譚金渭

摘要：在實際工作中，高速公路重點建設項目要明確機構，配備專職檔案人員，加強檔案基礎設施建設，建立各項檔案管理制度，將檔案工作納入工程管理程序，實施合同制管理，并加強對設計、施工、監(jiān)理等參建單位檔案工作的組織、協(xié)調與管理，使他們能夠明確任務、分清職責，做好各自的檔案管理工作，保證高速公路建設項目檔案管理工作的質量。廣韶公司于2008年12月10日通過廣東省檔案局組織9名評審員組成的認定組的認定，成為國家二級企業(yè)檔案工作目標管理單位。文章研究了廣韶公司檔案工作目標管理是如何達到國家二級的。

關鍵詞：高速公路；項目檔案；檔案管理；廣韶公司

中圖分類號：G275文獻標識碼：A文章編號：1009-2374(2009)13-0184-02

檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用，廣韶公司檔案工作得到了各級領導及同仁的重視，采取各種可行的措施和方針，認真落實各項檔案管理工作，成功使廣韶公司的檔案工作達到國家二級標準。下面具體談談檔案管理工作的各項措施。

一、公司領導的高度重視

廣韶公司檔案工作得到了公司領導的高度重視，為檔案工作的開展提供了組織保證。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產和發(fā)展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產經(jīng)營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。自從廣韶公司制定檔案管理要達國家二級這個目標后，公司便成立由總經(jīng)理任組長、副總經(jīng)理任副組長、部門負責人為成員的檔案管理領導小組，為檔案工作的目標管理提供組織保障，時刻關注與支持著檔案工作，聘請檔案專業(yè)人士，增強檔案專業(yè)隊伍。重視檔案室設施設備的配備，前后共投入資金25萬，購置了多臺計算機、鐵柜、防潮柜、安裝了檔案管理軟件及OA轉接系統(tǒng)，為安全保管和保護檔案提供了良好條件。

二、制定檔案管理工作長遠發(fā)展目標

把檔案升級達標工作列入公司的重要議程，年初有部署，年底有總結，平時有檢查指導，并接受上級和省檔案局的領導和指導。檔案工作要想取得長遠的發(fā)展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻陛，制定出有指導性的檔案發(fā)展規(guī)劃。因此，公司領導意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程。檔案業(yè)務上更是得到省檔案局監(jiān)督指導處、省路橋公司綜合事務部的指導，大大加快了檔案升級達標工作進程。在明確規(guī)定檔案工作的年度計劃和目標后，制定出既符合檔案管理要求，又合乎實際的月工作計劃、季度工作計劃。

根據(jù)國家建設工程項目管理規(guī)范的要求，將工程資料的形成和管理納入ISO質量管理體系，對建設過程中的工程資料實行全過程監(jiān)控。將檔案資料的收集歸檔工作納入對總包單位工程進度款支付審核范圍，保證歸檔工作與工程進度同步進行。建立檔案工作領導責任制，定期對工程項目檔案進行檢查。將檔案工作納入年終考核，納入勞動競賽，并采取在簽訂合同時保證金的經(jīng)濟手段來控制工程檔案的內在質量及外在質量，確保檔案的完整性，保證了竣工檔案的及時接收。此外，還必須探索電子檔案歸檔模式與方式，進一步加強項目建設、管理中形成的電子文件和電子檔案的管理工作。這些檔案管理措施都可以根據(jù)實際情況運用到檔案管理的實踐工作之中。

三、建立并逐步落實各項檔案工作制度及專兼職檔案人員崗位責任制

職責明確，用制度來規(guī)范檔案管理工作，從而調動全體專兼職檔案人員的工作積極性。加強培訓力度，努力提高檔案管理人員的素質，建立健全相關管理制度，一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門選拔素質較高的人員為兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機制；二是建立健全的檔案管理制度，按照《企業(yè)檔案管理標準》的要求，依據(jù)《檔案法》有關規(guī)定，結合公司實際編制各種規(guī)章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求，加強對歸檔范圍、保存期限，文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作程序做出明確的規(guī)定。對檔案設施要嚴格按照制度辦事，以確保檔案的安全，檔案管理工作中的各項規(guī)章制度上墻，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道行進。

為了保證施工、監(jiān)理單位從一開始就能夠按照國家有關規(guī)定做好項目檔案工作，從開工建設時起，就堅持實行“工程檔案技術交底會”制度，有針對性地對已中標合同工程的施工單位、監(jiān)理單位及時進行工程檔案技術交底。通過工程檔案技術交底會，并形成會議紀要，使每個參建的施工單位和監(jiān)理單位從工程開工建設時起，就能夠明確本合同工程對項目檔案有哪些要求，必須采取哪些措施才能保證項目檔案收集齊全、內容準確、整理規(guī)范、按期歸檔和移交；從項目經(jīng)理、技術總工到質檢員、施工員、測量員、內業(yè)資料員都能明確自己的職責。特別是在高速公路工程的重大合同項目的建設過程中，還必須針對項目檔案工作中出現(xiàn)的問題，采取及時召開項目檔案工作協(xié)調會的方式，對出現(xiàn)的問題進行分析，提出整改措施，并對參建各方履行檔案工作職責提出具體要求。工程檔案技術交底這一措施的推行，在實際工作中取得了非常顯著的效果，在檔案管理工作中形成了參建各方職責清楚，溝通及時，工作到位，措施有力的良好工作局面，保證了高速公路項目檔案管理工作的有序開展。

四、配備業(yè)務素質高、責任心強的檔案人員

檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力直接影響檔案管理的質量，提高檔案管理人員的業(yè)務水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能，提高業(yè)務素質和工作能力，一是參加廣東省檔案局舉辦的專業(yè)培訓班；二是派檔案管理員到檔案管理同行先進單位——粵肇高速公路有限公司學習；三是特別要求檔案管理員要懂得計算機相關知識，達到靈活運用，并掌握所應用的系統(tǒng)軟件的功能；四是鼓勵檔案人員自學，崗位成長，為檔案人員訂購關于檔案的有關刊物，鼓勵專(兼)職檔案員開展自學活動。廣韶公司把提高檔案人員業(yè)務素質作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心、責任感，為檔案達標升級工作打下堅實基礎。因而被評定“業(yè)務基礎扎實，案卷質量較好，歸檔率、查全率、查準率等各項指標基本達到國家二級要求，利用計算機對檔案進行存貯、檢索、統(tǒng)計等取得了一定效果”。

五、加大檔案宣傳力度，增強全員檔案意識

2007年5月，廣韶公司組織機關及基層單位管理人員141人參加了《檔案法律法規(guī)知識測試》答題活動，此活動旨在加強《檔案法》的宣傳力度，使全員懂法。2008年還召開了《廣韶公司檔案管理達標升級動員大會暨檔案知識講座》及出版兩期宣傳欄，進一步普及檔案知識，讓更多的人了解、關心和支持檔案工作，增強社會檔案意識。

六、結語

廣韶公司雖然已順利完成檔案達標升級工作，成為國家二級企業(yè)檔案工作目標管理單位，但是我們不滿足現(xiàn)狀，制定2009年實現(xiàn)檔案數(shù)字化采集的目標，我們應重視這項工作，使檔案工作再上新臺階。

參考文獻

[1]劉建生，高速公路建設項目管理制度指南，人民交通出版社，2005

[2]廣東省高速公路建設指揮部，高速公路工程竣工資料編制范例，人民交通出版社，2006