丁傳云

摘要：ERP給企業(yè)帶來了前所未有的會計與業(yè)務(wù)一體化處理和實時監(jiān)控的優(yōu)越性以及管理的自動化和數(shù)字化，在提高內(nèi)部控制效率和效果、降低控制成本等方面起到了積極的作用。企業(yè)的運行和管理在一定程度上可以交給ERP系統(tǒng)來進行控制。本文就如何借助ERP的集成平臺，完善企業(yè)集團內(nèi)部控制體系這一問題進行了討論。

關(guān)鍵詞：ERP 集成平臺 企業(yè)集團 內(nèi)部控制體系

ERP(Enterprise Resource Planning)企業(yè)資源計劃，即通過對企業(yè)的一切可以利用的資源(包括:資金、時間、人員、設(shè)備、材料、工具、能力、供應(yīng)商、協(xié)作廠商、分銷渠道、最終客戶等)進行規(guī)劃、整合，以達到“人盡其能、物盡其用、財盡其值”的目標。在ERP系統(tǒng)中，信息處理人員直接關(guān)注業(yè)務(wù)實施過程，同步完成業(yè)務(wù)事件的實時控制和數(shù)據(jù)記錄。在該系統(tǒng)中，信息和業(yè)務(wù)相結(jié)合，以事前預防和事中檢查為主、事后分析糾正為輔來控制過程和結(jié)果的風險，而不像傳統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)中，信息和業(yè)務(wù)相分離，主要通過對信息處理結(jié)果的事后糾正來略微減少業(yè)務(wù)過程風險的間接、被動控制方式。

一、借助ERP集成平臺，完善事前、事中、事后控制

內(nèi)部控制是單位為了保證業(yè)務(wù)活動的有效進行、保護資產(chǎn)的安全和完整，保證會計資料的真實、合法、完整，由管理層和相關(guān)人員制定和實施的政策和程序。是預防、檢查和糾正風險程序的集合，也就是事前、事中和事后控制的集合，貫穿于企業(yè)經(jīng)營活動的全過程，主要包括控制環(huán)境、會計系統(tǒng)和控制程序三要素。

在傳統(tǒng)的內(nèi)部控制條件下，會計系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相分離，會計內(nèi)部控制系統(tǒng)著重關(guān)注了業(yè)務(wù)信息的可靠性、完整性和最終經(jīng)營成果的有效性，而對業(yè)務(wù)操作是否符合規(guī)定程序、業(yè)務(wù)內(nèi)容是否合法、即時的生產(chǎn)經(jīng)營行為是否有效所進行的控制，則需要在會計系統(tǒng)以外完成。以內(nèi)部會計控制為主的內(nèi)部控制不能與業(yè)務(wù)信息處理融為一體，呈現(xiàn)的是獨立于業(yè)務(wù)活動、事后分析和檢查性特征。傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)按天、周乃至月來采集和處理的滯后會計信息，與隨時隨地都可能進行的實時控制之間，存在著不可調(diào)和的矛盾。會計人員既然不能直接關(guān)注全部業(yè)務(wù)過程，進行事前預防和事中控制，對部分實際業(yè)務(wù)過程也就只能通過事后檢查來控制風險。

ERP集成平臺將傳統(tǒng)的內(nèi)部控制系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程、授權(quán)指令、檢測控制指標、例外放行確認等以流暢的IT模塊組合起來。內(nèi)部控制的三要素：控制環(huán)境、會計系統(tǒng)和控制程序在ERP中得到融合。既實現(xiàn)了業(yè)務(wù)規(guī)則執(zhí)行和信息采集合二為一的集成，也為事前預防、事中檢查和事后分析糾正三種控制的整合提供了可能。

例如企業(yè)集團各部門所有成本費用開支，在發(fā)生之前就納入預算管理體系，在發(fā)生的當時，費用使用部門、審批、執(zhí)行與核算等各相關(guān)部門的職責權(quán)限與流程在系統(tǒng)中得到規(guī)范，任何超越權(quán)限、突破流程的作業(yè)都不可能發(fā)生，任何部門或個人的失職在系統(tǒng)中都被實時地記錄和反映。這種事前檢查和事中控制的功能極大的降低了傳統(tǒng)企業(yè)中的差錯與舞弊可能性。

（一）事前預防

較為全面的ERP系統(tǒng)是全員參與、數(shù)量與價值量并存、集中各業(yè)務(wù)流程的模塊集成系統(tǒng)。一般以會計模塊為中心、銷售訂單為龍頭，集采購、庫存、計劃、生產(chǎn)、檢驗、出貨為一體，同步記錄各環(huán)節(jié)持續(xù)運作的過程。在有資產(chǎn)數(shù)量顯示的界面，都可以錄入或通過IT技術(shù)計算獲取單價和金額信息。集團公司上至總經(jīng)理、下至關(guān)鍵的崗位工人，如有必要都可以成為錄入、確認、審核的ERP操作者。

ERP系統(tǒng)事前預防的意義首先在于經(jīng)濟活動未經(jīng)授權(quán)不得發(fā)生，比如采購入庫須有經(jīng)審批的采購訂單作為上關(guān)聯(lián)，生產(chǎn)指令須經(jīng)主管確認后倉庫才可下推生成投料單等，其次在于在業(yè)務(wù)活動發(fā)生、有關(guān)數(shù)據(jù)進入數(shù)據(jù)庫之前，ERP將自動檢查這些數(shù)據(jù)是否符合IT內(nèi)控既定的邏輯和控制標準，如是否超量超價采購等，如不符合，業(yè)務(wù)處理可能被中斷，如果讓處理繼續(xù)下去，負責控制的某些人應(yīng)該得到例外通知。在某些情況下，可能會允許一些人凌駕于控制之上，但任何超越控制的行為應(yīng)該通知所有有關(guān)控制人員。這樣一來，只有數(shù)據(jù)準確、完整、合法，繼續(xù)處理也符合流程，相關(guān)數(shù)據(jù)才能被加入到數(shù)據(jù)庫中。

（二）事中檢查

集成化的ERP，系統(tǒng)在企業(yè)集團內(nèi)部形成了一個全面的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，各種信息可以被有授權(quán)的人員方便的得到，為事中實時控制提供了可能。例如，對于銷售業(yè)務(wù)，不管管理人員身處公司何處，只要登陸ERP系統(tǒng)即可獲得如客戶信用、銷售訂單、生產(chǎn)完工進度、裝運憑單、應(yīng)收賬款（可包含已發(fā)貨未結(jié)算款）等各種需要重點控制的信息，實現(xiàn)對銷售業(yè)務(wù)的全程跟蹤，實現(xiàn)事中檢查。

（三）事后分析糾正

與傳統(tǒng)環(huán)境相反，ERP系統(tǒng)更加注重事前的預防和事中的控制，將錯誤消滅在萌芽狀態(tài)，其事后糾正的重要性己經(jīng)弱化，但事后經(jīng)濟分析的功能更加強大。因為在傳統(tǒng)環(huán)境下，相當一部分控制手段在會計系統(tǒng)以外完成，而會計系統(tǒng)本身為維護賬戶之間的勾稽關(guān)系，以及為分類數(shù)據(jù)又會進行多次結(jié)轉(zhuǎn)，使得線索大量重復、彼此分割。高度集成整合的ERP系統(tǒng)，則為每一筆交易建立了單獨的電子線索，環(huán)環(huán)相扣的連接關(guān)系使原始業(yè)務(wù)的再現(xiàn)更為方便易行。例如，分析超期積壓存貨，可以從與存貨相連接的采購、生產(chǎn)、銷售模塊獲取原始信息進行比對，分析出積壓的原因（是原料采購計劃超標、生產(chǎn)品質(zhì)不合格還是客戶取消訂單等），以落實相關(guān)環(huán)節(jié)的責任，糾正今后的業(yè)務(wù)活動。

二、借助ERP的集成平臺，實現(xiàn)以會計人員為主的會計控制向全員參與的全面控制的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)內(nèi)部控制系統(tǒng)中，財會部門是主要的內(nèi)部控制中心。而企業(yè)，不只是管理人員的企業(yè)，更是全體員工的企業(yè)。企業(yè)活動需要董事會、管理階層和普通員工的共同合作和努力，而內(nèi)部控制更需全員合力、共同參與。因為企業(yè)活動通過全體員工的所作所為、一言一行完成，而內(nèi)部控制則是對企業(yè)全部員工劃分權(quán)責、規(guī)范言行的一種管理職能，后者是對前者質(zhì)量的一種保證。正如想要確保產(chǎn)品質(zhì)量，需要全程、全員、全面質(zhì)量管理一樣，內(nèi)部控制也是只有內(nèi)化到全體員工的所有業(yè)務(wù)活動中才能發(fā)揮最大的糾偏作用。否則，不僅內(nèi)部控制經(jīng)營目標和規(guī)則目標只能是紙上談兵、癡人說夢，就連信息目標，甚至會計信息可靠性目標，也將難以保證。

集成化的ERP系統(tǒng)最大好處就在于提供了全員參與內(nèi)部控制的平臺。企業(yè)各部門職員通過運用ER阿P來了解業(yè)務(wù)控制點，參與企業(yè)管理，并可提出完善程序的建議?！爸徽J程序，不認關(guān)系；只認指令，不認權(quán)勢?！逼髽I(yè)集團就相當于一個“透明的魚缸”，企業(yè)中任何人所做出的任何行為都可以很容易地從系統(tǒng)中被他人所知曉。因此，在實施集成化的ERP的企業(yè)集團中只要設(shè)計好嚴格的控制機制，傳統(tǒng)道德風險和逆向選擇的控制問題就能夠得到較好的解決。這樣不僅杜絕了“人情風”、“交易風”，同時也可以減輕企業(yè)領(lǐng)導的壓力，使他們把更多的精力集中到企業(yè)集團的決策和制度的制定上來，不斷完善企業(yè)集團的管理模式，把握企業(yè)集團前進的方向。

三、借助ERP的集成平臺，構(gòu)筑良好的信息溝通環(huán)境

隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，企業(yè)管理者往往抱怨自己面臨著毫無頭緒的多方面困擾:客戶服務(wù)水平差、生產(chǎn)成本難以控制、庫存資金占用多、銷售預測能力差、生產(chǎn)部門信息反饋不及時、生產(chǎn)管理水平低等。對大多數(shù)存在上述困擾的企業(yè)來講，問題的實質(zhì)在于，企業(yè)的信息缺乏有效集成，導致內(nèi)部溝通不暢，溝通代價太高。

通過ERP系統(tǒng)為企業(yè)構(gòu)筑良好的信息與溝通平臺，便于企業(yè)管理者隨時掌握企業(yè)的運作狀況，及時控制企業(yè)面臨的風險，優(yōu)化控制。利用ERP環(huán)境中各類原始數(shù)據(jù)及時、完整、全面的優(yōu)點，企業(yè)管理者還可以研究設(shè)計各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)分析報表，交由IT人員編制取值，企業(yè)管理者不必被動等待各部門的信息反饋，而只要打開并運算ERP經(jīng)濟業(yè)務(wù)分析報表就可以掌握相應(yīng)信息，及時做出應(yīng)對策略。

雖然ERP系統(tǒng)的開發(fā)、修改和維護成本較高，且ERP中的IT技術(shù)不可能覆蓋所有內(nèi)部控制要點，有些控制功能仍然需要以傳統(tǒng)方式在系統(tǒng)外完成，但是，從長遠來看，作為一項不斷完善的ERP系統(tǒng)工程，其整個生命周期的運行收

益是大于其投資成本和風險成本的。告別傳統(tǒng)控制模式，啟動ERP企業(yè)資源計劃是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。

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