摘要：在新形勢下，社會主義市場經(jīng)濟多元化發(fā)展，科學(xué)技術(shù)迅飛猛進，傳統(tǒng)的檔案工作已遠遠跟不企業(yè)發(fā)展的需要，且存在的問題直接制約著企業(yè)的發(fā)展。文章就新的形勢下企業(yè)檔案工作中存在的問題及對策進行了探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；企業(yè)發(fā)展；市場經(jīng)濟

中圖分類號：F272文獻標識碼：A 文章編號：1674-1145（2009）17-0042-02

檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，是各項工作的基礎(chǔ)，它綜合體現(xiàn)出一個企業(yè)的管理水平。在新形勢下，社會主義市場經(jīng)濟多元化發(fā)展，科學(xué)技術(shù)迅飛猛進，傳統(tǒng)的檔案工作已遠遠跟不企業(yè)發(fā)展的需要，且存在的問題直接制約著企業(yè)的發(fā)展。筆者就新的形勢下企業(yè)檔案工作中存在的問題及對策談一點自己的見解與同行們探討。

一、新形勢下企業(yè)檔案工作存在的問題

1．檔案工作認識不到位。在新形勢下，檔案工作滯后企業(yè)的發(fā)展，除某些客觀原因外，其主要原因就是認識不到位。一是行政管理部門對企業(yè)檔案工作重要性認識不到位。檔案工作是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和各項管理工作產(chǎn)生直接或間接的影響，有的檔案行政管理部門對企業(yè)不了解，工作中沒有把企業(yè)檔案工作列入重要議事日程，對企業(yè)的檔案工作只走形勢，沒有真正發(fā)揮行政管理部門對企業(yè)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)作用。二是部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案法律、法規(guī)意識淡薄，對檔案工作重要性缺乏足夠的認識，只看到眼前的經(jīng)濟利益，沒有認識到檔案工作產(chǎn)生的經(jīng)濟效益，甚至個別領(lǐng)導(dǎo)為了節(jié)省資金，認為沒有必要把精力和財力放在檔案工作上。認識不到位，直接影響企業(yè)檔案工作的發(fā)展。三是檔案工作人員對此項工作不夠重視，在日常的管理上，不注重文件的歸檔、保存。正是由于種種思想認識存在的誤區(qū)，導(dǎo)致企業(yè)在處理日常工作中出現(xiàn)的經(jīng)濟糾紛無檔可查，無據(jù)可依，給企業(yè)造成了一定的經(jīng)濟損失。

2．檔案管理體制不健全。有的企業(yè)，特別是中小型企業(yè)，檔案管理體制不健全，有的沒有建立檔案工作的規(guī)章制度，有的雖然建了規(guī)章制度，但制度不健全，且執(zhí)行的不好；有的甚至沒有設(shè)立檔案室，更沒有明確的專職檔案人員；收發(fā)文件及借閱文檔手續(xù)不健全，造成檔案文件材料丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。

3．檔案管理工作不規(guī)范。不同的歷史時期對檔案整理有不同的要求。整理不規(guī)范，整理質(zhì)量差異很大，問題主要集中在：檔案不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊；案卷標題不規(guī)范，不能反映主題內(nèi)容；案卷內(nèi)缺少卷內(nèi)目錄或一些未被卷內(nèi)目錄涵蓋，使其實際存在，但卷內(nèi)檔案無法檢索利用；案卷內(nèi)文件未標頁碼，無法知道卷內(nèi)文件是否完整；組卷混亂，標準不一，有的按時間，有的按職能，有的按文種。新形勢下企業(yè)沒有一整套規(guī)范化、科學(xué)化的工作程序和方法，直接影響企業(yè)現(xiàn)代化的進程。

4．企業(yè)檔案利用率不高。目前好多企業(yè)的檔案工作跟不上時代的發(fā)展，檔案內(nèi)容單一，脫離實際，檔案信息陳舊，造成檔案工作時效性較低，無法滿足企業(yè)發(fā)展。

5．企業(yè)檔案館人才隊伍綜合素質(zhì)較差。目前企業(yè)檔案館隊伍綜合素質(zhì)較差，從現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展水平看，企業(yè)檔案館隊伍與新形勢的要求還相差很大，主要有以下幾方面：一是專業(yè)知識缺乏。企業(yè)現(xiàn)有的檔案干部隊伍科班出身少，幾乎都是半路出家，加之沒有外出學(xué)習(xí)深造的機會，對檔案工作認識僅僅停留在傳統(tǒng)簡單的收集、整理、保管的水平；二是企業(yè)檔案隊伍男女比例嚴重失調(diào)，年齡結(jié)構(gòu)不合理。據(jù)不完全統(tǒng)計，企業(yè)專職檔案隊伍中女性占100％，且檔案館管理人員中年齡偏大、體弱，近乎退休的人偏多；三是高級職稱的人偏少，有的企業(yè)干脆沒有，懂得現(xiàn)代化信息技術(shù)的人才了了無幾，現(xiàn)代技術(shù)運用能力差，直接影響著企業(yè)的發(fā)展；四是人才供需矛盾突出，高素質(zhì)人才流失，非專業(yè)人員較多，企業(yè)檔案人才隊伍整體素質(zhì)很難提高。

二、新形勢下做好企業(yè)檔案工作的對策

1．加強宣傳力度，增強企業(yè)檔案意識。要使企業(yè)檔案工作進入良性的發(fā)展，以符合企業(yè)發(fā)展的需要，首先，要從宣傳入手，檔案行政管理部門要采取有效措施，通過報紙、電視等媒體，加大對《檔案法》和檔案工作重要性的宣傳力度。使企業(yè)能夠了解檔案基本知識，認識檔案工作的重要性，提高檔案管理者的檔案意識，促進企業(yè)對檔案人、財、物的投入。其次，通過座談、走訪等形式深入企業(yè)，了解情況，征求意見，直面宣傳，促進企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的再認識，真正關(guān)心和支持檔案工作，增強企業(yè)的檔案意識。

2．加強行政干預(yù)，推動企業(yè)檔案工作的開展。目前，我國還處在社會主義市場經(jīng)濟的初級階段，市場體制還很不完善，盡管《檔案法》頒布實施多年，有的企業(yè)仍沒有對此產(chǎn)生足夠認識，檔案工作無序、管理不規(guī)范普遍存在。要想使檔案工作真正在企業(yè)推展開，必須將行政干預(yù)和依法治檔緊密結(jié)合起來。一方面，行政管理部門要把抓好企業(yè)檔案工作列入重要議事日程，重新認識新形勢下檔案工作對企業(yè)發(fā)展所起到的作用；另一方面，強化行政干預(yù)。如行政管理部門定期召開會議，研究部署工作，定期對企業(yè)的檔案工作進行檢查，對好的典型通報表彰，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，問題長期得不到解決或給檔案工作造成的損失限期整改，使企業(yè)的檔案工作形成等級機制，常抓不懈，推動企業(yè)檔案工作的開展。

3．加強制度建設(shè)，構(gòu)建完善的企業(yè)管理機制。制度本身就是一種規(guī)范，建立和完善檔案管理制度是做好檔案的基礎(chǔ)。做到有章可循，有據(jù)可依，嚴格執(zhí)行，是新形勢下企業(yè)檔案工作走向正規(guī)化的有效保證。為保證檔案工作規(guī)章制度具備較強的可操縱性，首先，按《檔案法》及相關(guān)法律規(guī)定制定出一整套檔案管理制度，如：《企業(yè)檔案管理工作規(guī)定》、《檔案保密制度》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》等，實現(xiàn)檔案管理的制度化。其次，根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展的需要，制定各類檔案歸檔范圍、保管期限、分類方案及編號方法，使檔案工作做到有章可循，有據(jù)可查，職責(zé)分明，提高檔案工作質(zhì)量和效率。

4．創(chuàng)新服務(wù)方式，提高企業(yè)檔案利用水平。社會主義市場經(jīng)濟的建立，對企業(yè)檔案工作提出了新的更高要求，檔案工作者只有更新觀念，開拓創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式，以滿足現(xiàn)代企業(yè)不同層次的檔案利用者的需求，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。一是為了方便利用，企業(yè)檔案館（室）要編制專題目錄、索引、概要、指南等手工檢索工具，對其編制要按照國家統(tǒng)一標準進行，以適應(yīng)一體化利用；二是企業(yè)檔案人員盡快掌握電腦的相關(guān)知識，以逐步把檔案信息輸入計算機，在互聯(lián)網(wǎng)上建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)站，宣傳企業(yè)，利用網(wǎng)站優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源更充分、更廣泛的利用，為企業(yè)新時期檔案提供利用服務(wù)的新渠道；三是對企業(yè)檔案工作人員要及時掌握檔案的翻閱率。對利用率高，具有重要參考作用的紙質(zhì)檔案，通過掃描、錄入等方式轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，建立較為完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，并通過網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)提供高效率信息檔案服務(wù)。

5．以人為本，建立企業(yè)高素質(zhì)檔案管理隊伍。加強高素質(zhì)檔案人才隊伍建設(shè)，是做好新時期企業(yè)檔案管理工作的要求，是企業(yè)發(fā)展的前提。新時期企業(yè)檔案管理工作人員不再是傳統(tǒng)的檔案管理員，對檔案人員專業(yè)素質(zhì)要求越來越高，為更好地提高企業(yè)管理水平、生產(chǎn)水平，一個好的企業(yè)必須有一批高素質(zhì)檔案專業(yè)人才作為保障。那么，如何建立企業(yè)高素質(zhì)的檔案人才隊伍呢？一是注重檔案專業(yè)人員的范圍。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從本企業(yè)實際情況出發(fā)，選擇熱愛檔案工作，有過硬的政治思想素質(zhì)，有高度的責(zé)任心，有創(chuàng)新能力和鉆研精神的工作人員，組成檔案管理隊伍，確保檔案人員隊伍高效、圓滿、創(chuàng)造性完成好本職工作；二是注重保持專業(yè)隊伍的穩(wěn)定性。由于企業(yè)是一個相對獨立的個體，有其自身特點，檔案管理人員頻頻更換，就會直接影響檔案人員隊伍的穩(wěn)定，影響檔案人員工作的積極性。企業(yè)應(yīng)從大局出發(fā)，排除主觀和客觀干擾，出臺檔案工作人員調(diào)動管理辦法，對調(diào)入、調(diào)出的檔案管理工作人員進行嚴格控制，確保企業(yè)檔案專業(yè)隊伍的穩(wěn)定性；三是注重留住、引進高素質(zhì)檔案人才。人才是企業(yè)檔案工作的根本，企業(yè)檔案隊伍建設(shè)關(guān)系到企業(yè)生存與發(fā)展。所以，企業(yè)既要注重留住企業(yè)現(xiàn)有高級職稱的檔案人才，又要注重引進各層次、多類型的高級人才，并營造良好人才發(fā)展氛圍，尊重人才、發(fā)現(xiàn)人才、鼓勵人才、留住人才，合理調(diào)整檔案工作者隊伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和個體知識結(jié)構(gòu)，使其為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。五是注重檔案人員的在職培訓(xùn)和繼續(xù)教育，并形成制度，定期培訓(xùn)。企業(yè)要有計劃地培訓(xùn)、選拔人才，既要注重高級人才的培養(yǎng)，也要重視中、低層人才的培養(yǎng)。既要注重檔案基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí)，又要注重更新知識，適應(yīng)時代的發(fā)展需要，這是提高檔案管理人員隊伍素質(zhì)和擴展檔案管理人員知識一個很好的手段。

作者簡介：孫海艷（1977- ），女，河北豐潤人，供職于唐山市人事局人才交流中心，研究方向：檔案管理。