摘要：本文對王茂躍老師《歸檔不宜只歸發(fā)文——與李興利同志探討》進行了再商榷，認為只歸檔發(fā)文的構(gòu)想是能夠成立的，并對產(chǎn)生分歧的主要原因進行了分析。

關(guān)鍵詞：優(yōu)化館藏歸檔范圍發(fā)文收文存檔

拙文《試論只歸發(fā)文》(以下簡稱《試論》)發(fā)表后。王茂躍老師撰文與我商榷(以下簡稱《王文》)，認為“提出歸檔只歸發(fā)文的構(gòu)想。希望能夠最大限度減少檔案館檔案重復(fù)，其出發(fā)點和探索精神值得肯定。但這并不是解決問題的正確辦法?！睂τ谕趺S老師的治學(xué)精神，筆者非常欽佩，但對其觀點卻不敢茍同。現(xiàn)就有關(guān)問題回應(yīng)如下，不當(dāng)之處，請茂躍老師及各位同行指正。

1、提出只歸檔發(fā)文的前提條件

《試論》提出只歸檔發(fā)文的構(gòu)想是有幾個前提條件的，但《王文》卻繞開這幾個前提與筆者進行商榷，得出的結(jié)論自然不能令人信服。

1.1技術(shù)條件，即檔案信息化發(fā)展到一定階段。雖然在傳統(tǒng)檔案管理模式下，只歸檔發(fā)文也是成立的，但可能會因要到有關(guān)單位查找檔案而帶來諸多不便，使人不接受只歸檔發(fā)文這一新生事物。而隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。一個地區(qū)的電子文件中心和數(shù)字檔案館建立起來后。人們可以很方便地通過網(wǎng)絡(luò)查詢到所要的檔案，變革的阻力會小一些。

1.2地域條件，在一個檔案館接收范圍內(nèi)的立檔單住。因為這些單位的檔案都要向同一個檔案館移交，只要各單位把自己的發(fā)文收全歸好了，整個地區(qū)的檔案也就齊全完整了。

1.3理論探討的絕對性與現(xiàn)實操作的相對性?！锻跷摹芬舱J為，如果歸檔只歸發(fā)文。就可以“從根本上杜絕館藏檔案重份現(xiàn)象的發(fā)生”。但理論推導(dǎo)的成立，并不代表現(xiàn)實工作中的百分百執(zhí)行。筆者也認為“在任何一級綜合檔案館中，要求檔案文件絕對不重復(fù)是不現(xiàn)實的。”對于屬于例外的一些重要收文的處理，筆者在《試論》中是這樣寫的：“而對于這些(立檔)單位收到的該檔案館接收范圍之外的單位的文件，則可以根據(jù)具體情況適當(dāng)歸檔保存一些較為重要的。(比如某市某局收到的該市市委、市政府的文件一律不再歸檔。但收到的省里某局的文件則可以適當(dāng)存一些。)在將來條件成熟后(比如‘金檔工程完成后)，就可以完全放開，只歸檔發(fā)文了?！?/p>

此外，只歸檔發(fā)文主要討論的是機關(guān)文件材料中文書檔案這一塊，而對專門檔案、科技檔案、聲像檔案是否適用未作研究?！锻跷摹穼Υ艘参催M行探討。

2、只歸檔發(fā)文可以自圓其說

2.1區(qū)分存檔和歸檔兩個概念是提出只歸檔發(fā)文的理論依據(jù)。盡管《王文》一再說，“區(qū)分存檔和歸檔兩個概念與接受只歸發(fā)文這一觀點無關(guān)”，“至于區(qū)分存檔和歸檔兩個概念可以有助于我們接受只歸發(fā)文這一觀點，筆者始終覺得難以理解”，但區(qū)分存檔和歸檔兩個概念的的確確是筆者提出只歸檔發(fā)文的理論依據(jù)。王茂躍老師在一篇論文中寫道“存檔與歸檔兩個概念的區(qū)別極其明顯：對文書處理部門和業(yè)務(wù)部門而言，首先要將處理完畢的文件作為檔案保留、存放起來，然后才能將有保存價值的檔案歸檔，沒有保存價值的檔案或保存價值很小的檔案經(jīng)存檔后無須歸檔……存檔與歸檔兩個術(shù)語揭示的是文書處理工作中的兩種不同行為，一個是公文辦理完畢后作為檔案暫時保存的行為，一個是將存檔的檔案經(jīng)過整理后交給機關(guān)單位檔案室保存的行為。”筆者的理解是。歸不歸檔與其是不是檔案沒有對等關(guān)系，歸檔只是為了更好地積累和保存檔案財富而采取的一種措施。已存檔但未歸檔的那部分也是檔案。文書處理部門和業(yè)務(wù)部門認為有價值，即可存檔，此范圍比較大，而檔案部門認為沒多大價值的，便不須向檔案室移交，檔案室也可以拒絕接收，即不需要歸檔(對檔案部門來說是接收)。王老師還說“對檔案保管機構(gòu)而言，并不是所有的檔案都要長久保存下來(即‘有檔必存)，存什么，不存什么。依然要通過開展檔案的價值鑒定工作去作挑選。”因此，筆者堅持認為只歸檔發(fā)文有一定的理論依據(jù)，王茂躍老師對“存檔”和“歸檔”兩個不同概念的研究，有助于我們接受只歸檔發(fā)文這一觀點。只不過，王老師認為收文也是檔案，一些收文也很有價值，也應(yīng)該歸檔；而筆者認為對一個立檔單位而言，有價值的收文可以作為檔案存檔備查，但就一個檔案館而言，一份文件在乙單位是收文，在甲單位卻是發(fā)文。作為發(fā)文在甲單位歸檔，為了最大限度地減少乃至杜絕館藏檔案重份現(xiàn)象的發(fā)生，所以乙單位不歸檔。

2.2在現(xiàn)行檔案規(guī)章制度中有只歸檔發(fā)文的意思。確如《王文》所言，無論是國家檔案局以前發(fā)布的還是最新發(fā)布的關(guān)于檔案保管機構(gòu)歸檔范圍的相關(guān)規(guī)定，都沒有規(guī)定“歸檔只歸發(fā)文”，這些政策依據(jù)中沒有“歸檔只歸發(fā)文”這樣的字眼。但只歸檔發(fā)文的意思，筆者認為是有的。《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》第六條規(guī)定：檔案館在接收有關(guān)單位的檔案時，為保證進館檔案的完整和減少重復(fù)，除按照《檔案館工作通則》規(guī)定接收有關(guān)保管期限的檔案外，還應(yīng)協(xié)助機關(guān)檔案室做好案卷進館前審核、調(diào)整保管期限的工作，并注意以下幾點：一是凡列入本館收集范圍的單位，其自己制成的反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的各種形態(tài)的檔案，原則上一律進館。(發(fā)文進館。筆者注)二是凡列入本館收集范圍的單位之間相互發(fā)送的重要文件，除請示、批復(fù)者外，一般只由發(fā)文單位歸檔進館，收文單位的上述檔案不予進館。(除少量重要的請示、批復(fù)處，一般只歸檔發(fā)文并進館，筆者注)三是上級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、專業(yè)主管部門發(fā)給本級的文件，分別由本級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和專業(yè)主管部門歸檔進館。其他機關(guān)保存的上述檔案，原則上不予進館(屬于例外的立檔單位收到的檔案館接收范圍以外單位的文件，對檔案館來說，也只歸檔進館一份，筆者注)。此外。在其他有關(guān)檔案規(guī)章中還明確提出，重份文件不準歸檔，保管期滿檔案經(jīng)鑒定屬于重份的可以銷毀?！锻跷摹愤€特別提到，2007年國家檔案局印發(fā)的《關(guān)于做好<機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定>宣傳貫徹工作的通知》(檔發(fā)[2007]3號)指出，要“突出立檔單位的主體地位，盡量解決文件材料重復(fù)歸檔和檔案將來重復(fù)進館問題”。因此，《試論》認為，如果我們將這些規(guī)定和要求，從一個全宗(立檔單位)放大到一個區(qū)域性的國家綜合檔案館的范圍來執(zhí)行，只歸檔發(fā)文就是順理成章的事。至于《王文》稱，《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》是國家檔案局1986年發(fā)布的，至今已有20余年，不能作為依據(jù)的說法，就更不成立了。因為，作為規(guī)章制度，只要仍在施行，它就是有效的。何況，2008年發(fā)布的《河南省各級國家檔案館收集檔案范圍的實施細則》第十一條還重申了這一規(guī)定。

2.3電子政務(wù)和檔案信息化建設(shè)使只歸檔發(fā)文成為可能。《王文》說“除非電子文件已經(jīng)真正取代了紙質(zhì)文件，所有的單位都不再使用紙質(zhì)文件，無論發(fā)文還是收文全部改用電子文件了。否則歸檔只歸發(fā)文就難以成為事實。”是不是可以這樣理解，如果所有

的單位都不再使用紙質(zhì)文件，無論發(fā)文還是收文都全部改用電子文件了，只歸檔發(fā)文就可以成為事實。也就是說，只要這些條件具備，王老師就可以接受只歸檔發(fā)文這一事實。在《試論》中，筆者寫道?！岸嗄暌郧?，一些垂直管理部門，如金融、保險、稅務(wù)、氣象、河務(wù)、電力等，已開始推行電子政務(wù)，系統(tǒng)內(nèi)部收發(fā)文件一律通過專網(wǎng)傳輸(開始時是先通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)電子版，再郵寄紙質(zhì)的，后來慢慢就不再發(fā)紙質(zhì)的了)。也就是我們常說的無紙化辦公……據(jù)筆者了解的情況，這些單位后來除了極個別重要文件外，收文都不再專門打印紙質(zhì)文件歸檔保存了。也就是說，在這些行業(yè)，只歸發(fā)文已成為事實?！薄半S著檔案信息化建設(shè)的不斷深化，檔案管理軟件由單機版變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)版，現(xiàn)在又在大力推行電子文件在線歸檔，借助計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，只要各單位都把自己的發(fā)文歸檔保存了，一個地區(qū)的檔案資源是不會流失的，這樣可以從根本上解決進館檔案重復(fù)的現(xiàn)象?！睂Υ?，《王文》轉(zhuǎn)述以后，卻未進行討論，而只是說“紙質(zhì)文件在相當(dāng)長歷史時期內(nèi)都不會消失，兩種載體的文件將長期并存”，所以筆者也不知道其“現(xiàn)在還很難得出電子政務(wù)和檔案信息化建設(shè)使歸檔只歸發(fā)文成為可能這一結(jié)論”是如何得出的。其實，只歸檔發(fā)文的構(gòu)想在沒有電子文件的紙質(zhì)文件時代也是成立的，只不過因為有了電子文件和網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)。以及建成了地區(qū)性的電子文件管理中心和數(shù)字檔案館后，不再因為查找利用檔案不方便而需要大量保存收文(主要是上級文件)，從而使只歸檔發(fā)文實施起來少了些阻力罷了。對《王文》提到的2003年9月1日起施行的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規(guī)定：電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。筆者理解，應(yīng)該是對一單位的發(fā)文而言，而沒有必要包括該單位收到的電子公文。

2.4只歸檔發(fā)文后對收文的處理。首先要指出一點，《王文》說“事實上，處理程序完畢后，無論發(fā)文還是收文，只要有保存價值的都會進行整理(立卷)歸檔保存的?！边@與王老師對存檔和歸檔兩個概念的區(qū)分是不一致的，文書處理程序完畢后，無論發(fā)文還是收文都應(yīng)存檔，而不是歸檔。至于需不需要歸檔，還要經(jīng)過一個過程。對于《王文》提出的“如果只歸檔發(fā)文，收文怎么辦”的疑問，筆者認為不是個問題。如果覺得沒用，每年歸檔時直接銷毀就行了；如果認為有保存價值，繼續(xù)由文書部門或業(yè)務(wù)部門存檔備查即可。至于以前歸檔保存在檔案室的收文，以及檔案室已經(jīng)移交給國家檔案館的收文。就更簡單了，新人新辦法。老人老辦法，先不管它，等到檔案移交進館或鑒定的時候再作處理不就行了。對于不需要向國家檔案館移交的企業(yè)和事業(yè)單位的收文是否需要歸檔。檔案行政管理部門好象沒有必要去管。但如果是國有企事業(yè)單位，其檔案將來有可能向檔案館移交的，也沒有必要歸檔收文，有查考利用價值的收文存檔不也挺好嗎?其實，現(xiàn)實工作中許多單位的重要收文就保存在領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門手里，以前我們檔案部門要求其歸檔。效果也不見得有多好。

3、只歸檔發(fā)文不影響檔案館核心職能的發(fā)揮

檔案館的核心職能是存史，是利用，還是雙核心，學(xué)者們意見不一。但大家都能接受的觀點是，檔案館的核心職能要么是存史。要么是利用，或者是雙核心。下面，筆者就從存史和利用兩個角度，分別討論一下只歸檔發(fā)文會不會對檔案事業(yè)帶來危害。

3.1只歸檔發(fā)文不會對檔案館存史帶來危害。首先。就全國而言，只歸檔發(fā)文不會影響國家檔案全宗的完整和安全。國家檔案全宗是指歸國家所有，由國家統(tǒng)一管理的具有政治、經(jīng)濟、科學(xué)文化或歷史意義的一切檔案的總和。在我國，國家檔案全宗也稱國家全部檔案。如果各單位都把自己的發(fā)文歸檔保存了，對全國而言，自然也就是齊全完整的。其次，就一個地區(qū)檔案館而言，只歸檔發(fā)文也不會影響本地區(qū)社會記憶的傳承。對于本地區(qū)外的單位和個人形成的關(guān)于本地區(qū)的文件材料。如果屬于立檔單位正常的收發(fā)文范圍，按照前文所列出的例外情況，是能夠歸檔并移交檔案館保存的：如果不屬于立檔單位的正常收發(fā)文范圍，是檔案館通過其他渠道從社會上征集或購買而來的，自然也不影響只歸檔發(fā)文的正確性。至于這些東西究竟是不是檔案，將其稱作資料是不是更準確一點，本文不作研究。

3.2只歸檔發(fā)文不會對檔案館利用帶來危害。首先，本地人到檔案館查找利用該館接收范圍內(nèi)立檔單位的檔案，直接去文件形成單位全宗內(nèi)查就行了，沒有什么不方便：其次，本地人到檔案館查找利用該館接收范圍以外立檔單位關(guān)于本地區(qū)有關(guān)事宜的檔案。按照前文所列的例外，在紙質(zhì)檔案中能夠查到；第三，如果是外地人來當(dāng)?shù)貦n案館查找該地方的檔案，同上很方便；如果是外地人要查找上級關(guān)于該地區(qū)的某份文件。乃至普發(fā)性的方針政策性文件，可以直接到上級機關(guān)所在地的檔案館，而沒有必要非來你這個檔案館。將來檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段，地區(qū)電子文件中心成立了，數(shù)字檔案館建成了，檔案專網(wǎng)有了，通過網(wǎng)絡(luò)來查找電子文件就更加方便。舉個例子，現(xiàn)在的金融機構(gòu)都已經(jīng)實現(xiàn)了省轄市內(nèi)不收任何費用的通存通兌，不管在哪個營業(yè)網(wǎng)點辦理業(yè)務(wù)。紙質(zhì)單據(jù)只有一份(一式多份的處理類似于我們檔案整理中的多套制)，數(shù)據(jù)庫里電子記錄也只有一條。這么重要的專業(yè)檔案只歸一份就行了。而且利用起來(存取款，查詢帳戶余額等)非常方便，我們的文書檔案只歸檔發(fā)文又有何不可以呢?

4、結(jié)語

綜上所述，只歸檔發(fā)文，希望能夠最大限度減少檔案館檔案重復(fù)，不僅出發(fā)點是好的，而且也是解決問題的好辦法。而《王文》提出的辦法，“收文歸檔后，有的收文今后不向國家檔案館移交，照樣可以減少國家檔案館檔案的重復(fù)。這完全可以由國家檔案館根據(jù)實際情況，通過調(diào)控各自的檔案接收范圍加以實現(xiàn)。更何況現(xiàn)在的檔案整理普遍以件為單位，歸檔文件目錄項目中的件號分為室編件號和館編件號，國家檔案館在檔案接收時進行適當(dāng)?shù)奶幚?，以達到減少國家檔案館檔案重復(fù)的目的是完全可以做到的?！彪m然符合國家有關(guān)檔案工作的方針政策，而且如真能落到實處，的確可以達到減少國家檔案館檔案重復(fù)的目的。但現(xiàn)實是，不管是正常的檔案移交，還是機構(gòu)改革撤并轉(zhuǎn)時的檔案進館。檔案局、檔案館、立檔單位都沒有人來做這種吃力不討好的事。也就是說，《王文》的辦法理論上可行，卻得不到落實。而一旦檔案進館了，不想鑒定，不敢銷毀，不會鑒定，鑒而不銷，再想減少國家檔案館檔案重復(fù)就更難了。

目的都是希望能夠最大限度減少檔案館檔案重復(fù)，但結(jié)論卻是相反的。究其原因，筆者分析主要有以下幾點：

4.1《王文》主要是在理論層面上進行推導(dǎo)，而《試論》則是從實踐中進行的經(jīng)驗總結(jié)，這從兩文的關(guān)鍵詞上可見一斑?！锻跷摹返年P(guān)鍵詞是4個，歸檔、檔案、發(fā)文、收文，《王文》也正是通過對什么是檔案、什么是文件、什么叫歸檔的研究，得出了“歸檔不宜只歸發(fā)文”的結(jié)論；《試論》的關(guān)鍵詞也是4個，檔案館、優(yōu)化館藏、歸檔范圍、發(fā)文，通過對檔案館優(yōu)化館藏實踐的分析。從而給出了立檔單位的歸檔范圍可以只歸檔發(fā)文的結(jié)論。

4.2《王文》主要站在一個立檔單位的檔案室角度來進行研究，而得出“歸檔不宜只歸發(fā)文”的結(jié)論；《試論》則是從一個地區(qū)檔案館的角度來進行分析，給出只歸檔發(fā)文的結(jié)論。

4.3《王文》多次提到只歸檔發(fā)文與《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等現(xiàn)行規(guī)章制度相矛盾，自覺不自覺地在維護現(xiàn)有制度；《試論》則只分析只歸檔發(fā)文是否可行。至于違不違反規(guī)定，能不能得到有關(guān)部門認可沒有過多考慮。