馬德學(xué)

摘要：目前，高校院系一級的教學(xué)文檔是學(xué)校教學(xué)管理的基礎(chǔ)，也是教學(xué)管理中基礎(chǔ)薄弱的環(huán)節(jié)，已不能適應(yīng)現(xiàn)代高校教學(xué)的需要，亟待加強。

關(guān)鍵詞：以評促建；教學(xué)文檔；基礎(chǔ)地位；薄弱環(huán)節(jié)；鞏固措施

1.進一步加強教學(xué)文檔在高校教學(xué)管理中的基礎(chǔ)地位

檔案作為人類積累知識、傳播知識的有效手段，是知識儲存的載體。在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)實踐活動的原始記錄。教學(xué)文檔載了教學(xué)的全過程，是衡量高校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要依據(jù)，更是全面總結(jié)和研究教學(xué)規(guī)律、提高教學(xué)質(zhì)量和效率的必要條件。

2.高校院系文檔管理的落后現(xiàn)狀

目前，多數(shù)院系在實際教學(xué)管理工作中，重教學(xué)、輕管理，尤其是普遍存在著輕視教學(xué)文檔管理的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在：一、學(xué)院教學(xué)文檔管理人員不定編，基本上由兼職人員管理，這些人員都有自己的本職工作，又缺少文檔管理方面的專業(yè)知識，對教學(xué)文檔管理的基本原則和方法不熟悉。二、院系教工檔案意識淡漠，不能及時上繳或不繳應(yīng)歸檔的材料，造成教學(xué)文檔材料收集、歸檔不及時，甚至出現(xiàn)資料流失或文檔殘缺的現(xiàn)象。三、管理文檔的兼職人員收下檔案材料后，要么無暇及時整理，要么整理了但不規(guī)范、不標準，教學(xué)文檔管理仍然停留在看家守攤的水平，有的材料還被束之高閣。

3.以評促改、以評促建，加強院系教學(xué)文檔硬件設(shè)施、管理隊伍、管理制度建設(shè)

3.1配強人員，穩(wěn)定隊伍

強化教學(xué)文檔管理工作，必須配好高素質(zhì)的文檔管理人員，并保持這支隊伍的相對穩(wěn)定?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定“高等學(xué)校各部、處、院、系、所等部門，必須有一名負責(zé)人分工主管該部門的檔案工作，并視情況配備一至二名專（兼）職人員，負責(zé)本部門檔案的收集整理和移交工作”。

3.2加大投入，完善設(shè)施

強化教學(xué)文檔，就要增加對教學(xué)文檔管理的投入。一是確保有適合文檔管理存放的處所場地；二是引進必要的先進技術(shù)和設(shè)備。提高教學(xué)文檔管理效率，必須采用現(xiàn)代化的管理手段。必備、完善的管理設(shè)施，是搞好文檔管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。只有這樣，才能根本杜絕資料壓摞堆積、存放無序，查找不方便的現(xiàn)象。只有具備過硬的軟硬件條件，檔案的提供利用服務(wù)才能滿足現(xiàn)代化的需要，才能實現(xiàn)檔案管理和利用的科學(xué)化、高效化。

3.3建立制度，規(guī)范管理

3.3.1文件資料的收集歸檔制度

收集教學(xué)文檔資料，要在時間上把握好，具體來說，注意以下幾個方面：第一，根據(jù)教學(xué)活動特有的周期性規(guī)律，制定各類資料的歸檔時間。如：新生入學(xué)，錄取名單、新生實際報道情況；畢業(yè)生離校，考研、就業(yè)去向；學(xué)年伊始，各種年度工作安排；學(xué)期結(jié)束，年度工作總結(jié)；學(xué)期之初，學(xué)生注冊、到課情況、教師授課進度表、院系課表；中期，期中教學(xué)檢查結(jié)果、下學(xué)期教材征訂目錄；期末，試題、標準答案、評分標準、試卷、試卷分析、任課教師教案等，都要相應(yīng)地定出確切的歸檔時間，以保證及時地收集、立卷、建檔。第二，注意需立即歸檔或同時歸檔的資料。院系教學(xué)活動中隨機產(chǎn)生的資料，如講課大賽、征文比賽等，活動結(jié)束，立即歸檔；院系制定的工作安排，如新辦專業(yè)、教改項目，從申報到批復(fù)、結(jié)項，每項重要的工作都應(yīng)有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料同時歸檔保存。

3.3.2教學(xué)文檔的安全保管制度

教學(xué)文檔是督查、評估和指導(dǎo)學(xué)校工作的可靠依據(jù)。有的學(xué)校平時做了許多工作并卓有成效，但督導(dǎo)檢查時，聽匯報成績不少，查檔案證據(jù)不足，有的已經(jīng)丟失，有的一時找不到，而評估“重證據(jù)，不輕信口頭匯報”，積分自然受到影響。因此，對教學(xué)文檔必須進行安全保護和科學(xué)管理，只有做好了保管工作，利用工作才會有可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。

要建立安全保管制度。對收集到的文件、材料要及時進行科學(xué)的分類、入柜，編制檢索目錄。文檔室由專人負責(zé)，非工作人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。制定防火防盜防塵防潮等“八防”措施，如室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品和檔案裝具以外雜物，下班鎖門閉窗，切斷電源，定期進行安全檢查等，確保所保存的文檔完整無損。

3.3.3教學(xué)文檔查閱和借用制度

教學(xué)文檔也和其他檔案一樣，一般情況下不宜借出，供利用者查閱是檔案利用工作的主要方式。要建立、完善教學(xué)文檔借閱制度。對需要查閱教學(xué)檔案的人員，要按制度辦事、認真履行相關(guān)手續(xù)，在查閱檔案時須小心輕翻，不得圈劃、折迭、涂改，不準拆卷或抽取卷內(nèi)檔案；如摘錄、復(fù)制、翻拍檔案，需經(jīng)工作人員同意；一般應(yīng)在檔案室查閱，特殊情況需借出檔案時，必須辦理借閱手續(xù)，并限時歸還，借出的檔案不得轉(zhuǎn)借他人等。

3.3.4教學(xué)文檔收集、清退、銷毀制度

由于檔案管理工作具有機密性和嚴肅性的特點，所以，必須制定教學(xué)文檔收集、清退、銷毀制度。對于上級下發(fā)并明示收回的機要文件，經(jīng)傳閱并貫徹實施后，要妥善保管，按要求整理上交。對已經(jīng)到期的檔案，要及時銷毀，嚴格履行程序。如必須組織鑒定銷毀小組鑒定并在鑒定結(jié)果上簽字，核準銷毀的檔案，在原目錄上注銷，指派專人監(jiān)銷，銷毀人和監(jiān)銷人在銷毀報告上簽字，一起歸檔保存等。

4.做好實體檔案管理，逐步實現(xiàn)電子化管理

教學(xué)文檔管理包括兩個方面的內(nèi)容：其一是實體管理，其二是信息管理。前者是基礎(chǔ)，后者是目的。關(guān)于實體檔案的分類，國家頒布有《高等學(xué)校檔案實體分類法》——中華人民共和國檔案行業(yè)標準，但是在評建活動中，由于院系沒有進行過正規(guī)的文檔管理，面對大量的資料往往一時不知如何歸類整理。被評估學(xué)校同時下發(fā)了評估標準、教學(xué)文檔分類目錄、支撐材料目錄、幾十種統(tǒng)計表格，它們之間存在什么內(nèi)在聯(lián)系？以什么為主線把這些統(tǒng)領(lǐng)起來組成一個有機整體？筆者認為應(yīng)當(dāng)：

4.1參照國標，增補新項，再編條目

在按照《高等學(xué)校檔案實體分類法》建立文檔的基礎(chǔ)上，把評估所要求的內(nèi)容全部插進去（沒有對應(yīng)編號的，可在二級、三級類目中增設(shè)編號），再按照教學(xué)評估指標體系編一套索引目錄。這樣，無論想提取什么材料，都可輕松、迅速得到，既滿足了評估的需要，又保持了文檔管理方法的連續(xù)性，維護了國家標準的權(quán)威，文檔管理始終建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上。

4.2由“實體型”轉(zhuǎn)向“信息型”，逐步實現(xiàn)教學(xué)文檔的現(xiàn)代化管理

建立教學(xué)文檔，目的在于更好地開發(fā)利用，檔案工作的價值和服務(wù)性是通過檔案利用來實現(xiàn)的。隨著電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，教學(xué)文檔必然要由“實體型”向“信息型”發(fā)展，逐步實現(xiàn)教學(xué)文檔的現(xiàn)代化管理。教學(xué)文檔管理電子化，查找、復(fù)制、傳輸資料方便，可以極大地推動教學(xué)文檔的開發(fā)利用。通過教學(xué)評估，對已經(jīng)收集的大量數(shù)字信息，經(jīng)過技術(shù)處理，擴大數(shù)字信息覆蓋范圍，建立起一個各級類目，直至基本數(shù)據(jù)都互相鏈接的完整的數(shù)據(jù)庫，是完全可以做到的。教學(xué)文檔實現(xiàn)了電子化，對展示學(xué)校教育教學(xué)成果，樹立學(xué)校自身形象等方面也是大有益處的。