余豐民

(浙江樹人大學(xué) 圖書館，浙江 杭州 310015)

大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫資源建設(shè)對策研究

余豐民

(浙江樹人大學(xué) 圖書館，浙江 杭州 310015)

大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的建設(shè)在國內(nèi)還處于起步階段，根據(jù)國外的經(jīng)驗(yàn)，雖然機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的開源軟件已經(jīng)得到推廣應(yīng)用，但其內(nèi)容建設(shè)卻不盡如人意。文章概述了國內(nèi)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的建設(shè)情況和大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫建設(shè)的必要性，分析了其資源建設(shè)困難的原因，提出了若干資源建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的對策。

機(jī)構(gòu)知識(shí)庫；圖書館；開放存??；自存儲(chǔ)；強(qiáng)制遞交

一、機(jī)構(gòu)知識(shí)庫簡述

2002年11月，美國麻省理工學(xué)院(MIT)和惠普公司共同開發(fā)的Dspace系統(tǒng)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫面世，并作為開源軟件向廣大機(jī)構(gòu)用戶開放，拉開了全球范圍內(nèi)大規(guī)模建設(shè)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的序幕。大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(Institutional Repository，IR)是“獲取和保存一個(gè)或多個(gè)大學(xué)的智力產(chǎn)出的數(shù)字化集合”(Crow, R.，2002)，是“大學(xué)為其員工提供的一套服務(wù)系統(tǒng)，用于管理和傳播大學(xué)各個(gè)部門及其成員創(chuàng)作的數(shù)字化資料”(Lync, C.，2003)，是開放存取(OA)運(yùn)動(dòng)的一個(gè)重要形式和組成部分。

機(jī)構(gòu)知識(shí)庫在國外的高等院校和研究機(jī)構(gòu)已得到廣泛應(yīng)用，但在國內(nèi)卻是鳳毛麟角。根據(jù)Registry of Open Access Repositories(ROAR)[1]注冊的全球機(jī)構(gòu)知識(shí)庫顯示，至2009年12月底機(jī)構(gòu)知識(shí)庫已達(dá)1 560個(gè)，分布于90多個(gè)國家和地區(qū)，其中歐美的發(fā)展最為迅速，美國最多(有301個(gè))，英國居于第2位(有153個(gè))；中國大陸僅有11個(gè)，臺(tái)灣地區(qū)有32個(gè)，香港4個(gè)。我國的機(jī)構(gòu)知識(shí)庫建設(shè)還處于起步階段。

高等院校作為國家教學(xué)與科學(xué)研究的主要力量，有著豐富的信息資源，包括學(xué)位論文、工作報(bào)告、多媒體數(shù)據(jù)、會(huì)議論文、教學(xué)資料、實(shí)驗(yàn)結(jié)果及工作札記等，這些資源一般都保存在教職員工個(gè)人或院系的電腦上，而個(gè)人電腦的存儲(chǔ)容量有限，大量的原生數(shù)字信息資源就會(huì)隨著時(shí)間的流逝或軟硬件的更新而丟失。因此，學(xué)校需要為這些原生數(shù)字信息資源提供一個(gè)長期保存的安全場所，以克服個(gè)人或單個(gè)部門分散保存的弊端和風(fēng)險(xiǎn)。大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的建設(shè)很好地解決了上述問題。同時(shí)，通過機(jī)構(gòu)知識(shí)庫，作者的知識(shí)產(chǎn)品可以得到迅速、廣泛地傳播，最大限度地推動(dòng)科研成果的傳播交流與共享。并且，大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的建設(shè)，有助于高校學(xué)術(shù)品牌的樹立，提高高校的知名度與影響力。大學(xué)圖書館是大學(xué)信息資源存儲(chǔ)、傳播和共享的基地，在機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)仁不讓，成為該項(xiàng)目的組織者和領(lǐng)導(dǎo)者。

然而，當(dāng)大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫框架構(gòu)建完成后，資源建設(shè)卻成為一件非常棘手的事情。

二、資源建設(shè)存在的問題及原因

加拿大的Kathleen Shearer指出：“(資源提供者的)輸入行為和機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的利用率是決定機(jī)構(gòu)知識(shí)庫成功的兩個(gè)重要因素。”[2]而前者，是制約大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫發(fā)展的關(guān)鍵因素，很多機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的資源內(nèi)容不多，究其原因，主要有以下三方面。

1.開放存取意識(shí)淡薄。據(jù)2006年一項(xiàng)對中國科學(xué)院科研人員的調(diào)查表明,90%以上的科研人員不知道“什么是開放存取”。[3]對絕大多數(shù)科研人員而言，開放存取是個(gè)新生事物，這一概念從開始傳入國內(nèi)到被人們廣泛接受還需要一定的時(shí)間，科研人員對開放存取和機(jī)構(gòu)庫缺乏深入的了解，使用機(jī)構(gòu)庫和主動(dòng)提交機(jī)構(gòu)庫內(nèi)容的積極性不高。

2.教職員工的工作壓力較大。教職員工除了要完成一定的教學(xué)工作量外，還必須完成一定的科研任務(wù)，同時(shí)教學(xué)工作也不得馬虎，因?yàn)閷W(xué)期末的學(xué)生評教將直接影響到教職員工的稱職與否；另外，教職員工本身的學(xué)歷教育、職稱評定和學(xué)生管理等工作，使很多教職員工壓力陡增、夜不成寐。如果再增加額外的工作，他們肯定是不情愿的。

3.操作不便利?，F(xiàn)有的機(jī)構(gòu)知識(shí)庫開源軟件都是國外的，如Eprints、Dspace等，軟件的結(jié)構(gòu)有可能不適合本機(jī)構(gòu)，而且都沒有中文版本(最新版的軟件已經(jīng)有簡體中文版本)，需要花很長時(shí)間對其進(jìn)行本地化處理；文檔遞交的速度也與網(wǎng)絡(luò)條件、存儲(chǔ)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等因素密切相關(guān)；為了保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)庫的規(guī)范管理，機(jī)構(gòu)庫必須對用戶的權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，這樣在一定程度上限制了大學(xué)教職員工的自由，而這種自由是已經(jīng)被教職員工們所習(xí)慣了的。因此，在建設(shè)大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫時(shí)，軟件這方面的因素是需要全面考慮的。

三、解決資源建設(shè)問題的對策

沒有內(nèi)容，最好的硬件和系統(tǒng)設(shè)備都是白費(fèi)。大學(xué)機(jī)構(gòu)庫的資源類型非常豐富，為大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的內(nèi)容建設(shè)提供了必要條件；但大學(xué)中的機(jī)構(gòu)設(shè)置也相當(dāng)復(fù)雜，機(jī)構(gòu)庫內(nèi)容建設(shè)牽涉到學(xué)院、科研及教務(wù)等方方面面的關(guān)系，需要有一定的策略來協(xié)調(diào)、督促各部門成員的工作，以期取得資源建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

1.宣傳先行。大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫對國內(nèi)高校的教職員工們來說是個(gè)新事物，如果不加以宣傳，教職員工一般是不愿主動(dòng)去了解的。在宣傳的過程中，對具有決策影響力的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和中層干部，必須重點(diǎn)宣傳大學(xué)機(jī)構(gòu)庫建設(shè)的必要性及國際國內(nèi)發(fā)展趨勢，強(qiáng)調(diào)建設(shè)機(jī)構(gòu)庫所帶來的學(xué)校學(xué)術(shù)影響力的提升等優(yōu)勢，要引用國內(nèi)外成功案例進(jìn)行輔助宣傳。當(dāng)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫構(gòu)建完成后，圖書館應(yīng)舉辦文檔遞交的培訓(xùn)講座。

2.組織協(xié)調(diào)。大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的建設(shè)需要高校各個(gè)部門、各個(gè)院系的相互合作才能完成，特別是要處理好教務(wù)、科研及各學(xué)院與圖書館之間的關(guān)系。教務(wù)處有可能存儲(chǔ)了大量的教學(xué)資料，與教職員工也有教學(xué)上的直接聯(lián)系；科研處則全面掌管著教職員的科研成果，科研制度的改變也對教職員工的工作影響不??；而學(xué)院則是教職員工的直接歸口部門，管理著教職員工日常的教學(xué)和科研活動(dòng)。

因而，作為機(jī)構(gòu)庫組織部門的圖書館，要想獲取信息內(nèi)容，必須做好各部門之間的協(xié)調(diào)工作。首先，需要成立一個(gè)在主管校長領(lǐng)導(dǎo)下的協(xié)調(diào)小組，其成員由各部門、各院系一把手或主管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)組成。在協(xié)調(diào)小組的協(xié)調(diào)下，任務(wù)的下達(dá)會(huì)事半功倍。其次，要制定各部門相應(yīng)的職責(zé)，明確各自的分工，做好任務(wù)的布置，自覺主動(dòng)地完成資源的上傳工作。再次，圖書館作為知識(shí)庫建設(shè)的組織者，應(yīng)定期召集各部門聯(lián)絡(luò)員，了解并解決在資源上傳或使用過程中遇到的各種問題。當(dāng)然，向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)和各部門定期匯報(bào)建設(shè)進(jìn)展也是非常必要的。

3.協(xié)助遞交與激勵(lì)機(jī)制。有些教職員工對自我遞交文檔不感興趣，不想在遞交上花更多的時(shí)間，也不愿商談?dòng)嘘P(guān)非獨(dú)家版權(quán)或自我存檔權(quán)事宜，甚至不愿提供正確的文檔資料。因此，圖書館在加強(qiáng)對用戶和教職員工進(jìn)行有關(guān)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的教育的同時(shí)，必須制定相應(yīng)策略來協(xié)助遞交。

圖書館員可通過網(wǎng)絡(luò)、期刊、數(shù)據(jù)庫等方式搜集本機(jī)構(gòu)內(nèi)教職員工已經(jīng)發(fā)表或發(fā)布的資源，聯(lián)系作者本人，取得發(fā)布許可，并承諾在本機(jī)構(gòu)知識(shí)庫中永久存儲(chǔ)；對于已正式發(fā)表的文獻(xiàn)，還要聯(lián)系出版社，獲取自存儲(chǔ)許可。然后再根據(jù)部門與文獻(xiàn)類型分門別類地存儲(chǔ)在機(jī)構(gòu)知識(shí)庫內(nèi)。此外，如果是因?yàn)榧夹g(shù)等原因?qū)е陆搪殕T工抵制文檔的自我遞交，圖書館應(yīng)派技術(shù)人員上門指導(dǎo)。

在激勵(lì)機(jī)制方面，除了將機(jī)構(gòu)知識(shí)庫納入教職員工學(xué)術(shù)評價(jià)體系之中外，還可以在諸如協(xié)助出版等方面來提高教職員工的積極性。香港科技大學(xué)把教職員工向機(jī)構(gòu)知識(shí)庫遞交成為個(gè)人學(xué)術(shù)出版過程的一部分，并與香港研究資助局(Hong Kong Research Grants Council,簡稱RGC)合作資助出版(或發(fā)表)遞交在機(jī)構(gòu)知識(shí)庫中的預(yù)印本文檔，同時(shí)在獲得教職員的許可后，保存由RGC資助的文章。該大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫“利用OCGA(Office of Contract and Grant Administration)研究成果報(bào)告流程，在報(bào)告表中添加一個(gè)確認(rèn)框以確認(rèn)同意將其存儲(chǔ)在IR中，在2005年夏天收到論文超過100篇”。[4]

4.構(gòu)建強(qiáng)制遞交機(jī)制。如果教職員工的自愿存儲(chǔ)率實(shí)在太低，為了提高機(jī)構(gòu)庫文檔的存儲(chǔ)率，圖書館就要協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系，構(gòu)建強(qiáng)制遞交機(jī)制。強(qiáng)制遞交機(jī)制可通過學(xué)校教職員工學(xué)術(shù)評價(jià)體系等手段來實(shí)現(xiàn)。例如，要得到科研或教學(xué)任務(wù)的相應(yīng)評價(jià)分值，必須要在機(jī)構(gòu)知識(shí)庫中得以體現(xiàn)(要求能檢索到該教職員工的科研或教學(xué)成果)。

如果強(qiáng)制遞交形成一種長效機(jī)制，對推動(dòng)知識(shí)庫資源建設(shè)有著非常重要的意義，它可以保證資源建設(shè)的全面性。國外對機(jī)構(gòu)知識(shí)庫存儲(chǔ)率的比較研究結(jié)果顯示，1到2年內(nèi)，如果沒有強(qiáng)制性要求，機(jī)構(gòu)知識(shí)庫自愿進(jìn)行自存儲(chǔ)的論文數(shù)量只有15%，而強(qiáng)制要求自存儲(chǔ)的論文數(shù)量則為100%，這一研究證實(shí)了對多個(gè)國家、多個(gè)學(xué)科的讀者調(diào)查所預(yù)測的95%的自存儲(chǔ)服從率的結(jié)果；目前國外對強(qiáng)制性自存儲(chǔ)和自愿式自存儲(chǔ)有所研究，但國內(nèi)研究尚少，從國內(nèi)目前實(shí)施機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的高校來看，自存儲(chǔ)的上傳量遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到15%的國外統(tǒng)計(jì)。[5]

我國高校學(xué)位論文的強(qiáng)制遞交制度實(shí)施多年來，已經(jīng)取得了非常豐碩的成果。機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的強(qiáng)制遞交制度必須在國家政策法規(guī)許可的條件下實(shí)施，并由作者自行設(shè)置許可使用范圍，這個(gè)功能在Dspace、Eprint等軟件中都可以實(shí)現(xiàn)。

5.逐步遞交。想在短時(shí)間內(nèi)把所有教職員工的學(xué)術(shù)成果都納入大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫是很難做到的。因此，如果按部門、按資源類型逐步遞交，可能是一個(gè)比較好的做法。具體步驟是，先選一個(gè)教學(xué)和科研成果比較多的部門(或院系)作為試點(diǎn)；在這個(gè)部門(或院系)中，把其教職員工的教學(xué)資料上傳到機(jī)構(gòu)庫中，因?yàn)榻虒W(xué)資料一般僅需取得教職員工本身的自存儲(chǔ)許可，在文檔遞交的處理方式上比較簡單；再處理其它類型文檔的遞交。等這個(gè)部門(或院系)的資源建設(shè)初具規(guī)模后，再向其他部門(或院系)宣傳和推廣已建資源，使他們對機(jī)構(gòu)庫的共建共享機(jī)制形成共識(shí)，并逐步在全校范圍內(nèi)推廣實(shí)施。

四、總 結(jié)

大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的資源建設(shè)牽涉到的人和事非常復(fù)雜，包括組建者與各部門之間的協(xié)調(diào)合作關(guān)系，與作者及出版社有關(guān)自存儲(chǔ)許可等知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的事務(wù)聯(lián)系等。要取得資源建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展，必須要在符合國家政策范圍內(nèi)制定相應(yīng)的制度來保障實(shí)施，通過一定的手段(技術(shù)、資金)來激勵(lì)教職員工自存儲(chǔ)行為的積極性，從而更好地為機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的建設(shè)服務(wù)。

同時(shí)，圖書館員對教職員工自存儲(chǔ)文檔的內(nèi)容管理和質(zhì)量控制也是非常重要的，對每一篇上傳的文檔都要記錄其詳細(xì)日志，并檢查文檔的出版政策及版本等信息，如有任何不符，就要聯(lián)系作者重新遞交。對于審核通過的文檔，都要用標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)編目，以便日后與其它機(jī)構(gòu)知識(shí)庫的共建共享。廈門大學(xué)學(xué)術(shù)典藏庫(網(wǎng)址為http://dspace.xmu.edu.cn/)是一個(gè)用Dspace構(gòu)建的漢化了的大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫，在我國大學(xué)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫建設(shè)中走在了前列。

[1] Registry of Open Access Repositories(ROAR)[EB/OL].[2009-12-31].http://roar.eprints.org/index.php.

[2] Shearer K.. Institutional Repositories: Towards the Identification of Critical Success Factors[EB/OL] .[2009-12-25].https://dspace.ucalgary.ca/bitstream/1880/43357/6/CAIS-IR.pdf.

[3] 李麟.我國科研人員對科技信息開放獲取的態(tài)度[J].圖書情報(bào)工作,2006(7)：34-38，50.

[4] 陳麗霞.建立和維護(hù)香港科技大學(xué)的機(jī)構(gòu)學(xué)術(shù)成果存儲(chǔ)庫[EB/OL].[2010-01-05].http://repository.ust.hk/dspace/bitstream/1783.1/2425/1/IR_chinese_2.ppt.

[5] 都平平.機(jī)構(gòu)倉儲(chǔ)的自存儲(chǔ)和強(qiáng)制存儲(chǔ)策略研究[J].圖書館雜志,2008,27(9)：15-18.

Strategies for Constructing Resource of UniversityInstitutional Repository

YU Fengmin

(LibraryofZhejiangShurenUniversity,Hangzhou,Zhejiang, 310015,China)

The construction of university institutional repository (IR) in China is still in the initial stage. According to the foreign experience, although the open-source software of IR has been applied, its contents are not satisfactory. The paper provides an overview of domestic institutional repository and the need for university. It explains the reason for the difficulty of access to resources, and proposes a number of strategies in the construction of resources with sustainable development.

institutional repository; library; open access; self-storage; constraint-submit

(責(zé)任編輯毛紅霞)

2010-01-08

余豐民(1976- )，男，浙江蕭山人，館員。

G250.76

A

1671-2714(2010)03-0093-03