汪錦瑩

摘要：在新時(shí)期新形勢(shì)下，企業(yè)科技檔案管理工作步入了新的發(fā)展階段。文章就如何搞好企業(yè)科技檔案管理工作，最大效率地發(fā)展檔案作用進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：科技檔案 管理 思考

中圖分類(lèi)號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2009）06-161-01

企業(yè)的科技檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種載體的科技文件材料（包括圖紙、圖表、文字、數(shù)字、聲像等）。收集、整理、保管、提供利用科技檔案，使科技檔案中的科學(xué)技術(shù)向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力滲透和轉(zhuǎn)化，可以促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的提高和生產(chǎn)力的發(fā)展。因此，搞好企業(yè)科技檔案工作對(duì)企業(yè)的改革發(fā)展具有重大的作用和意義。

一、依法治檔是加強(qiáng)企業(yè)科技檔案工作的根本保證

國(guó)家和行業(yè)發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《國(guó)家重大工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》等法規(guī)性文件，為科技檔案工作依法治檔提供了法律依據(jù)。但在企業(yè)檔案工作中，依照檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)管理科技檔案還存在不少差距，有法不依、有標(biāo)準(zhǔn)不執(zhí)行的現(xiàn)象還很突出，忽視管理法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求導(dǎo)致科技檔案歸檔不全、材料不真實(shí)、整理不規(guī)范的情況常有發(fā)生。要從根本上解決這些問(wèn)題，關(guān)鍵要貫徹落實(shí)國(guó)家關(guān)于科技檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，使涉及科技檔案部門(mén)和個(gè)人都按照法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)管理或從事檔案工作。

1.要提高對(duì)企業(yè)科技檔案工作的認(rèn)識(shí)。企業(yè)檔案工作者應(yīng)善于與領(lǐng)導(dǎo)溝通，使之了解國(guó)家關(guān)于科技檔案的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，了解科技檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，取得領(lǐng)導(dǎo)的理解和重視與支持，爭(zhēng)取到在本單位行使依法管理科技檔案的職權(quán)，企業(yè)檔案工作者才能行之有效地依法做好科技檔案工作。

2.要不斷提高企業(yè)檔案工作人員依法管理科技檔案的工作能力。依法治檔主要依靠檔案專(zhuān)業(yè)人員加強(qiáng)執(zhí)法，這就要狠抓檔案工作隊(duì)伍的自身建設(shè)，加強(qiáng)檔案人員的法律法規(guī)知識(shí)教育和培訓(xùn)，加強(qiáng)工作責(zé)任感，使檔案員成為素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬，能適應(yīng)在具體科技檔案工作依法管理的要求。

3.要建立完善的企業(yè)科技檔案管理制度。企業(yè)在實(shí)際工作中要依法治檔，就要把國(guó)家和行業(yè)有關(guān)科技檔案工作的法規(guī)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，把科技文件的形成、收集整理歸檔、開(kāi)發(fā)利用各工作環(huán)節(jié)納入有關(guān)人員的崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，形成既具有指導(dǎo)意義又有約束力的科技檔案工作程序文件，使相關(guān)部門(mén)有法可依。同時(shí)，要形成檔案部門(mén)必須參加科研成果鑒定、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)定型、基建工程竣工驗(yàn)收、重要儀器設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收與生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)等各項(xiàng)具體工作的制度。這樣，國(guó)家和行業(yè)關(guān)于科技檔案管理的法規(guī)才能在企業(yè)基層中得到貫徹實(shí)施，依法治檔在具體工作中才真正得到體現(xiàn)。

二、建立健全企業(yè)科技檔案的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和管理制度

各單位的科技檔案工作要執(zhí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，建立健全檔案的綜合管理機(jī)構(gòu)、專(zhuān)管機(jī)構(gòu)或檔案資料信息中心。科技檔案工作是各項(xiàng)科技管理工作的重要組成部分，要加強(qiáng)對(duì)科技檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把科技檔案工作納入本單位的發(fā)展計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備和人員配備等方面給予保證。

1.科技文件材料的歸檔。要做好科技文件材料的歸檔工作，健全科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度。哪個(gè)部門(mén)產(chǎn)生的科技文件材料，由哪個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。做到每一項(xiàng)生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理等工作活動(dòng)完成后都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料，并按制度歸檔保存。科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目的歸檔應(yīng)按照原國(guó)家科委、國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。幾個(gè)單位協(xié)作承擔(dān)的項(xiàng)目，所形成的科技文件材料，由主辦單位作為檔案保存一整套；協(xié)作單位只將與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的科技文件材料的正本作為檔案保存，將復(fù)制本交主辦單位保存?；蛘甙磪f(xié)議約定條款確定檔案的歸屬。凡是歸檔的科技文件材料，立卷時(shí)應(yīng)遵循它的自然形成規(guī)律及其有機(jī)聯(lián)系，真實(shí)反映它的歷史過(guò)程；書(shū)寫(xiě)材料優(yōu)良，字跡工整，圖樣清晰，裝訂整齊（不得用金屬物裝訂），禁用不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。科技文件材料的歸檔份數(shù)，重要的歸檔三份，一般的歸檔一至二份。

2.檔案部門(mén)對(duì)歸檔的科技檔案要進(jìn)行分類(lèi)、編目、登記工作。應(yīng)根據(jù)本單位檔案的數(shù)量，設(shè)置專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房和配備相應(yīng)的檔案設(shè)備。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持適當(dāng)?shù)臏囟取囟?，同時(shí)要具有防盜、防火、防潮、防陽(yáng)光、防腐蝕、防有害生物和防污染等設(shè)施，并應(yīng)具備齊全的消防器材，確保檔案的安全。在進(jìn)行檔案的著錄工作時(shí)，必須按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局頒發(fā)的《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)結(jié)合本單位管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。

3.科技檔案部門(mén)應(yīng)建立健全科技檔案的借閱制度。借出科技檔案應(yīng)根據(jù)使用范圍、保密程度履行一定的批準(zhǔn)手續(xù)。凡是根據(jù)檔案材料編制的各種匯編、索引、手冊(cè)等，在對(duì)外交流時(shí)，均應(yīng)按原檔案材料的使用范圍，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才能進(jìn)行。檔案部門(mén)要建立健全檔案的統(tǒng)計(jì)工作。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案管理基本情況、檔案數(shù)量、檔案提供利用及其利用效果等。

三、開(kāi)發(fā)利用是企業(yè)科技檔案工作的最終目的

科技檔案的利用服務(wù)是衡量企業(yè)科技檔案工作的最高標(biāo)準(zhǔn)，科技檔案的開(kāi)發(fā)利用也是做好企業(yè)科技檔案工作的最終目的。在加強(qiáng)科技檔案工作的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理的同時(shí)，應(yīng)把主要精力放在科技檔案的服務(wù)利用上。

1.積極主動(dòng)參與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理，把企業(yè)各階段重點(diǎn)工作作為檔案部門(mén)的重點(diǎn)工作。這就要求檔案員走出檔案部門(mén)，了解企業(yè)各項(xiàng)工作的動(dòng)態(tài)，及時(shí)提供和介紹企業(yè)各相關(guān)工作所需的檔案資料，使檔案的技術(shù)和管理功能在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科技研究等活動(dòng)中實(shí)現(xiàn)，提高經(jīng)濟(jì)效益。

2.應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段提高科技檔案利用服務(wù)質(zhì)量。使用計(jì)算機(jī)全面輔助科技檔案管理，應(yīng)用激光掃描、縮微技術(shù)將重要科技檔案存入計(jì)算機(jī)，利用計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)傳播科技檔案信息，使科技檔案查詢(xún)利用達(dá)到方便、快捷、準(zhǔn)確。

3.開(kāi)展科技檔案信息的編研。隨著計(jì)算機(jī)在科技檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理人員應(yīng)學(xué)會(huì)專(zhuān)題史料編制等，提高科技檔案管理效率；同時(shí)還應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科技開(kāi)發(fā)等需要，深層次地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門(mén)日常工作提供決策依據(jù)和參考資料。

總之，建立健全企業(yè)科技檔案，促進(jìn)科學(xué)技術(shù)成果傳播、應(yīng)用最大化，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展是企業(yè)在新時(shí)期的必然選擇。

(作者單位：中鐵十二局集團(tuán)有限公司辦公室 山西太原 030024)

（責(zé)編：若佳）