭到“電腦黑客”的攻擊，時刻存在著安全保密問題。這就要求人事檔案管理人員要有高度的政治素質(zhì)，并熟知計算機知識，檔案信息系統(tǒng)應(yīng)通過注冊檢查、加密技術(shù)、身份驗證、防火墻、權(quán)限檢查、系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)備份等方式，加強數(shù)據(jù)及系統(tǒng)安全性，并設(shè)置系統(tǒng)恢復(fù)功能。不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，使用時應(yīng)嚴格進行病毒檢測，在確認無病毒后方可使用。在現(xiàn)有的《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》等以外，迫切需要政府健全和完善檔案在建立、補充、管理、傳遞及檔案信息網(wǎng)絡(luò)化過程中一系列的法規(guī)制度。

（四）實現(xiàn)檔案信息的長久保存

廣大用戶檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，數(shù)字化的檔案信息資源長期保存日益受到重視，是一個新的復(fù)雜的問題。維護數(shù)字檔案信息長期真實可讀，又要防止數(shù)字檔案信息被非法變更與破壞。因此，作為被保存的數(shù)字檔案信息采用最穩(wěn)定的技術(shù)與通用的標準歸檔。必須采取積極的維護和保存措施，否則等到媒體開始老化或技術(shù)已被淘汰再去恢復(fù)將為時已晚，造成的損失也是不可估量的。電子計算機軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，使電子文件自身結(jié)構(gòu)、格式方面必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”。電子文件不再具有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，要定期進行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。對于長期保存不需要修改變動的檔案可以刻錄在一次性寫入的只讀光盤上以保證其不被修改。

（五）檔案利用網(wǎng)絡(luò)化

提供利用，為各項工作做主動服務(wù)和優(yōu)質(zhì)服務(wù)是加強檔案信息化建設(shè)，推進現(xiàn)代化管理的最終目的。用文檔電子影像數(shù)字化信息代替紙張等傳統(tǒng)介質(zhì)，為查閱利用帶來了極大的便利，文檔數(shù)字化逐步得到檔案館等各行業(yè)用戶的一致認可。當前，大部分醫(yī)院都設(shè)立了自己的醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)，而且同教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)進行了連接，這無疑給醫(yī)院檔案提供了一個對外服務(wù)的窗口，也為信息資源共享提供了有利契機。利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能通過局域網(wǎng)建立院級檔案管理自動化信息系統(tǒng)，要求網(wǎng)絡(luò)健全、界面清晰，支持WINDOWS NT、NOVELL、NETWARE或UNIX等多種組網(wǎng)方式，為查檔人員隨時提供信息查詢和傳遞，拓展利用功能，進一步提高檔案利用水平使檔案的利用率明顯提高。通過與醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，提供部分應(yīng)用信息的在線檢索和閱檔服務(wù)。

五、結(jié)語

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行人事檔案管理是檔案工作適應(yīng)社會發(fā)展的必然趨勢，是適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的重要手段。

參考文獻

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[2]鄧紹興，陳智為．檔案管理學(xué)[M]．首都師范大學(xué)出版社．