田巧玲

1、民生檔案的管理現(xiàn)狀

1.1管理分散、意識薄弱。目前大部分基層檔案室保管的民生檔案只是停留在人事檔案上，特色不明顯，大量的民生檔案管理分散，沒有建立專題檔案數(shù)據(jù)庫，群眾對民生檔案的了解還處于朦朧狀態(tài)，各基層主管部門還存在重事輕人現(xiàn)象。沒有相關(guān)制度來約束，造成民生檔案流失嚴(yán)重。

1.2固有的管理模式。固有的檔案管理機(jī)制導(dǎo)致存在一個(gè)全宗內(nèi)的民生檔案分類不明確、條塊分割等現(xiàn)象。同一個(gè)單位形成的檔案分別存放于不一個(gè)全宗內(nèi)。目前企業(yè)基層部門產(chǎn)生的民生檔案主要集中在人事勞資、社會統(tǒng)籌、任免表彰、科研立項(xiàng)等方面。這部分檔案分別存放在企業(yè)檔案部門、人事部門、社會統(tǒng)籌、社區(qū)等單位，并分放于文書、科技、財(cái)會、工程、人事、實(shí)物、統(tǒng)籌等多門類檔案中，由于沒有嚴(yán)格的規(guī)定和專題目錄。造成這部分檔案歸檔不全和查詢困難。

2、造成民生檔案管理分散的原因

2.1缺乏民生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。由于沒有相應(yīng)的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，一些單位和企業(yè)只重視紅頭文件、一般性的文件、科技、財(cái)會等相關(guān)檔案的收集和整理，對于民生檔案的管理不予重視。造成管理分散和民生檔案的流失。特別是改制企業(yè)、撤銷單位，民生檔案的管理還是一項(xiàng)空白，這部分民生檔案沒有人監(jiān)督，沒有制度約束，人員的調(diào)整隨意性也大。大部分民生檔案流失。

2.2各單位重事輕人、重物輕人。一些部門面對涉及人的檔案的收集整理重視不夠，管理不到位。普通百姓查閱檔案很困難，建檔范圍過窄，分類方法僅限于文書、人事等門類檔案，沒有考慮專門的民生檔案分類情況。國有改制企業(yè)和破產(chǎn)企業(yè)一些涉及職工人事方面的檔案和一般檔案資料混同一起：企業(yè)解除勞動合同人員、提前退休人員的檔案一般都是隨著人員的調(diào)離，檔案也轉(zhuǎn)到相關(guān)部門，這部分人員查閱檔案時(shí)因沒有工作單位，無法開具證明，查閱也就成了問題。

2.3原有的借閱制度已不符合現(xiàn)有的體制。由于檔案部門向來被認(rèn)為是保密機(jī)關(guān)。對于檔案的借閱要求相對比較嚴(yán)格。一般借閱都要求必須有單位介紹信，檔案不對個(gè)人開放；借閱檔案需要相關(guān)部門、相關(guān)單位的介紹信和領(lǐng)導(dǎo)簽字。沒有單位蓋章和領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)業(yè)務(wù)科室的審批，僅憑個(gè)人是借不出檔案的，只有單位開具證明檔案才可借出。

3、調(diào)整工作思路強(qiáng)化制度監(jiān)管

3.1建設(shè)適應(yīng)民生需求的檔案業(yè)務(wù)體系。將以往檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的做法進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，使之方便群眾利用，調(diào)整平時(shí)收集導(dǎo)向和思路，建設(shè)面向普通人開展的檔案服務(wù)體系。圍繞服務(wù)民生的需要，調(diào)整收集思路，改變檔案室單純接收黨政機(jī)關(guān)文書檔案的傳統(tǒng)做法，突出民生檔案在檔案資源建設(shè)中的地位。將接收范圍擴(kuò)大到與基層群眾關(guān)系密切的專門檔案，建立與民生息息相關(guān)的政策。使民生檔案更多體現(xiàn)到維護(hù)民權(quán)，服務(wù)民生、改善民生上來。

3.2做好民生檔案排查和登記工作。建立民生檔案登記和年檢制度，對現(xiàn)有的民生檔案進(jìn)行一次徹底檢查。掌握企業(yè)民生檔案的主要內(nèi)容、數(shù)量，整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，從源頭抓起，實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)管。把民生檔案歸檔情況納入企業(yè)建設(shè)考核體系。確保民生檔案的完整。

3.3加強(qiáng)民生檔案資源整合。加強(qiáng)與各單位相關(guān)業(yè)務(wù)科室的溝通與協(xié)作。創(chuàng)新民生檔案業(yè)務(wù)工作機(jī)制和手段，即對分散在各個(gè)機(jī)關(guān)和基層單位的與民生有關(guān)的各類專業(yè)檔案進(jìn)行整合。盡量放在一個(gè)全宗內(nèi)，建立以民生為專題的查詢工具，以目錄和索引的形式來體現(xiàn)，實(shí)行各類檔案相對分散又相對集中的管理模式。將原有的檔案服務(wù)創(chuàng)新中形成的各種做法整合到民生檔案服務(wù)中來。在保證不打亂原有檔案的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新服務(wù)方式。建立專門的民生檔案網(wǎng)絡(luò)，把涉及各門類的民生檔案有機(jī)聯(lián)系起來，形成民生檔案數(shù)據(jù)庫，這樣既豐富了檔案資源，又完善服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)了民生檔案信息化管理。

3.4-檔案部門做好宣傳監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，引導(dǎo)民生檔案形成單位切實(shí)加強(qiáng)檔案工作。建立健全民生檔案工作法規(guī)體系，協(xié)助企業(yè)出臺民生檔案管理細(xì)則和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范歸檔機(jī)制、健全歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求，指導(dǎo)企業(yè)全面準(zhǔn)確記錄有關(guān)民生檔案建檔情況，即通過制定相關(guān)規(guī)范性文件，確保將各種新形成的與民生有關(guān)的文件材料及時(shí)收集歸檔，完善民生檔案管理。

3.5檔案工作者要改變觀念。利用檔案解決群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問題。針對群眾查閱多的有關(guān)群眾切身利益的檔案建立專題檔案數(shù)據(jù)庫，確保各個(gè)行業(yè)、部門形成的民生檔案及時(shí)建檔、有效管理，為服務(wù)民生提供真實(shí)可靠的信息來源。

3.6建立民生檔案借閱制。在保護(hù)企業(yè)利益和方便群眾利用的基礎(chǔ)上修改借閱制度。公民持有合法證明，可利用涉及自身權(quán)益的民生檔案。不需要到單位開具介紹信，要改變過去“重物輕人、重事輕人”的檔案價(jià)值觀念，樹立“人的檔案最重要”的觀念，重新認(rèn)識所有與普通百姓、與民生有關(guān)的各種專業(yè)檔案的價(jià)值，讓檔案資源體系能夠覆蓋民生的各個(gè)領(lǐng)域，覆蓋最廣大的人民群眾。