王　平　莊　玫　趙　熊

摘要業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)歷來(lái)是圖書館管理規(guī)范化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，統(tǒng)計(jì)信息是掌握?qǐng)D書館各項(xiàng)工作情況的重要依據(jù)。統(tǒng)計(jì)工作中最重要的因素是統(tǒng)計(jì)制度、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)指標(biāo)和統(tǒng)計(jì)方法。該文以國(guó)外及港臺(tái)圖書館的統(tǒng)計(jì)工作為參照，詳細(xì)介紹了清華大學(xué)圖書館2005年起由主管館長(zhǎng)負(fù)責(zé)嘗試在全館范圍組織開展的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的過(guò)程、進(jìn)展情況和發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞高校圖書館統(tǒng)計(jì)模式i@report統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)

業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)歷來(lái)是圖書館管理規(guī)范化的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，統(tǒng)計(jì)信息是掌握?qǐng)D書館各項(xiàng)工作情況的重要依據(jù)。在信息技術(shù)、多媒體技術(shù)和通訊技術(shù)在圖書館應(yīng)用日益廣泛以及圖書館業(yè)務(wù)種類和業(yè)務(wù)形式不斷擴(kuò)展的背景下，圖書館統(tǒng)計(jì)工作的重要性和工作難度同時(shí)增加。新形勢(shì)下清華大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的目標(biāo)是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的支持下，借助全館員工的力量最大程度地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的量化統(tǒng)計(jì)。2005年起，由主管館長(zhǎng)負(fù)責(zé)嘗試在全館范圍組織開展業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作，確定統(tǒng)計(jì)制度，選擇統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)指標(biāo)和統(tǒng)計(jì)方法，目前已取得明顯效果。采編部、流通部、參考部、系統(tǒng)部、辦公室等部門累計(jì)逾50多位館員利用統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)每月填報(bào)各自業(yè)務(wù)工作量，本館已積累超過(guò)24個(gè)月的多種業(yè)務(wù)量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)(有效月報(bào)達(dá)500多張)?？偨Y(jié)起來(lái)，本館的統(tǒng)計(jì)工作已經(jīng)收到四個(gè)方面的效果：(1)建立并完善業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系。(2)通過(guò)每月上報(bào)業(yè)務(wù)量使員工對(duì)所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的進(jìn)展運(yùn)行情況心中有數(shù)。(3)累計(jì)了基礎(chǔ)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，不僅是對(duì)以往工作狀態(tài)的最真實(shí)和完整的量化記錄，而且也是歷史數(shù)據(jù)的寶貴存檔資料。(4)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的匯總和簡(jiǎn)單比較分析，使員工個(gè)人、業(yè)務(wù)組、部門和圖書館領(lǐng)導(dǎo)了解和把握業(yè)務(wù)的變化和發(fā)展。

通過(guò)調(diào)研，發(fā)現(xiàn)介紹國(guó)內(nèi)外圖書館開展業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的資料非常少，清華大學(xué)圖書館開展的全面、細(xì)致、系統(tǒng)的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作在國(guó)內(nèi)圖書館界尚屬先例，從方案選擇到具體實(shí)施，經(jīng)歷不少?gòu)澛?，同時(shí)也積累了一些經(jīng)驗(yàn)。在此將本館在業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作方面的嘗試和體會(huì)撰文，與同行交流。

1清華大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的緣起

清華大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的需求源于兩方面。①學(xué)習(xí)國(guó)外和港臺(tái)圖書館統(tǒng)計(jì)工作的經(jīng)驗(yàn)。國(guó)外和港臺(tái)許多大學(xué)圖書館或圖書館聯(lián)盟很早就開始重視基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)工作。美國(guó)最早關(guān)于圖書館的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可上溯至1907—1908年，1961—1962年起美國(guó)圖書館協(xié)會(huì)(American Library Association，ALA)每年都對(duì)外公布圖書館狀況統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。ALA是世界上歷史最悠久、規(guī)模最大的圖書館聯(lián)盟，始建于1876年10月6日，截止2007年8月31日，已經(jīng)有64729個(gè)成員單位，成員來(lái)自美國(guó)，加拿大和其他115個(gè)國(guó)家。網(wǎng)站上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)很全面，包括大學(xué)圖書館、公共圖書館、學(xué)校圖書館、學(xué)校圖書館媒體中心、州立圖書館、其他國(guó)家圖書館的館藏、經(jīng)費(fèi)開支、員工、服務(wù)活動(dòng)等基本狀況數(shù)據(jù)。臺(tái)灣也非常重視圖書館的統(tǒng)計(jì)工作。最早的圖書館統(tǒng)計(jì)資料是1966年的《臺(tái)灣省各縣市公私公共圖書館概況一覽表》和《臺(tái)灣各大專院校圖書館概況一覽表》。這些統(tǒng)計(jì)從數(shù)量方面介紹圖書館事業(yè)的概況，為后人深入開展圖書館學(xué)研究工作奠定了良好的資料基礎(chǔ)。②進(jìn)一步加強(qiáng)圖書館規(guī)范化管理。圖書館統(tǒng)計(jì)是圖書館規(guī)范化管理的重要方面，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是圖書館各項(xiàng)工作的真實(shí)反映和記錄，對(duì)照統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)幫助圖書館的管理者和工作人員及時(shí)了解圖書館各種業(yè)務(wù)的運(yùn)行情況，有針對(duì)性地調(diào)整業(yè)務(wù)管理策略或工作流程。清華大學(xué)圖書館歷任領(lǐng)導(dǎo)一直重視業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作，編寫圖書館年鑒，記錄機(jī)構(gòu)與人員、館藏文獻(xiàn)、建筑與設(shè)備、讀者服務(wù)工作、信息服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與運(yùn)行管理、讀者教育與培訓(xùn)、學(xué)術(shù)研究、對(duì)外合作與接待工作等方面的數(shù)據(jù)和情況。2000年之后，每年年初都要發(fā)布前一年度的全面介紹圖書館業(yè)務(wù)情況的圖書館概覽。但是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和圖書館業(yè)務(wù)的擴(kuò)充，原有統(tǒng)計(jì)狀況逐漸顯露出一些弊端，具體為：①統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目不全，無(wú)法全面反映業(yè)務(wù)狀況。②參與統(tǒng)計(jì)的人員范圍小，不利于高效率地填報(bào)數(shù)據(jù)。③統(tǒng)計(jì)周期長(zhǎng)，不利于及時(shí)反映業(yè)務(wù)情況。為了改善這種情況，清華大學(xué)圖書館計(jì)劃依托網(wǎng)絡(luò)條件開展全館范圍內(nèi)針對(duì)各個(gè)部門業(yè)務(wù)情況的統(tǒng)計(jì)工作。

2清華大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的具體目標(biāo)

清華大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的總體目標(biāo)是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的支持下，借助全館員工的力量最大程度地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的量化統(tǒng)計(jì)。在實(shí)施統(tǒng)計(jì)工作之前需要將統(tǒng)計(jì)目標(biāo)細(xì)化，便于逐一實(shí)現(xiàn)。清華大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的具體目標(biāo)為：①在全館范圍內(nèi)開展業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作，數(shù)據(jù)采集范圍涵蓋本館所有可以量化的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。②將統(tǒng)計(jì)工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)轲^員常態(tài)的工作，幫助館員形成定期采集和上報(bào)工作量的習(xí)慣。③匯總分析所收集的數(shù)據(jù)，定期在全館范圍內(nèi)以網(wǎng)頁(yè)形式發(fā)布，為館員了解全館業(yè)務(wù)情況提供參考數(shù)據(jù)。④形成本館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的歷史歸檔，并能依據(jù)歷史數(shù)據(jù)對(duì)工作的未來(lái)情況進(jìn)行預(yù)測(cè)分析。

3清華大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的組織體系

圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作是個(gè)龐大的工程，要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作目標(biāo)，必須由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行，建立符合本館特點(diǎn)的統(tǒng)計(jì)制度、統(tǒng)計(jì)體系、統(tǒng)計(jì)手段和統(tǒng)計(jì)方法，全館館員共同努力才能順利開展并堅(jiān)持長(zhǎng)久。清華大學(xué)圖書館的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作一直由主管館長(zhǎng)、系統(tǒng)管理員、部門主任、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人合作進(jìn)行。主管館長(zhǎng)制定工作目標(biāo)、統(tǒng)計(jì)制度并協(xié)調(diào)各方力量保證工作長(zhǎng)期開展；系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)提供統(tǒng)計(jì)手段、統(tǒng)計(jì)方法并保證系統(tǒng)的實(shí)施；部門主任親自制定本部門統(tǒng)計(jì)體系，監(jiān)督本部門報(bào)表及時(shí)填報(bào)并逐月發(fā)布匯總數(shù)據(jù)；業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)貢獻(xiàn)者，直接決定數(shù)據(jù)的質(zhì)量。為了推動(dòng)業(yè)務(wù)工作，館長(zhǎng)專門組織召開館領(lǐng)導(dǎo)和部主任參加的館務(wù)擴(kuò)大會(huì)，交流統(tǒng)計(jì)工作的必要性、進(jìn)展情況和發(fā)展計(jì)劃。實(shí)踐表明，領(lǐng)導(dǎo)重視、技術(shù)創(chuàng)新、人員執(zhí)行是圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作組織體系當(dāng)中相輔相成、缺一不可的三要素。

4清華大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的實(shí)施方法

在統(tǒng)計(jì)目標(biāo)的指導(dǎo)下，規(guī)范的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)實(shí)施方法至少包括確立統(tǒng)計(jì)制度、統(tǒng)計(jì)手段、統(tǒng)計(jì)體系和統(tǒng)計(jì)方法四個(gè)方面。①確立統(tǒng)計(jì)制度，即確定統(tǒng)計(jì)范圍和報(bào)表利用計(jì)劃，明確填報(bào)要求、填報(bào)周期和參與人員；②確立統(tǒng)計(jì)手段，即在充分調(diào)研市場(chǎng)的統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)之后，選擇適合本機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)；③確立統(tǒng)計(jì)體系，指根據(jù)統(tǒng)計(jì)目的選取統(tǒng)計(jì)指標(biāo)；④確立統(tǒng)計(jì)方法，即根據(jù)統(tǒng)計(jì)目標(biāo)和統(tǒng)計(jì)階段來(lái)確定統(tǒng)計(jì)方法。

在統(tǒng)計(jì)工作開展初期，這四個(gè)方面不能齊頭并進(jìn)，需在依次進(jìn)行的基礎(chǔ)上交叉開展。具體來(lái)說(shuō)，首先確立統(tǒng)計(jì)制度，明確統(tǒng)計(jì)工作的大方向；其次確定統(tǒng)計(jì)手段，選擇統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)；然后選取統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，制作統(tǒng)計(jì)表格，在全館范圍內(nèi)組織填寫統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，在統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行的過(guò)程中不斷修正和完善統(tǒng)計(jì)制度、統(tǒng)計(jì)指標(biāo)和統(tǒng)計(jì)手段；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)積累到一定量后可選擇合適的統(tǒng)計(jì)方法進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

全館范圍內(nèi)的統(tǒng)計(jì)工作涉及業(yè)務(wù)范圍廣，參與人員多，初期適合以某一部門為試點(diǎn)，摸索出適合本館的統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)的模式和規(guī)律后，以點(diǎn)帶面在全館范圍內(nèi)開展統(tǒng)計(jì)工作。

4.1統(tǒng)計(jì)制度

統(tǒng)計(jì)制度包含統(tǒng)計(jì)什么、報(bào)表如何利用、由誰(shuí)統(tǒng)計(jì)、統(tǒng)計(jì)周期等方面的內(nèi)容。具體講，清華大學(xué)圖書館的統(tǒng)計(jì)工作面向本館所有部門各種可量化的業(yè)務(wù)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可用于向?qū)W校、圖書館學(xué)會(huì)等上級(jí)單位上報(bào)，也可用于本單位業(yè)務(wù)情況的反映和比較。以月為基本數(shù)據(jù)填報(bào)周期，有些業(yè)務(wù)量與寒暑假期有關(guān)，增加1—2月合報(bào)、7—8月合報(bào)兩種填報(bào)周期，有些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不易獲取，增加上半年報(bào)、全年報(bào)兩種填報(bào)周期。按業(yè)務(wù)管理和人員組織模式配套建立圖書館——部門——組——員工個(gè)人四級(jí)填報(bào)單位鏈，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)由員工個(gè)人負(fù)責(zé)填報(bào)，其上層的組負(fù)責(zé)人匯總得到該組數(shù)據(jù)，更上層的部門負(fù)責(zé)人匯總得到部門數(shù)據(jù)，圖書館匯總得到全館的數(shù)據(jù)。為此相應(yīng)規(guī)定幾個(gè)不同的數(shù)據(jù)處理時(shí)段。各部門月報(bào)表填報(bào)周期為上月26日至當(dāng)月25日，分析表上載的時(shí)間截至當(dāng)月30日，辦公室在次月5日之前將各部門的分析表上載到內(nèi)部主頁(yè)的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)欄目中，以便全館館員瀏覽。

4.2統(tǒng)計(jì)手段

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書館業(yè)務(wù)分工細(xì)致，統(tǒng)計(jì)工作涉及的人員多，為了更有效地開展統(tǒng)計(jì)工作，必須借助成熟的基于網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)來(lái)協(xié)助我們開展統(tǒng)計(jì)工作，選擇的統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)需要遵循易用性、智能性和靈活性三個(gè)原則。易用性是指數(shù)據(jù)表的制作、發(fā)布、填報(bào)步驟簡(jiǎn)單，容易操作；智能性是指數(shù)據(jù)查詢、匯總和分析結(jié)果滿足需求，無(wú)須進(jìn)行過(guò)多的二次開發(fā)；靈活性是指數(shù)據(jù)表易于修改，數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)修改后原有數(shù)據(jù)可以保留。通過(guò)細(xì)致分析，我們提出了對(duì)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的具體要求：①報(bào)表設(shè)計(jì)方法簡(jiǎn)單，報(bào)表格式可根據(jù)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的變化需求而靈活更改。②報(bào)表設(shè)計(jì)和報(bào)表填報(bào)分開，由專人負(fù)責(zé)報(bào)表設(shè)計(jì)并將設(shè)計(jì)好的報(bào)表發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上，普通用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)填報(bào)即可，無(wú)需掌握?qǐng)?bào)表設(shè)計(jì)和修改方法。③通過(guò)賬號(hào)確保報(bào)表使用安全和數(shù)據(jù)保密，數(shù)據(jù)可分級(jí)填報(bào)和管理。普通用戶只能管理自己填報(bào)的數(shù)據(jù)，高級(jí)用戶可以逐級(jí)增加瀏覽、匯總、系統(tǒng)管理等權(quán)限。④數(shù)據(jù)填報(bào)周期可靈活設(shè)置，具體可包括年報(bào)、半年報(bào)、季度報(bào)、月報(bào)、半月報(bào)、旬報(bào)、周報(bào)、日?qǐng)?bào)等形式。⑤系統(tǒng)具有良好的開放性，數(shù)據(jù)可以靈活轉(zhuǎn)換為excel、網(wǎng)頁(yè)等格式，支持二次開發(fā)時(shí)對(duì)底層數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的直接調(diào)用。⑥數(shù)據(jù)分析功能方便靈活，統(tǒng)計(jì)圖表生成方法簡(jiǎn)單。⑦數(shù)據(jù)打印輸出格式所見(jiàn)即所得，易于控制。⑧可進(jìn)行多層次的數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)備份。

明確系統(tǒng)需求后，我們開始進(jìn)行充分的系統(tǒng)調(diào)研，通過(guò)了解、試用和比較，最終選擇目前應(yīng)用廣泛的i@Report通用網(wǎng)絡(luò)報(bào)表統(tǒng)計(jì)平臺(tái)作為工具平臺(tái)。通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)，各業(yè)務(wù)部門、每個(gè)級(jí)次的報(bào)表業(yè)務(wù)整合到一個(gè)平臺(tái)上，真正做到“一個(gè)平臺(tái)、無(wú)限拓展”，i@Report報(bào)表服務(wù)器具有先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)，構(gòu)建在強(qiáng)大的J2EE+WEB應(yīng)用服務(wù)器平臺(tái)上，核心代碼為純Java代碼，網(wǎng)頁(yè)控制為JSP代碼。目前支持的WEB應(yīng)用服務(wù)器有：TomCat、WebSphere、WebLogic等。報(bào)表數(shù)據(jù)存儲(chǔ)支持大多數(shù)流行數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，如MySQL、MS SQL Server、Oracle、sybase、DB2等。i@Report報(bào)表服務(wù)器具有良好的可靠性、穩(wěn)定性。同時(shí)，采用J2EE平臺(tái)也使得i@Report具有良好的跨平臺(tái)性，目前支持的操作系統(tǒng)有Windows Server、Linux、Unix、Solaries、AIX等。i@Report全面采用面向?qū)ο?OOP)設(shè)計(jì)思想及基于模型的軟件設(shè)計(jì)方法。從報(bào)表格式描述到報(bào)表數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)全面采用XML技術(shù)，保證了系統(tǒng)具有良好的擴(kuò)充性，也方便與第三方系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

報(bào)表的設(shè)計(jì)、修改以及數(shù)據(jù)分析功能需要由安裝到用戶本機(jī)的客戶端軟件來(lái)完成，數(shù)據(jù)的填報(bào)、匯總以及管理員對(duì)服務(wù)器的管理通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方式來(lái)完成。應(yīng)用至今，系統(tǒng)在報(bào)表設(shè)計(jì)、修改、發(fā)布、匯總、分析、備份、打印等方面的特點(diǎn)和功能基本符合我館的需求。圖1是清華大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)報(bào)表統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的首頁(yè)面。頁(yè)面右側(cè)的任務(wù)組信息是本系統(tǒng)提供的所有進(jìn)行業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)的任務(wù)組。每個(gè)任務(wù)組都是獨(dú)立的，其中包含的任務(wù)以及報(bào)表的管理互不影響，我們可隨時(shí)根據(jù)需要增加任務(wù)組。頁(yè)面左側(cè)的報(bào)表信息、統(tǒng)計(jì)資料、統(tǒng)計(jì)制度、常見(jiàn)問(wèn)題、工作進(jìn)展、月匯總表等欄目是我們?yōu)榱吮ＷC系統(tǒng)的信息完整性和實(shí)效性自行增加的欄目，集合了我們自行設(shè)計(jì)制作的網(wǎng)頁(yè)，網(wǎng)頁(yè)的信息隨系統(tǒng)的變化情況及時(shí)更新。

4.3統(tǒng)計(jì)指標(biāo)

統(tǒng)計(jì)指標(biāo)是表明統(tǒng)計(jì)總體某種數(shù)量特征的概念和數(shù)值。任何一個(gè)完整的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)包括五個(gè)要素：指標(biāo)名稱、計(jì)量單位、時(shí)間期限、空間范圍和指標(biāo)數(shù)值，具有以下三個(gè)主要特點(diǎn)：①數(shù)量性，客觀存在的、已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的數(shù)值。②綜合性，說(shuō)明總體現(xiàn)象的綜合特征的量。③具體性，是在一定時(shí)間、地點(diǎn)條件下具體的總體現(xiàn)象的量。圖書館的業(yè)務(wù)種類日益增加，不斷細(xì)化。要完整地反映業(yè)務(wù)進(jìn)行情況，首先需要全面了解業(yè)務(wù)，確定哪些指標(biāo)是可以量化并且有價(jià)值收集的，其次將選取的多個(gè)指標(biāo)以合理的報(bào)表形式展現(xiàn)出來(lái)。

統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的選取需由多人參與并且不斷修正。清華大學(xué)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)中目前共有50多張表格，涉及流通閱覽、采訪編目、參考咨詢、系統(tǒng)維護(hù)、日常辦公等多個(gè)業(yè)務(wù)面，最熟悉業(yè)務(wù)的館員分別負(fù)責(zé)衡量各自業(yè)務(wù)量的指標(biāo)選取和報(bào)表格式確定。館員將記錄有指標(biāo)名稱、計(jì)量單位、統(tǒng)計(jì)周期、統(tǒng)計(jì)單位的excel表格交給系統(tǒng)管理員，由系統(tǒng)管理員利用i@report的客戶端軟件來(lái)設(shè)計(jì)表格的樣式，為報(bào)表命名、給報(bào)表分配管理權(quán)限，為了增強(qiáng)報(bào)表的智能性，還針對(duì)報(bào)表填報(bào)人和審核人項(xiàng)目設(shè)置了計(jì)算指標(biāo)。完成表格設(shè)計(jì)后，將表格發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上供館員以網(wǎng)絡(luò)方式填報(bào)數(shù)據(jù)。完整的流通閱覽報(bào)表如圖2所示，表中包括報(bào)表名稱、報(bào)表編號(hào)、填報(bào)部門、填報(bào)人、填報(bào)時(shí)間、填報(bào)項(xiàng)目、填報(bào)單位和館員填報(bào)的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。

4.4統(tǒng)計(jì)方法

統(tǒng)計(jì)方法包括描述性統(tǒng)計(jì)方法和因果性統(tǒng)計(jì)方法。描述性統(tǒng)計(jì)方法是用來(lái)概括、表述事物整體狀況以及事物間關(guān)聯(lián)、類屬關(guān)系的統(tǒng)計(jì)方法，具體包括求平均數(shù)、眾數(shù)、中數(shù)、方差、標(biāo)準(zhǔn)差以及進(jìn)行相關(guān)性分析、聚類分析等。因果性統(tǒng)計(jì)方法是指進(jìn)行因果推斷的方法，主要是差異的顯著性檢驗(yàn)。本館的統(tǒng)計(jì)目前還處于初級(jí)階段，統(tǒng)計(jì)方法僅限于求和、求平均數(shù)等，隨著數(shù)據(jù)的累計(jì)和統(tǒng)計(jì)經(jīng)驗(yàn)的成熟，我們將根據(jù)需求開展各種形式的數(shù)據(jù)分析工作，包括針對(duì)某業(yè)務(wù)各個(gè)時(shí)間段工作情況的比較、個(gè)人業(yè)務(wù)任意時(shí)間段的匯總、某業(yè)務(wù)未來(lái)情況的預(yù)測(cè)分析等。

5清華大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的效果

從2005年至今，本館統(tǒng)計(jì)工作不斷深入開展，幾大主要部門的館員基本都利用報(bào)表系統(tǒng)完成日常業(yè)務(wù)的填報(bào)，不僅為本館積累了寶貴數(shù)據(jù)，同時(shí)也養(yǎng)

成了定期總結(jié)個(gè)人工作的好習(xí)慣。各部門填報(bào)報(bào)表的種類隨著業(yè)務(wù)類型的增加而不斷增加，系統(tǒng)管理員的報(bào)表管理方法逐漸科學(xué)，可以靈活進(jìn)行對(duì)報(bào)表修改前原始數(shù)據(jù)的保留和設(shè)置數(shù)據(jù)自動(dòng)備份計(jì)劃等。為了保證系統(tǒng)的信息完整性和實(shí)效性，幫助館員了解統(tǒng)計(jì)工作的進(jìn)展情況，我們自行設(shè)計(jì)制作了報(bào)表信息(記錄各個(gè)部門報(bào)表基本信息情況和報(bào)表變化情況)、統(tǒng)計(jì)資料、統(tǒng)計(jì)制度、常見(jiàn)問(wèn)題、工作進(jìn)展、月匯總表等欄目的網(wǎng)頁(yè)，網(wǎng)頁(yè)的信息隨系統(tǒng)的變化情況及時(shí)更新。因利用業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)瀏覽、填報(bào)和匯總數(shù)據(jù)需要身份認(rèn)證，在這個(gè)系統(tǒng)中所有基層用戶只能瀏覽與自己負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)有關(guān)的幾張報(bào)表，為了幫助全館同事通過(guò)數(shù)據(jù)了解圖書館讀者服務(wù)和業(yè)務(wù)管理工作的進(jìn)展情況，我們?cè)诮y(tǒng)計(jì)系統(tǒng)之外自行開發(fā)了圖書館部門業(yè)務(wù)匯總數(shù)據(jù)發(fā)布平臺(tái)，專門用于發(fā)布各種業(yè)務(wù)的月匯總報(bào)表，目前發(fā)布系統(tǒng)中已經(jīng)保存了從2007年至今的400多張匯總報(bào)表。

本館通過(guò)開展統(tǒng)計(jì)工作，使日常業(yè)務(wù)工作中的各種量化指標(biāo)得以有計(jì)劃、有步驟地調(diào)查、整理和分析。我們發(fā)現(xiàn)借助翔實(shí)充分的統(tǒng)計(jì)數(shù)字，不僅使圖書館領(lǐng)導(dǎo)可以全面準(zhǔn)確地掌握本館各項(xiàng)業(yè)務(wù)和服務(wù)的運(yùn)行現(xiàn)況、存在問(wèn)題和發(fā)展趨勢(shì)，各層次管理人員和業(yè)務(wù)人員也可了解所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)情況進(jìn)展以便改進(jìn)工作。通過(guò)分析歷史數(shù)據(jù)，總結(jié)規(guī)律，作為開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的客觀依據(jù)，以便減少工作中的盲目性和片面性，更方便及時(shí)地向上級(jí)或有關(guān)部門提供真實(shí)的數(shù)據(jù)資料供決策時(shí)參考。

6對(duì)清華大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的思考

在三年的工作實(shí)踐中，我們經(jīng)歷了不少?gòu)澛罚绕涫窃趫?bào)表修改方法、報(bào)表用戶編碼以及報(bào)表名稱命名方法等方面都經(jīng)歷反復(fù)修正，由此也總結(jié)出幾條經(jīng)驗(yàn)供同行參考：①統(tǒng)計(jì)工作是涉及面廣而長(zhǎng)期細(xì)致的工作，必須由主管館長(zhǎng)負(fù)責(zé)管理協(xié)調(diào)才能保證工作的計(jì)劃性、有效性和長(zhǎng)久性。②統(tǒng)計(jì)工作面向館員負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，要充分調(diào)動(dòng)館員的力量進(jìn)行基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)工作。③統(tǒng)計(jì)報(bào)表不可能固定不變，統(tǒng)計(jì)指標(biāo)將隨著業(yè)務(wù)變化而不斷修改，在選擇統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)時(shí)必須選擇通用報(bào)表而非傳統(tǒng)的定制報(bào)表，平臺(tái)支持的報(bào)表可以無(wú)限擴(kuò)展。④選擇統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)時(shí)要選擇有實(shí)力的產(chǎn)品，盡量多和公司溝通，征詢他們對(duì)于報(bào)表設(shè)計(jì)、維護(hù)和管理的意見(jiàn)，這個(gè)系統(tǒng)有些功能還不很完善，仍在不斷修改，因此遇到問(wèn)題要及時(shí)與公司技術(shù)人員聯(lián)系。⑤統(tǒng)計(jì)工作涉及面廣，初期要以某部門為試點(diǎn)，以點(diǎn)代面開展。⑥報(bào)表名稱、填報(bào)人員的命名要采用規(guī)范設(shè)計(jì)的代碼，便于后續(xù)管理和二次開發(fā)。⑦向使用同一系統(tǒng)的用戶取經(jīng)，是一種很有效的辦法。

7結(jié)語(yǔ)

以上經(jīng)驗(yàn)僅適用于統(tǒng)計(jì)工作的初級(jí)階段，即數(shù)據(jù)積累階段。擴(kuò)大統(tǒng)計(jì)的參與范圍和提高統(tǒng)計(jì)分析層次是我們下一步的統(tǒng)計(jì)工作目標(biāo)。為此，一方面我們將提供更便捷和有效的統(tǒng)計(jì)方法，吸引更多的部門參與統(tǒng)計(jì)工作，另一方面要研究數(shù)據(jù)分析方法，充分利用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)挖掘規(guī)律，提高統(tǒng)計(jì)工作的水平。