呂　宏

【摘 要】 會(huì)計(jì)電算化是一門實(shí)踐性較強(qiáng)的課程,非常注重實(shí)踐教學(xué)。目前高校會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐教學(xué)多以用友ERP-U8管理軟件為藍(lán)本,其中主流版本是V861。但由于該版本的復(fù)雜性,在實(shí)踐教學(xué)中學(xué)生常會(huì)遇到一些問題,而使實(shí)驗(yàn)無法繼續(xù)。本文分別對(duì)系統(tǒng)管理、總賬、UFO報(bào)表三個(gè)模塊在實(shí)踐教學(xué)中經(jīng)常遇到的問題進(jìn)行了總結(jié)和分析,并提出了解決方法。

【關(guān)鍵詞】 用友ERP-U8; 實(shí)踐教學(xué); 問題; 解決方法

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,會(huì)計(jì)核算已逐步脫掉手工方式,進(jìn)入了計(jì)算機(jī)時(shí)代。為適應(yīng)這一發(fā)展,各高等院校、高等職業(yè)學(xué)校都相繼對(duì)課程進(jìn)行了改革,會(huì)計(jì)電算化已成為一門核心、主干課程。筆者所在學(xué)院會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐教學(xué)一直以用友ERP-U8為例,至今已有十年時(shí)間,伴隨著用友ERP管理系統(tǒng)的升級(jí)換代,教學(xué)實(shí)踐中所講解的財(cái)務(wù)管理軟件的版本也從V811升至目前的V861版本。筆者結(jié)合多年的會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐教學(xué)經(jīng)驗(yàn),尤其是對(duì)采用用友V861版本后,在實(shí)踐教學(xué)中教師教學(xué)的難點(diǎn)和學(xué)生常遇到的問題分別從系統(tǒng)管理、總賬、UFO報(bào)表三個(gè)模塊進(jìn)行了總結(jié)和分析,希望能對(duì)用友軟件的初學(xué)者有所幫助,同時(shí)借此與同行們分享和探討。

一、系統(tǒng)管理模塊

(一)初次登陸系統(tǒng)管理,賬套選項(xiàng)為空,且出現(xiàn)“切換到”窗口,提示無法登陸

這是由于每臺(tái)機(jī)器的計(jì)算機(jī)名與數(shù)據(jù)服務(wù)器名不一致。目前高校機(jī)房通常采用機(jī)房管理軟件,重新安裝軟件時(shí)往往是先安裝好一臺(tái)機(jī)器,以此機(jī)器作母機(jī),通過克隆方式傳給所有機(jī)器,而后再通過機(jī)房管理軟件自動(dòng)分配每臺(tái)機(jī)器的計(jì)算機(jī)名。這就造成了機(jī)房?jī)?nèi)的各臺(tái)機(jī)器計(jì)算機(jī)名不同,而數(shù)據(jù)服務(wù)器名因是克隆復(fù)制的而完全相同,所以無法登陸。解決方法:點(diǎn)開始→程序→用友ERP→系統(tǒng)服務(wù)→應(yīng)用服務(wù)器配置,將數(shù)據(jù)庫服務(wù)器名改為本臺(tái)計(jì)算機(jī)名,而后重新登陸即可。

(二)權(quán)限管理方面的問題

問題一:當(dāng)以賬套主管身份注冊(cè)系統(tǒng)管理或企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)時(shí),對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)源或賬套為空,無法注冊(cè)。這是因?yàn)闆]有將該操作員設(shè)置為賬套主管。在用友軟件實(shí)踐教學(xué)中,通常需要設(shè)置2-3個(gè)操作員。其中賬套主管的設(shè)置一般在建新賬套的過程中完成,即在建新賬套時(shí),通過下拉菜單選擇該賬套的主管,若建賬時(shí)忘了此步操作,系統(tǒng)將默認(rèn)主管為demo。而真正的賬套主管則沒有任何權(quán)限。解決方法:以admin的身份注冊(cè)系統(tǒng)管理,點(diǎn)“權(quán)限”→“權(quán)限”,選中要設(shè)置為主管的操作員,而后在右上角對(duì)應(yīng)賬套的賬套主管前的方框內(nèi)打√。

問題二:當(dāng)以一般財(cái)務(wù)人員身份注冊(cè)企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)時(shí),待選賬套中沒有其對(duì)應(yīng)的賬套,無法注冊(cè)。這是因?yàn)榻o操作員賦權(quán)時(shí),沒有將右上角的對(duì)應(yīng)賬套選為新建指定賬套,將此操作員的權(quán)限設(shè)給了其他賬套。解決方法:以admin的身份注冊(cè)系統(tǒng)管理,點(diǎn)“權(quán)限”→“權(quán)限”,選中右上角的對(duì)應(yīng)賬套,再選中要賦權(quán)的操作員,而后點(diǎn)“修改”,增加相應(yīng)權(quán)限。

(三)科目編碼方案的調(diào)整

在建立新賬套時(shí),許多同學(xué)在確定分類編碼方案時(shí),會(huì)計(jì)科目編碼級(jí)次是322,且無法修改成實(shí)驗(yàn)賬套要求的4222。這是因?yàn)樵诮①~套的過程中,在核算類型窗口,對(duì)其中“行業(yè)性質(zhì)”選項(xiàng)沒有設(shè)置為“新會(huì)計(jì)制度科目”,而是選成了“工業(yè)企業(yè)”。解決方法:以賬套主管的身份注冊(cè)系統(tǒng)管理,點(diǎn)賬套→修改,在核算類型窗口,將“行業(yè)性質(zhì)”選項(xiàng)設(shè)置為“新會(huì)計(jì)制度科目”,而后點(diǎn)“完成”。

(四)學(xué)生在操作過程中,有時(shí)會(huì)因誤操作,系統(tǒng)提示“××人××操作被系統(tǒng)鎖定”

解決方法:以admin的身份注冊(cè)系統(tǒng)管理,點(diǎn)“視圖”→“清除單據(jù)鎖定”,在打開的窗口中選中相應(yīng)鎖定,單擊“確定”就可以實(shí)現(xiàn)解除鎖定了。

(五)賬套引入時(shí)無法在目標(biāo)文件夾找到備份的賬套

目前高校機(jī)房為了保護(hù)機(jī)器、防范病毒,通常都安裝了硬盤還原卡保護(hù)C盤。因新建賬套默認(rèn)路徑為C:U8SOFTAdmin,當(dāng)重新啟動(dòng)計(jì)算機(jī)時(shí),原有賬套將被清除。這就需要每節(jié)課下課前,學(xué)生都要把當(dāng)前賬套輸出到?jīng)]加保護(hù)的磁盤中(如D盤)備份,下節(jié)課先將賬套引入,再繼續(xù)操作。有的學(xué)生上節(jié)課已通過賬套輸出功能進(jìn)行了賬套備份,但要引入時(shí)打開目標(biāo)文件夾卻發(fā)現(xiàn)是空的。這是因?yàn)樵趥浞輹r(shí),只是選中了目標(biāo)文件夾沒有將文件夾雙擊打開,備份數(shù)據(jù)并沒有裝入目標(biāo)文件夾內(nèi),而是存放在上一級(jí)文件夾中。解決方法:在原備份目標(biāo)文件夾的上級(jí)目錄下尋找,可以找到丟失的備份文件,然后將其復(fù)制到目標(biāo)文件夾中。

二、總賬模塊

(一)基礎(chǔ)檔案設(shè)置時(shí),只有機(jī)構(gòu)人員一個(gè)子菜單

這是因?yàn)閷W(xué)生忘記了啟用總賬系統(tǒng)。解決方法:以賬套主管身份登陸企業(yè)應(yīng)用平臺(tái),點(diǎn)“設(shè)置”→“基本信息”→“系統(tǒng)啟用”,而后啟用總賬系統(tǒng)即可。

(二)無法增加客戶或供應(yīng)商分類

這是因?yàn)榻①~套時(shí),沒有選擇客戶或供應(yīng)商分類。解決方法:以賬套主管身份登陸系統(tǒng)管理,點(diǎn)“賬套”→“修改”,進(jìn)入“基礎(chǔ)信息”窗口,在客戶或供應(yīng)商是否分類前的方框內(nèi)打√。(注:如果科目維護(hù)時(shí),外幣核算選項(xiàng)為灰色,則是建賬時(shí)沒有選擇有外幣核算,解決方法同上。)

(三)外幣設(shè)置中已錄入了匯率,但使用時(shí)卻顯示匯率為空

這是因?yàn)殇浲陞R率后沒有成功保存就退出了。解決方法:進(jìn)入外幣設(shè)置窗口,重新錄入?yún)R率,而后點(diǎn)一下回車或?qū)⒐鈽?biāo)在別處點(diǎn)一下,即可保存。

(四)設(shè)有輔助核算項(xiàng)的會(huì)計(jì)科目期初余額金額錯(cuò)誤且無法調(diào)整

這是因?yàn)樵搶W(xué)生在做科目維護(hù)時(shí),忘記定義輔助核算,而直接錄入了期初余額。錄完余額后,發(fā)現(xiàn)忘了選輔助核算,在沒有刪除余額的情況下,直接把該科目設(shè)置了輔助核算,又錄入了輔助核算項(xiàng)的期初余額。因此該科目的期初余額金額錯(cuò)誤且無法調(diào)整。解決方法:刪除輔助核算項(xiàng)的期初余額→在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中把該科目的輔助核算屬性去掉→在期初余額錄入中將該科目原來輸入的余額刪除→在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中重新設(shè)置會(huì)計(jì)科目的輔助核算項(xiàng)→在期初余額錄入中正確錄入該科目輔助核算明細(xì)余額。

(五)制單過程中出現(xiàn)的問題

問題一:保存憑證時(shí)提示“不滿足借方必有條件”等提示。這是由于學(xué)生制單時(shí)選擇的憑證類別錯(cuò)誤,不符合憑證類別的限制條件。例如:賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)做轉(zhuǎn)賬憑證,而很多同學(xué)都選擇了收款憑證,因而無法保存。解決方法:選擇正確的憑證類別再保存即可。

問題二:制單中遇到應(yīng)收賬款或應(yīng)付賬款時(shí),提示“不能使用應(yīng)收(或應(yīng)付)系統(tǒng)的受控科目”。這是由于在會(huì)計(jì)科目維護(hù)時(shí),應(yīng)收(或應(yīng)付)賬款在設(shè)置客戶(或供應(yīng)商)往來輔助核算時(shí),受控系統(tǒng)選成了應(yīng)收(或應(yīng)付)系統(tǒng),而本賬套沒有啟用應(yīng)收(或應(yīng)付)系統(tǒng)。解決方法:進(jìn)入會(huì)計(jì)科目維護(hù)窗口,把應(yīng)收賬款的受控系統(tǒng)修改為空即可。

問題三:制單時(shí)遇到有輔助核算的科目時(shí),提示“××的部門(或客戶、供應(yīng)商等)不能為空”。這是因?yàn)樵摽颇康妮o助核算信息沒有錄入。解決方法:鼠標(biāo)指向該憑證的備注欄即輔助核算信息欄,當(dāng)鼠標(biāo)指針變成筆型時(shí)雙擊,彈出輸入輔助核算信息的對(duì)話框,輸入相應(yīng)的輔助核算信息保存即可。

問題四:憑證全部做完才發(fā)現(xiàn)用錯(cuò)了制單人。電算化實(shí)踐教學(xué)中,為使學(xué)生掌握財(cái)務(wù)軟件的每個(gè)操作環(huán)節(jié),所有的操作人員(包括賬套主管、制單人員、審核人員、出納人員等)均由學(xué)生一人完成。所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)操作員錯(cuò)位的現(xiàn)象,即用錯(cuò)了操作員制單。解決方法:在總賬的“設(shè)置”→“選項(xiàng)”→“權(quán)限”中選中“允許修改、作廢他人填制的憑證”。以正確的制單人身份登陸企業(yè)應(yīng)用平臺(tái),進(jìn)入總賬系統(tǒng)中的填制憑證窗口,將用錯(cuò)制單人的憑證全部作廢,再恢復(fù)。這樣制單人就可以改成正確的操作員了。

(六)做出納簽字,顯示“沒有符合條件的憑證”

如果學(xué)生確實(shí)做了現(xiàn)金、銀行存款的收付款憑證,那原因就是沒有指定現(xiàn)金、銀行總賬科目。解決方法:在會(huì)計(jì)科目維護(hù)窗口,點(diǎn)“編輯”→“指定科目”,而后將“現(xiàn)金”科目選為“現(xiàn)金總賬科目”,將“銀行存款”科目選為“銀行總賬科目”,再進(jìn)行出納簽字即可。

(七)期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬時(shí),生成的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證有誤

這是因?yàn)樵谏善陂g損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證前,沒有自定義結(jié)轉(zhuǎn)、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)等自動(dòng)生成的憑證記賬,從而造成結(jié)轉(zhuǎn)損益時(shí)相關(guān)損益類科目發(fā)生額錯(cuò)誤。這一錯(cuò)誤還將直接影響到UFO報(bào)表系統(tǒng)中的資產(chǎn)負(fù)債表,使得資產(chǎn)負(fù)債表無法平衡。解決方法:將已生成的錯(cuò)誤的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證作廢、整理,將前面自動(dòng)生成的所有轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行審核、記賬,而后再重新進(jìn)行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證的生成。

三、UFO報(bào)表系統(tǒng)

(一)資產(chǎn)負(fù)債表資產(chǎn)年初數(shù)和負(fù)債及所有者權(quán)益年初數(shù)不等,但期初余額試算平衡

這是由于有些同學(xué)在錄入期初數(shù)據(jù)時(shí),粗心大意造成了串行,這種錯(cuò)誤通過試算平衡校驗(yàn)無法檢查出來,但最終還是會(huì)在資產(chǎn)負(fù)債表這個(gè)環(huán)節(jié)中暴露出來。解決方法:記賬后,期初余額是無法修改的,所以要先恢復(fù)到記賬前狀態(tài)(即反記賬);再修改期初余額;而后再將當(dāng)月憑證記賬,重新計(jì)算報(bào)表即可。

(二)資產(chǎn)負(fù)債表年初數(shù)和年末數(shù)相等,利潤(rùn)表為空

這說明本月沒有記賬。解決方法:記賬后再重算報(bào)表。

(三)資產(chǎn)負(fù)債表年末數(shù)不平

說明本月填制的憑證有誤。如漏做憑證、憑證科目或金額錯(cuò)誤等。還可能是上面提到的期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬時(shí),生成的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證有誤。解決方法:將漏做憑證補(bǔ)上,或取消記賬、審核,修改錯(cuò)誤憑證;而后再審核、記賬,重新計(jì)算報(bào)表。

以上是筆者總結(jié)多年的會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐教學(xué)經(jīng)驗(yàn),對(duì)用友ERP-U8管理軟件V861版本的部分常見問題和錯(cuò)誤的分析,還望同行多加指正?！?/p>

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