陳振燁

ERP無法管到的地方,可由工作流系統(tǒng)全程監(jiān)控

“接受你們采訪之前,我剛剛批完幾十張單據(jù)。按每個(gè)月算下來,我大概要審批700多張單據(jù)。如果沒有工作流系統(tǒng),我每天哪兒也去不了,只能待在辦公室里等著給別人簽字。”新奧燃?xì)饪毓捎邢薰究倳?huì)計(jì)師王冬至見到《經(jīng)理人》記者時(shí),開門見山地說起這套幫了他大忙的系統(tǒng)。

2008年,金融危機(jī)初顯端倪,為了有效防范和控制風(fēng)險(xiǎn),集團(tuán)要求分管財(cái)務(wù)的王冬至把新奧燃?xì)饪毓傻念A(yù)算管理做起來。面對(duì)這個(gè)需求和壓力,王冬至必須盡快找到解決方案。在與新奧集團(tuán)CIO韋有雙反復(fù)商討之后,他們決定上馬工作流系統(tǒng)。在此之前,新奧集團(tuán)已經(jīng)建有完善的ERP、OA、GPS、財(cái)務(wù)、物流等系統(tǒng),但這些系統(tǒng)都不能完全滿足新奧燃?xì)鈱?duì)預(yù)算管理的需求。

進(jìn)入2009年,金融危機(jī)愈演愈烈,新奧集團(tuán)風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)又給王冬至提出了新要求,要求他把企業(yè)內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)一步優(yōu)化。“工作流系統(tǒng)恰好又發(fā)揮了作用,現(xiàn)在,風(fēng)險(xiǎn)最大的采購和應(yīng)付賬款環(huán)節(jié)已經(jīng)做完了。馬上要開始做銷售與收款環(huán)節(jié)?！蓖醵琳f。

韋有雙向《經(jīng)理人》介紹說,雖然財(cái)務(wù)系統(tǒng)里也有內(nèi)控功能,但是,跟新奧集團(tuán)的匹配度不高,而在工作流系統(tǒng)里進(jìn)行定制開發(fā),則能滿足企業(yè)很多特定需求。

紐帶型系統(tǒng)

新奧集團(tuán)是一家從事清潔能源生產(chǎn)和應(yīng)用的民營企業(yè),截止到2008年底,這家企業(yè)的總資產(chǎn)超過了200億元人民幣,旗下?lián)碛?00多家全資、控股公司和分支機(jī)構(gòu),員工總數(shù)超過2.4萬人。

在這樣一個(gè)龐大的集團(tuán)化企業(yè)中,不同的管理和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的系統(tǒng)支持,比如控制企業(yè)資源的ERP,客戶關(guān)懷及服務(wù)系統(tǒng)CCS,物流系統(tǒng)及GPS定位,燃?xì)夤艿拦芾硐到y(tǒng)等等,與這些大型的系統(tǒng)相比,工作流系統(tǒng)并不處于核心的位置。

但是,當(dāng)新奧開始應(yīng)用工作流系統(tǒng)后,慢慢發(fā)現(xiàn),這是一個(gè)不可或缺的紐帶型系統(tǒng),它把集團(tuán)內(nèi)的不同應(yīng)用系統(tǒng)、不同的業(yè)務(wù)部門、上百家分支機(jī)構(gòu)連通起來,讓龐大的集團(tuán)化企業(yè)更加透明、高效。

據(jù)這套系統(tǒng)的開發(fā)人員介紹,系統(tǒng)涉及到的流程有80多個(gè),主要的有50多個(gè),有8種公司業(yè)態(tài),與大到ERP系統(tǒng),小到財(cái)務(wù)系統(tǒng)都能夠集成。在整個(gè)2008年里,經(jīng)工作流系統(tǒng)處理的單據(jù)共計(jì)21萬張,每月有近2萬張。

對(duì)于王冬至這些高層管理者來說,每天要審批大量來自不同地區(qū)和部門的單據(jù),而且是不定時(shí)的。如果不依靠工作流系統(tǒng)集中處理,手工簽單將把他們牢牢困在辦公室里?！拔颐總€(gè)月要簽700多張,再加上審核立項(xiàng)、合同等事項(xiàng)就更多了,假如還用手工的話,我就哪兒也不用去了?！蓖醵琳f道。

在應(yīng)用該系統(tǒng)的前后一段時(shí)間里,開發(fā)人員對(duì)王冬至的工作節(jié)奏和習(xí)慣進(jìn)行了跟蹤,現(xiàn)在,王冬至每天上班后都會(huì)首先登陸系統(tǒng),系統(tǒng)自動(dòng)提示待辦事項(xiàng),以及需要他審批的單據(jù),現(xiàn)在,他每天集中1個(gè)小時(shí)或者半個(gè)小時(shí),就可以把前一天需要審批的事項(xiàng)辦完。

事實(shí)上,這套系統(tǒng)變相為新奧節(jié)省了不少資源,運(yùn)營效率大大提高,而且還節(jié)省了不少辦公耗材?！拔覀兠磕甓家鱿到y(tǒng)的效用分析,評(píng)估是否達(dá)到了目的,是否解決了問題,比如,我們要讓過去那些不清楚的,變得更加清楚;過去必須當(dāng)面找到人簽字的,變成隨時(shí)可以處理,等等。類似這些目標(biāo)達(dá)成了,我們就認(rèn)為是值得的?！表f有雙說。

管理細(xì)節(jié)

對(duì)于以銷售燃?xì)鉃橹鳡I業(yè)務(wù)的新奧來說,ERP仍然是其核心管理系統(tǒng),但是,工作流系統(tǒng)之所以不可或缺,其價(jià)值則體現(xiàn)在對(duì)過程的管理上。據(jù)韋有雙介紹,ERP往往是處理大的過程,注重結(jié)果,比如一個(gè)采購訂單,在ERP里只是形成一個(gè)單據(jù)或者結(jié)果,中間的很多其他過程,比如經(jīng)過了哪些審批環(huán)節(jié)、誰批準(zhǔn)的、額度是多少,等等,在ERP里是沒有的,而工作流系統(tǒng)恰恰就是對(duì)這個(gè)過程進(jìn)行控制。

新奧集團(tuán)在全國80多個(gè)城市開展業(yè)務(wù),用個(gè)具體的例子來說,如果從新疆拉一車燃?xì)獾秸憬?這趟車的運(yùn)費(fèi)花了多少錢,用了多少油,過路費(fèi)多少,這些在手工時(shí)代,是想管卻管不了的。畢竟那么長的路程,中間流程難以控制,以致浪費(fèi)非常嚴(yán)重。

“但現(xiàn)在我們就很清楚了,額定需要多少油和費(fèi)用,實(shí)際上是多少,這些在系統(tǒng)里都很清楚,另外我們還有GPS定位系統(tǒng),運(yùn)氣車走到哪兒了,GPS都能看到,每20～30秒就采集一次數(shù)據(jù)。”王冬至說:“不僅監(jiān)控得越來越細(xì),而且給公司封堵了很多浪費(fèi),節(jié)省下很多成本。”

在財(cái)務(wù)內(nèi)控方面,采購和付款循環(huán)—也就是風(fēng)險(xiǎn)最大的資金流出部分已經(jīng)完成。王冬至說,以前經(jīng)常有超權(quán)限做事的情況,不該優(yōu)惠的卻給優(yōu)惠了。現(xiàn)在,合同都在工作流系統(tǒng)里面簽,只要超過了某些權(quán)限,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算,然后傳到王冬至這里,誰做了什么,給出多少優(yōu)惠,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算。如果存在違規(guī)的情況,那么就要進(jìn)行相應(yīng)的處罰。

現(xiàn)在王冬至最關(guān)心的,也是新奧正在做的,就是銷售與收款環(huán)節(jié)的控制。在經(jīng)濟(jì)危機(jī)的背景下,做好應(yīng)收賬款的管理非常重要。而這,也有賴于工作流系統(tǒng)的再完善?！拔覀儸F(xiàn)在對(duì)應(yīng)收賬款的管理更加嚴(yán)格。原先工業(yè)用戶的氣費(fèi)是每月收取一次,現(xiàn)在改成每半個(gè)月收一次,用氣大戶每周收取一次,相對(duì)減少應(yīng)收賬款,降低風(fēng)險(xiǎn)。”

王冬至坦言,最開始應(yīng)用系統(tǒng)簽單時(shí),他還有點(diǎn)不太習(xí)慣,也找過韋有雙討論這個(gè)工作流到底要做什么,后來親自參與進(jìn)來,系統(tǒng)應(yīng)用漸漸深入以后,他慢慢體會(huì)到系統(tǒng)的好處。

在談到新奧的經(jīng)驗(yàn)時(shí),韋有雙說,整個(gè)信息化建設(shè)過程中,最難的還是與業(yè)務(wù)部門達(dá)成一致,像新奧這樣大的集團(tuán)化企業(yè),有很多不同性質(zhì)的子公司,還有很多不同的業(yè)務(wù),業(yè)務(wù)之間又有很多不同的協(xié)同關(guān)系,如果業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)人不參與進(jìn)來,就很難執(zhí)行下去。

另外,基于業(yè)務(wù)需求的IT規(guī)劃非常重要,從業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和需求出發(fā),明確到底要什么,IT要怎樣支持業(yè)務(wù)的發(fā)展。