黃嘉憶

(中南建筑設計院,湖北 武漢 430071)

摘要:隨著改革開放的不斷深入和信息技術的飛速發(fā)展,檔案工作進入了信息時代。但是企業(yè)檔案館在信息化建設過程中,存在信息資源開發(fā)不足,信息交流與共享程度低的問題,對信息化重要性的認識有待普及和深化,信息服務水平和質量有待進一步提高。從基礎設施建設、標準規(guī)范設計等幾個方面分析了企業(yè)檔案信息化建設的機遇與挑戰(zhàn)。

關鍵詞:企業(yè)檔案;信息化建設;機遇;挑戰(zhàn)

中圖分類號:TP39文獻標識碼:A文章編號:16723198(2009)15026001

1引言

企業(yè)檔案,不僅是國家檔案的重要來源,也是在企業(yè)日常事務中必不可少的憑證和參考。近年來,企業(yè)檔案管理已經全面進入信息化時代。它將實現(xiàn)企業(yè)檔案管理各環(huán)節(jié)的自動化,管理方式的網(wǎng)絡化,決策的智能化和檔案信息利用的電子化。

2企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀

2.1檔案信息化基礎設施建設

傳統(tǒng)的手工管理模式正逐步被綜合應用計算機技術、網(wǎng)絡技術的電子化辦公模式所取代,檔案管理現(xiàn)代化建設取得顯著成績,信息化程度逐步提高,各地各部門檔案管理工作正在發(fā)生深刻變化,檔案信息資源正處于大力開發(fā)利用之中。截至2004年,全國檔案部門擁有微機26000多臺,網(wǎng)絡服務器1500多個。

2.2檔案信息資源建設

目前檔案信息資源的數(shù)量和質量都有了很大改觀,各級檔案館藏超過了2.1億卷,檔案信息資源的開發(fā)利用也呈現(xiàn)出多途徑、多樣化的特點。同時檔案信息資源開發(fā)理念的缺失與檔案信息需求主體的改變導致社會檔案信息需求的豐富化、全面化和差異化。

2.3檔案管理應用系統(tǒng)建設

曾有學者在2005年對湖南省檔案信息化建設的現(xiàn)狀進行了一番調查,發(fā)現(xiàn)檔案管理應用系統(tǒng)在全省各級檔案館的普及率比較高,而且應用較早。在檔案網(wǎng)站建設上,截止目前我國還沒有建立起全國統(tǒng)一的檔案門戶網(wǎng)站,也沒有構建起大規(guī)模的國家檔案數(shù)據(jù)庫,還無法實現(xiàn)對外一體化的檔案信息服務。

2.4檔案信息化標準規(guī)范建設

截至2007年,我國已經頒布的與檔案信息化相關的標準共45個,涉及檔案信息化內容的有7個,其中國家標準2個,行業(yè)標準5個,而真正具有現(xiàn)代信息化意義的則只有5個,占所有標準的11%。這與“十五”《綱要》中的規(guī)劃相差甚遠。同時這些標準大多陳舊過時,并且標準之間相關內容不一致,標準制定工作落后,宣傳力度不夠等情況制約了檔案信息化標準的建設。

2.5檔案信息化人才隊伍建設

根據(jù)信息產業(yè)部披露的信息,2003年度我國的信息化指數(shù)為38.46,而國內的信息化人才資源指數(shù)僅為13.43。從這兩個數(shù)據(jù)中可看出我國信息產業(yè)的發(fā)展與人才需求是不平衡的。據(jù)此有關學者進行了研究分析,張照余指出產生這一不平衡的因素主要有:(1)檔案從業(yè)者的信息化素養(yǎng)總體偏低;(2)技術型人才嚴重缺乏;(3)“中間性”人才(所謂中間性人才是指既懂管理又懂技術的人才)缺失;(4)人才引入、激勵政策有待完善。

3企業(yè)檔案信息化建設的不足

信息技術的進步和網(wǎng)絡經濟的興起為我國企業(yè)檔案館利用后發(fā)優(yōu)勢實現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了機遇,同時,信息技術在企業(yè)檔案中的應用已得到廣泛認可。但是企業(yè)檔案館在信息化建設過程中,存在信息資源開發(fā)不足,信息交流與共享程度低的問題,對信息化重要性的認識有待普及和深化,信息服務水平和質量有待進一步提高。

3.1自身技術和信息化基礎設施落后

幾乎所有檔案館都擁有臺式機、打印機等基礎IT終端與外設產品,但網(wǎng)絡設備的擁有率很低,數(shù)據(jù)庫軟件、MIS、GIS等應用軟件的擁有率更低。相當多的檔案館的電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數(shù)據(jù)處理上。不論信息化基礎設施建設、應用水平,還是互聯(lián)網(wǎng)的認知度、參與度等等都遠遠低于其它行業(yè)。

3.2檔案館仍未走出封閉狀態(tài)

大多數(shù)檔案館的工作方式基本上是接收移交的檔案,編目立卷、存儲入庫、查閱調卷幾步曲,檔案館類似于資料倉庫“,活”信息被束之高閣,變成了“死”檔案。

3.3檔案介質仍囿于傳統(tǒng)形式

目前檔案館絕大多數(shù)仍為紙質檔案,光盤技術和機讀方式雖已運用,但十分有限,數(shù)據(jù)庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相去甚遠。電子文件接收歸檔管理仍未提上日程。

3.4資源共享觀念淡薄

檔案館藏一直是衡量檔案館規(guī)模和地位的重要指標,于是追求自我實體擁有成為檔案館工作的重中之重。但如何將自我主體擁有的館藏置于整個社會信息體系中,實現(xiàn)信息資源的共享,至今仍然未被重視。

3.5檔案資源的深度開發(fā)遠不能滿足社會需要

各檔案館在地下管線檔案信息化、工程地質檔案信息化、城市管網(wǎng)、路網(wǎng)、市政、公用設施等檔案信息化系統(tǒng)的建設的重要性未被檔案館管理決策層充分認識到。

4對檔案信息化的思考

4.1提高認識,統(tǒng)籌規(guī)劃

首先必須在思想上充分認識檔案信息資源的重要意義,它是全球、國家、區(qū)域信息的一個重要組成部分。在當今信息公開程度越來越高的形勢下,檔案的文化性質和社會性質逐步強化,利用的范圍和對象將逐步擴大。在這個信息時代,只有當檔案信息資源在社會主義現(xiàn)代化建設中發(fā)揮重要作用時,檔案和檔案工作的意義和價值才能充分地全面地展現(xiàn)出來。因此,我們要按照有關規(guī)定千方百計將呆滯在庫房中的檔案歷史信息變成現(xiàn)實有用信息。

其次,作好統(tǒng)籌規(guī)劃。將大量的檔案信息化,是一個龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調查,包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏數(shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學規(guī)劃,包括掃描儀等硬件的購置計劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化要經過一個較長的過程,硬件的購置不可能一步到位,也不需要一步到位,應從實際和長遠打算,保證掃描儀等硬件設施的配套,使其具有較強的支撐能力和擴展能力。檔案數(shù)字化實施處理規(guī)劃應貫徹“突出重點,分步進行”的原則,對館藏重點和利用率高的檔案先行數(shù)字化,早日滿足大多數(shù)利用者的需求。

4.2檔案數(shù)字化必須有所選擇

針對館藏“浩瀚”的檔案資源,不加選擇地全部數(shù)字化是不可能的、也是不必要的。我們應該根據(jù)一定的原則確定哪些館藏檔案原件應該數(shù)字化、哪些不需要數(shù)字化以及哪些優(yōu)先數(shù)字化。在實際工作當中,采用的原則是“珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化,力爭做到數(shù)字化的檔案信息應該是高價值、高利用率、有序、標準、有特色的信息資源。

4.3做好數(shù)字化時掃描參數(shù)的優(yōu)化設置

掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對掃描數(shù)字影像質量有著較大影響,其中掃描分辨率直接關系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰,其相應的掃描時間和存儲空間就要增加;分辨率參數(shù)選得低,掃描文件的質量就要降低。我們在選擇分辨率時應根據(jù)實際需要綜合考慮,包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質量等。

4.4做好檔案數(shù)字化的全程控制

在檔案數(shù)字化過程中,要注重全面的質量檢查,加強數(shù)據(jù)的質量控制。質量檢查應包括以下幾方面內容:

(1)數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確,對折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整。

(2)數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質量、圖像質量檢查。掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌,字跡清楚不失真,幅面擺放正確,亮度適當,既沒丟失信息,又無增加信息,無錯掃、漏掃,對文件圖像質量有問題的應重新掃描;采集錄入數(shù)據(jù)要豐富、準確。

(3)數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查。通過機讀目錄數(shù)據(jù)庫與已掃描的檔案掃描圖像文件進行聯(lián)接,形成一一對應。

參考文獻

[1]陳忠海,孟祥喜.1997—2007年國內檔案信息化建設研究綜述[J].檔案學通訊,2008,(5):4-7.

[2]何玲.檔案信息化建設相關問題的探討[J].檔案學通訊,2004,(5).