吳江龍

提要隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,銀行還貸高峰期的到來,各高校的發(fā)展都面臨資金瓶頸,作為高校財(cái)務(wù)管理重要內(nèi)容的收費(fèi)票據(jù)管理工作就顯得十分重要。筆者從高校收費(fèi)票據(jù)管理現(xiàn)狀入手,提出管理措施,以提高財(cái)務(wù)管理水平,促進(jìn)高等教育事業(yè)平穩(wěn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞:高校;收費(fèi)票據(jù);管理措施

中圖分類號(hào):G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

隨著我國(guó)高等教育體制改革的逐步深化,高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,辦學(xué)層次不斷提高,許多高校呈現(xiàn)一派

欣欣向榮的氣象。學(xué)校資金來源也由單一的財(cái)政撥款轉(zhuǎn)變?yōu)橐哉畵芸顬橹?費(fèi)、貸等多渠道籌措經(jīng)費(fèi)的局面。與此同時(shí),高校的貸款也在劇增,還款壓力巨大,財(cái)政資源供給的有限性和資金需求的無限性矛盾日益突出,嚴(yán)重削弱了其可持續(xù)發(fā)展的能力,作為高校財(cái)務(wù)管理重要內(nèi)容的收費(fèi)票據(jù)管理工作就顯得十分重要。對(duì)此,筆者就如何加強(qiáng)和規(guī)范高校收費(fèi)票據(jù)管理做些探討,并提出一些建議。

一、高校收費(fèi)票據(jù)的分類及使用范圍

目前,高校使用的收費(fèi)票據(jù)主要有以下幾種:

1、政府非稅收入統(tǒng)一票據(jù)用于納入政府非稅收入管理的各種財(cái)政性資金的收繳,如經(jīng)物價(jià)部門批準(zhǔn)的學(xué)生學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、考務(wù)費(fèi)、普通話測(cè)試費(fèi)、評(píng)審費(fèi)、橫向課題費(fèi)等。

2、行政事業(yè)單位往來款收據(jù)用于單位內(nèi)部代收代付及單位之間往來結(jié)算等非經(jīng)營(yíng)服務(wù)性的款項(xiàng)業(yè)務(wù),如代收職工水電費(fèi)、電話費(fèi)、校園網(wǎng)上網(wǎng)費(fèi)、上下級(jí)經(jīng)費(fèi)往來、專項(xiàng)資金往來、財(cái)政撥款、招投標(biāo)押金、保證金、投標(biāo)資料費(fèi)、證書工本費(fèi)和會(huì)務(wù)費(fèi)。

3、按照國(guó)家法律、法規(guī)規(guī)定必須使用的稅務(wù)發(fā)票,如學(xué)校對(duì)外招租的營(yíng)業(yè)房租金、對(duì)外營(yíng)業(yè)的招待所和培訓(xùn)樓住宿費(fèi)收入、對(duì)社會(huì)開放收取的場(chǎng)租費(fèi)。

4、內(nèi)部結(jié)算票據(jù)主要用于校內(nèi)各單位之間的往來結(jié)算,如學(xué)院之間的課時(shí)費(fèi)結(jié)算,不涉及貨幣資金收付(科目)。

5、內(nèi)部收費(fèi)票據(jù)用于學(xué)校內(nèi)部管理和金額比較小占用率高的收費(fèi),如游泳票、校內(nèi)停車費(fèi)、校醫(yī)院掛號(hào)費(fèi)和煎藥費(fèi)。內(nèi)部收費(fèi)票據(jù)只作個(gè)人的收費(fèi)憑證,不作為報(bào)銷依據(jù),使用時(shí)必須加蓋財(cái)務(wù)專用章,該種票據(jù)核銷時(shí)由計(jì)財(cái)處統(tǒng)一開具行政事業(yè)單位往來款收據(jù)。

二、當(dāng)前高校收費(fèi)票據(jù)管理現(xiàn)狀

(一)高校收費(fèi)票據(jù)管理使用中存在的問題

1、收費(fèi)票據(jù)使用不規(guī)范。收費(fèi)票據(jù)填開不規(guī)范、不完整,收費(fèi)項(xiàng)目不按《收費(fèi)許可證》所列的項(xiàng)目填寫,隨意簡(jiǎn)化,票據(jù)各要素填寫不齊全,字跡模糊,隨意涂改。

2、收費(fèi)票據(jù)使用不合理。主要是政府非稅收入統(tǒng)一票據(jù)和行政事業(yè)單位往來款收據(jù)混用,視行政事業(yè)單位往來款收據(jù)為萬能票據(jù),模糊收費(fèi)項(xiàng)目性質(zhì),隨意擴(kuò)大票據(jù)的適用范圍。

3、違規(guī)使用高校收費(fèi)票據(jù)。個(gè)別單位為了部門利益巧立名目,擅自收費(fèi),變相提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),亂收費(fèi)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,社會(huì)反響強(qiáng)烈,甚至有的單位擅自使用自制、自購票據(jù)。

4、收費(fèi)票據(jù)核銷不及時(shí)。收款單位開具票據(jù)以后收款長(zhǎng)時(shí)間不入學(xué)校賬戶,學(xué)校資金長(zhǎng)期在體外循環(huán),人為延長(zhǎng)資金回籠時(shí)間,為極少數(shù)意志不強(qiáng)的人有機(jī)可乘,影響高校資金高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

5、保管意識(shí)差,有丟失、毀損收費(fèi)票據(jù)現(xiàn)象。

(二)高校收費(fèi)票據(jù)使用中的不科學(xué)嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。會(huì)計(jì)信息是會(huì)計(jì)人員通過對(duì)會(huì)計(jì)主體所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理和分析以后所提取的、具有一定使用價(jià)值的信息。高校收費(fèi)票據(jù)是學(xué)生繳納規(guī)定款項(xiàng)后取得的合法書面憑證,是學(xué)校財(cái)務(wù)收支的法定憑證和會(huì)計(jì)核算的原始憑證。會(huì)計(jì)人員根據(jù)收費(fèi)票據(jù)記載的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)進(jìn)行賬務(wù)處理,填寫的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)項(xiàng)目與實(shí)際發(fā)生的項(xiàng)目?jī)?nèi)容不符,經(jīng)濟(jì)內(nèi)容與發(fā)票使用范圍、經(jīng)營(yíng)范圍不符,錯(cuò)誤地使用收費(fèi)票據(jù)違背了客觀真實(shí)性原則,必然影響會(huì)計(jì)人員的會(huì)計(jì)核算。有時(shí)開票人員沒有堅(jiān)持原則,出于迎合付款單位的需要,隨意變更收費(fèi)項(xiàng)目,把經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)變得面目全非?？上攵?這樣得到的資產(chǎn)負(fù)責(zé)表和收入表可信度有多高。不科學(xué)使用高校收費(fèi)票據(jù)往往造成會(huì)計(jì)信息失真,影響學(xué)校管理層的科學(xué)決策。

(三)落后的票據(jù)管理模式不符合現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理理念。當(dāng)前,絕大多數(shù)高校收費(fèi)票據(jù)采用臺(tái)賬式管理。票據(jù)的領(lǐng)用、核銷等都是手工登記,容易出現(xiàn)漏記、誤記現(xiàn)象,票據(jù)管理往往滯后于收費(fèi)會(huì)計(jì)核算,只能粗放地記錄收款單位票據(jù)的領(lǐng)用、歸還、結(jié)存等大致情況。票據(jù)管理不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)票據(jù)使用和使用人在實(shí)際使用過程中出現(xiàn)的不當(dāng)行為,無法及時(shí)提醒和糾正其行為。票據(jù)管理部門對(duì)單位使用收費(fèi)票據(jù)的監(jiān)管是時(shí)間性的,而不是實(shí)時(shí)監(jiān)

管,實(shí)時(shí)監(jiān)管缺少一定的平臺(tái)支持。票據(jù)管理的事中監(jiān)督成為一句空話。

(四)突增的預(yù)開性票據(jù)帶來財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。所謂預(yù)開性票據(jù)就是支付單位要求收款單位先開具票據(jù),收到票據(jù)后支付款項(xiàng),簡(jiǎn)言之見票付款,這種情況常見于科研經(jīng)費(fèi)與聯(lián)合辦學(xué)。隨著預(yù)開性發(fā)票大量的增加,延期到款、部分到款、甚至某種原因拒付現(xiàn)象概率大大提高。按照現(xiàn)行事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度,不符合收付實(shí)現(xiàn)制原則,財(cái)務(wù)人員不能進(jìn)行賬務(wù)處理。長(zhǎng)時(shí)間下來就會(huì)形成一個(gè)很大的預(yù)開性票據(jù)金額,學(xué)校財(cái)務(wù)賬上沒有任何反映。開出的票據(jù)游離在學(xué)校管理部門之外,加大票據(jù)管理難度,增加了高校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

三、規(guī)范高校收費(fèi)票據(jù)管理的措施

(一)建立健全收費(fèi)票據(jù)管理組織。收費(fèi)票據(jù)管理機(jī)構(gòu)是強(qiáng)化和規(guī)范學(xué)校收費(fèi)票據(jù)的組織保障,一個(gè)完整的收費(fèi)票據(jù)管理機(jī)構(gòu)體系應(yīng)由主管部門、專門部門和具體執(zhí)行單位組成。高校應(yīng)成立收費(fèi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組,統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理全校的收費(fèi)工作,負(fù)責(zé)制定全校票據(jù)管理辦法。高校收費(fèi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦事機(jī)構(gòu)可以設(shè)在計(jì)財(cái)處,計(jì)財(cái)處指定專人負(fù)責(zé)收費(fèi)票據(jù)的購買、保管、發(fā)放、檢驗(yàn)、回收、核銷、上繳及監(jiān)督工作。校內(nèi)其他單位及個(gè)人不得自行非法印制和和使用不正規(guī)發(fā)票,校內(nèi)收費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)由相關(guān)部門提交收費(fèi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組審議,嚴(yán)禁任何單位自立收費(fèi)項(xiàng)目和提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

(二)實(shí)行票據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)和限期繳銷制度。各收款單位按照“單位選定、計(jì)財(cái)處備案、培訓(xùn)上崗、保持穩(wěn)定”的方法選定票據(jù)管理人員,使用收費(fèi)票據(jù)單位的財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員是首選。各單位票據(jù)管理人員到計(jì)財(cái)處提交《票據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)單》,票據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)單需載明收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、申請(qǐng)票據(jù)數(shù)量、繳銷時(shí)限和申請(qǐng)事由,經(jīng)單位部門負(fù)責(zé)人和計(jì)財(cái)處負(fù)責(zé)人雙方簽字后,到票據(jù)管理人員處領(lǐng)取票據(jù)。在票據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)時(shí)必須堅(jiān)持“限量供應(yīng)、核舊換新”原則。經(jīng)領(lǐng)票據(jù)人必須在領(lǐng)用申請(qǐng)單上簽字,當(dāng)日所收的款項(xiàng)必須在當(dāng)日存入學(xué)校指定賬戶,嚴(yán)禁公款私存,以支抵收和坐支。對(duì)于臨時(shí)性、階段性的收費(fèi)項(xiàng)目,收費(fèi)結(jié)束后,應(yīng)持收費(fèi)票據(jù)和交繳單及時(shí)到計(jì)財(cái)處填制“收費(fèi)匯總及票據(jù)核銷單”辦理票據(jù)核銷手續(xù),對(duì)于長(zhǎng)期性的收費(fèi)項(xiàng)目,由計(jì)財(cái)處和收款單位協(xié)商票據(jù)核銷時(shí)間。

(三)建立票據(jù)管理稽查制度。收款票據(jù)是高校財(cái)務(wù)收支的法定憑證和會(huì)計(jì)核算的原始依據(jù),是財(cái)政、審計(jì)、物價(jià)等部門進(jìn)行檢查監(jiān)督的重要依據(jù)。因此,加強(qiáng)票據(jù)管理檢查,建立票據(jù)管理稽查制度具有重要意義。票據(jù)管理人對(duì)領(lǐng)用部門票據(jù)的使用情況、資金上繳隨時(shí)進(jìn)行檢查,對(duì)票據(jù)使用量大,問題突出的收費(fèi)單位進(jìn)行重點(diǎn)檢查,促進(jìn)票款同步,防止單位資金隨意占用。高校紀(jì)檢、審計(jì)部門聯(lián)合成立票據(jù)稽查小組,對(duì)負(fù)責(zé)單位票據(jù)的財(cái)務(wù)部門進(jìn)行定期或不定期的檢查票據(jù)使用、繳銷、保管、銷毀等工作。對(duì)全校范圍內(nèi)隨意增設(shè)收費(fèi)項(xiàng)目、擴(kuò)大收費(fèi)范圍、提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的行為要嚴(yán)厲查處。被查單位應(yīng)如實(shí)反映情況,提供真實(shí)資料,接受監(jiān)督和檢查,不得拒絕核查、隱瞞情況或弄虛作假。每次檢查都要做好檢查記錄,有整改的還需做好整改情況記錄。

(四)嚴(yán)控預(yù)開性發(fā)票,嚴(yán)明經(jīng)辦人責(zé)任。《發(fā)票管理辦法實(shí)施細(xì)則》第三十三條規(guī)定:“填開發(fā)票的單位和個(gè)人必須在發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)確認(rèn)營(yíng)業(yè)收入時(shí)開具發(fā)票。未發(fā)生經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)一律不準(zhǔn)開具發(fā)票”。隨著高校服務(wù)功能的擴(kuò)大,預(yù)開性票據(jù)已無法杜絕,堵不如疏。學(xué)校應(yīng)制定嚴(yán)格的票據(jù)借用制度,借票人經(jīng)計(jì)財(cái)處審批之后,到票據(jù)管理人員辦理借票據(jù)手續(xù),原則上預(yù)開性發(fā)票一人只能借票據(jù)一張,在辦理借發(fā)票時(shí)告知票據(jù)領(lǐng)用者對(duì)所領(lǐng)用票據(jù)負(fù)有監(jiān)管責(zé)任,須保證票據(jù)開具后,款項(xiàng)在一個(gè)月內(nèi)到賬,不能跨年度到賬,對(duì)經(jīng)催收逾期仍未到賬或遺失票據(jù)學(xué)校將從票據(jù)領(lǐng)用者的工資中扣款。對(duì)于開具同城單位發(fā)票,要求票據(jù)領(lǐng)用者持預(yù)開性發(fā)票換取付款單位轉(zhuǎn)賬支票,款到賬后應(yīng)及時(shí)辦理銷賬手續(xù)。

(五)健全票據(jù)管理內(nèi)部控制制度。根據(jù)現(xiàn)代高校財(cái)務(wù)制度及財(cái)政部《行政事業(yè)和政府性基金票據(jù)管理規(guī)定》,必須建立適合高校的票據(jù)管理內(nèi)部控制制度。學(xué)校應(yīng)建立收費(fèi)票據(jù)領(lǐng)購、保管分離和領(lǐng)用登記制度,票據(jù)領(lǐng)購人員購買票據(jù)后,持領(lǐng)購證和繳款收據(jù)及時(shí)向票據(jù)保管人員辦理驗(yàn)收入庫和登記手續(xù),學(xué)校向各單位發(fā)放收費(fèi)票據(jù)時(shí),也應(yīng)實(shí)行登記制度。學(xué)校還應(yīng)實(shí)行收費(fèi)票據(jù)審批與發(fā)放互相牽制制度,未經(jīng)審批,保管人員不得私自發(fā)放收費(fèi)票據(jù)。審批部門和發(fā)放部門應(yīng)在季末和年度末對(duì)收費(fèi)票據(jù)的結(jié)存情況進(jìn)行核對(duì)。票據(jù)保管者不得兼任具體收費(fèi)工作。

(六)加快高校票據(jù)管理信息化建設(shè)。當(dāng)前高校收費(fèi)票據(jù)管理主要依靠手工完成,給票據(jù)的統(tǒng)計(jì)、查詢帶來了諸多不便,嚴(yán)重制約票據(jù)管理人員的工作效率,大量使用收費(fèi)票據(jù)讓票據(jù)管理人員感到力不從心,高校完全可以利用計(jì)算機(jī)人才優(yōu)勢(shì)和計(jì)算機(jī)硬件條件,開發(fā)票據(jù)管理系統(tǒng)。票據(jù)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)只需按照票據(jù)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行即可。該流程主要包括票據(jù)申購、票據(jù)編號(hào)、票據(jù)入庫、票據(jù)領(lǐng)用、票據(jù)核銷、票據(jù)歸檔、票據(jù)銷毀。充分利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)收費(fèi)票據(jù)的信息化管理。主要包括三個(gè)部分:一是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)部分,要利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)收費(fèi)項(xiàng)目的管理;二是征收核算部分,要利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)收費(fèi)核算、記錄和統(tǒng)計(jì);三是票據(jù)管理部分,要利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)票據(jù)的領(lǐng)用、核銷和查詢。票據(jù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)大大減輕了票據(jù)管理人員的工作強(qiáng)度,實(shí)現(xiàn)了票據(jù)的即時(shí)監(jiān)控,對(duì)票據(jù)信息處理能力的提高,促進(jìn)了會(huì)計(jì)信息化建設(shè)。

票據(jù)管理工作是高校財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化的重要內(nèi)容,粗放的票據(jù)管理極易形成高校亂收費(fèi)現(xiàn)象、“小金庫”的產(chǎn)生、財(cái)務(wù)管理水平低下等一系列問題。各高校通過票據(jù)管理制度建設(shè)、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、票據(jù)全程控制、信息化建設(shè)、人員管理等方面提出管理措施,建立起適合高校特色的高校票據(jù)管理體系,實(shí)現(xiàn)學(xué)校票據(jù)管理工作邁向制度化、科學(xué)化、高效化、規(guī)范化,更好地為高校教學(xué)、科研和管理服務(wù)。

(作者單位:浙江師范大學(xué))

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